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Das Pareto-Prinzip „80/20“ ⏰

Was ich euch heute vorstellen möchte, ist das Pareto-Prinzip, auch bekannt als 80/20-Regel. Sicherlich habt ihr schon einmal von dieser sehr interessanten Zeitmanagement-Methode gehört. Dieses auf den Italiener Vilfredo Frederico Pareto zurückzuführende Prinzip, beruht auf der Pareto-Verteilung. Der Ökonom und Soziologe stellte fest, dass 20 % der italienischen Bevölkerung, 80 % des gesamten Vermögens hielten. Wie uns Paretos Entdeckung in Zukunft Zeit einsparen soll, erkläre ich in Kürze. Denn die Vermögensverteilung in Italien ist nämlich nicht das einzige Beispiel für dieses 80/20 Prinzip. Man trifft es immer wieder in den unterschiedlichsten Bereichen an:

80 % der Zeit tragen wir 20 % unserer Kleidung.

80 % des Umsatzes machen wir mit 20 % unserer Kunden.

80 % des Verkehrs fährt auf 20 % unserer Straßen.

80 % seiner Zeit spielt ein Kind mit 20 % seines Spielzeuges.

Anders gesagt:

Mit 20 % unserer Produkte erzielen wir 80 % der Gewinne

Mit 20 % unserer Handlungen erzielen wir 80 % des Erfolges

Bereits nach 20 % der Trainingszeit erzielen wir 80 % des Trainingseffektes

Mit 20 % aller Bemühungen erledigen wir 80 % der Arbeit

Wer also nicht unbedingt nach Perfektion strebt, kann mit 20 % Einsatz 80 % des angestrebten Ergebnisses erzielen. Anders gesagt, man kann mit überschaubarem Zeitaufwand ausreichend gute Ergebnisse erzielen! Um ein perfektes Ergebnis zu erhalten ist der Aufwand für die letzten 20 % überproportional groß. Natürlich gibt es auch zahlreiche Beispiele, bei denen man nur bei einhundertprozentigem Einsatz zum Ziel kommt, Beispiel: Marathon-Lauf. Man ist keinen Marathon gelaufen (bzw. 80 % eines Marathons), wenn man nur 20 % der Strecke absolviert hat. Aber in vielen Aufgaben reichen halt eben auch achtzigprozentige Erfolge. Mein Lieblingsbeispiel hierfür sind PowerPoint-Präsentationen. Legt man seinen Fokus hier auf die Qualität des Inhaltes und des Layouts, erfüllt die Präsentation meist schon ihren Zweck. Mit Sicherheit kann man mit einem deutlich höheren Zeitaufwand auch die letzten Finessen an Überblendungen und Soundeffekten ausreizen und somit eventuell eine zu 100% perfekte Präsentation an die Wand werfen, aber wenn der Sound nachher schlecht rüberkommt und meinem Publikum meine Spielereien mit den Überblendungen nicht gefallen, habe ich nicht nur meine Zeit vergeudet, sondern evtl. auch eine schlechter bewertete Präsentation abgeliefert. Wer seine Prioritäten richtig setzt, spart also nicht nur kostbare Zeit, sondern läuft auch nicht so schnell Gefahr, etwas zu verschlimmbessern.

Hier 5 Beispiele wie du Pareto praktisch anwenden kannst:

1. Auf die wichtigsten Kunden konzentrieren

Im Durchschnitt generieren 20 % deiner Kunden 80 % deines Umsatzes! Es sollte ein Einfaches sein, herauszufinden welche Kunden zu diesen 20 % gehören und dich ihren Wünschen ganz besonders zu widmen. Diese Kunden sind bei Produktionsengpässen oder Terminproblemen immer zu bevorzugen. Doch Vorsicht, der Markt unterliegt einem stetigen Wandel weshalb du dich nicht ausschließlich auf deine Hauptkunden verlassen solltest. Der Neukunde von heute, ist eventuell der Großkunde von morgen. Manche Firmen vergeben kleine Aufträge zum Test, bedient man diese nicht ordnungsgemäß, kann man größere Folgeaufträge gleich vergessen.

   
2. Auf die wichtigsten Produkte konzentrieren

Bei vielen Firmen findet man die Pareto-Verteilung auch bei der Produktpalette. Durchschnittlich 20 % der Produkte erzeugen 80 % des Umsatzes. Konzentriere dich hier also auf die Renner und nicht auf die Penner. Natürlich könnte man argumentieren, dass die Renner ja schon gut laufen und dass man sich vielleicht besser um die anderen Produkte kümmern sollte, damit auch diese zu einem Renner werden. Das ist auch sinnvoll, jedoch geht es hier um Zeitmanagement und wir gehen davon aus, dass wir uns nicht um Alles gleich gut kümmern können. Daher ist unsere Strategie uns auf die umsatzstärksten Produkte bzw. Kunden zu konzentrieren um diese möglichst gut zu betreuen und unsere Zeit und Energie nicht an Lückenfüller zu verschwenden.

