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Der leere Schreibtisch

Warum du immer so wenig wie nur möglich auf deinem Schreibtisch haben solltest!

Für ein möglichst produktives und effizientes Arbeiten im Büro, solltest du stets auf Ordnung und Übersichtlichkeit achten! Auch wenn so manches Genie angeblich das Chaos überblickt, so hat ein aufgeräumter und somit übersichtlicher Schreibtisch dennoch viele Vorteile. Wer immer nur das Nötigste auf seinem Schreibtisch platziert, behält nicht nur leichter den Überblick, sondern wird auch weniger von seiner Arbeit abgelenkt.

Wir sind permanent unzähligen Reizen in unserer Umgebung ausgesetzt und besonders unsere Augen sind davon betroffen. Sie sind pausenlos damit beschäftigt von einem Blickpunkt zum nächsten zu springen und diesen zu fokussieren. Unbemerkt richten wir unseren Blick auf alles Mögliche in unserem Umfeld, dadurch verlieren wir ständig den Fokus auf unsere Arbeit. Je weniger wir auf unserem Schreibtisch herumstehen haben, desto weniger wird unser Blick auf andere Dinge abschweifen.

Neben der reduzierten Ablenkung, hat ein minimalistisch bestückter Schreibtisch auch noch den Vorteil, dass alles viel übersichtlicher und somit schneller zu finden ist. Wir behalten leichter den Überblick und vergeuden weniger Zeit mit Suchen. An Unterlagen hat man am besten nur dass auf dem Schreibtisch, woran man gerade im Moment arbeitet. Ansonsten sollte man sich auf seine notwendigen EDV-Komponenten, ein Telefon, sowie ein Ablagefach in welches sämtliche eingehenden Unterlagen unsortiert hineinkommen beschränken.

Natürlich werden viele von uns auch noch Dinge wie einen Hefter, Locher, Tischabroller für Klebeband oder einen Taschenrechner auf dem Schreibtisch benötigen. Doch sämtliche Büromaterialien die man nur hin und wieder benötigt oder die der Vorratshaltung dienen wie: Heftklammern, Klebeband und Korrekturabroller sowie eine Unmenge an Stiften, Markern und bunten Klebezetteln sind hervorragend in einer nahegelegenen Schublade aufgehoben. Die meisten Schreibtischcontainer haben für diese Utensilien extra eine schmale Schublade mit Fächern zum übersichtlichen Einsortieren.

Nachdem wir unsere Büromaterialien nun übersichtlich verstaut haben und sich nur noch die nötigsten Gegenstände auf dem Schreibtisch befinden, kommen wir letztendlich zum Hauptgrund der Unordnung, dem Papierkram. Oft sind Schreibtische geradezu bedeckt von den unterschiedlichsten Schriftstücken. Trotz E-Mail landen täglich zahlreiche Schriftstücke in Papierform auf unserem Tisch. Hier sollte sich jeder ein gutes, für ihn und seine Arbeit geeignetes System überlegen.

Ich persönlich bevorzuge einen einzelnen Eingangskorb in dem erst einmal alle Dokumente – nach kurzer Sichtung – landen, die nicht nach der Methode des sofortigen Erledigens abgearbeitet werden, oder direkt im Papierkorb landen. Siehe auch: Das Direkt-Prinzip Was in diesem Eingangskorb landet wird zu gegebener Zeit – meistens einmal am Tag – durchgeschaut, nach Rubriken sortiert und anschließend wird mindestens eine Rubrik davon abgearbeitet.

Dies ist meine Vorgehensweise, mit der ich am Besten fahre! Andere Leute arbeiten lieber mit mehreren Ablagefächern als Dokumenteneingang und sortieren ihre Papiere direkt vor. Wieder Andere Arbeiten am liebsten mit Wiedervorlagemappen. Wie auch immer sie sich organisieren, wichtig ist, dass sie sich organisieren!

Ich beginne meine Arbeit am liebsten an einem aufgeräumten, übersichtlichen Arbeitsplatz anstatt meinen Tag direkt mitten im Chaos zu beginnen.

Wer stets Alles an seinem Platz hat, spart Zeit und behält leichter den Überblick!

Sollten sie noch weitere hilfreiche Vorschläge für einen Aufgeräumten Schreibtisch oder einen gut organisierten Dokumenteneingang haben, schreiben sie ihre Methode doch einfach in die Kommentare! Vielen Dank für ihre Zeit!

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Miracle Morning

Wie du mehr Zeit aus deinem Morgen schöpfen kannst! Unser Tag hat 24 Stunden, daran können wir nichts ändern. Was wir jedoch ändern können, ist der Grad der Ausnutzung dieses Tages. Wie viel Zeit wir worauf verwenden, bestimmt am Ende des Tages wie viel wir erledigt bekommen.

