Wie planst du deinen Tag? Um produktiv planen zu können, empfiehlt es sich bereits am Abend seine To-do-Liste für den folgenden Tag zu erstellen. Überlege dir welche deiner Aufgaben du heute nicht geschafft hast und was du morgen alles angehen wirst. Dies spart dir Zeit, denn am gerade endenden Arbeitstag weißt du genau wo du dran bist und kannst so am besten entscheiden was noch alles zu tun ist. Dank der feierabendlichen To-do-Liste, brauchst du am nächsten morgen nicht lange zu überlegen was zu tun ist und womit du anfangen sollst.

Heute möchte ich euch eine weitere Technik aus dem klassischen Zeitmanagement vorstellen. Bekannt ist sie unter dem Namen: A-L-P-E-N-Methode.

„Die A-L-P-E-N-Methode ist ein Begriff des Zeitmanagement und ist eine vergleichsweise einfache, bei richtiger und konsequenter Handhabung aber sehr effektive Art, seinen Tagesablauf zu planen.“ – wie es das Online-Lexikon Wikipedia so schön umschreibt.

A-L-P-E-N steht für:

Aufgaben

Länge

Pufferzeiten

Entscheidungen

Nachkontrolle

Aufgaben

Aufgaben aufschreiben ist ein Tipp den wir immer wieder in den verschiedensten Zeitmanagement-Methoden wiederfinden. Zum einen hilft es einem dabei nichts zu vergessen, und zum anderen bringe ich somit einen Teil meiner Gedanken – die immer wieder in meinem Kopf herumschwirren – auf Papier und nehme somit weniger davon mit in den Feierabend. Notiere dir alle Aufgaben und Termine für den morgigen Tag, hierbei ist die Reihenfolge zunächst völlig egal, die Hauptsache ist, du schreibst es auf. Was du notiert hast, musst du dir nicht mehr merken und du kannst morgen problemlos wieder darauf zugreifen. Ein weiterer Vorteil ist es, dass du anhand dieser To-do-Liste deine Aufgaben später besser priorisieren und sortieren kannst. Siehe hierzu: MIT (Most Important Task) und Das Wichtigste zuerst tun ☝🏼

Länge

Wir neigen dazu zu überschätzen, was wir an einem einzelnen Tag schaffen können, wir unterschätzen jedoch, was wir in einem Jahr alles erreichen können. Nehmen wir uns zu viel vor und erreichen unser Tagesziel nicht, schaden wir damit unserem Selbstbewusstsein oder werden schnell frustriert. Um dies zu umgehen, ist es ratsam den Zeitaufwand für die einzelnen Aufgaben möglichst realistisch einzuschätzen. Bei vielen Aufgaben kann man hierzu auf Erfahrungswerte zurückgreifen, bei manchen jedoch ist es im Vorfeld schwierig eine Erledigungsdauer abzuschätzen. Notiere dir Datum und Uhrzeit für feste Termine und setzte dir Zeitlimits für die einzelnen Aufgaben.

Pufferzeiten

Neben dem realistischen Einschätzen des Zeitaufwandes und dem setzen von Zeitlimits für das abarbeiten von Aufgaben, ist es ebenso wichtig Pufferzeiten einzuplanen. Würdest du deinen Arbeitstag – wie oben beschrieben – komplett verplanen, könntest du dein Pensum niemals schaffen. Abgesehen von eventuellen Fehleinschätzungen vom Zeitaufwand, kommen erfahrungsgemäß immer noch weitere Verzögerungen oder Komplikationen auf. Du musst überraschend an einem Meeting teilnehmen, ein Kundengespräch dauert länger als gedacht oder die Technik spielt ganz einfach nicht mit. Schon wäre deine Planung dahin. Um dem zu entgehen solltest du stets Pufferzeiten in deine Planung mit aufnehmen. Die ALPEN-Methode empfiehlt hierzu lediglich 60 % des Arbeitstages fest zu verplanen und die restlichen 40 % als Puffer für Unvorhergesehenes einzuplanen.