 
3. Wohnung aufräumen

Wenn es in der Wohnung mal wieder ziemlich chaotisch und unordentlich aussieht, gleich Besuch ins Haus steht und du es unmöglich schaffen kannst bis dann alles auf Vordermann zu bringen, wende das Paretoprinzip an. Deine Wohnung zu 100 % aufzuräumen würde wohl möglich mehrere Stunden dauern, doch ist das wirklich nötig? Reichen hier nicht vielleicht auch bereits 20 % um absolut ausreichende Ergebnisse zu erzielen? Der erste Eindruck zählt! Daher sollte der Eingangsbereich der Wohnung schon mal einigermaßen in Ordnung sein. Selbst wenn dieser nur kurz durchquert wird, bildet sich dein Besuch hier schon die erste Meinung. Wo werdet ihr euch überhaupt aufhalten? Wenn ihr eh nur ins Wohnzimmer geht, reicht es fast schon nur dort klar Schiff zu machen. Lediglich das Bad bzw. Gäste WC sollte ebenfalls einer kleinen Kontrolle standhalten. Beginne mit den auffälligsten Sachen und räume diese zuerst weg. Bleibt dann noch Zeit, kannst du zu den weniger auffälligen Teilen übergehen. Ist dein Besuch dann immer noch nicht eingetroffen, kannst du dich um deine Küche kümmern und nebenbei schon mal etwas zum Trinken vorbereiten.

 
4. Kleiderschrank ausmisten

Selbst im Kleiderschrank findet man die Pareto-Verteilung. Frauen werden bestätigen, dass sie die meiste Zeit nur ihre Lieblingsoutfits tragen. 80 % der Zeit trägst du immer die gleichen 20 % deiner Kleidung. Die Meisten Kleidungsstücke im Kleiderschrank bleiben meist unangetastet, weil sie entweder nicht mehr passen, nicht mehr modern sind oder einfach nicht mehr gefallen. Hier gilt, weniger ist mehr! Miste deinen Kleiderschrank doch endlich mal aus! Zuerst entnimmst du alles was dir sowieso nicht mehr passt. Dann gibt es wahrscheinlich Kleidungsstücke die du nie anziehst weil sie dir nicht richtig gefallen oder unbequem sind, sondere auch diese aus! Zum Schluss packe noch einen Karton mit Kleidung bei der du dir unsicher bist, von der du dich noch nicht trennen kannst. Beschrifte diesen Karton mit dem Wort Kleidung und einem Datum ca. 1 Jahr in der Zukunft und stelle diesen in den Keller. Wenn du den Karton nach Ablauf des Datums nochmal in die Finger bekommst, gib ihn ungeöffnet der Kleidersammlung. Wenn du bisher nichts daraus vermisst hast, solltest du dich jetzt ohne Probleme davon trennen können. Am besten du packst gleich im Anschluss an die Entsorgung einen neuen Karton für das kommende Jahr.

 
5. Fremdsprachen lernen

Wie viele Wörter kennst du in deiner Muttersprache? Schwer zu sagen? Der Rechtschreibduden enthält 135.000 Stichwörter, der aktive Wortschatz eines deutschen Durchschnittssprechers wird vom Dudenverlag auf 12.000 bis 16.000 Wörtern geschätzt (ca 3500 Fremdwörter inbegriffen) Davon im täglichen Gebrauch sind in etwas 1500 verschiedene Wörter. In vielen anderen Sprachen sieht es ähnlich aus – was bedeutet,  dass im Durchschnitt 80 % aller Konversationen mit nur 20 % des kompletten Vokabulars zu bewältigen sind! Oder anders ausgedrückt: Mit einem Grundwortschatz von etwa 1500 Wörtern kann man bereits gut 80 % aller Texte verstehen. Sich unbedingt noch mehr Vokabular anzueignen um zu einem noch besseren Sprecher zu werden macht nur wenig Sinn. Mit dem doppelten  Vokabular – also rund 3000 Wörtern – erreicht man gerde mal 90 % Textverständnis. Da macht es meiner Meinung nach mehr Sinn, den bereits bestehenden Wortschatz öfter anzuwenden und aktiv durch sprechen zu trainieren. Fehlendes Vokabular kann meist durch fragen oder umschreiben kompensiert werden. Da man mit dem Lernen einer Fremdsprache sowieso nie so richtig fertig wird, kann man seine Zeit auch dazu nutzen sich eine weitere Fremdsprache anzueignen anstatt zu versuchen sein Vokabular über den Grundwortschatz hinaus aufzubessern.

Grundsätzlich gilt: Zeit ist ein begrenztes Gut, daher macht es Sinn sie hauptsächlich mit den für mich nützlichen Dingen zu verbringen, anstatt sich unnötig lange mit Nebensächlichkeiten oder unnützem zuvergeuden!

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Vielen Dank für deine Zeit, Thorsten!

Die Kanban-Methode 🔖🇯🇵

Kanban kommt aus dem japanischen und bedeutet so viel wie Karte oder Tafel. Beim ursprünglichen Kanban System handelte es sich um eine Methode der Prozesssteuerung im Bereich Materialfluss in Produktionsbetrieben. Es ermöglicht es Unternehmen, trotz begrenzter Lagerkapazitäten und schwer planbarem Bedarf, dennoch große Mengen des benötigten Materials zu bestellen und somit Kosten zu senken.

Das Material wird komplett durchproduziert (einmalige Rüstkosten) lagert jedoch beim Produzenten bis es Teilweise vom Kunden Abgerufen wird. Beim Kunden wird mit dem Teilabruf, lediglich ein kleines Pufferlager bestückt. Jeder Aufbewahrungsort (Box, Kiste, Palette) ist mit einer Kanban-Karte versehen, welche mit diversen Details zum Material sowie mit einer eindeutigen Nummer versehen ist. Ist eine der Kisten dieses Materials leer, so wird die entsprechende Karte an einem bestimmten Ort gesammelt und dient somit als Bedarfsmeldung.

