Spare Zeit dank SOPs

Wie du mit SOPs eine Menge Zeit sparen kannst! SOP steht fĂŒr engl. Standard Operating Procedure was auf Deutsch so viel wie Prozessbeschreibung heißt. Dabei handelt es sich um eine schriftliche Dokumentation deiner immer wiederkehrenden AblĂ€ufe und VorgĂ€nge. Ein SOP Dokument erklĂ€rt bis ins Detail die Vorgehensweise einer bestimmten TĂ€tigkeit, sie dient als Arbeitsanweisung innerhalb eines Prozesses. Beispielsweise: Angebot oder Kalkulation erstellen, Monatsabschluss machen, Reklamation durchfĂŒhren und so weiter. In der pharmazeutischen Industrie, in der Luftfahrt, beim MilitĂ€r und der QualitĂ€tssicherung allgemein, sind SOPs bereits seit langem der Standard.

Wie so oft im Zeitmanagement musst du auch hier zunĂ€chst etwas Zeit investieren, um die entsprechenden SOPs zu erstellen, langfristig gesehen werden diese dir jedoch deine Arbeit erleichtern und eine Menge Zeit sparen. Sie dienen dir als Leitfaden, der dich schnell und sicher durch Arbeitsprozesse fĂŒhrt, selbst wenn du diese Arbeit nur einmal im Jahr oder seltener machst. Alle Arbeitsschritte werden in optimaler Reihenfolge erklĂ€rt. Kein Reindenken und GrĂŒbeln, wie dass nochmal genau gewesen ist oder auf was man besonders achten muss. Mit SOPs lassen sich auch seltene oder komplexe Prozesse sicher und effizient abarbeiten.

Ob Urlaubs-, Krankenvertretung oder neue Mitarbeiter, mit Standard Operating Procedure Dokumenten, spart man sich eine Menge Zeit die man sonst fĂŒr eine detaillierte Einarbeitung oder Übergabe aufgewendet hĂ€tte.

Hier ein Beispiel fĂŒr ein SOP:

Standard Operating Procedure
Titel: Arbeiten mit der KettensÀge
Abteilung: Werkzeug und Maschinen
Stand: 11/03/2018 - SOP: WuM #7
Unterschrift AL:            
  
Dieses Dokument gibt den sicheren Umgang
    mit einer benzingetriebenen KettensÀge vor.
 Achtung:
Mit der KettensĂ€ge arbeitet ausschließlich, 
wer einen gĂŒltigen KettensĂ€genschein besitzt!
Standardvorgehensweise:
Persönliche SchutzausrĂŒstung, bestehend aus:
Schnittschutzhose
Sicherheitsjacke
Waldarbeiterhelm
Schutzhandschuhe
Schnittschutzschuhen
anlegen.
Sichtkontrolle der geprĂŒften und gesĂ€uberten KettensĂ€ge.
Die KettensÀge sicher auf dem Boden stehend anlassen,
dabei einen Fuß auf den Griffboden stellen
und eine Hand an den Haltegriff.
Beim vorholen der KettensÀge zum Holz als auch 
beim kurzen abstellen ist stehts die Kettenbremse einzulegen.
Beim schneiden mit der KettensÀge ist stets darauf zu achten,
dass sich niemand außer dem Schneidenden im Gefahrenbereich aufhĂ€lt.
Sollten MĂ€ngel an der SĂ€ge auftreten ist diese unverzĂŒglich 
auszutauschen und dass defekte GerÀt der Abteilung
Werkzeug und Maschinen zu ĂŒbergeben.

Ein SOP sollte grundsĂ€tzlich von Zeit zu Zeit nochmals ĂŒberprĂŒft und gegebenenfalls auf den neuesten Stand gebracht werden. Immer wieder gibt es Änderungen und Optimierungen in AblĂ€ufen, diese mĂŒssen natĂŒrlich auch in bestehenden SOPs berĂŒcksichtigt und die Dokumente dem entsprechend angepasst werden.

Auch möchte ich hier noch darauf hinweisen, dass ein SOP-Dokument keineswegs in Stein gemeißelt ist, es handelt sich dabei schließlich um eine Standard Vorgehensweise, in manchen FĂ€llen, kann es durchaus Sinn machen davon abzuweichen. Oder wie bereits erwĂ€hnt, eine veraltete SOP in Frage zu stellen und eine Überarbeitung anzufordern.

GrundsĂ€tzlich stellen SOPs eine große Hilfe und Zeitersparnis beim Reindenken in bestimmte Arbeitsprozesse dar. Sie dienen als Leitfaden fĂŒr effizientes und sicheres Arbeiten. Einmal dokumentiert können deine Arbeiten und Prozesse so viel leichter delegiert und auch korrekt umgesetzt werden.

Ist Zeit fĂŒr dich auch das kostbarste Gut, dann verliere keine Zeit und trage dich jetzt fĂŒr meinen kostenlosen Newsletter ein und verpasse so nie wieder meine wöchentlichen Tipps rund ums Thema Zeit sparen! Klicke dazu einfach unten rechts auf „Folgen“ und trage deine E-Mailadresse ein. Ich wĂŒnsche dir eine gute Zeit, dein Thorsten.

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