Archiv für den Monat September 2019

Getting Things Done Teil 3

GTD eine Methode für modernes Selbstmanagement Teil 3.

In den vergangenen beiden Wochen habe ich euch Getting Things Done (kurz: GTD), eine Methode für Selbstmanagement vorgestellt. Als ersten und wichtigsten Schritt um GTD überhaupt anwenden zu können, haben wir das Aufschreiben – um die noch zu erledigenden Dinge aus dem Kopf zu bekommen – angesprochen. Im darauf folgenden Beitrag, ging es um das Durcharbeiten und Organisieren der Aufgaben. In dieser Woche schließen wir unsere kurze Vorstellung der GTD-Methode mit der Pflege und der Erledigung der Aufgaben ab.

Damit GTD richtig funktioniert und wir uns mental auf die aktuell zu erledigenden Aufgaben konzentrieren können, statt andauernd an die noch anstehenden Aufgaben zu denken, muss sich unser Unterbewusstsein darauf verlassen können, dass wir alles korrekt notiert und organisiert haben. Wir müssen unsere Termine gepflegt und unsere Listen immer auf dem aktuellen halten. Darüber hinaus sollten wir einmal pro Woche einen Wochenrückblick durchführen, doch dazu später mehr.

Um keinen Termin zu verpassen, sollten wir nach ein zwei erledigten Aufgaben immer wieder in unseren Terminkalender schauen, oder unsere Termine einfach auf elektronischem Wege mittels Tablet oder Smartphone pflegen und uns rechtzeitig daran erinnern lassen. Auch wenn eine elektronische Erinnerung nicht unbedingt im Sinne von GTD ist, da man dadurch jederzeit abgelenkt und aus seiner momentanen Tätigkeit gerissen wird, ist diese Art von Terminerinnerung in meinen Augen immer noch die Beste!

Zum erledigen unserer Aufgaben arbeiten wir uns – wie bereits in der vergangenen Woche erwähnt – einfach von oben nach unten durch unsere entsprechende Kontextliste. Natürlich kommt es dabei immer vor, dass sich auf einer Kontextliste dennoch eine sinnvollere Reihenfolge der Abarbeitung als von oben nach unten ergibt. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn die Aufgaben in einer anderen Reihenfolge auf unserer Liste stehen, als eine sinnvolle Fahrtroute vorgeben würde. In diesem Fall hat selbstverständlich die bessere Fahrtroute Vorrang!

Kommen wir nun zum Wochenrückblick. Dieser steht einmal pro Woche – am besten Freitags – an. Schreibe zunächst alles auf, was momentan noch in deinem Kopf herumschwirrt und noch zu erledigen ist. Anschließend nimm dir deine Aufgaben- und Projektlisten nochmals vor, und schaue nach was noch so offen ist. Es kommt immer wieder vor, dass auch bei einem gut funktionierenden GTD, Aufgaben im Eingangskästchen liegen bleiben oder die Ablage hinten angestellt wird. Dies ist ganz normal und nicht weiter tragisch. Dafür gibt es schließlich den Wochenrückblick, bei dem offene Aufgaben nochmals durchgesehen, organisiert und angegangen werden können.

Welchen Eindruck macht die GTD-Methode auf euch? Zunächst hat es für mich so ausgesehen, als ob GTD ziemlich kompliziert sei, nach ein paar Tagen und mehrmaligem nachlesen wie man es genau anwendet, kam ich jedoch langsam rein. Ich weiß nicht ob ich etwas falsch gemacht habe oder GTD einfach nicht mein Ding ist, doch so richtig kann ich mich damit nicht anfreunden. Das ständige Notieren, und organisieren der Aufgaben, lenkt mich persönlich mehr ab, als die aufkommenden Gedanken was ich noch zu tun habe. Für mich scheint GTD nicht so das Richtige zu sein, jedoch wollte ich euch diese Methode nicht vorenthalten. Eventuell werde ich es zu einem späteren Zeitpunkt nochmals ausprobieren.