Im vordigitalen Zeitalter, sparte diese Methode viel Zeit in der Materialwirtschaft und im Bestellwesen. Natürlich hatte diese Methode auch ihre Tücken beispielsweise wenn eine Karte verloren ging, ihr Grundgedanke jedoch lebt bis ins digitale Warenwirtschaftssystem weiter.

Gut und schön, doch wie können wir diese Methode im Selbstmanagement bzw. persönlichen Zeitmanagement anwenden?

Ganz einfach: wer es klassisch mag, nutzt für seine Planung eine Tafel mit Karten oder Haftnotizen. Ich bevorzuge eine digitale Variante und nutze hierfür das kostenlose Planungs-Tool Trello. Egal ob klassisch oder digital, das Prinzip ist wie folgt:

Ihr unterteilt eure Planungstafel in drei Bereiche: Heute, Bald, und Später. In diese drei Kategorien sortiert ihr eure anstehenden Aufgaben ein.

In den Heute Bereich kommen alle Aufgaben, die – wer hätte dass gedacht? – unbedingt heute erledigt werden müssen, auch wenn du dafür Überstunden machen musst. Siehe auch: Wichtig oder dringend – was ist eigentlich der Unterschied? Prüfe diesen Bereich immer wieder (etwa stündlich) um entsprechend planen zu können.

Im Bald Bereich stehen all die Aufgaben deren Erledigung innerhalb der nächsten zwei Wochen abgeschlossen sein sollen. Damit nicht zu viele Aufgaben in diesen Bereich kommen, solltest du nach dem Eisenhower-Prinzip vorgehen. Hier reicht es einmal am Tag einen Blick drauf zu werfen.

Bleibt noch der Später Bereich, hier kommen nur Aufgaben rein deren Abarbeitung mehr als zwei Wochen Zeit haben oder für die im Bald Bereich kein Platz mehr war 🙂 Ein Blick pro Woche genügt um diesen Bereich zu organisieren.

Wenn du mit der Arbeit beginnst, suchst du dir zunächst ein – zwei Kanban-Karten aus dem Bald Bereich und hängst diese in den Heute Bereich. Hier ist die Eat the frog first!-Methode hilfreich. Kommen neue Aufgaben hinzu, so sortierst du diese beim nächsten prüfen deines Kanban-Boards in die entsprechenden Bereiche.

Probiere die Kanban-Methode doch einfach einmal aus und schreibe uns deine Erfahrungen – wie du so damit klar kommst – in die Kommentare. Vielen Dank dafür!

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Kauf dir Zeit! 💸 🕰

Zeit kaufen – geht das überhaupt?

Natürlich stehen jedem von uns, egal wie viel Geld wir haben, lediglich die selben 24 Stunden pro Tag zur Verfügung. Auch Jeff Bezos, Bill Gates, Bernard Arnault, Mark Zuckerberg oder Elon Musk können sich keine zusätzlichen Stunden kaufen. Zeit ist das einzige Gut, dass sich selbst die reichsten Menschen der Welt nicht einfach nachkaufen können.

Was sie jedoch können, ist sich mehr frei verfügbare Zeit innerhalb dieser 24 Stunden zu erkaufen. Sie fliegen mit Privatjets um die Welt und mit Hubschraubern zu ihren Terminen um schneller an ihr Ziel zu kommen. Im Auto lassen sie sich chauffieren um die Fahrzeit für das Arbeiten, eine Besprechung oder ein Nickerchen zu nutzen.

Sie sparen viel Zeit, indem sie Leute dafür bezahlen die für sie putzen, kochen, einkaufen oder die Kinder von der Schule abholen. Dies verschafft ihnen zwar nicht mehr als 24 Stunden pro Tag, jedoch, verschafft es ihnen mehr Zeit für die Dinge, auf die sie ihre jeweilige Priorität legen.

Doch wie können wir uns mehr Zeit kaufen? Nicht jeder kann sich einen Privatjet, einen Chauffeur oder ein Kindermädchen leisten. Bei dem einen oder anderen, wäre ein schnellerer PC, schnelleres Internet oder ein neues Handy oder Tablett, bereits ein Fortschritt.

Wer hier bereits schnell unterwegs ist, kann sich „Zeit kaufen“ indem er für lange Strecken den Zug nimmt, statt selbst mit dem Auto zu fahren, Einkaufs-, Abhol,- oder den Bringservice nutzt, oder sich ab und zu Priority, die Fastlein oder den Express Buttler gönnt, um so durch zahlen eines höheren Preises Wartezeiten und Warteschlangen zu reduzieren oder gar zu vermeiden.

Erkaufe dir freie Zeit, indem du Handwerker oder eine Putzhilfe beauftragst, statt deine Zeit damit zu verbringen, alle diese Arbeiten selbst zu erledigen. Nutze die so gewonnene Zeit für andere Aktivitäten die dich glücklich machen. Verbringe Zeit mit deinen Liebsten oder triff deine Freunde.

Hin und wieder eine Putzhilfe, einen Gärtnerservice, oder einen Babysitter, kann man sich auch als Normalverdiener leisten, und sich so etwas mehr freie Zeit für andere Aktivitäten zu erkaufen. Für die Technikfreaks unter uns: Roboter zum Staubsaugen, Putzen oder Rasenmähen, werden immer besser und sind längst erschwinglich geworden. Mit dem Kauf solcher Geräte, erspren wir uns gewisse Tätigkeiten und haben somit mehr Zeit.

