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5 Büro-Hacks die du dir unbedingt aneignen solltest!

Meine Top 5 Tipps für effizienteres Arbeiten im Büro.

Tipp 1: Priorisiere deine Aufgaben richtig

Um meine anstehenden Aufgaben richtig priorisieren zu können, muss ich zunächst den Unterschied zwischen wichtig und dringend kennen. Eine Aufgabe ist wichtig, wenn: sie der Erreichung meiner persönlichen Ziele oder der meiner Unternehmung dient. Eine Aufgabe ist dringend, wenn: ein Datum oder gar eine Uhrzeit damit verbunden ist, oder sie aus irgendeinem Grund kurzfristig erledigt werden muss. Anschließend solltest du deine Aufgaben den folgenden vier Kategorien zuordnen:

Wichtig und dringend (sofort selbst erledigen)

Wichtig aber nicht dringend (zu einem späteren Zeitpunkt selbst erledigen)

Dringend aber nicht wichtig (sollten zeitnah, delegiert werden)

Weder wichtig noch dringend (müssen im Zweifelsfall gar nicht bearbeitet werden)

Sind die Aufgaben erst einmal den vier Kategorien zugeordnet, können diese nach der Eisenhower-Priorisierung abgearbeitet werden.

Tipp 2: Arbeite fokussiert

Im Zeitmanagement spricht man von Fokus, wenn man seine volle Konzentration bündelt und auf nur eine einzige Aufgabe richtet. Es wird weder etwas nebenbei erledigt, noch lasse ich mich unterbrechen oder von irgendjemandem oder irgendetwas stören. Um fokussiert arbeiten zu können, sollte man im Vorfeld einen konkreten Zeitraum festlegen, in dem man eine ganz bestimmte Aufgabe angeht. Blockiere diese Zeit als Termin in deinem Kalender und lehne jegliche Anfragen für diesen Zeitraum ab. Am besten du arbeitest an einem Ort wo du ungestört von anderen bist und nicht leicht abgelenkt wirst. Wichtig: Arbeite nur an einer Sache zu einer Zeit und vermeide ständiges hin und her wechseln zwischen verschiedenen Tätigkeiten! Siehe auch: Fokus ist das neue Multitasking! und 5 Tipps die deinen Fokus deutlich verbessern

Tipp 3: E-Mail-Management

Schalte zuallererst deine E-Mailbenachrichtigungen aus und lass dich nicht von jeder eingehenden Mail ablenken! E-Mails stets im Block bearbeiten und dabei von der aktuellsten zur ältesten vorgehen. Diese Reihenfolge der Bearbeitung bewahrt dich davor deine wertvolle Zeit in die Beantwortung einer Mail zu stecken und fünf Mails später festzustellen dass die Mühe vergebens war. Um dein Postfach schnell und einfach übersichtlich zu bekommen, solltest du dir folgende Ordner anlegen: Antworten: Mails auf die ich reagieren muss, Lesen: Mails die ich lesen möchte, Später lesen: Mails die später benötigt werden der Termin aber noch nicht klar ist bzw. ich auf jemand anderen angewiesen bin. Ablage: hier kommen Mails rein die ich behalten möchte. Melde dich von nicht mehr benötigten Newslettern ab!

Tipp 4: Erledige kleinere Aufgaben immer sofort

Aufgaben deren Erledigung höchstens 3 Minuten dauern, solltest du nach Möglichkeit immer direkt erledigen. Täglich prasseln zahlreiche solcher kleinen Tasks auf uns ein, deren Abarbeitung oft je nur 1-2 Minuten dauert. Wenn das Notieren einer Aufgabe in der To-do-Liste schon fast so viel Zeit in Anspruch nimmt, wie das Abarbeiten selbiger, solltest du diese auf jeden Fall sofort erledigen. Was man direkt erledigt, muss man weder für später notieren, noch kann man es vergessen! Man kann diese Aufgaben von vornherein aus dem Hinterkopf lassen und hat so nicht das Gefühl noch sehr viel erledigen zu müssen. Gewöhne dir an, möglichst oft nach dieser Methode zu handeln.