Schlafen wir samstags aus und frühstücken im Anschluss erst einmal gemütlich, so kann es sein, dass wir erst mittags mit den Dingen beginnen die wir an diesem Tag erledigen möchten. Die Zeit die wir morgens länger im Bett verbracht haben, werden wir den ganzen Tag nicht mehr aufholen können. Am Ende des Tages werden wir folglich feststellen, dass wir einige Tasks von unserer To-do -Liste aus Mangel an Zeit nicht erledigen konnten.

Um etwas mehr Zeit zur Verfügung zu haben, könnte man am Wochenende natürlich genau so früh aufstehen wie in der Woche und somit deutlich mehr erledigt bekommen, doch dazu werden die wenigsten von uns bereit sein. Siehe auch: Lange schlafen vs. früher aufstehen

Die meiner Meinung nach beste Methode, mehr aktive Zeit pro Tag zu erhalten, ist morgens ca. 1 Stunde früher aufzustehen. Auch wenn die Morgenmuffel jetzt einlenken und lieber abends eine Stunde Aktivität dranhängen wollen, so bringt der Morgen viele Vorteile mit sich. Alles spricht dafür, dass man morgens viel Produktiver ist.

Zum einen ist man morgens, nachdem man dann letztendlich aufgestanden ist und seinen Kreislauf mit Licht, frischer Luft und etwas Bewegung in Schwung gebracht hat, wesentlich energiegeladener, motivierter und noch voller Willenskraft. Im Vergleich dazu ist man am späten Abend, nach einem langen Arbeitstag doch eher unmotiviert, erschöpft und müde. Nochmal – Ich spreche hier nicht von den ersten 5 Minuten nach dem Erwachen, sondern von der ersten Stunde des Tages nachdem man Aufgestanden ist, seinen Kreislauf und seine Verdauung angeregt hat und in den Tag gestartet ist.

Wer nur früh genug aufsteht, hat in der Stille des Morgens genügend Zeit etwas für sich zu tun, oder Dinge wirklich in Ruhe zu erledigen. Sobald die restliche Familie wach wird, der Berufsverkehr einsetzt und die Geschäftszeiten beginnen, ist es vorbei mit Ruhe und Produktivität. Plötzlich verlangt jeder nach deiner Aufmerksamkeit und möchte etwas von dir. Du musst entweder deinem Angestellten Job nachgehen oder dich um deine eigenen Kunden kümmern.

Verabredungen mit Freunden oder ein spontaner Besuch, Überstunden oder Verkehrsstaus, all dass findet in der Regel am Abend statt und führt dazu, dass wir unsere persönlichen Pläne für diesen Tag entweder deutlich einschrumpfen oder gar auf Eis legen müssen. Was du jedoch bereits am frühen Morgen erledigt hast, brauchst du weder vor dir herzuschieben noch können äußere Einflüsse dafür sorgen, dass du keine Zeit mehr dafür findest.

Schon im Mittelalter pflegte man zu sagen: „Morgenstund hat Gold im Mund“, seit dem Bestseller „Miracle Morning – Die Stunde, die alles verändert“ von Hal Elrod, wird der Begriff „Miracle Morning“ immer bekannter. Gemeint ist jedenfalls die Tatsache, dass man in einer frühen Morgenstunde produktiver ist und mehr erledigt bekommt als am späten Abend nach einem langen anstrengenden Tag.

Probiere es doch einfach mal aus und tausche auch du eine unproduktive Stunde am Abend, gegen eine produktive Stunde am Morgen ein! Baue dir eine Morgenroutine auf und erledige all dass, wofür du im laufe des Tages eventuell keine Zeit mehr finden wirst. Siehe auch: Die erste Stunde des Tages gehört mir! Teil 1 und Die erste Stunde des Tages gehört mir! Teil 2

Denke immer daran: diese Stunde am frühen Morgen ist deine Zeit, die du nur für dich und deine Belange hast, und niemand kann sie dir nehmen! Wenn du sie hingegen verschläfst, ist diese Stunde voller Möglichkeiten einfach weg, sie ist unwiederbringlich verstrichen! Denke immer daran, unsere Zeit ist begrenzt, wir sollten sie weise nutzen.

Ist dir deine Zeit auch wichtig, dann melde dich noch heute kostenlos zu meinem Newsletter an und verpasse keinen der wöchentlichen Zeitspartipps! Klicke dazu einfach unten rechts auf Folgen und trage deine E-Mailadresse ein oder folge mytimesafe auf facebook.

Ich wünsche dir eine gute Zeit, dein Thorsten.

Schneller lernen 📚📖💻🎧

Wie du in kürzester Zeit, enorm viel lernen kannst! Mit diesen Methoden hatte ich die letzten drei Jahre die steilste Lernkurve seit meinen frühen Kindheitstagen.