Auch mit dem Verzicht auf Geld, wie beispielsweise durch verkürzte Arbeitszeiten, einen Halbtagsjob oder unbezahlten Urlaub, erkaufen wir uns in gewisser Hinsicht freie Zeit.

Was fällt euch noch so ein, wie man sich mehr freie Zeit kaufen kann? Ein schnelleres Auto? Ein E-Bike? Ein Induktionskochfeld? Oder durch die Anschaffung eines Thermomix?

Bitte schreibt eure Vorschläge unten in die Kommentare!

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Einfach Zeit haben! 🕰 😀

Wer nicht plant, der wird verplant!

Sicherlich kommt dir dass bekannt vor: jemand fragt dich was du dann und dann vor hast und wenn du nicht sofort mit irgendeinem Termin aufwarten kannst, kommst du schnell in Erklärungsnot! Man will nicht lügen, sein Gegenüber nicht abweisen und nicht jeder ist gut in Ausreden finden.

Die Lösung: plane deine Zeit frühzeitig und nach deinen Interessen!

Wer nicht selbst plant, wird verplant! So ist es heute nun einmal in unserer Gesellschaft. Wer auf eine Frage wie: „Hast du am Mittwochabend kurz Zeit?“, oder „Was machst du so Mittwochabend?“, nicht sofort eine passende Antwort parat hat, der ist vom Fragenden bereits so gut wie verplant. Antworten wie: „Ja, mal schauen“ oder „Weiß ich noch nicht“, werden – so kommt es mir zumindest vor – von unserem Gegenüber oft so interpretiert, dass wir dann Zeit haben.

Auch bei Anfragen zu Meetings und Sitzungen wird – sofern man noch keinen Termin in seinem Kalender stehen hat, automatisch davon ausgegangen, dass man Zeit hat und teilnimmt. Anscheinend muss man heutzutage mit einem Termin aufwarten um als beschäftigt ernstgenommen zu werden.

Klar, ohne triftigen Grund fäll es uns allen schwer unseren Freunden oder der Familie eine Abfuhr zu erteilen. Dabei helfen schon ganz banale Gründe um einer nicht gewollten Verabredung aus dem Weg zu gehen.

Im Normalfall, genügen unserem Gegenüber bereits Außreden wie: morgen Abend schaue ich Champignons League, oder morgen Abend hab ich Training. Manche Leute haben stets eine Ausrede parat, wohingegen es Anderen ungleich schwerer fällt eine Anfrage für einen Termin abzulehnen.

Skurril hingegen finde ich die unterschiedlichen Gewichtungen einer solchen Begründung warum man keine Zeit hat. Auf Platz 1 steht unangefochten: ich muss arbeiten/ich hab Schicht! Dies ist für jedermann plausibel und nachvollziehbar. Ähnlich wie Platz 2 eine Krankheit oder Schmerzen als Begründung etwas nicht tun zu können.

Doch warum werden Treffen mit Anderen oder einer Gruppe schwerer gewichtet? Heute Abend habe ich Fußballtraining, wird angenommen, doch heute Abend gehe ich joggen oder Radfahren, zählt nur schwerlich als Entschuldigung? Ich mache doch in beiden Fällen Sport und bin für ca 2 – 3 h für nichts anderes zu haben! Wo liegt da also der Unterschied? Wenn ihr es wisst, schreibt es mir doch bitte in die Kommentare.

Plane deine Woche und somit deine Zeit im Voraus, um immer eine gute Begründung parat zu haben und so, nie in Erklärungsnot zu geraten. Darüber hinaus hat dies den Vorteil, dass du – ob für deine Arbeit oder im Privaten –Struktur und Verbindlichkeit in deine Wochenplanung bekommst. Zum anderen hast du so feste Zeiten für die wichtigen Dinge blockiert und kannst unwichtige Anfragen anderer, getrost absagen. Fragt man dich ob du zu einem bestimmten Termin Zeit hast, schau in deinen Kalender und prüfe ob du verfügbar bist. Steht zu dem Zeitpunkt bereits ein Termin drin, auch wenn es „nur“ Persönliches, oder Quality Time ist, sag einfach dass du keine Zeit hast! Du musst dass garnicht begründen, du hast schon etwas vor und fertig!

So vermeidest du, dass deine persönlichen Interessen immer wieder, aus zeitlichen Gründen hinten anstehen oder gar ausfallen. Es ist deine Zeit und es gilt diese zu schützen, nur du entscheidest darüber!

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Fahr doch mal mit dem Zug! 🚄

Inspiriert durch die Zugfahrt, die ich gerade mache. Möchte ich einmal die Vorteile des Schienenverkehrs, aus zeitlicher Perspektive beleuchten.

Zwar bin ich zugegebenermaßen kein großer Fan vom Zugfahren, weil ich selbst selten davon profitiere, da ich keinen guten Bahnanschluss habe. Doch einige zeitliche Vorteile dieser Beförderungmethode, sind nicht von der Hand zu weisen.

