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Plane deinen Tag im Voraus!

Wie du mit einem Tagesplan wertvolle Zeit sparen kannst!

Der Ausspruch „Failing to plan is planning to fail“ oder „Failing to prepare is preparing to fail“ wird dem Urvater des Zeitmanagements Benjamin Franklin persönlich zugeschrieben. Davon inspiriert, wurde diese Kernaussage, in leicht abgewandelter Form auch von anderen Persönlichkeiten wie zum Beispiel Winston Churchill gerne aufgegriffen.

Wer es versäumt seine Ziele die er erreichen, beziehungsweise seine Aufgaben die er erledigen möchte, konkret zu planen, plant – in gewisser Weise bereits – damit zu scheitern. Im Gegensatz dazu, wird derjenige der seine Ziele aufschreibt und zumindest stichwortartig plant, was er alles erreichen möchte, mit viel höherer Wahrscheinlichkeit Erfolgreich sein. Dies liegt daran, dass man sich selbst gegenüber eine Verbindlichkeit schafft, man möchte seine Vorhaben schließlich erledigt sehen – Stichwort: Visualisierung.

Dabei ist es völlig egal, ob du dir deine „to Do’s“ für den nächsten Tag beziehungsweise die Woche aufschreibst, oder ob du deine Ziele für das kommende Jahr notierst. Selbst für langfristige Ziele, die noch in ferner Zukunft zu liegen scheinen, funktioniert diese einfache Technik bemerkenswert gut. Doch dazu werde ich zu einem späteren Zeitpunkt einen eigenen Blogartikel verfassen. Beginnen wir zunächst mit der Planung des kommenden Tages.

Nimm dir am Vorabend oder Feierabend kurz die Zeit und schreibe dir deine Aufgabenplanung für den kommenden Tag auf. Deine Aufgaben schriftlich festzuhalten, schafft Verbindlichkeit und hilft dir diese fokussiert abzuarbeiten. Notiere dir zunächst dass, was du am heutigen Tag nicht geschafft hast und überlege dir anschließend welche Aufgaben morgen sonst noch anstehen.

Wichtig: Notiere nur die Aufgaben als solche, ohne Angabe des genauen Zeitpunktes, wann du diese angehen möchtest. Plane realistisch und nimm dir nicht zu viel vor!

Bittet dich jemand zwischendurch um Hilfe oder kommt mit weiterer Arbeit auf dich zu, so kannst du an Hand deines Planes leicht mitteilen, wann du frühestens dazu kommst, dich um sein Anliegen zu kümmern. Im Idealfall sollten neue Aufgaben frühestens für den kommenden Tag eingeplant werden, es sei denn sie fallen unter das Direkt Prinzip.

Folgst du stets deinem persönlichen Tagesablaufplan, beugst du somit nicht nur vor, dass etwas vergessen wird, sondern du verschwendest auch weniger deiner begrenzten Entscheidungskraft (siehe auch: Was ist eigentlich Willenskraft?) indem du andauernd aufs neue überlegst, was du als nächstes tun musst. Außerdem hast du jeder Zeit den Überblick, was noch alles zu erledigen ist und kannst anhand der Anzahl der verbleibenden Aufgaben – grob abschätzen, wie viel Zeit dir noch für deine aktuelle Aufgabe zur Verfügung steht.

Plane stets so, dass die Zeit zur Erledigung knapp aber nicht zu knapp bemessen ist. Siehe auch: Das Parkinsonsche Gesetz

Im kommenden Beitrag, betrachten wir dann Benjamin Franklins Zitat: „Failing to plan is planning to fail“ in Bezug auf einen wöchentlichen Plan. Wie kann man seine Woche im Voraus grob vorplanen um somit langfristig gesehen eine Menge Zeit einzusparen?

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MIT (Most Important Task)

Wer hat ihn nicht, den imaginären Stapel zu erledigender Aufgaben? Aufgaben für die man bisweilen noch keine Zeit hatte oder die einfach unangenehm sind bzw. aus anderen Gründen immer verschoben werden. Ob eigentlich schnell erledigt oder äußerst zeitaufwändig, vom Leergut zurückgeben bis zum Lernen einer Fremdsprache ist alles dabei. Wird man auf eine dieser unerledigten Arbeiten angesprochen, so liegt diese sprichwörtlich immer ganz oben auf dem Stapel. Da sich die im Laufe der Zeit angesammelten Punkte nicht von selbst erledigen, sollten wir jetzt mit dem Abarbeiten beginnen! Wir werden nie so viel Zeit aufbringen, dass wir alle to-dos am Stück erledigen können, also müssen wir uns irgendwie organisieren und produktiver werden. Ich persönlich definiere jeden Abend einen MIT (most important task) für den nächsten Tag. Eine Arbeit die ich auf jeden Fall morgen, möglichst früh erledige. Diese Aufgabe hat Vorrang vor allen Anderen. So schrumpfte meine Liste jeden Tag ein wenig, bis alles erledigt war. Mittlerweile denke ich mir jeden Abend etwas aus, was ich morgen erledigen werde. Es gibt immer etwas aus der Rubrik „am wichtigsten“ zu tun und je früher es erledigt wird desto besser. Ich verbuche lieber früh am Tag einen Erfolg (das Gefühl etwas erledigt zu haben) anstatt den ganzen Tag eine unliebsame Tätigkeit vor mir herzuschieben. Ist der MIT für heute erst einmal erledigt, laufen alle weiteren Aufgaben für diesen Tag fast wie von selbst, denn das wichtigste ist bereits geschafft.

Selbst große zeitaufwändige Projekte wie das Entrümpeln des Dachbodens oder sogar das Erlernen eines Instrumentes kann man mit dieser Methode angehen. Solche Projekte sind vielleicht nicht wichtig für den Tag, aber sie bringen mich in so fern weiter, dass ich jetzt endlich mal anfange und die ersten Schritte einleite. Heute entschließe ich mich tatsächlich Instrumentalunterricht zu nehmen. Morgen recherchiere ich, wo man Unterrichtsstunden für mein Wunschinstrument nehmen kann. Übermorgen versuche ich Kontakt aufzunehmen. Sobald der Kontakt steht, mache ich einen Termin aus usw. Schritt für Schritt mit geringem Zeitaufwand pro Tag, dem Ziel entgegen. Immer wieder kleine Teilziele als MIT für den nächsten Tag einplanen. So kann man auch zeitintensive Aufgaben nach und nach bewältigen. Wer keine geschätzten 7 Stunden am Stück für das Aufräumen des Dachbodens einplanen kann, der kann aber evtl. 15 Minuten pro Tag für diese Aufgabe einplanen. So dauert es zwar recht lange bis der Boden einen zufriedenstellenden Zustand erreicht, aber wenn man erst überhaupt nicht anfängt, dauert es ewig.

Wie der Name schon sagt, sollte der most importanat task, idealerweise die Aufgabe sein die mir für diesen Tag die größtmöglichen/wertvollsten Resultate liefert.

Setzt die Erledigung eures MIT möglichst morgens an, bevor ihr eure Mails checkt oder mit anderen „weniger wichtigen“ Arbeiten bereits Zeit verbraucht. Das Wichtigste bereits vormittags erledigt zu haben, gibt mir immer ein positives Gefühl für den Rest des Tages.