Wenn euch dieser kurze Ausflug in die GTD-Methode gefallen hat, würde ich mich über einen Daumen hoch oder ein Like freuen! Gerne dürft ihr mir auch eure Meinung unten in die Kommentare schreiben. Ich wünsche euch eine gute Zeit, Thorsten!

Getting Things Done Teil 2

GTD eine Methode für modernes Selbstmanagement Teil 2.

In der vergangenen Woche habe ich euch Getting Things Done (kurz: GTD), eine Methode für Selbstmanagement vorgestellt. Als ersten und wichtigsten Schritt um GTD überhaupt anwenden zu können, haben wir Schritt 1: das Aufschreiben – um die noch zu erledigende Dinge aus dem Kopf zu bekommen – angesprochen. In diesem Beitrag, werden wir kurz auf das Durcharbeiten und Organisieren der Aufgaben eingehen.

Wir haben uns sämtliche Gedankengänge mit Handlungsbedarf notiert und diese gesammelt. Da wir bei GTD keine Prioritäten festlegen, nehmen wir uns zuerst den obersten Punkt auf unserer Liste oder den obersten Zettel in unserem Eingangskästchen vor. Wir schauen um was es sich handelt und entscheiden sofort ob etwas zu tun ist oder nicht. Wenn nichts zu tun ist: Ablage, Wiedervorlage oder Papierkorb! Ist hingegen etwas zu tun unterscheiden wir zwischen einem einzelnen Handlungsschritt und einem Projekt.

Ein Projekt sind hierbei alle Aufgaben die mehr als einen Handlungsschritt erfordern.

Handelt es sich jedoch um einen einzelnen Handlungsschritt, ist folgendes zu überlegen:

  1. kann ich es delegieren? Falls ja, immer delegieren!
  2. Dauert es weniger als 2-3 Minuten? Dann erledige ich es sofort! (Das Direkt-Prinzip)
  3. Dauert es länger? So notiere ich diesen Handlungsschritt auf einer Aufgabenliste.

Aufgabenlisten beim GTD unterscheiden sich dahingehend von den gewohnten To-do-Listen, dass sie nicht nach Prioritäten sondern nach Kontexten sortiert werden. Unter Kontexten versteht David Allen (der Entwickler der GTD-Methode) beispielsweise: Am Computer, zu Hause, Unterwegs und so weiter.

Diese Sortierung nach Kontext, zielt darauf hin ab, dass die einzelnen Aufgaben nach und nach abgearbeitet werden, sobald ich mich in den jeweiligen Kontext begebe. Nehmen wir an, auf meiner To-do-Liste – die nach Prioritäten sortiert ist – steht ganz oben: Kleid aus der Reinigung abholen! weil ich dieses für den Empfang heute Abend benötige. Wenn ich morgens zur Arbeit fahre, ist die Reinigung noch geschlossen sodass ich diesen Punkt – obwohl es der Wichtigste ist – überhaupt nicht zuallererst abarbeiten kann und dieser den ganzen Tag übersprungen werden muss.

Nach der GTD-Methode steht der Handlungsschritt: Kleid aus der Reinigung abholen! im Kontext Unterwegs oder Besorgung. In den ich automatisch wechsle, wenn ich mich nach der Arbeit auf den Heimweg mache. Hier ein Beispiel:

Unterwegs:

-Kleid aus der Reinigung abholen!

-tanken

-Einkauf erledigen

-mit Mama telefonieren

Zuhause angekommen, wechsle ich in den Kontext zu Hause.

zu Hause:

-Waschmaschine anstellen

-Spülmaschine ausräumen

-den Garten wässern

Nach diesem Schema werden die verschiedenen Handlungsschritte im GTD organisiert. Solltest du der Meinung sein, dass bei einem Vorgang momentan kein Handlungsbedarf erforderlich ist, bleiben drei Möglichkeiten wie du verfahren kannst.

1. Du legst dir den Vorgang auf Wiedervorlage bzw. Termin, weil du noch eine Entwicklung abwarten möchtest

2. Der Vorgang wandert in die Ablage und ist damit erledigt.

3. Die Unterlagen werde nicht mehr benötigt und werden in den Papierkorb geworfen.

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Getting Things Done Teil 1

GTD eine Methode für modernes Selbstmanagement.