Wer mit dem Zug, der U-Bahn oder Ähnlichem fährt, hat im Gegensatz zu denjenigen die selbst Auto fahren, die Möglichkeit seine Fahrzeiten aktiv zu nutzen. Viele arbeiten am Laptop, lesen, schreiben, machen irgendetwas – mehr oder weniger sinnvolles – mit ihren Smartphones oder schlafen. Da man ja selbst nicht fährt, kann man seine Zeit ganz anders einsetzen. Ein Autofahrer der selbst fährt, kann sich verständlicherweise lediglich etwas hören, telefonieren oder sich mit seinen Mitfahrern unterhalten. Aber auch diese Fahrzeit kann man gut nutzen.

Siehe auch: Lange Fahrten zur Arbeit?

Egal ob du also Zug, Straßenbahn, U-Bahn oder ein ähnliches Transportmittel fährst, du kannst diese Zeit wirklich sinnvoll für dich nutzen, anstatt diese nur auszusitzen und abzuwarten bis du ankommst. Doch auch wer nicht im Zug am Laptop arbeiten kann oder möchte, hat viele Möglichkeiten. So gut wie jeder führt ein Smartphone oder ein Tablet bei sich und vieler Orts gibt es selbst in der U-Bahn guten Empfang fürs Mobiltelefon sowie schnelles mobiles Internet.

Nutze die Zeit zum überlegen und planen, statt dich einfach nur mit Musik beschallen zu lassen! Schreibe an einer Einkaufsliste, plane eine Geburtstagsfeier, schreibe an der Gästeliste und überlege dir was du zum Essen reichen möchtest. Lege eine Geschenkeliste auf deinem Handy an und überlege dir womit du deinen Lieben eine Freude machen könntest. Arbeite an einer To-do-Liste oder miste Daten auf deinem Smartphone aus. Plane deine Abendessen für die kommende Woche, oder falls du im Urlaub bist lege dir eine Liste an, was du noch alles besichtigen möchtest…der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt.

Siehe auch: Sei listig – arbeite mit Listen und Checklisten sparen dir eine Menge Zeit 🗒🖊

Ein weiterer positiver Zeitspareffekt des Zugfahrens, ist die wegfallende Parkplatzsuche, zumindest sofern man einen guten Bahnanschluss am Start- und Zielort hat. Auch die Tatsache, dass man viel ausgeruhter und stressfreier ankommt, und nicht ständig im Stau oder stockenden Verkehr steht, spricht für den Zug.

Wer auf eine gute Zugverbindung zurückgreifen kann, profitiert natürlich auch von den hohen Geschwindigkeiten die viele Züge mittlerweile Fahren. Auf Strecken wie Frankfurt a. M. nach Köln, oder München nach Nürnberg sind die Züge mit bis zu 300 Stundenkilometern unterwegs.

Abgesehen von der Bequemlichkeit und der Möglichkeit seine Zeit, während der Fahrt aktiv zu nutzen, spricht noch ein weiterer Aspekt für die Bahn. Auch wenn die Bahn bei weitem sich so Umweltfreundlich ist wie man annehmen sollte, so liegt ihr pro Kopf Co²-Ausstoß immer noch deutlich unter dem des PKWs oder des Flugzeuges.

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3 Zeitspar-Quickies ⏱ Teil 15

3 kurze Zeitspar-Tipps die du dir unbedingt aneignen solltest! Einzeln betrachtet scheinen die nun folgenden Hacks vielleicht unsinnig weil sie manchmal nur Sekunden bringen, doch wie heißt es so schön: „Kleinvieh macht auch Mist“ und mit der Zeit sammelt sich da einiges an wertvoller Zeit an.

1. Mensch ärgere dich nicht

Du hast sinnlos deine Zeit verschwendet, oder jemand anderes hat von deiner kostbaren Zeit gestohlen? Du musstest auf jemanden oder etwas warten, oder jemand hat dich versetzt? Sag demjenigen, dass du dieses Verhalten nicht duldest und dass du besseres mit deiner Zeit anzufangen weißt! Doch dann lass es sofort darauf beruhen! Je länger du dich im Nachhinein darüber aufregst, desto mehr wertvolle Zeit verschwendest du und desto schlimmer machst du es. Nehmen wir an du hättest 864,- € oder umgerechnet 86.400 Cent in deiner Urlaubskasse. Durch unglückliche Umstände verlierst du 600 Cent! Würdest du die verbleibenden 85.800 Cent riskieren um die 600 Cent wiederzubekommen. Wahrscheinlich eher nicht! Warum verschwendest du dann manchmal den Rest des Tages damit, dich über die verlorenen 10 Minuten aufzuregen?

2. Wasser schneller kochen

Wer hätte dass gedacht, weniger Wasser kocht schneller! Man braucht nicht immer gleich 3 Liter Wasser zu kochen, wenn man nach dem kochen 2 Liter sowieso wieder wegschüttet. Auch wenn auf der Nudelpackung steht: kochen sie 3 Liter Wasser in einem Topf, bei den Singlepotrezepten funktioniert es mit einem Liter genauso gut. Auch um 1-2 Tassen Tee zu kochen, muss man den Kessel oder Wasserkocher nicht ganz voll machen. Je weniger Wasser erhitzt werden muss, desto schneller ist es heiß. Wer Wasser im Topf kocht, dem empfehle ich wärmstens einen Deckel zu benutzen, so bleibt mehr Hitze im Topf statt einfach zu verdampfen und du sparst Zeit und Energie. Auch hier gilt natürlich, weniger Wasser kocht schneller!