Tipp 5: Effizienter Telefonieren

Das A und O für ein zielgerichtetes und effizientes Telefonat ist es, den genauen Zweck des Anrufes – ganz klar im Kopf zu haben. Was genau bezwecke ich mit diesem Anruf und welche Information muss am Ende übermittelt sein. Um schnell zur Sache zu kommen, solltest du dir ein knackiges Intro zulegen. Wer ist am Apparat, von wo / welcher Firma rufe ich an, warum rufe ich an? Wenn man nicht weiß wer der richtige Ansprechpartner für ein bestimmtes Anliegen ist, sollte man sich zunächst immer so kurz wie möglich doch so umfangreich wie nötig halten bis man an den zuständigen Ansprechpartner verbunden wurde. Sobald ich das Ziel meines Anrufes erreicht habe, bedanke ich mich und beende das Telefonat! Mein Lieblingshack für effizientes Telefonieren ist das Freisprechen! Eine Freisprecheinrichtung, gibt mir die Möglichkeit meine Telefonate abzuwickeln und zeitglich einfache Aufgaben – so genannte „no-brainer“ – zu erledigen. Ich kann mir Notizen machen und Unterlagen heraussuchen, ohne mich zu verrenken oder den Hörer mit meinem Gesprächspartner dran aus der Hand legen zu müssen.  Siehe hier den kompletten Beitrag: Effizienter telefonieren 📱📞☎️

Ich hoffe meine 5 Tipps für effizienteres Arbeiten im Büro, haben dir gefallen und möchte dich noch kurz darum bitten mir ein Like auf Facebook zu geben oder diesen Beitrag mit anderen zu teilen. Vielen Dank für deine Zeit, Thorsten!

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Fokus ist das neue Multitasking!

Warum Multitasking gestern war und du dich stattdessen wieder auf eine einzelne Sache fokussieren solltest! Noch bis vor wenigen Jahren galt es als angesehen multitaskingfähig zu sein. Wer vermeintlich mehrere Aufgaben zur selben Zeit erledigen konnte, galt als besonders produktiv und konnte mit dem Begriff ‚Multitasking Fähigkeit‘ nicht selten sogar in seiner Bewerbung Punkten.

Heute weiß man jedoch, dass Multitasking reine Augenwischerei ist. Egal ob beim Menschen oder in der Welt der EDV, Multitasking ist nicht dass für was es angepriesen wird. Die vielen verschiedenen Tasks (deut. ‚Aufgaben‘) werden nämlich nur scheinbar gleichzeitig bearbeitet. In Wahrheit wird nur ein einziger Task zu einer Zeit angegangen während die anderen pausiert werden. Nach einer kurzen Zeit der Bearbeitung wird auch der aktuelle Task pausiert und ein anderer wird weiterbearbeitet. Nach diesem Prinzip geht es immer weiter bis die jeweilige Aufgabe abgearbeitet ist. Bei Personal Computern funktioniert dies  natürlich rasend schnell, sodass es für den Anwender den Anschein hat, alles passiere gleichzeitig – sieht man von Multikern-Prozessoren ab, ist dies jedoch nicht so.

Auch wenn unsere Technik mit dieser Art des Arbeitens ganz gut zurecht kommt, sieht es beim Menschen hier etwas schlechter aus. Versuchen wir mehrere Dinge gleichzeitig zu machen, kommen wir schnell an unsere Grenzen. Zwar lassen sich Aufgaben wie Frühstücken und dabei Zeitung lesen oder bügeln und nebenbei TV schauen ganz gut kombinieren, doch viele andere Kombinationen zeigen uns schnell unsere Grenzen auf. Auch Autofahren und sich dabei unterhalten klapp ganz hervorragend – solange man sich des Weges sicher ist – muss man sich jedoch plötzlich neu orientieren, kommt die Unterhaltung schnell ins stocken. Im allgemeinen funktionieren nur Kombinationen von jeweils einem ’no-brainer‘, also einem einfach durchzuführenden Task, der einem ohne darüber nachzudenken von der Hand geht und einer kognitiven Aufgabe, die den Geist beschäftigt. Fordern jedoch zwei oder gar noch mehr Tätigkeiten jeweils unsere gesamte Konzentration, gelingt uns keine der Arbeiten wirklich gut. Machen wir hierzu ein kleines Experiment! Versucht doch einfach mal den nächsten Abschnitt zu lesen und dabei die Anzahl der Punkte, Kommas und Großbuchstaben jeweils mitzuzählen und dabei gleichzeitig den Inhalt des Textes  zu verstehen.