Heute möchte ich euch Getting Things Done (kurz: GTD), eine Selbstmanagement-Methode von David Allen vorstellen. David Allen ist ein US-amerikanischer Buchautor, Berater und Coach für Produktivitätsmethoden. Er entwickelte GTD und stellte diese Methode erstmalig in seinem 2001 erschienenen Buch „Getting Things Done“ vor.

GTD scheint auf den ersten Blick etwas kompliziert zu sein, doch hat man es erst verstanden, ist diese Methode wirklich innovativ. Es lohn sich in jedem Fall etwas Zeit zu investieren und sich damit zu beschäftigen. Ich möchte euch heute GTD lediglich in seinen Grundzügen vorstellen, und werde in späteren Beiträgen, dann etwas genauer und detaillierter darauf eingehen.

Wie der Name bereits vermuten lässt, geht es bei GTD im wesentlichen darum, Dinge wirklich zu erledigen anstatt sie zu planen, zu strukturieren und zu verwalten. Im Normalfall wissen wir, was am heutigen Tag noch alles zu erledigen ist. Wir haben alles im Kopf und müssen lediglich im richtigen Moment daran denken. Auch wenn dass einfach klingt, sieht die Realität oft anders aus. Wir vergessen das Eine oder das Andere oder kommen ganz einfach nicht dazu es zu erledigen. Immer wieder gehen uns die selben Gedanken – was wir unbedingt noch erledigen müssen – durch den Kopf obwohl wir eigentlich mit etwas anderem beschäftigt sind. Genau hier setzt GTD an.

Der erste Schritt der GTD Methode ist es, alles aufzuschreiben und den Kopf für die Dinge frei zu haben, die gerade im Moment erledigt werden. Die Ständig aufpoppenden Gedanken, unterbrechen uns ständig in unserer momentanen Tätigkeit und lenken uns ab. Am ehesten bemerkt man dies, wenn man versucht einzuschlafen (momentane Tätigkeit) und einem aber noch zahlreiche Gedanken im Kopf herumschwirren. Lege dir einen kleinen Schreibblock und einem Stift auf deinem Nachttisch bereit, und schreibe nächstes mal – wenn du nicht einschlafen kannst – einfach deine Gedanken auf. Du wirst sehen, kurze Zeit später kannst du einschlafen. Du hast deine Gedanken aufgeschrieben und so aus deinem Kopf verbannt.

Natürlich kostet das permanente Aufschreiben der anstehenden Aufgaben zunächst einmal Zeit, doch nach einer Weile, hat sich unser Gehirn so daran gewöhnt, dass wir für alles To-Do-Listen haben, dass es die noch zu erledigenden Aufgaben nicht mehr ständig in unser Gedächtnis ruft. Der Vorteil, nicht immer alles permanent im Kopf haben zu müssen und dadurch effizienter arbeiten zu können, überwiegt hierbei den zeitlichen Aufwand des Aufschreibens. Auch wenn es bei GTD heißt, dass zunächst ALLES aufgeschrieben wird, so gibt es hier dennoch eine kleine Ausnahme: Kleinstaufgaben die innerhalb von 3 Minuten oder weniger zu erledigen sind, sollten immer sofort erledigt werden, ohne diese noch groß zu notieren und zu verwalten. Siehe auch: Das Direkt-Prinzip

Im Vergleich zu anderen bekannten Selbstmanagement-Methoden, werden bei der GTD Methode, keine Prioritäten gesetzt. Wir müssen somit auch nicht überlegen beziehungsweise entscheiden was wichtig oder dringend ist. Siehe hierzu: Wichtig oder dringend – was ist eigentlich der Unterschied? und Eisenhower-Prinzip  GTD funktioniert etwas anders, doch dazu mehr in der kommenden Woche.