3. Auch Schuhe binden kostet Zeit

Als ich vor Jahren einen Unfall hatte, bei dem ich mir den Rücken verletzte, konnte und durfte ich mich nicht setzen oder bücken. Damals habe ich es mir zur Gewohnheit gemacht, meine Schuhe immer geschnürt zu lassen und mit Hilfe eines langen Schuhlöffels anzuziehen. Dies war damals die einzige Möglichkeit für mich, mir ohne fremde Hilfe die Schuhe anzuziehen. Ich wurde immer geschickter darin und stellte fest wie schnell diese Methode doch war. Bei durchschnittlich zwei Schuhwechsel pro Tag spare ich so 1 Minute im Vergleich zum Binden. Klingt wenig, doch in den acht Jahren habe ich so schon 2 Tage und 2 Nächte an Zeit – die ich sonst mit Schuhe binden verbracht hätte – eingespart. Absurd oder? Auch die diversen Schnellverschlusssysteme bei vielen Schuhmodellen, können dir langfristig eine Menge an Zeit einsparen.

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Ich wünsche dir eine gute Zeit, dein Thorsten!

Big Rock Prinzip

Das Big Rock Prinzip ⛰ 🗿

So erledigst du ganz bestimmt alle deine wichtigen Aufgaben!

Wer kennt das nicht, es ist Freitagmittag und auf der To-do-Liste stehen immer noch Aufgaben die eigentlich in dieser Woche erledigt werden sollten? Ein Szenario welches jedem von uns bekannt vorkommt. Kurz vor Feierabend werden dann die noch zu erledigenden Punkte auf die To-do-Liste für die kommende Woche verschoben oder das Datum schnell angepasst und ab geht es ins Wochenende.

Grundsätzlich ist nichts gegen diese Vorgehensweise einzuwenden, blöd nur wenn ausgerechnet die wichtigsten Punkte –  siehe auch: Wichtig oder dringend – was ist eigentlich der Unterschied? – auf deiner Liste auf der Strecke bleiben. Um dem entgegenzuwirken empfehle ich dir, das Big Rock Prinzip auszuprobieren.

Die Idee dahinter ist folgende:

Stelle dir zunächst einmal die dir zur Verfügung stehende Zeit als ein leeres – lediglich mit Luft gefülltes – Glas vor. Deine anstehenden Aufgaben wiederum, stelle dir nun bitte als Steine verschiedener Größe vor. Die großen, aufwendigen Aufgaben, die viel deiner Zeit in Anspruch nehmen, als große Steine von denen nur ein bis zwei Stück ins Glas passen. Sie stehen stellvertretend für die großen, wichtigen Tätigkeiten, die dich wirklich weiterbringen. Die Aufgaben mit einem mittleren Zeitaufwand, stelle dir bitte als mittelgroße Steine vor. Schnell zu erledigende Tasks als Kieselsteine. Und die vielen kleinen Arbeiten die es überhaupt nicht wert sind auf einer To-do-Liste eingetragen zu werden, aber dennoch von dir selbst erledigt werden, stelle dir bitte als Sand vor.

Kommen wir nun zur Erledigung unserer Aufgaben beziehungsweise zum Befüllen unseres Glases. Angenommen wir haben keine Lust die großen aufwendigen Aufgaben anzugehen und beginnen zunächst einmal damit, die kurzen knackigen Tasks abzuarbeiten, werden wir in kurzer Zeit zwar viel erledigt bekommen – was mit Sicherheit ein Erfolgserlebnis ist – jedoch füllt sich unser Glas auch entsprechend mit Sand und Kieselsteinen. Kaffee holen und die Kollegin fragen was am Wochenende geht, zählen nicht als zu erledigende Aufgabe. Aber auch ständiges Mails und Textnachrichten checken, oder der Gang zum Büromaterialschrank um Druckerpapier und Heftklammern zu holen, ist zwar notwendig, wird aber nur geringfügig zur Erledigung deiner wichtigsten anstehenden Aufgaben beitragen.

Gehen wir als nächstes die etwas zeitaufwendigeren Arbeiten, wie Mails beantworten, Telefonate führen oder ähnliches an und legen immer wenn wir eine davon erledigt haben, einen mittelgroßen Stein in unser Glas. Recht bald ist dieses gefüllt, sodass kein Platz mehr für die großen Steine – welche die wichtigen Aufgaben symbolisieren – bleibt. Der Tag ist rum, bzw. dein Glas ist voll!

Beim Big Rock Prinzip, gehst du zunächst deine wichtigsten Aufgaben an und legst deine Priorität auf die Arbeiten, die dich deinen Zielen beziehungsweise denen deiner Firma am meisten näher bringen. Erst wenn diese – oder zumindest die wichtigsten davon – erledigt sind, kümmerst du dich um deine weniger wichtigen Tätigkeiten, bis hin zu den kleinen fast belanglosen Tasks wie Ordner ins Archiv bringen oder Akten vernichten. Falls möglich, sollte man solche Arbeiten natürlich immer delegieren.

Um das Big Rock Prinzip besser zu veranschaulichen, hier ein Video: Das Big Rock Prinzip

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Siehe auch: Eat the frog first!  und Auf die Reihenfolge kommt es an

Winterzeit ❄️ ⌚️

Warum wir im Winter irgendwie weniger Zeit haben.