Sicherlich habt ihr schon einmal von der Lernpyramide gehört, hier noch einmal kurz zur Erinnerung:

Lernpyramide

Jedes Jahr suche ich mir ein Schwerpunktthema heraus über dass ich mehr erfahren, beziehungsweise mich verbessern möchte. Zu Beginn kann es durchaus sein, dass ich noch überhaupt keine Ahnung von der Materie habe und alles von Anfang an lernen muss. Ich beginne anschließend damit, mir Empfehlungen für Lesestoff zu diesem Thema zu besorgen. Optimaler weise kennt man natürlich jemanden, der einem die passende Sachbücher und Magazine zur Verfügung stellt oder etwas empfehlen kann. Kenne ich niemanden persönlich der mich an mein Wunschthema heranführen kann, suche ich nach entsprechenden Foren und Facebook Community Seiten. Habe ich die ersten Bücher zur Hand, beginne ich damit mir ein erstes Grundwissen aufzubauen, indem ich jede Woche ein Buch zu dem entsprechenden Thema lese. Schnell erhält man einen Überblick und kommt an weitere Quellen.

Parallel dazu höre ich jeden Tag noch mindestens einen Podcast, der sich mit meinem aktuellen Interesse auseinandersetzt. Podcasts lassen sich passiv, beispielsweise während der Hausarbeit oder dem Autofahren konsumieren und können einem eine Menge wertvoller Informationen liefern, auch wenn man gerade keine Zeit zum lesen hat. Siehe auch: Hör dich schlau – Dank Podcast!📱 Natürlich erhält man auch hier weitere Quellen um sich noch mehr des entsprechenden Wissens anzueignen.

Vom Lernen durch Lesen über das Hören kommen wir nun zum Lernen durch anschauen und beobachten. Wo kann man diese Lernmethode heutzutage einfacher anwenden, als im Netz? Vom Livestream einer Vorlesung, über Onlinevideokurse und Webinare bis hin zum Eins zu Eins Coaching findet man hier fast alles was das Herz begehrt. Am kostengünstigsten und am weit verbreitetsten sind aktuell wohl die Zahlreichen Videotutorials auf YouTube. Kaum ein Thema über dass man nichts bei YouTube findet. Natürlich liegen hier oft Welten zwischen den unterschiedlichen Inhaltlichen Qualitäten, doch bei der Vielzahl der Videos sollten auch immer ausreichend Gute dabei sein. Ich habe es mir beispielsweise zur Gewohnheit gemacht, jede Woche einen inspirierenden TED-Talk anzuschauen.

Hat man erst einmal einen passablen Grundstock an Wissen aufgebaut, sollte man in der Lage sein, sich an Gesprächen und Diskussionen zum jeweiligen Thema zu beteiligen. So kann man vom Wissen derer profitieren, die bereits mehr Ahnung und Erfahrung in der Materie haben und sich zudem auch gewisse Dinge erklären oder zeigen lassen.

Der nächste Schritt, um möglichst effizient zu lernen, ist gemeinsam mit jemandem dass zu tun, was man lernen möchte. Wir kommen vom Passiven lernen in die Umsetzung. So kann die Person die weiß wie es geht, nicht nur vorführen wie man es macht, sondern mich auch gleich korrigieren und verbessern. Beispiel: Schwimmen lernen. Es wird nahezu unmöglich sein, sich einen perfekten Schwimmstil anzueignen, indem man nur darüber liest bzw. Bilder oder Videos anschaut. Erst wenn man selbst im Wasser ist und die zuvor gelernte Technik selbst ausprobiert, kann man von seinen eigenen Fehlern lernen und so schnelle Erfolge erzielen.

Am meisten lernt man, wenn man jemand anderem – der von dem Thema keine Ahnung hat – dieses erklären muss und sich dahingehend vorbereitet. Wer das Gelernte so gut verinnerlicht hat, dass er es selbstsicher anderen erklären kann, ist am steilsten Bereich seiner Lernkurve angelangt.

Ich wünsche dir eine gute Zeit und viel Erfolg beim lernen! Bitte teile diesen Beitrag in den sozialen Medien, damit noch mehr Menschen von diesem Blog erfahren.

Verlorene Zeit wird nicht wiedergefunden!

So lautet ein Zitat des amerikanischen Tausendsassas Benjamin Franklin.

Franklin beschäftigte sich intensiv mit den unterschiedlichsten Sachgebieten. Er war Erfinder und Naturwissenschaftler und arbeitete als Drucker, Verleger, Schriftsteller und Unternehmer. Trotz seiner vielen Interessen fand er dennoch die Zeit für sein großes politisches Engagement, was ihn zu einem angesehenen Staatsmann und Unterzeichner der amerikanischen Unabhängigkeitserklärung machte. Er gilt als Gründer der Freiwilligen Feuerwehr von Philadelphia sowie der allerersten Leihbibliothek von Amerika.

Wie kann eine Person in so vielen unterschiedlichen Bereichen dermaßen erfolgreich sein?

Benjamin Franklin war seiner Zeit lange voraus und kann als einer der ganz frühen Begründer des Zeitmanagements gesehen werden. In seinen verschiedenen Werken, besonders in seiner Autobiographie, finden sich zahlreiche Ratschläge die in ihrem Grundgedanken bis heute ihre Gültigkeit behalten haben. Entweder es ging ums Sparen und den Umgang mit Geld oder um Produktivität und den Umgang mit Zeit.