Entscheidungen

Eine weitere wichtige Rolle – um seine Tagesziele auch wirklich zu erreichen – spielen die Entscheidungen die ich treffe. Es gilt Schwerpunkte und Prioritäten setzen! Eine bewährte Methode hierzu ist das Eisenhower-Prinzip auch Eisenhower-Matrix genannt. Es zielt darauf hin, seine anstehenden Aufgaben zunächst zu kategorisieren und mit Hilfe der Matrix auch zu priorisieren, um zu entscheiden womit man sich als nächstes beschäftigt und welche Aufgaben delegiert werden. Selbst wenn sich am Ende des Tages herausstellen sollte, dass noch etwas Zeit übrig ist, sollte man tunlichst vermeiden, einmal delegierte Aufgaben dann doch selbst zu übernehmen.

Nachkontrolle

Bei der Nachkontrolle geht es nicht nur darum die einzelnen Punkte der Liste nochmals auf Vollständigkeit zu kontrollieren, sondern auch darum zu überlegen wo es am vergangenen Tag Probleme gab. Wo waren die Bearbeitungszeiten nicht realistisch, kam ich mit den Pufferzeiten zurecht, Was kann sonst noch verbessert werden? Habe ich den Aufgaben – rückblickend betrachtet – die richtigen Prioritäten zugewiesen, oder hätte ich es besser anders gemacht. Was kann ich aus meinen Erfahrungen lernen? 

Fazit: Auch wenn die A-L-P-E-N-Methode sich leider nur auf die Tagesplanung bezieht und andere Zeiträume völlig außer acht lässt, eignet sie sich – aufgrund ihrer Einfachheit – hervorragend für Zeitmanagement Einsteiger. 

Wenn euch mein Blog gefällt, würde ich mich sehr über ein ‚Like‘ freuen und sogar noch etwas mehr, wenn ihr den mytimesafe Blog mit euren Freunden teilt. Vielen Dank für eure Zeit!

Noch vor 3 Jahren hätte ich Meditieren und Co. noch für esoterischen Hokuspokus gehalten, doch ich ließ mich eines Besseren belehren. Achtsamkeit und Meditation werden jetzt auch bei uns in Europa so langsam Mainstream! Probiere es doch einfach mal aus!

In der vergangenen Woche haben wir uns bereits mit dem Thema Achtsamkeit auseinandergesetzt. Wenn auch dir deine Zeit wichtig ist und du vermeiden möchtest, dass diese einfach an dir vorbeizieht, solltest du dich in Achtsamkeit üben. In unserem hektischen Alltag sind wir überall mit unseren Gedanken, nur nicht bei uns selbst, im hier und jetzt! Achtsamkeit hilft dir, Dinge bewusster zu tun und auch wahrzunehmen, statt einfach nur deine Zeit verstreichen zu lassen und dich zu wundern wie schnell das Jahr doch wieder vorbei war. Höre auf deinen Geist und deinen Körper und erlange so eine bessere Lebensqualität.

Hier meine 5 Lieblings-Tipps für mehr Achtsamkeit im Alltag: 

1. Achte bewusst auf deine Atmung

Schließe deine Augen und Atme tief durch die Nase ein, halte kurz inne und atme anschließend wieder vollständig durch den Mund aus. Wiederhole dies mindesten 5 mal und konzentriere dich auf nichts außer deine Atmung. Fühle wie die Luft in deinen Körper strömt und deine Lungen füllt. Am besten du führst diese Übung an der frischen Luft aus. Ich nutze jede Gelegenheit für tiefes durchatmen, wenn ich in der Natur bin. Welche Gerüche nimmst du in deiner Atemluft war? Ich bevorzuge eine tiefe Bauchatmung statt der flachen Brustatmung, empfehle jedoch einfach beide Atemtechniken für ein paar Atemzüge auszuprobieren und dann selbst zu entscheiden was für einen selbst besser funktioniert. Diese kleine Atemübung kann auch sehr hilfreich sein, wenn man ungehalten, ängstlich oder nervös ist.