Natürlich haben wir Sommer wie Winter immer 24 Stunden pro Tag, doch in der dunklen und kalten Jahreszeit, scheint es als würde uns dennoch Zeit fehlen. Die meisten von uns begeben sich morgens wenn es noch dunkel ist zur Arbeit und wenn sie wieder zu Hause sind, ist es bereits wieder dunkel.

Für viele von uns, ist dies eine Belastung! Hat man im Sommer noch genügend Zeit und Motivation etwas draußen an der frischen Luft zu machen, so zieht es uns im Winter eher vor das TV und auf die Couch. Wir begeben uns zu einer Uhrzeit zur Ruhe, in der wir im Sommer sonst noch zum Laufen, Walken, Rad fahren oder in den gegangen Garten sind. Zeit der Aktivitäten, die uns im Winter irgendwie fehlt.

Damit du im Winter, dennoch aktiv bleibst und deine Freizeit nicht gänzlich auf dem Sofa absitzt, empfehle ich dir folgendes:

Plane konkret was du gerne machen würdest und ziehe es dann gnadenlos durch! Verabrede dich beispielsweise zum Sport und gehe so eine Verbindlichkeit ein. Notiere dir deine Vorhaben im Kalender und arbeite diese zur entsprechenden Zeit ab. Bereits im Sommer kannst du dir eine Liste auf deinem Smartphone anlegen, in die du Aufgaben und Ideen einträgst, für die dir die Zeit und dass schöne Wetter im Sommer zu schade sind.

Den Kleiderschrank aufräumen, die Küche streichen oder im Keller Handwerken, kann man auch sehr gut im Winter. Auch so manche Sportarten die im Sommer bei gutem Wetter im Freien stattfinden, kann man mit einem bisschen gutem Willen im Winter auch drinnen machen. Beispielsweise Schwimmen, Bouldern, Spinning und vieles mehr.

Wer im Vorfeld gut plant und sich konsequent an seinen Plan hält, kann durchaus auch im Winter aktiv sein und seine kostbare Zeit sinnvoll nutzen. Der Ausspruch „Failing to plan is planning to fail“ oder „Failing to prepare is preparing to fail“, kommt also nicht von Ungefähr, er stammt vom Urvater des Zeitmanagements dem Tausendsassa Benjamin Franklin.

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Was ist die Pomodoro-Technik? 🍅 ⏲

Achtung hierbei geht es weder um eine schnelle Tomatensauce noch um sonst ein Tomatengericht!

Die Tomatenzeit bei uns ist für dieses Jahr beendet, doch die Pomodoro-Technik hat immer Saison, Zeit einmal wieder etwas über diese immer beliebter werdende Arbeitstechnik zu schreiben.

Entwickelt wurde die Pomodoro-Technik von dem Italiener Francesco Cirillo. Bereits als Student war dieser stets bestrebt, Mittel und Wege zu finden in weniger Zeit, noch mehr erledigt zu bekommen. Er schaffte es seine Produktivität und seine Effizienz zu steigern und mit weniger Aufwand und Zeiteinsatz, bessere Resultate zu erzielen.

Aus den Erfahrungen die er dabei machte, entwickelte Cirillo seine Pomodoro-Technik, welche mittlerweile eine weltbekannte Zeitmanagement-Methode geworden ist. Seine Bücher wurden in mehrere Sprachen übersetzt und seine Technik vermarktet der mittlerweile in Berlin ansässige Entwickler als Unternehmer und Coach.

Insbesondere für diejenigen, die unter Zeitdruck kreativ arbeiten müssen, ist die Pomodoro-Technik sehr hilfreich. Kreativität lässt sich kaum erzwingen, weshalb gerade hier regelmäßige Pausen enorm wichtig sind! Pausen? Der Abgabetermin rückt immer näher und man hat noch so viel Arbeit und dann soll man auch noch Pausen machen? Doch genau dies ist es, was Francesco Cirillo empfiehlt. Pomodoro (ital. für Tomate) funktioniert ganz einfach:

Zur Technik:

Zunächst einmal entfernt man alle Utensilien, die zu Störungen und Ablenkungen führen könnten aus seinem Sichtfeld, ganz besonders das Handy (am besten auf Flugmodus schalten)! Cirillo empfiehlt lediglich Papier und Stift bereit zu legen. Als Werkzeug zur Zeitmessung diente ihm ein mechanischer Küchenwecker zum Aufziehen. Dieser hatte das Aussehen einer Tomate, was der Methode übrigens ihren Namen verlieh.

Hier die Vorgehensweise:

1. die Aufgabe schriftlich formulieren

2. Kurzzeitwecker auf 25 min (= 1 „pomodoro“) einstellen

3. die Aufgabe fokussiert bearbeiten bis der Wecker klingelt

4. eine kurze Pause von etwa 5 Minuten einlegen (anschließend Punkt 2)

5. nach 4 Pomodori wird eine längere Pause von 15-20 Minuten gemacht.

Wer keinen Kurzzeitwecker zur Hand hat, kann ebenso eine Sanduhr oder den Timer seines Smartphones nutzen.

Die Pomodoro-Technik zielt darauf ab, Aufgaben fokussierter und ohne Unterbrechungen oder Abschweifungen zu erledigen. Die Pausen dienen nicht nur der geistigen Erholung, sondern tragen auch dazu bei, kreativer zu sein. Stichwort: kreative Pause. Darf man sein Telefon berufsbedingt nicht abschalten oder sollte man sonst irgendwie gestört und somit aus der Arbeit gerissen werden, so sollte man etwaige neue Aufgaben wenn möglich nicht sofort erledigen, sondern ebenfalls zu den Pomodoro-Aufgaben dazuschreiben und zur ursprünglichen Bearbeitung zurückkehren.