Die meisten Menschen werden dabei schnell ins Stocken geraten, sie werden entweder extrem langsam lesen oder den Lesefluss immer wieder unterbrechen um die geforderten Zeichen und Buchstaben zu addieren. Dieses kleine Experiment sollte einem schnell bewusst werden lassen, wie eingeschränkt multitastikfähig wir in Wirklichkeit sind. Im Büroalltag sind wir natürlich ständig an mehreren Dingen gleichzeitig dran. Wir versuchen unser Arbeitspensum zu bewältigen und sehen uns immer wieder gezwungen diverse Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Da wir im Büro überwiegend mentale Arbeiten verrichten, kommen wir folglich sehr oft an unsere Grenzen was Multitaskingfähigkeit anbelangt. Wir machen vermehrt Fehler, geraten in Stress und erreichen mit dieser Arbeitsweise meistens genau das Gegenteil von dem was wir eigentlich wollen: wir verringern unsere Produktivität anstatt diese zu steigern!

(Die Ergebnisse der Zählaufgabe findet ihr am Ende des Blogposts)

Doch Multitasking geht nicht nur zu Lasten unserer Produktivität, das ständige Hin und Her raubt uns auch  die Konzentration und verlangsamt dadurch die Prozesse. Jedes Mal wenn wir von einer Sache zu einer Anderen wechseln, müssen wir uns wieder reindenken, selbst wenn es nur einen kurzen Moment dauert, wir müssen erfassen wo wir gerade dran waren und entscheiden wie wir jetzt weitermachen. Diese Art des Arbeitens verlangt uns eine Menge Energie ab und wird zu einer echten psychischen und auch physischen Belastung. Auf Dauer kann uns Multitasking sogar krank machen.

Um produktiv und vor allem gesund zu bleiben solltest du lieber fokussiert einen Task nach dem anderen abarbeiten. Konzentriere dich wirklich nur auf die eine Sache an der du gerade dran bist und erledige diese komplett bevor du dich einer neues Aufgabe widmest. Sollte es nicht möglich sein eine Aufgabe am Stück zu erledigen, da diese viel zu komplex ist und einfach zu lange dauert, so setze dir sinnvolle Teilziele die du schrittweise abarbeiten kannst. Unterm Strich bist du so nicht nur schneller, sondern du machst auch weniger Fehler und arbeitest dazu auch deutlich stressfreier. Versuche so weit du kannst fokussiert an einer Sache zu arbeiten und lass dich nicht davon ablenken. Kommen neue weitere Aufgaben auf, arbeite diese nie zwischendrin ab sondern schreibe sie lediglich auf deine To-do-Liste damit sie nicht vergessen werden. Erst wenn du deine aktuelle Aufgabe beendet hast, solltest du dich dem nächst dringenderen Punkt von deiner Liste widmen. Wahrscheinlich denkst du jetzt: „der hat gut reden aber in meinem Job geht das nicht.“ – mag sein, ich kenne deine Situation ja nicht doch man muss sich auch nicht von jeder eingehenden Mail und von jeder Textnachricht ablenken lassen. Sogar die Besatzung eines Rettungswagens arbeitet zuerst einmal den aktuellen Einsatz ab, bevor sie sich einem neuen Rettungseinsatz widmet, selbst wenn es dabei um Leben und Tod geht. Verglichen damit, ist ein dringender Rückruf oder ein wartender Kunde geradezu lächerlich. Probiere es doch einfach einmal aus und entscheide selbst.

In der kommenden Woche habe ich fünf Tipps für dich, wie du deinen Fokus deutlich verbessern kannst.

(Lösung: 26 Großbuchstaben, 4 Kommas, 5 Punkte)

5 zeitsparende Habits für das 🎆 neue Jahr 🎇

– Mit welchen „Habits“ (deut. ‚Gewohnheiten‘) du bereits im kommenden Jahr wertvolle Zeit einsparen kannst.

Immer wieder zum Jahreswechsel kommt die gleiche Frage auf – nach den guten Vorsätzen für das neue Jahr. Oft heißt es dann: Mehr Sport machen, gesünder ernähren, endlich abnehmen oder aufhören zu rauchen. Es gilt, schlechte Angewohnheiten abzulegen und sich Gute anzueignen. Bereits unter den Top 5 steht meist mehr Zeit mit der Familie bzw. mit der Freundin. Aber auch indirekt erfordern viele der genannten Vorsätze einen gewissen Mehraufwand an Zeit, den man zu deren Umsetzung aufbringen muss. Heute erhaltet ihr Beispiele für verschiedene Gewohnheiten (engl. ‚Habits‘), durch die ihr, sobald ihr sie fest in euer Leben implementiert, eine Menge Zeit einsparen könnt. Manches davon ist nicht jedermanns Sache, doch vielleicht kannst du den einen oder anderen Vorschlag auf dich übertragen.
1. Früher aufstehen.

