Archiv für den Monat Juli 2018

5 Büro-Hacks die du dir unbedingt aneignen solltest!

Meine Top 5 Tipps für effizienteres Arbeiten im Büro.

Tipp 1: Priorisiere deine Aufgaben richtig

Um meine anstehenden Aufgaben richtig priorisieren zu können, muss ich zunächst den Unterschied zwischen wichtig und dringend kennen. Eine Aufgabe ist wichtig, wenn: sie der Erreichung meiner persönlichen Ziele oder der meiner Unternehmung dient. Eine Aufgabe ist dringend, wenn: ein Datum oder gar eine Uhrzeit damit verbunden ist, oder sie aus irgendeinem Grund kurzfristig erledigt werden muss. Anschließend solltest du deine Aufgaben den folgenden vier Kategorien zuordnen:

Wichtig und dringend (sofort selbst erledigen)

Wichtig aber nicht dringend (zu einem späteren Zeitpunkt selbst erledigen)

Dringend aber nicht wichtig (sollten zeitnah, delegiert werden)

Weder wichtig noch dringend (müssen im Zweifelsfall gar nicht bearbeitet werden)

Sind die Aufgaben erst einmal den vier Kategorien zugeordnet, können diese nach der Eisenhower-Priorisierung abgearbeitet werden.

Tipp 2: Arbeite fokussiert

Im Zeitmanagement spricht man von Fokus, wenn man seine volle Konzentration bündelt und auf nur eine einzige Aufgabe richtet. Es wird weder etwas nebenbei erledigt, noch lasse ich mich unterbrechen oder von irgendjemandem oder irgendetwas stören. Um fokussiert arbeiten zu können, sollte man im Vorfeld einen konkreten Zeitraum festlegen, in dem man eine ganz bestimmte Aufgabe angeht. Blockiere diese Zeit als Termin in deinem Kalender und lehne jegliche Anfragen für diesen Zeitraum ab. Am besten du arbeitest an einem Ort wo du ungestört von anderen bist und nicht leicht abgelenkt wirst. Wichtig: Arbeite nur an einer Sache zu einer Zeit und vermeide ständiges hin und her wechseln zwischen verschiedenen Tätigkeiten! Siehe auch: Fokus ist das neue Multitasking! und 5 Tipps die deinen Fokus deutlich verbessern

Tipp 3: E-Mail-Management

Schalte zuallererst deine E-Mailbenachrichtigungen aus und lass dich nicht von jeder eingehenden Mail ablenken! E-Mails stets im Block bearbeiten und dabei von der aktuellsten zur ältesten vorgehen. Diese Reihenfolge der Bearbeitung bewahrt dich davor deine wertvolle Zeit in die Beantwortung einer Mail zu stecken und fünf Mails später festzustellen dass die Mühe vergebens war. Um dein Postfach schnell und einfach übersichtlich zu bekommen, solltest du dir folgende Ordner anlegen: Antworten: Mails auf die ich reagieren muss, Lesen: Mails die ich lesen möchte, Später lesen: Mails die später benötigt werden der Termin aber noch nicht klar ist bzw. ich auf jemand anderen angewiesen bin. Ablage: hier kommen Mails rein die ich behalten möchte. Melde dich von nicht mehr benötigten Newslettern ab!

Tipp 4: Erledige kleinere Aufgaben immer sofort

Aufgaben deren Erledigung höchstens 3 Minuten dauern, solltest du nach Möglichkeit immer direkt erledigen. Täglich prasseln zahlreiche solcher kleinen Tasks auf uns ein, deren Abarbeitung oft je nur 1-2 Minuten dauert. Wenn das Notieren einer Aufgabe in der To-do-Liste schon fast so viel Zeit in Anspruch nimmt, wie das Abarbeiten selbiger, solltest du diese auf jeden Fall sofort erledigen. Was man direkt erledigt, muss man weder für später notieren, noch kann man es vergessen! Man kann diese Aufgaben von vornherein aus dem Hinterkopf lassen und hat so nicht das Gefühl noch sehr viel erledigen zu müssen. Gewöhne dir an, möglichst oft nach dieser Methode zu handeln.