Nicht jeder wird mit dieser Methode zurechtkommen, dem einen fällt es schon schwer sich 25 min am Stück zu konzentrieren, der andere kommt nach 30 min erst so richtig in den Flow und dann eine Pause zu erzwingen wäre kontraproduktiv. Wir sind nicht nur alle unterschiedlich, wir arbeiten auch unterschiedlich. Die Pomodoro-Technik ist nur eine von vielen Arbeitsmethoden und soll hier als eine Anregung dienen, bei Bedarf einmal diese Arbeitsweise auszuprobieren.

Ich selbst arbeite nicht mit einem Timer, versuche jedoch meine Tätigkeit nach einer Weile immer wieder kurz zu unterbrechen um mir etwas zu trinken und Büromaterial zu holen oder irgendeinen „Nobrainer“ – wie Aufräumen oder Wäsche von der Waschmaschine in den Trockner räumen – zu erledigen.

Zum Abschluss möchte ich dich noch um einen kleinen Gefallen bitten, teile diesen Beitrag auf den Sozialen Medien oder gib mir ein Like, damit noch mehr Leute diesen Blog finden und wertvolle Zeit sparen können.

Vielen Dank für deine Zeit, Thorsten!

Zeitverschwendung Pendeln

Warum du Pendeln unbedingt vermeiden solltest!

Wie weit ist es bis zu deiner Arbeitsstelle? Zwar können immer  mehr Arbeitnehmer von zuhause Arbeiten, doch für diejenigen die in die Firma fahren müssen, werden die Wege immer weiter. Hat man vor 50 Jahren meistens noch im eigenen Wohnort oder in einem Nachbarort gearbeitet, so legen heutzutage etwa 50% der deutschen Arbeitnehmer einen Strecke von über 10 km zur Arbeit zurück. Bei jedem Fünften beträgt der Weg zu Arbeit sogar mehr als 25 km.

Jeder Vierte Arbeitnehmer in Deutschland – was ca. 11 Mio Menschen entspricht – benötigt für den einfachen Weg zur Arbeit mehr als 30 Minuten. Bei den über 2,2 Mio sogenannten Fernpendlern, beträgt die Fahrzeit zur Arbeit bzw. zurück, pro Weg sogar mehr als 1 Stunde. Bei nur 200 Arbeitstagen pro Jahr, kommen wir so auf 25 Tage (zu 16 Stunden Wachphase) welche Fernpendler nur mit dem Weg zur Arbeitsstelle und wieder nach Hause verbringen. Unwiederbringliche Zeit, die dazu noch unbezahlt ist. Ist es dass wirklich wert?

Natürlich gibt es diverse Möglichkeiten, die Zeit des Pendelns dennoch zu nutzen, indem man beispielsweise in der Bahn liest, Podcasts und Hörbücher im Auto hört, oder die Fahrzeit zum telefonieren nutzt, (siehe auch: Lange Fahrten zur Arbeit? ) doch das ständige Pendeln birgt dennoch einige Tücken. Man hat schlicht und ergreifend weniger Zeit für die Dinge, die man nicht während des Pendelns erledigen kann. Pendler haben zum Beispiel weniger Zeit um Sport zu machen, es sei denn man gehört zu den wenigen Glücklichen die mit dem Rad zur Arbeit fahren können.

Langes Pendeln auf Dauer birgt Stress! Es reduziert die Erholungsphasen, führt zu Schlafdefiziten und oft leidet auch die Beziehung und die Familie darunter, was im schlimmsten Fall bis zur Scheidung führen kann. Wer weit Pendelt verliert jeden Tag wertvolle Zeit, die eigentlich für andere Dinge zur Verfügung stünde.

Natürlich reduziert das Pendeln auch die Zeit die einem für Erledigungen, seine Hobbys und die ganzen Dinge des alltäglichen Lebens zur Verfügung steht. Viele private Arbeiten werden aus diesem Grund auf das Wochenende verschoben, was wiederum dazu führt, dass weniger Zeit für die Familie, Freunde und nicht zuletzt für einen selbst bleibt.

Auch geht das Pendeln zu Lasten der Gesundheit und dass nicht nur wegen dem Stress und dem Mangel an Erholung, sondern man hat es als Pendler auch wesentlich schwerer Arzttermine – sei es zur Behandlung oder zur Vorsorge – wahrzunehmen, was so indirekt der eigenen Gesundheit schaden kann.

Eine weiter entfernte Arbeitsstelle bringt dir vielleicht ein höheres Einkommen, doch geht dies ganz klar zu Lasten deiner wertvollen Zeit, auf Grund des Pendelns musst du – im Schnitt – leider mit einer Stunde Freizeit pro Arbeitstag weniger auskommen. Dessen solltest du dir immer bewusst sein!

Wie denkst du über diesen Aspekt? Welche Gründe gegen das Pendeln oder vielleicht auch dafür, fallen dir spontan noch ein? Schreibe uns deine Gedanken gerne unten in die Kommentare! Sollte dir dieser Beitrag gefallen haben, teil mir dies doch einfach mit einem „Like“ beziehungsweise einem 👍🏻 mit, du weißt dann freue ich mich. Vielen Dank für deine Zeit, Thorsten!