Vielen mag es schwerfallen, aber wenigstens eine viertel Stunde früher aufstehen als gewohnt ist meiner Meinung nach wirklich machbar! Wenn du dir angewöhnst ab jetzt nur 15 Minuten früher aufzustehen, sind das aufs Jahr hochgerechnet fast 4 Tage. Viel Zeit, in der du einiges machen kannst. Nutze diese Zeit wofür auch immer du möchtest, um Dinge zu tun, für die du morgens bisher keine Zeit hattest. Schaffe dir eine Morgenroutine, meditiere, mach ein wenig Sport oder ein paar Dehnübungen. Erledige kleine Arbeiten im Haushalt, lies ein wenig, beantworte ungestört E-Mails, genieße dein Frühstück oder starte ganz einfach weniger gestresst in den Tag. Mit dieser einfachen Methode gewinnst du 1,75 h pro Woche.
2. E-Mails im Block beantworten.

Wir bekommen täglich zahlreiche E-Mails, viele davon sind Spam manche sind wichtig. Die wenigsten davon sind dringend (siehe: Link). Um nicht für die Beantwortumg einer jeden eingehenden E-Mail aus der aktuellen Tätigkeit gerissen zu werden, empfiehlt es sich, diese im Block abzuarbeiten. Hier muss jeder für sich selbst herausfinden wie oft bzw. in welchen Abständen die E-Mails gelesen bzw. abgearbeitet werden müssen. Bei dem Einen reicht es wahrscheinlich, die Mails einmal die Woche zu checken und zu bearbeiten, andere müssen dies eventuell jede Stunde tun, hier gehen die Möglichkeiten sehr auseinander. Am besten man stellt direkt die Synchronisation der Mails im Mailaccount nach dem eigenen Bearbeitungszyklus ein. Hat man beispielsweise für sich herausgefunden, dass es am sinnvollsten ist, alle 2 Stunden seine Mails zu checken und diese dann 15-30 Minuten lang zu bearbeiten, sollte man diese auch nur alle 2 Stunden vom Server abrufen, um nicht die ganze Zeit von eintreffenden Mails gestört zu werden. Ich empfehle die Mails dann in der Reihenfolge von der Neusten zur Ältesten zu beantworten, dies hat den Vorteil sofort zu bemerken, welche Mails überhaupt keiner Antwort mehr bedürfen. Du wirst feststellen, dass viele Mails sich aus den verschiedensten Gründen bereits von selbst erledigt haben und du keine Energie mehr aufwenden musst um diese zu beantworten. Fängst du hingegen bei der Ältesten an, bearbeitest du evtl. Mails, die durch später eingetroffene Nachrichten für nichtig erklärt wurden.
3. Schaffe dir feste Abläufe.

Es klingt zwar langweilig und spießig, doch feste Abläufe und Pläne sparen dir eine Menge Zeit für Entscheidungsfindungen. Hierfür gibt es die unterschiedlichsten Möglichkeiten, auch wenn manche davon etwas verschroben wirken. Wie viel Zeit verbringst du damit, vor dem Kleiderschrank zu stehen und dir zu überlegen was du heute anziehen sollst? Besonders bei Frauen ist dies ein weit verbreitetes Phänomen. Ein Problem, welches viele sehr effiziente und erfolgreiche Personen nicht haben. Bestes Beispiel hierfür ist Steve Jobs, er trug ständig Bluejeans und einen schwarzen Rollkragenpullover. Mark Zuckerberg trägt fast immer Jeans und ein dunkles T-Shirt. Natürlich wurden diese Herren auch schon mal in Anzug oder Smoking gesichtet, doch ohne Kleiderordnung sah man sie bisher meist in ihrem Standardoutfit. Nicht dein Ding? OK, aber was wenn du deine gängigen Kleidungskombinationen bereits so in den Schrank einsortierst, dass du diese einfach der Reihe nach von oben nach unten anziehst? Eine weiere Möglichkeit ist es, sich einen Essensplan für die Woche zu machen und für jeden Tag zu notieren, was dann gegessen wird. Ich esse Mo (vegetarisch) Suppe und Käsebrot, Di Fisch und Reis, Mi gibt es Steak und Salat, Do Nudeln, Fr – So gehen wir entweder essen oder empfangen selbst Gäste und richten uns dann nach diesen. Ist dir das zu langweilig jede Woche das selbe zu essen?  Erstelle einen neuen Plan für die kommende Woche und bestimme so selbst wie lange dein Rhythmus bis zu Wiederholung ist. Auch mein Sportprogramm folgt einem festen Plan: Mo Laufen, Di Schwimmen, Mi Krafttraining, Do Laufen, Fr Laufen und Sa/So je nach dem wie das Tagesprogramm aussieht einmal Krafttraining und einmal Fahrradfahren. Welche festen Abläufe können für dich von Nutzen sein?
4. Gewöhne dir an, öfter „NEIN!“ zu sagen.

