Archiv für den Monat Mai 2016

Effektivität trifft Effizienz

Heute klären wir den Unterschied zweier oft falsch benutzter Begriffe des Zeitmanagements. Vielen ist der Unterschied nicht ganz klar und sie verstehen die beiden Begriffe als adäquat, doch tatsächlich trifft dies nur bedingt zu. Eine effiziente Arbeit ist immer auch effektiv, doch was effektiv ist, muss noch lange nicht effizient sein. Effektiv ist eine Arbeitsmethode, wenn sie zu einem vorher angestrebten Ziel führt. Die Methode hat den Effekt zielführend zu sein! Effizient ist sie, wenn sie nicht nur zielführend ist, sondern dabei auch noch einen möglichst geringen Aufwand an Zeit, Kosten oder Arbeitsschritten aufweist. Ich werde dies hier anhand der Zubereitung eines Salates veranschaulichen: beide Zubereitungsmethoden sind effektiv, denn sie haben den Effekt eines erfüllten Zieles – einen selbst zubereiteten Salat – doch welche der beiden Methoden ist dazu auch noch effizient? Entscheidet selbst!

Zubereitungsmethode A:

Gurke Scheiben
Gurke in Scheiben schneiden

Scheibe würfeln
Gurkescheiben vierteln

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Tomate halbieren und

Tomate einzeln
nächste Tomate halbieren,….
 

Zwiebel würfel
Zwiebelscheiben würfeln

Zubereitungsmethode B:

Gurke vierteln
Gurke 2 mal der Länge nach halbieren

direkt würfel
Gurke anschließend zerschneiden

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Zwiebel 3 mal horizontal einschneiden

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Zwiebel vertikal mehrfach einschneiden

Zwiebel direkt
Zwiebel würfeln

Beide Zubereitungsmethoden haben zum Ziel (fertiger Salat) geführt, sind also Effektiv.

Mit Pfeffer, Salz, Basilikumblättern, Olivenöl und Maggi verfeinert, schmeckt der Salat bei beiden Methoden, völlig identisch.

Der einzige Unterschied ist der Faktor Zeit:

Zubereitungsmethode A hat rund 10 Minuten gedauert

Zubereitungsmethode B benötigt nur ca. 5 Minuten.

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MIT (Most Important Task)

Wer hat ihn nicht, den imaginären Stapel zu erledigender Aufgaben? Aufgaben für die man bisweilen noch keine Zeit hatte oder die einfach unangenehm sind bzw. aus anderen Gründen immer verschoben werden. Ob eigentlich schnell erledigt oder äußerst zeitaufwändig, vom Leergut zurückgeben bis zum Lernen einer Fremdsprache ist alles dabei. Wird man auf eine dieser unerledigten Arbeiten angesprochen, so liegt diese sprichwörtlich immer ganz oben auf dem Stapel. Da sich die im Laufe der Zeit angesammelten Punkte nicht von selbst erledigen, sollten wir jetzt mit dem Abarbeiten beginnen! Wir werden nie so viel Zeit aufbringen, dass wir alle to-dos am Stück erledigen können, also müssen wir uns irgendwie organisieren und produktiver werden. Ich persönlich definiere jeden Abend einen MIT (most important task) für den nächsten Tag. Eine Arbeit die ich auf jeden Fall morgen, möglichst früh erledige. Diese Aufgabe hat Vorrang vor allen Anderen. So schrumpfte meine Liste jeden Tag ein wenig, bis alles erledigt war. Mittlerweile denke ich mir jeden Abend etwas aus, was ich morgen erledigen werde. Es gibt immer etwas aus der Rubrik „am wichtigsten“ zu tun und je früher es erledigt wird desto besser. Ich verbuche lieber früh am Tag einen Erfolg (das Gefühl etwas erledigt zu haben) anstatt den ganzen Tag eine unliebsame Tätigkeit vor mir herzuschieben. Ist der MIT für heute erst einmal erledigt, laufen alle weiteren Aufgaben für diesen Tag fast wie von selbst, denn das wichtigste ist bereits geschafft.