Zeit- oder Geldverschwendung waren Franklin ein Graus. Zu seinen berühmtesten Zitaten gehört folgendes:

„Ist die Zeit das Kostbarste unter allem, so ist Zeitverschwendung die allergrößte Verschwendung.“

Ständig war Benjamin Franklin irgendetwas am optimieren um so wertvolle Zeit oder Ressourcen und somit Geld einzusparen. Er optimierte die Abläufe in seinen Unternehmen genauso wie die in seinem privaten Bereich. Seine Verbesserungen finden sich noch heute in unserem Alltag wieder. Das wohl berühmteste Beispiel ist das Bifokalglas und die daraus entstandene Bifokalbrille. Franklin war es einfach zu lästig ständig zwischen seiner Brille für die Fernsicht und seiner Lesebrille hin und her wechseln zu müssen. Darum entwickelte er eine Linse mit der man sowohl nah als auch fern besser sehen kann. Hierbei handelte es sich um den Vorgänger der heutigen Gleitsichtbrille.

Benjamin Franklin pflegte immer zu sagen: „Verschwende weder Zeit noch Geld, sondern mache das Beste aus beidem.“ Er vermachte den Städten Boston und Philadelphia Ende des 18. Jahrhunderts jeweils 1000 Pfund und verfügte, dass diese das Geld für 100 Jahre anlegen sollten um so vom Zinseszinseffekt profitieren zu können. Nach 100 Jahren sollen von dem Erlös Handelsschulen finanziert und Handwerkern Hilfe zur Existenzgründung gegeben werden. Der Restliche Betrag solle für weitere 100 Jahre verzinslich angelegt werden. Nach 200 Jahren belief sich die Summe dieses Trusts 1990 bereits auf rund 6,5 Mio US-Dollar. Er nutze den Faktor Zeit um daraus eine Menge Geld zu generieren.

Im Gegensatz dazu, bezog sich das Franklin Zitat: „Zeit ist Geld“, wohl er darauf, womit man seine Zeit verbringt. Der Fleißige arbeitet für Geld, der Faule hingegen verbringt seine Zeit lieber in der Schenke und bezahlt dafür Geld. Ich persönlich mag dieses Zitat, welchem man doch recht häufig begegnet, jedoch überhaupt nicht! Es verleitet mich dazu, an eine Gleichung (Zeit = Geld) zu denken. Hier fehlt jedoch die Umkehrbarkeit, zwar kann ich – wie oben beschrieben – wenn ich genug Zeit habe, viel Geld ansparen, wer jedoch über Geld verfügt, kann sich – egal wie vermögend er sein mag – trotzdem nicht wirklich Zeit damit erkaufen.

Wie steht ihr zu diesem Gedanken? Schreibt mir bitte eure Meinung in die Kommentare. Vielen Dank dafür!

Abschließen möchte ich diesen Beitrag heute mit folgendem Zitat:

„Liebst du das Leben? Dann verschwende deine Zeit nicht, denn daraus besteht das Leben!“ – Benjamin Franklin

ABC-Analyse 📊📈📉

So kannst du deine Zeit effizient einteilen! Die ABC-Analyse ist ein weit verbreitetes Analyseverfahren mit den unterschiedlichsten Anwendungsgebieten im Bereich der Betriebswirtschaft. Ob bei der Materialwirtschaft, beim Marketing, in der Produktanalyse oder – wie in diesem Fall – im Zeitmanagement, die ABC-Analyse ist sehr vielseitig. Sie dient uns als Hilfsmittel, immer wieder den Ist-Zustand in dem jeweiligen Anwendungsbereich zu ermitteln und unsere Prioritäten entsprechend anzupassen.

Klassische Beispiele hierfür sind: Welche Kunden oder auch welche Produkte generieren wie viel Prozent meines Gesamtumsatzes. Mittels einer solchen, auf wenige Faktoren beschränkte Analyse, können auch komplexe Probleme mit einem überschaubaren Aufwand bewertet werden. Wenden wir diese Methode nun auf unser Zeitmanagement an. Dazu ist es zunächst von Nöten, alle meine Tätigkeiten samt des jeweiligen Zeitaufwandes zu notieren. Ja ich weiß, dass ist mühselig und kostet viel Zeit!

Doch wie so oft im Zeitmanagement, muss man zunächst etwas Zeit investieren, kann so aber langfristig gesehen, eine Menge Zeit einsparen. Sobald du eine Liste mit deinen wiederkehrenden Tätigkeiten vorliegen hast, solltest du jeden dieser Punkte einzeln bewerten und in die drei Kategorien A, B und C einteilen.

A-Aufgaben sind sehr wichtig und bringen mich meinen Zielen am besten näher.

B-Aufgaben sind nur durchschnittlich wichtig und tragen eher wenig zur Zielerreichung bei.

C-Aufgaben sind meist dringend, jedoch mehr für andere als für mich selbst von Nutzen.