Tipp 5: Effizienter Telefonieren

Das A und O für ein zielgerichtetes und effizientes Telefonat ist es, den genauen Zweck des Anrufes – ganz klar im Kopf zu haben. Was genau bezwecke ich mit diesem Anruf und welche Information muss am Ende übermittelt sein. Um schnell zur Sache zu kommen, solltest du dir ein knackiges Intro zulegen. Wer ist am Apparat, von wo / welcher Firma rufe ich an, warum rufe ich an? Wenn man nicht weiß wer der richtige Ansprechpartner für ein bestimmtes Anliegen ist, sollte man sich zunächst immer so kurz wie möglich doch so umfangreich wie nötig halten bis man an den zuständigen Ansprechpartner verbunden wurde. Sobald ich das Ziel meines Anrufes erreicht habe, bedanke ich mich und beende das Telefonat! Mein Lieblingshack für effizientes Telefonieren ist das Freisprechen! Eine Freisprecheinrichtung, gibt mir die Möglichkeit meine Telefonate abzuwickeln und zeitglich einfache Aufgaben – so genannte „no-brainer“ – zu erledigen. Ich kann mir Notizen machen und Unterlagen heraussuchen, ohne mich zu verrenken oder den Hörer mit meinem Gesprächspartner dran aus der Hand legen zu müssen.  Siehe hier den kompletten Beitrag: Effizienter telefonieren 📱📞☎️

Ich hoffe meine 5 Tipps für effizienteres Arbeiten im Büro, haben dir gefallen und möchte dich noch kurz darum bitten mir ein Like auf Facebook zu geben oder diesen Beitrag mit anderen zu teilen. Vielen Dank für deine Zeit, Thorsten!

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Ständig unterwegs zu Geschäftsterminen?

Wie du auf Geschäftsreisen wertvolle Zeit sparen kannst! Du verbringst viel Zeit mit Kundenbesuchen und bist daher viel unterwegs? Dann solltest du unbedingt folgende Tipps beherzigen!

Es klingt zwar etwas langweilig und eintönig, doch der Schlüssel zum Zeit sparen heißt auch in diesem Fall: Routinen. Routinen helfen uns in den unterschiedlichsten Lebenslagen Dinge, effizient und sicher zu erledigen. Besonders auf Geschäftsreisen können wir uns diese zu Nutzen machen. Auch wenn wir nicht immer in den selben Urlaubsort fahren, so besuchen wir doch immer wieder die selben Kunden.

Damit unsere Geschäftsreise möglichst schnell und stressfrei von statten geht, sollten wir diese so einfach wie möglich gestalten.

Buchung:

So viel wie möglich im Vorfeld online buchen – Unterkunft, Parkplatz, Flug- und Bahn-Tickets, Mietwagen und ggf. auch einen Tisch im Restaurant! Wer immer über die selben Buchungs-App oder das selbe Reiseportale bucht, kann hier seine Adresse, die Zahlungsdaten und weitere Details hinterlegen und muss diese nicht ständig neu eingeben.

Anreise:

Wer mit dem Firmenwagen zum Kundenbesuch fährt, sollte nach Möglichkeit immer die selbe Route nehmen, sodass einem die Strecke bereits geläufig und das Navi nur noch sporadisch läuft. So fährt man stressfreier und kann seine Zwischenstopps besser planen, da man ungefähr weiß wo welche Rasthöfe kommen, was man dort essen kann und wie die Toiletten sind. Außerdem empfiehlt es sich im Vorfeld zu klären ob die Unterkunft einen Parkplatz hat, beziehungsweise wo man sein Fahrzeug abstellen kann.

Wer nicht mit dem Firmenfahrzeug reisen muss, sollte sich überlegen ob die Anreise mit dem Zug nicht besser wäre. Im Zug reist man entspannter und kann die Zeit der Anreise effektiver nutzen als beim Auto fahren, um sich zum Beispiel auf den Geschäftstermin vorzubereiten, etwas zu lesen, zu schreiben oder um sich einfach nur auszuruhen. Bei einer Anreise mit der Bahn sollte im Vorfeld natürlich klar sein, wie der schnelle Transfer vom Bahnhof zum Kunden und später zum Hotel vonstatten geht. Eventuell lohnt es sich, bei manchen kleineren Zielbahnhöfen, vorab ein Taxi dorthin zu bestellen, um somit längere Wartezeiten zu vermeiden.

Unterkunft:

Bei der Buchung des Hotels oder des Airbnb sollte nicht nur auf den Preis sondern vor allem auf die günstig gelegene Lage der Unterkunft geachtet werden. Niemand möchte nach einem langen anstrengenden Arbeitstag noch stundenlang pendeln oder in der Rushhour festhängen. Auch wenn die Firma ein günstiges Hotel in einem Außenbezirk vorsieht, kann man hier sicherlich mit den zusätzlichen Taxi- oder ähnlichen anfallenden Fahrtkosten argumentieren. Oft wird nicht an dieses Detail gedacht, sodass man im Endeffekt nur Zeit verschwendet statt Geld zu sparen.