Selbst große zeitaufwändige Projekte wie das Entrümpeln des Dachbodens oder sogar das Erlernen eines Instrumentes kann man mit dieser Methode angehen. Solche Projekte sind vielleicht nicht wichtig für den Tag, aber sie bringen mich in so fern weiter, dass ich jetzt endlich mal anfange und die ersten Schritte einleite. Heute entschließe ich mich tatsächlich Instrumentalunterricht zu nehmen. Morgen recherchiere ich, wo man Unterrichtsstunden für mein Wunschinstrument nehmen kann. Übermorgen versuche ich Kontakt aufzunehmen. Sobald der Kontakt steht, mache ich einen Termin aus usw. Schritt für Schritt mit geringem Zeitaufwand pro Tag, dem Ziel entgegen. Immer wieder kleine Teilziele als MIT für den nächsten Tag einplanen. So kann man auch zeitintensive Aufgaben nach und nach bewältigen. Wer keine geschätzten 7 Stunden am Stück für das Aufräumen des Dachbodens einplanen kann, der kann aber evtl. 15 Minuten pro Tag für diese Aufgabe einplanen. So dauert es zwar recht lange bis der Boden einen zufriedenstellenden Zustand erreicht, aber wenn man erst überhaupt nicht anfängt, dauert es ewig.

Wie der Name schon sagt, sollte der most importanat task, idealerweise die Aufgabe sein die mir für diesen Tag die größtmöglichen/wertvollsten Resultate liefert.

Setzt die Erledigung eures MIT möglichst morgens an, bevor ihr eure Mails checkt oder mit anderen „weniger wichtigen“ Arbeiten bereits Zeit verbraucht. Das Wichtigste bereits vormittags erledigt zu haben, gibt mir immer ein positives Gefühl für den Rest des Tages.

 

Pomodoro-Technik 🍅

Nachdem ich euch vergangene Woche das Pareto-Prinzip vorgestellt habe, möchte ich diese Woche eine weitere Methode des Zeitmanagements vorstellen. Wer fokussiert und produktiv arbeiten möchte, sollte einmal die von Francesco Cirillo entwickelte Pomodoro-Technik ausprobieren. Insbesondere diejenigen, die unter Zeitdruck kreativ arbeiten müssen, könnten von dieser Methode profitieren. Kreativität lässt sich kaum erzwingen, weshalb gerade hier regelmäßige Pausen enorm wichtig sind! Pausen? Der Abgabetermin rückt immer näher und man hat noch so viel Arbeit und dann soll man auch noch Pausen machen? Doch genau dies ist es, was Francesco Cirillo empfiehlt. Pomodoro (ital. für Tomate) funktioniert ganz einfach:
Zunächst einmal entfernt man alle Utensilien, die zu Störungen und Ablenkungen führen könnten aus seinem Sichtfeld, ganz besonders das Handy (am besten auf Flugmodus schalten)! Cirillo empfiehlt lediglich Papier und Stift bereit zu legen. Als Werkzeug zur Zeitmessung diente ihm ein mechanischer Küchenwecker zum Aufziehen. Dieser hatte das Aussehen einer Tomate, was der Methode übrigens ihren Namen verlieh.

Hier die Vorgehensweise:
1. die Aufgabe schriftlich formulieren

2. Kurzzeitwecker auf 25 min (= 1 „pomodoro“) einstellen

3. die Aufgabe fokussiert bearbeiten bis der Wecker klingelt

4. eine kurze Pause von etwa 5 Minuten einlegen (anschließend Punkt 2)

5. nach 4 Pomodori wird eine längere Pause von 15-20 Minuten gemacht.

Diese Methode zielt darauf ab, Aufgaben fokussierter und ohne Unterbrechungen oder Abschweifungen zu erledigen. Darf/kann man sein Telefon berufsbedingt nicht abschalten oder sollte man sonst irgendwie gestört und somit aus der Arbeit gerissen werden, so sollte man etwaige neue Aufgaben wenn möglich nicht sofort erledigen, sondern ebenfalls zu den Pomodoro-Aufgaben dazuschreiben und zur ursprünglichen Bearbeitung zurückkehren.