Je nachdem wie gut du deine Prioritäten bereits setzt, wird sich deine Liste in etwa wie folgt zusammensetzen: 15 Prozent A-Aufgaben, 20 Prozent B-Aufgaben und 65 Prozent C-Aufgaben. Sollten bei dir doch die A-Aufgaben überwiegen, herzlichen Glückwunsch du arbeitest den größten Teil deiner verfügbaren Zeit an deinen Zielen und nutzt deine Kernkompetenzen um diese umzusetzen.

Sollte sich jedoch herausstellen, dass die meisten Punkte auf deiner Liste mit einem C markiert wurden, solltest du einen Teil deiner Prioritäten dringend neu ausrichten. Du verbringst viel zu viel deiner kostbaren Zeit mit Dingen die dich deinen Ziele beziehungsweise denen deiner Firma nicht näher bringen. Am effizientesten änderst du diesen Zustand, indem du dich zunächst deinen C-Aufgaben widmest und diese versuchst möglichst stark zu reduzieren. Welche deiner C-Aufgaben kannst du entweder delegieren oder gar komplett wegrationalisieren? Was genau sind deine größten Zeitfresser in diesem Bereich?

Wie sieht es bei deinen B-Aufgaben aus, kann man davon nicht auch noch das ein oder andere delegieren?

Nutze die ABC-Analyse deine Prioritäten hauptsächlich auf deine A-Aufgaben zu richten, um deine kostbare Zeit möglichst oft deiner Zielerreichung zu widmen. Siehe auch verwandte Artikel wie: Wichtig oder dringend und Eisenhower Prinzip. Ich wünsche dir viel Erfolg beim festlegen deiner Prioritäten und würde mich sehr freuen wenn du diesen Blog mit anderen teilst!

Spare Zeit dank Vorratshaltung 🛒🥫🥫🥫🥫🥫

Wie oft musstest du noch einmal schnell in den Supermarkt weil dir irgendein Alltagsprodukt ausgegangen ist? Natürlich wird es immer wieder vorkommen, dass du wegen einer Kleinigkeit nochmals schnell etwas kaufen gehen musst, doch mit Hilfe einer guten Vorratshaltung lässt sich diese Häufigkeit deutlich reduzieren.

Nicht bei jedem von uns ist ein passendes Geschäft gleich um die Ecke, sodass man nur kurz zu Fuß die Straße runter gehen muss um eine Besorgung zu machen. Viele Leute benötigen ein Auto und müssen kilometerweit fahren um einkaufen zu gehen. Nicht immer findet sich leicht ein Parkplatz und an der Kasse muss ich mit meiner Kleinigkeit oft genauso lange anstehen wie mit einem herkömmlichen Einkauf. Siehe hierzu meine Tipps für die Kassenschlange: Der Warteschlangen-Trick 🛒🛒🛒🛒 

Um nicht jedes mal vor dem Kochen extra einkaufen gehen zu müssen, kann man viele lange haltbare Produkte in größeren Mengen auf Vorrat kaufen

Sättigungsbeilagen wie: Nudeln, Reis, Couscous, Kloßteig, etc.

Gemüse wie: Mais, Erbsen, Bohnen, Pilze, Linsen, etc.

und als Beilage: Gemüsebratlinge, Fisch (tiefgefroren), Reibekuchenteig, etc.

Selbst frische Zutaten wie: Paprika, Tomaten, Gurke, Eier, Zwiebeln, Käse, etc. sollten sich problemlos eine Woche halten, sodass man diese auch nur ca. einmal pro Woche besorgen muss. Geriebener Käse lässt sich prima einfrieren und bei Bedarf auch im gefrorenen Zustand zum kochen verwenden.

Wer den nötigen Platz dafür hat, kann auch größere Mengen an Küchenrolle, Toilettenpapier, Shampoo, Seife, Deo und Damenhygieneartikel kaufen. Wer dabei nicht nur Zeit sondern auch noch Geld sparen möchte, legt diese Vorräte am besten an wenn sie gerade im Angebot sind.

Besonders Artikel die man immer im selben Geschäft kauft – beispielsweise Drogerieartikel aus dem Drogeriemarkt oder spezielle Produkte die es nur in ausgewählten Geschäften wie dem Reformhaus gibt, sollte man in größeren Mengen kaufen. Gehen einem diese Produkte aus, muss man immer extra für – sagen wir ein Päckchen Rasierklingen – in dieses Geschäft. Hinfahren, Parkplatz suchen, Produkt suchen, Schlange stehen und so weiter. Hier machen Vorräte – von Produkten ohne Verfallsdatum oder zumindest mit langer Haltbarkeit, auf jeden Fall Sinn und sparen langfristig eine Menge Zeit.

Welche Artikel fallen dir sonst noch ein, die man immer auf Vorrat haben sollte?

Batterien, Motoröl, Fahrradschlauch, Kerzen, ausreichend Getränke – vor allem Wasser, ein paar kleine Geschenke sowie Glückwunschkarten …

Um solch plötzlichen Engpässen und den damit verbundenen außerplanmäßigen Einkäufen vorzubeugen empfiehlt es sich stets eine Einkaufsliste – am besten auf dem Smartphone zu führen.