Eine Menge Menschen in deinem Umfeld trachten nach deiner Zeit. Ob bei der Arbeit, im privaten Umfeld oder auch in der Familie. Wir haben alle nur dieselben 24 Stunden am Tag zur Verfügung, daher sollten wir mit Bedacht entscheiden, wie wir diese verbringen. Dies soll jetzt keine Aufforderung sein weder Zeit mit Freunden noch mit der Familie zu verbringen und auch deine Arbeit sollte keineswegs unter dieser Angewohnheit leiden. Doch je nachdem wie groß deine Familie und dein Freundeskreis sind, solltest du öfter mal eine Anfrage für eine Verabredung ablehnen, damit diese nicht Überhand nehmen. Du kannst schließlich nicht jeden Tag der Woche – deine ganze Freizeit – mit Freunden verbringen und dich deren Bedürfnissen anpassen, echte Freunde sollten dass verstehen. Doch wem und wann sage ich zu, wann und zu wem sage ich NEIN? Um diese Entscheidung zu fällen, solltest du dir immer überlegen, mit wem du den größten „Return on time invested“ bekommst. Ich bevorzuge immer Verabredungen, bei denen ich etwas mache, was ich sowieso machen würde: Freunde zum Sport treffen, mit Freunden oder der Familie gemeinsam essen, etwas Neues lernen oder erleben. So kann ich zeitgleich meine persönlichen Vorhaben erledigen und pflege darüber hinaus noch soziale Kontakte. Verabredungen, bei denen von vornherein unklar ist, was gemacht wird oder bei denen abzusehen ist, dass erst einmal 1-2 Stunden diskutiert wird was unternommen wird, werden sofort abgelehnt. Bist du von einem dir angebotenen Angebot also nicht wirklich überzeugt – sag einfach NEIN! Einmal verschwendete Zeit ist für immer verstrichen!
5. Arbeite fokussiert und nur an einer Sache.

Jede Unterbrechung deiner Arbeit und jedes hin und her wechseln zwischen verschiedenen Tätigkeit kostet Zeit. Bleibst du an einer Sache dran bis diese erledigt ist, bevor du mit einer Neuen beginnst, sparst du eine Menge Zeit. Lass dich weder von eingehenden Nachrichten auf deinem Smartphone noch von Werbung oder Social Media ablenken. Vergiss Multitasking, dies ist ein Begriff aus der EDV, welcher irgendwann auf die menschliche Arbeitswelt übertragen wurde. Auch wenn es bei den viel beschäftigten Müttern mit kleinen Kindern oft den Anschein hat, mittlerweile weiß man, dass es außerhalb von Computerschaltkreisen kein echtes Multitasking gibt. Es ist viel mehr ein schneller Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben, der sehr zu Lasten der Qualität geistiger Arbeit geht. Multitasking beim Menschen ist entgegen der allgemeinen Meinung sogar weniger effizient als einen Sache nach der Anderen zu erledigen. Mit Multitasking verschlimmern wir also genau das, was wir eigentlich verbessern wollen. Legst du hingegen deinen Fokus immer nur auf einen einzelnen Arbeitsgang zu einer Zeit, arbeitest du definitiv effizienter und bekommst in der gleichen Zeit mehr erledigt.

Versuche doch mal einen oder mehrere dieser Habits in dein Leben zu implementieren und damit ohne großen Aufwand eine passable Menge an Zeit zu sparen.

Ich wünsche allen Lesern einen guten Rutsch ins neue Jahre sowie eine gute Zeit!