Bei der Buchung eines Airbnb sollte man stets darauf achten, wie man Zugang zu seiner Unterkunft bekommt. Zugangscodes und Schlüsseldepots, sind herkömmlichen Schlüsselübergaben mit Termin und Treffpunkt immer vorzuziehen. Man ist zeitlich so nicht gebunden und muss auch auf niemanden warten. Wer plant sich in seinem angemieteten Airbnb selbst zu versorgen, sollte hier vielleicht auch auf die Nähe zu Supermärkten oder dem ÖPNV achten.

Auch wenn dass jetzt sich ziemlich langweilig anhört, wer auf Geschäftsreise öfter in den selben Städten unterwegs ist, sollte immer möglichst viel gleich gestalten. Den selben Flughafen und die selbe Airline nutzen, die selbe Strecke fahren und das selbe Hotel buchen, immer das gleiche Mietfahrzeug auswählen und so weiter. Dadurch wird mit der Zeit vieles zur Routine und geht wesentlich einfacher und stressfreier von der Hand. Man kann sich schneller orientieren, muss nicht so viel suchen da man sich bereits auskennt und ist direkt mit dem Mietwagen und dessen Navi vertraut. Dank dieser Routinen hat man seinen Kopf etwas freier und man spart eine Menge Zeit an Eingewöhnung und Umgewöhnung.

Falls ihr auch noch ein Paar gute Zeitspar-Tipps für die Geschäftsreise habt, würde ich mich freuen, wenn ihr mir diese in die Kommentare schreibt. Ich danke euch und wünsche eine gute Zeit!

Preisschild

Der unsichtbare zweite Preis 🏷 Teil 2

Zahlungsmittel Zeit. In der vergangenen Woche schrieb ich bereits über den zweiten, unsichtbaren Preis, der bei jedem Geld ausgeben meist unbedacht bleibt – unsere Zeit!

Wer bei seinem Job Zeit gegen Geld tauscht, sollte bei unnötigen Ausgaben immer kurz innehalten und sich folgendes überlegen: Wie lange muss ich arbeiten um mir dass hier leisten zu können? Wie lange werde ich Freude daran haben? Ist es mir dass jetzt wirklich wert?

Ich möchte hier niemandem etwas ausreden, oder mich gänzlich gegen Konsum aussprechen, – nichts liegt mir ferner – ich möchte lediglich zum Nachdenken anregen und ein Bewusstsein für das „Zahlungsmittel Zeit“ schaffen.

Sicherlich habt ihr schon einmal vom Big Mac Index gehört. Da man nahezu auf der ganzen Welt standardisierte Big Macs kaufen kann, stellt dieser Index einen guten Indikator für die Kaufkraft verschiedener Währungen da. Hierzu habe ich neulich eine interessante Übersicht im Netz gefunden. Diese verglich nicht nur den jeweiligen Preis für einen Hamburger umgerechnet in US Dollar, sondern wies zusätzlich auch die Zeit in Minuten aus, die ein Arbeiter mit Mindestlohn dafür arbeiten muss. (Sucht hierzu einfach nach: big mac index minumum wadge)

Man sieht schnell, wie unfassbar groß die Differenz hier in den verschiedenen Ländern ist. Während ein Mindestlohnarbeiter in Australien nur ca. 18 Minuten arbeiten muss, um sich von seinem Lohn einen Big Mac leisten zu können, muss ein Mindestlohnarbeiter für den gleichen Hamburger – obwohl dieser dort günstiger ist – in Afghanistan bereits 372 Minuten schuften. Ich wette die wenigsten, die so lange für einen Hamburger arbeiten müssen, werden ihr Geld tatsächlich für dieses ausgeben.

Doch genauso gut, wie wir darüber nachdenken, wie lange wir für etwas arbeiten müssen, sollten wir uns auch immer überlegen ob es uns die Zeit wert ist, wenn wir bei etwas Geld sparen können. Wie weit fährst du nur um beim Tanken zu sparen? Wie lange stehst du irgendwo an, nur um etwas von geringem Wert gratis zu bekommen? Und der Klassiker: Wie viel Zeit verplemperst du, wenn du für eine Kleinigkeit zur 20 Prozent-Aktion in den Baumarkt fährst? Versteht mich bitte richtig, ich liebe es Geld zu sparen und bei einer 20 Prozent-Aktion kann man wirklich ordentlich sparen, nur sollte es sich dann auch echt lohnen. Wer 2 Stunden unterwegs ist, nur um 5 € sparen zu können, macht definitiv etwas falsch. Für eine kleine Packung Schrauben lohnt der Wahnsinn bei einer solchen Aktion in den Baumarkt zu fahren mit Sicherheit nicht!

Um schnell und einfach bewerten zu können, ob sich der zeitliche Aufwand für ein reduziertes oder kostenloses Produkt lohnt, schätze ich zunächst die Wartezeit samt sonstiger Verzögerungen ein. Anschließend vergleiche ich diese mit dem Betrag den ich einsparen kann und überlege mir, ob ich für einen solchen Stundenlohn arbeiten würde?