Näheres dazu findest du unter: Sei listig – arbeite mit Listen und Optimierung des Einkaufes 🛒 

Zeit sparen mit Textbausteinen

Wie du mit Textbausteinen effizienter arbeiten kannst und wie man sich eigene Textbausteine erstellt. Wer viel Korrespondenz abwickelt, kommt nicht umher immer wieder und wieder die selben Floskeln und Grußformeln zu schreiben. Wir Antworten immer wieder auf die selben Fragen und schreiben ständig die selben Texte. Für Preisanfragen, Angebote, Kurzbriefe und so weiter haben wir vorgefertigte Vordrucke oder digitale Formulare, die uns viel Zeit einsparen und uns somit das Leben etwas leichter machen. Auch das Abändern bereits erstellter Dokumente und E-Mails ist keine Seltenheit da es einiges an Zeit spart. Nachteil beim Abändern ist jedoch, dass man häufig etwas übersieht oder vergisst und somit relevante Daten falsch übermittelt werden (Altes Datum, falscher Ansprechpartner, falscher Stückpreis, falsche Zahl,..).

Wer dennoch Zeit beim schreiben sparen möchte, aber sicher gehen will dass er nicht vergisst bestimmte Daten abzuändern, dem empfehle ich die Erstellung eigener vorgefertigter Textbausteine. Fast alle Programme mit denen man Texte verfasst unterstützen diese Funktion, lediglich die Bezeichnung unterscheidet sich.

Hier einige Beispiele:

Bei Microsoft heißen diese Schnellbausteine

du findest sie in MS Word unter Einfügen > Text > Schnellbausteine, dort auf Organizer für Bausteine und anschließend auf Eigenschaften bearbeiten.

Hier kannst du einen Namen vergeben und unter diesem Namen Textpassagen, Kopfzeilen, Fußzeilen und sogar Deckblätter hinterlegen und dann ab sofort mittels diesem Namen und einem Druck auf die F3 Taste einfügen.

In Outlook erstellst du dir einen eigenen Textbaustein, indem du den gewünschten Text in einer neuen Mail markierst, anschließend unter Einfügen > Text > Schnellbausteine auf Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern klicken, einen Namen vergeben und fertig.

Unter iOS nennen sich die Textbausteine Textersetzung – oder bei älteren Versionen – Kurzbefehle. Um einen solchen zu erstellen, gehst du auf deinem iOS Gerät unter Einstellungen > Allgemein > Tastatur  und klickst dann auf Textersetzung bzw. Kurzbefehle. Hier klickst du oben rechts auf das + um einen neuen Textbaustein zu erstellen. Schreibe zunächst den gewünschten Text in das obere Feld und im Anschluss ein Kürzel dafür in die darunter liegende Zeile Kurzbefehl.

Auf dem Mac erstellst du Textbausteine unter Systemeinstellungen > Tastatur > Text. Auch hier klickst du auf das + (unten links) und kannst so einen eigenen Textbaustein hinzufügen.

Wer mit der iCloud synchronisiert, bei dem werden die Textbausteine auf allen Apple-Geräten hinterlegt. 

Möchtest du einen bestimmten Textbaustein lediglich in Pages verwenden, so kannst du diesen dort unter Pages > Einstellungen > Automatische Korrektur > Ersetzung erstellen. Auch hier auf das + (unten links) klicken deinen eigenen Textbaustein samt Kürzel hinterlegen.

Welche Sätze und Texte schreibst du immer wieder, welche Textbausteine würden dir die Arbeit vereinfachen?

Wer sich nur ganz kurz die Zeit nimmt um seine gängigsten Floskeln und Texte zu hinterlegen, kann so wieder einmal etwas mehr Zeit einsparen. 

 

 

Eat the frog first!

Essen sie gleich morgens früh einen lebendigen Frosch!

Das ‚Eat the frog first‘ Prinzip! Doch keine Angst, niemand wird hier aufgefordert Frösche zu essen oder in irgendeiner anderen Art und Weise gegen die Bundesartenschutzverordnung zu verstoßen – in Deutschland dürfen Frösche weder gefangen noch verletzt oder gar getötet werden. Selbige lebendig zu verspeisen, ist somit streng verboten. Doch worum geht es dann?

Der US-Amerikanische Schriftsteller Mark Twain hat einmal folgendes gesagt:


If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning.

And If it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first.

Mark Twain

Frei übersetzt:

Wenn eine deiner Aufgaben darin besteht einen Frosch zu essen, ist es am besten dies gleich als erstes am Morgen zu erledigen. Ist es deine Aufgabe zwei Frösche zu essen, iss den dickeren zuerst.