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Die schnelle Entscheidung ⏱ 🤔

5 Tipps wie du schneller Entscheidungen triffst!

Warum fällt es vielen Menschen so schwer Entscheidungen zu treffen? Wir fällen täglich tausende kleine Entscheidungen, die meisten davon unterbewusst, ohne groß darüber nachzudenken. Sobald wir jedoch anfangen bewusst darüber nachzudenken, ob oder wie wir etwas machen, fangen viele an zu zögern und werden unsicher wie sie sich entscheiden sollen. Wie ist es bei dir? Wie leicht fällt es dir Entscheidungen zu treffen?

Der Grund dafür, warum es uns oft schwerfällt Entscheidungen zu treffen, liegt meistens wohl darin begründet, dass wir Angst haben. Angst etwas falsch zu machen, Angst etwas zu verlieren oder die Angst etwas zu verpassen. Wir haben Angst davor uns für das Falsche zu entscheiden. Dabei ist Angst eine denkbar schlechte Grundlage um eine gute Entscheidung zu fällen, was uns auch direkt zum ersten Tipp führt!

1. Überlege nicht so lange herum was alles schief gehen kann! Konzentriere dich mehr auf die Chancen und Möglichkeiten, statt auf die Probleme und Schwierigkeiten, so fällt dir die Entscheidung leichter. Dass soll natürlich nicht heißen, dass du eventuelle Gefahren komplett außer acht lassen sollst, ganz im Gegenteil – wie du im zweiten Tipp sehen wirst.

2. Überlege dir was das Schlimmste ist, was dir – bezogen auf deine zu treffende Entscheidung passieren kann! Du wirst schnell feststellen, dass die meisten unserer Entscheidungen, recht trivial sind und wir uns viel zu viele Gedanken darüber machen. Aus dem Gesichtspunkt heraus, dass deine Entscheidung selbst im aller schlimmsten Fall, keine großen Auswirkungen auf dein Leben hat, was zumindest auf die meisten Entscheidungen zutrifft, wird es dir ebenfalls leichter fallen, diese zu treffen.

3. Überanalysiere nicht! Wenn wir stets vergleichen, abwägen und abwarten, ob sich uns nicht doch noch eine bessere Option bietet, kommen wir nie weiter! Angenommen du möchtest einen neuen Laptop kaufen. Es wird immer nächste Woche oder nächsten Monat, entweder ein besseres Gerät oder einen besseren Preis geben, daran wirst du nichts ändern. Aus diesem Grund, solltest du nicht allzu lange zögern, bevor du dich für etwas entscheidest.

4. Hast du deine Entscheidung erst einmal getroffen, dann bleibe zunächst dabei! Auf keinen Fall solltest du beim kleinsten Zweifel, wieder ins Stocken geraten und dich wieder um entscheiden. Um auf das Beispiel mit dem Laptop zurückzukommen: Stelle deine Recherchen sofort ein, sobald du ein für dich passendes Gerät gefunden hast. Im Nachhinein weiter zu recherchieren führt nur dazu, dass du dich später eventuell ärgerst, das Gerät umtauschst und dich wieder neu entscheiden musst.

5. Triff deine Entscheidungen schnell und revidiere sie nur langsam! Wer schnell entscheidet, trifft mit Sicherheit auch hin und wieder falsche Entscheidungen. Auch wenn es in Tipp 4 heißt, dass man bei seinen getroffenen Entscheidungen bleiben soll, so darf man das Wörtchen „zunächst“ nicht überlesen. Sollte sich eine getroffene Entscheidung mittel oder langfristig, als ein Fehler herausstellen, macht es wenig Sinn stur daran festzuhalten. Man sollte lediglich vermeiden, sich ständig um zu entscheiden, denn dies zeugt von Unsicherheit und man kommt nicht wirklich weiter. Fehler zu erkennen und sich auch einzugestehen ist wichtig, denn daraus lernt und wächst man!

Ich hoffe ich konnte euch mit dem heutigen Post, ein paar Tipps geben, wie ihr schneller Entscheidungen treffen könnt. Wenn ich dazu beitragen konnte, würde ich mich sehr über einen 👍🏻 oder ein Like freuen. Teilt diesen Blog gerne mit euren Freunden und Schreibt mir eure Gedanken und Anregungen in die Kommentare.

Vielen Dank für eure Zeit, Thorsten.