Überlegung: Ich muss 1 h anstehen und kann dadurch 5 € einsparen – würde ich einen Stundenlohn von 5 € akzeptieren? Wohl ehr nicht! – Dafür ist mir meine Zeit zu schade!

Sobald unsere Zeit und unser Geld direkt miteinander in Verbindung stehen, sollte man sich stets überlegen, ob der Aufwand an Zeit überhaupt gerechtfertigt ist.

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Preisschild

Der unsichtbare zweite Preis 🏷 Teil 1

Zahlungsmittel Zeit, womit wir außer mit unserem Geld sonst noch zahlen.

Fast alles im Leben hat seinen Preis! Meistens begleichen wir diesen in Euro, Dollar oder sonst irgendeiner Währung. Wir zahlen den Betrag der uns ausgewiesen, beziehungsweise der von uns verlangt wird. Was wir auf dem Preisschild jedoch nicht sehen und worüber sich viele von uns überhaupt keine Gedanken machen, ist der nicht ausgewiesene zweite Preis: unsere Zeit!

Die Meisten von uns, die einen herkömmlichen 9 – 5 Job haben, tauschen bei ihrer Arbeit Zeit gegen Geld. Das klassische System von Stundenlohn oder Stunden-Woche in einem Angestelltenverhältnis. Wir arbeiten eine vertraglich festgelegte Mindestanzahl an Stunden – opfern unserem Arbeitgeber also einen erheblichen Teil unserer Lebens-Zeit – und bekommen dafür Lohn oder Gehalt. Zeit gegen Geld!

Beim Kauf unserer Konsumgüter, neigen wir meist dazu uns lediglich über den ausgeschilderten Preis auf den Waren Gedanken zu machen. Meistens stellen wir den Betrag der von uns verlangt wird, lediglich in Relation zu den eigenen uns zur Verfügung stehenden Geldmitteln. Wir überlegen, ob wir uns dass leisten können beziehungsweise leisten möchten. Meiner Meinung nach, stellen wir uns jedoch viel zu selten die Frage:

Wie lange muss ich arbeiten um mir dass leisten zu können?

Wir sehen ein neues E-Bike für 3000,- € – ist schon eine Stange Geld – aber für ein gutes E-Bike muss man dass schon mal hinblättern. Dem einen mag das Geld dafür locker sitzen, dem anderen nicht, sodass dieser für eine solche Anschaffung erst einmal eine Weile sparen muss. Treffen wir uns in der Mitte und sagen, dir sitzt dass Geld zwar nicht locker, aber ab und an kannst du dir durchaus eine solche Ausgabe leisten.

Hier kommt jetzt der Gedanke des zweiten Preises ins Spiel. Wie lange musst du arbeiten, um oben genannten Betrag zu verdienen? Der Einfachheit halber, lassen wir hier außer acht, dass du ja nicht nur für das Rad arbeitest sondern auch noch für deinen Lebensunterhalt und eventuell den deiner Familie aufkommen musst. Nehmen wir an, du kannst dein ganzes Einkommen ins Fahrrad stecken. Auf wie viele Stunden/Tage/Wochen/Monate kommst du?

Wie viele Stunden wirst du dieses Fahrrad nutzen, Freude damit und somit eine schöne Zeit haben? Wird das Verhältnis von Kosten (in Arbeitszeit) zu Nutzen gut sein? Bei einem Fahrrad lässt sich das eventuell nur schwer abschätzen, doch wie sieht es bei anderen (alltäglichen Ausgaben) aus? Viele von uns geben bei einem Restaurant- oder Kinobesuch bereits mehr Geld aus, als sie in der selben Zeit verdienen. Andersrum können sich diejenigen mit den Topgehältern, zwar das schönste Haus, das schnellste Auto und den größten Fernseher leisten, verbringen jedoch so viel Zeit in ihrem 9 to 5 Job, dass ihnen nur sehr wenig Zeit bleibt ihren Luxus zu genießen.

Hinter jedem Preis in einer bestimmten Währung, steckt für all diejenigen die ihr Einkommen aus einer Tätigkeit beziehen, bei der sie Zeit gegen Geld tauschen, auch immer ein nicht ausgewiesener Preis! Wie viel meiner Lebens-Zeit musste ich aufbringen, um das entsprechende Geld mit dem ich zahle, erst einmal zu verdienen?

In der kommenden Woche stelle ich euch den erweiterten Big Mac Index vor und wir betrachten den Gedanken des zweiten Preises aus der anderen Perspektive. Wie viel Zeit verschwenden wir, nur um ein paar Euros sparen zu können?

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