Der Eine oder Andere der das ‚eat the frog first‘-Prinzip, beziehungsweise diesen Spruch bisher noch nicht kennt, hat jetzt vielleicht eine Idee um was es dabei geht. Wir alle haben unliebsame Aufgaben zu erledigen, oft sind es genau diese die wir vor uns herschieben (siehe Prokrastination). Wir müssen die ganze Zeit daran denken, dass wir diese eine Arbeit, die wir so ungern machen, immer noch erledigen müssen. Wir versuchen sogar andere Arbeiten zu finden um diese der Verhassten vorzuziehen. Doch es hilft Alles nichts, wir müssen es tun! Wir müssen die Aufgabe jetzt angehen! Für Mark Twain mag es wohl zu den schlimmsten und ekligsten Sachen gehört haben – die er sich vorstellen konnte tun zu müssen – einen lebendigen Frosch zu essen. Warum sonst sollte er dieses Sinnbild für seinen Ausspruch gewählt haben? Einen lebendigen Frosch zu essen, steht hier also sinnbildlich für eine unliebsame Aufgabe, die einen eine gehörige Portion Überwindung kostet. Vielleicht hast du schon einmal davon gehört, dass unsere Willenskraft begrenzt ist. Dies ist auch mit der Grund dafür, dass wir gegen Abend, neben Müdigkeit auch oft eine gewisse Antriebslosigkeit verspüren. Wir können uns nicht so leicht aufraffen etwas zu tun und es fällt uns schwerer eine Entscheidung zu fällen. Man kann sich unsere Willenskraft in etwa wie einen Muskel vorstellen. Wurde dieser den Tag über viel beansprucht, ist er abends müde und es fällt umso schwerer ihm noch mehr abzuverlangen. Daher ist es ratsam, die Dinge die einen ohnehin schon eine Menge Überwindung kosten, möglichst morgens zu erledigen. Morgens ist unsere Willenskraft noch frisch und kaum beansprucht, jetzt fällt es uns am leichtesten unerfreuliche Tätigkeiten zu erledigen. Je länger wir diese Sache vor uns herschieben, desto schwieriger wird es uns Fallen sie anzugehen. Es gilt also: eat the frog first! Danach hast du anstatt der Last dieser schlimmen noch zu erledigenden Aufgabe, jetzt stattdessen folgende positive Gedanken in deinem Kopf: Wenn du heute bereits etwas derart widerliches überstanden hast, kann dich kaum mehr etwas abschrecken. Schlimmer kann es danach wohl nicht mehr werden, ab jetzt wird alles besser oder zumindest einfacher.

Im Gegensatz zum MIT, wo man gleich zu Beginn des Tages die für heute wichtigste Aufgabe zuerst erledigt, geht es bei ‚eat the frog‘ darum, direkt morgens die wahrscheinlich übelste, unangenehmste Aufgabe des jeweiligen Tages zu eliminieren. Hintergrund ist folgender Gedanke: ist diese uns belastende Aufgabe erst erledigt, können alle Anderen Tasks nur noch besser werden. Hat man also gleich am Morgen „den Frosch“ der Redewendung gegessen, werden einem alle weiteren anstehenden Arbeiten des Tages, leicht fallen. Hat man an diesem Tag übrigens zwei schwierige Aufgaben anstehen, sollte man die schwierigste zuerst erledigen. Im Anschluss scheint einem die restliche Arbeit immer leichter zu fallen. Hier nochmal abschließend kurz und knackig 3 gute Gründe warum du die unangenehmste Aufgabe des Tages nach Möglichkeit direkt morgens erledigen solltest:

  1. morgens ist deine Willenskraft noch am größten
  2. der psychologische Effekt dass dir die verbleibenden Aufgaben leichter fallen
  3. du belastest dich nicht ständig damit, immer noch diese unangenehme Sache erledigen zu müssen. (Stichwort: Prokrastination)

Gute Zeiten ☀️ einmachen 

Spare in der Zeit, dann hast du in der Not! Diese alte Redensart, welche sich auf das Sparen von Geld in finanziell guten Zeiten bezieht, lässt sich durchaus auch in andere Bereiche übertragen. Guten Zeiten werden oft einfach nur durchlebt, es fehlt an Achtsamkeit und man macht sich keine Gedanken, dass es ja auch einmal weniger gut laufen könnte. Sobald jedoch dunkle Wolken aufziehen, beginnt man sich zu beschweren und denkt nur noch an seine Probleme. Schnell ist man traurig und bemerkt nur noch das Schlechte um einen herum, man gerät in ein emotionales Tief. Die positiven Zeiten sind dann erst einmal vergessen.

Um aus einem solchen Tief schneller wieder raus zu kommen, und sich besser an die guten Zeiten zu erinnern, statt durch negative Gedanken immer mehr Probleme zu sehen, habe ich folgenden Trick:

Immer wenn ich einen besonders schönen Tag oder ein tolles Erlebnis hatte, nehme ich mir etwas Kleines mit nach Hause, was mich an dieses Ereignis erinnert. Dies kann zum Beispiel sein:

  • eine Muschel oder ein besonders schöner Stein (Achtung: nicht überall erlaubt!)
  • eine Eintrittskarte von einem Konzert, Theaterbesuch, Musical, etc
  • ein Souvenir oder etwas dass mich an einen bestimmten Ort erinnert
  • eine Starternummer oder ein Finischerband
  • ein kleines ausgedrucktes Photo welches einen tollen Augenblick festhält