 
2. Mehr zuhören und weniger reden 

Viele Menschen haben ein Problem damit richtig zuzuhören. Sie lassen ihren Gesprächspartner zwar aus Respekt aussprechen, sind aber im Geist bereits mit der eigenen gleich folgenden Ansprache beschäftigt. Natürlich möchten wir uns in einem Konflikt verteidigen oder unser Gegenüber von unserem Standpunkt überzeugen, doch oft hören wir nicht wirklich zu was man uns zu sagen hat. Versuche doch mal dich wirklich auf das gesagte zu konzentrieren und intensiv zuzuhören. Vermeide es auf jeden Fall dich während der Unterhaltung auf irgendeine Weise mit deinem Smartphone zu beschäftigen. Höre doch einfach nur einmal zu! Schließlich möchtest du ja auch dass man dir zuhört wenn du etwas zu sagen hast. Apropos – zuhören ist immer besser als selber zu sprechen, denn nur durch zuhören kannst du selbst neues Wissen erlangen. 

  
3. Achte bewusst auf deinen Geschmackssinn 

An dieser Stelle muss ich ein kleines Geständnis machen! Auf die Frage: „Wie hat es dir geschmeckt?“ – antworte ich leider nicht selten mit: „Keine Ahnung, hab nicht darauf geachtet.“ Meistens ist mein Essen dann bereits runtergeschlungen, sodass ich nicht einmal mehr davon kosten und mir ein ehrliches Urteil bilden kann. Ehrlich, ich gelobe Besserung, hier habt ihr es schwarz auf weiß. Ich arbeite daran mein Essen mehr zu genießen, besser zu kauen und intensiv auf den Geschmack zu achten. Ist mir dies gelungen, werde ich zusätzlich versuchen auf die einzelnen Komponenten und Geschmäcker in meinem Essen zu achten. Habe ich gerade ein Stück Zucchini, Karotte oder Kartoffel im Mund? Welche Gewürze erschmecke ich? 

 
4. Betrachte deine Umgebung bewusst von einem anderen Blickwinkel

Versuche in deinem Alltag doch einfach öfter einmal den Blickwinkel zu ändern. Schaue nicht immer nur auf das gewohnte sondern, gezielt in eine andere Richtung. Sicher hast du einen Stammplatz am Esstisch und einen Lieblingsplatz auf dem Sofa, wahrscheinlich liegst du auch immer auf der selben Seite deines Bettes und schaust auf die selbe Stelle an der Decke. Diese fest eingefahrenen Angewohnheiten führen dazu immer nur das gleiche im Blick zu haben. Da uns dieser Anblick vertraut ist, achten wir überhaupt nicht mehr sonderlich darauf. Setze dich doch einfach mal auf die andere Seite des Tisches, ans andere Ende des Sofas oder wenn du ganz verwegen bist, lege dich mit dem Kopf ans Fußende deines Bettes. Starte noch heute damit und du wirst schnell sehen, wie sich deine Sicht auf dein gewohntes Umfeld ändert. Fahre morgen doch mal einen anderen Weg zur Arbeit, laufe mal eine neue Strecke oder absolviere deine Stammroute einfach mal in die andere Richtung. Halte beim Gang durch deinen Heimatort öfter mal inne und schaue einfach mal nach oben. Betrachte dir die Giebel der Häuser und entdecke neues in den Kronen der Bäume. Es gibt mit Sicherheit auch an für dich sehr vertrauten Orten, eine Menge zu entdecken, wenn man darauf achtet und einfach mal den Blickwinkel ändert.

 
5. Fokussiere dich bewusst nur auf eine einzige Sache

Das die Zeiten des Multitasking längst vergangen sind, darüber habe ich bereits in meinem Artikel Focus geschrieben. Dennoch gibt es natürlich etliche Möglichkeiten Zeit zu sparen in dem man diverse Dinge gleichzeitig macht, doch dabei gibt es gewisse Regeln zu beachten worauf ich noch in einem späteren Artikel eingehen werde. Wer jedoch mehr Achtsamkeit in sein Leben bringen möchte, sollte sich vermehrt nur auf eine einzelne Sache fokussieren. Gehörst du auch zu denjenigen, die beim Frühstück Zeitung lesen oder beim Abendessen TV schauen? Lass deinen Fernseher beim Essen doch einfach mal aus und konzentriere dich nur auf dein Mahl. Andersrum betrachtet, bei welchen Tätigkeiten bist du parallel immer wieder am essen? Vermeide es bei der Arbeit am Computer oder beim Lesen zu essen. Überlege dir bei was du fokussierter und auch achtsamer werden könntest und finde heraus was für dich am besten funktioniert.