All diese kleinen Erinnerungen an schöne Momente, stecke ich in mein „Einmachglas der guten Zeiten“. Jedes Teil in diesem Glas, ist an ein positives Erlebnis geknüpft. Wenn ich einen schlechten Tag hatte, irgendwie deprimiert oder traurig bin, nehme ich erst einmal mein Einmachglas mit den schönen Erinnerungen vom Regal. Oft reicht es schon das Glas von außen zu betrachten, um auf andere Gedanken zu kommen. Sollte das noch nicht reichen, breite ich den Inhalt vor mir aus, und schwelge spätestens dann, in alten und vor allem positiven Erinnerungen! ☺️

– Die Fahrt mit dem Ringtaxi mit Freunden.

– Meinen ersten gefinishten Marathon, den ich mit meinem Bruder gelaufen bin.

– Der Besuch des Musicals „Tarzan“ in Hamburg mit meiner Freundin.

– Als ich mit meinen Eltern in Wien war, im Hotel Café Sacher.

– Die tollen Momente beim Tough Mudder, mit einem Freund, Cousin und Cousine.

Alles Erinnerungen an eine gute Zeit mit starken positiven Momenten, die mich wieder auf positive Gedanken bringen. Ich hoffe dass dir diese Methode gefällt und eine Hilfe ist, deine wertvolle Zeit nicht damit zu verschwenden Trübsal zu blasen!

Setze dir selbst Ziele 🎯

„Es genügt nicht zu wollen, man muss es auch tun“ – lautet ein bekanntes Zitat des deutschen Dichters Johann Wolfgang von Goethe. Bereits zu seinen Lebzeiten kannten Viele das Problem, nie aus der Phase des Wünschens, Wollens und Träumens heraus zu kommen. Bis heute hört man immer wieder Sätze wie:  „ich würde gerne…“, man müsste einfach einmal…“, „da möchte ich auch einmal hinfahren“, „dass wollte ich auch schon immer einmal machen!“ und so weiter.

Die Zeit läuft! Wenn du deine Wünsche, Träume oder Pläne wirklich umsetzen möchtest, solltest du endlich damit anfangen! Verschwende keine Zeit und fang JETZT nach folgendem Schema an:

Zielsetzung: schreibe konkret auf, was du genau erreichen oder umsetzen möchtest

Planung: wie? wo? und vor allem wann?/bis wann? willst du dieses Ziel erreicht haben

Durchführung: sobald der Punkt Planung abgearbeitet ist, sind wir unserem Ziel bereits sehr nah und müssen es jetzt einfach durchziehen!

Kontrolle: habe ich mein Ziel wirklich erreicht, so wie ich es mir vorgestellt habe oder muss ich noch etwas ändern/optimieren?

Je nach Sachlage kann es sein, dass der Prozess mehrfach durchlaufen werden muss, um mittels Erreichung von Teilzielen das Hauptziel umzusetzen.

Diese Vorgehensweise hat sich in den unterschiedlichsten Bereichen bewährt, ob als Führungsprozess beim Militär, als Management-Prozess in der Betriebswirtschaftslehre, oder als Führungsvorgang bei der Feuerwehr, die Bezeichnungen sind genau so vielseitig wie die Bereiche in denen dieser Prozess Anwendung findet. Wird dieser strukturierte Ablauf sauber durchgezogen bringt er uns sicher zum Ziel!

Warum du genau so vorgehen solltest:

Durch das schriftliche Formulieren deines Zieles, wird aus bloßen Gedanken die bisher nur in deinem Kopf existiert haben, eine feste Willenserklärung. Quasi ein kleiner Vertrag mit dir selbst.

In der Planungsphase beschäftigst du dich bereits eingehender mit deinem Ziel und legst einen konkreten Zeitpunkt/Zeitplan fest, sodass du die Umsetzung nicht mehr ewig vor dir her schieben kannst.

Um die Durchführung für dich noch ein wenig sicherer zu machen, hilft es Verbindlichkeit zu schaffen indem du den Menschen in deinem Umfeld von deinen Absichten erzählst. Sie werden dich nach dem aktuellen Stand der Dinge fragen und Niemand berichtet dann gerne von einem Rückzieher.

Spätestens bei der Kontrolle stellst du fest, ob du dein Ziel wirklich zu deiner vollsten Zufriedenheit erreicht hast oder du einen weiteren Versuch starten musst.

Unsere Zeit ist begrenzt, nutze sie! Und wenn dir etwas am Herzen liegt, dass du gerne machen würdest, denk an das Zitat von Goethe! – „Es genügt nicht zu wollen man muss es auch tun“

Ich arbeite bereits seit Jahren an meiner Bucketlist (Löffel-Liste) auf der ich alles notiere, was ich gerne einmal machen würde. Mindestens einmal im Jahr nehme ich mir diese Liste vor und wähle einen Punkt aus, den ich dann konsequent durchziehe. Doch dazu mehr in einem späteren Blog-Post.