Nicht jeder wird mit dieser Methode zurechtkommen, dem einen fällt es schon schwer sich 25 min am Stück zu konzentrieren, der andere kommt nach 30 min erst so richtig in einen flow und dann eine Pause erzwingen wäre nur kontraproduktiv. Wir sind nicht nur unterschiedlich, wir arbeiten auch unterschiedlich. Die Pomodoro-Technik ist nur eine von vielen Arbeitsmethoden und soll hier als erste Anregung dienen, bei Bedarf einmal eine andere Arbeitsweise auszuprobieren. Weitere Methoden folgen!

Die 80/20 – Regel

Nachdem ich in den letzten Wochen bereits drei Methoden vorgestellt habe, mit denen man aus seinem Tag etwas mehr Zeit rausholen kann, möchte ich in dieser Woche eine sehr interessante Zeitmanagement-Methode vorstellen. Bitte versteht mich richtig, wenn ich sage „Zeit sparen“ bzw. „Zeit generieren“ usw., mir ist schon klar, dass ein Tag ziemlich genau 24 Stunden hat und dass ich egal, was ich anstelle niemals 26 Stunden daraus machen werde! Worum es mir geht ist lediglich, seine Zeit einfach besser einzuteilen.

Was ich euch heute vorstellen möchte ist das Pareto-Prinzip, auch bekannt als 80/20-Regel. Dieses auf den Italiener Vilfredo Frederico Pareto zurückzuführende Prinzip, beruht auf der Pareto-Verteilung. Der Ökonom und Soziologe stellte fest, dass 20 % der italienischen Bevölkerung, 80 % des gesamten Vermögens hielten. Wie uns Paretos Entdeckung in Zukunft Zeit einsparen soll, erkläre ich in Kürze. Denn die Vermögensverteilung in Italien ist nämlich nicht das einzige Beispiel für dieses 80/20 Prinzip. Man trifft es immer wieder in den unterschiedlichsten Bereichen an:

80 % der Zeit tragen wir 20 % unserer Kleidung.

80 % des Umsatzes machen wir mit 20 % unserer Kunden.

80 % des Verkehrs fährt auf 20 % unserer Straßen.

80 % seiner Zeit spielt ein Kind mit 20 % seines Spielzeuges.

Anders gesagt:

Mit 20 % unserer Produkte erzielen wir 80 % der Gewinne

Mit 20 % unserer Handlungen erzielen wir 80 % des Erfolges

Bereits nach 20 % der Trainingszeit erzielen wir 80 % des Trainingseffektes

Mit 20 % aller Bemühungen erledigen wir 80 % der Arbeit

Wer also nicht unbedingt nach Perfektion strebt kann mit 20 % Einsatz 80 % des angestrebten Ergebnisses erzielen. Anders gesagt, man kann mit überschaubarem Zeitaufwand ausreichend gute Ergebnisse erzielen! Um ein perfektes Ergebnis zu erhalten ist der Aufwand für die letzten 20 % überproportional groß. Natürlich gibt es auch zahlreiche Beispiele, bei denen man nur bei einhundertprozentigem Einsatz zum Ziel kommt, Beispiel: Marathon-Lauf. Man ist keinen Marathon gelaufen (bzw. 80 % eines Marathons), wenn man nur  20 % der Strecke absolviert hat. Aber in vielen Aufgaben reichen halt eben auch achtzigprozentige Erfolge. Mein Lieblingsbeispiel hierfür sind PowerPoint-Präsentationen. Legt man seinen Fokus hier auf die Qualität des Inhaltes und des Layouts, erfüllt die Präsentation meist schon ihren Zweck. Mit Sicherheit kann man mit einem deutlich höheren Zeitaufwand auch die letzten Finessen an Überblendungen und Soundeffekten ausreizen und somit eventuell eine zu 100% perfekte Präsentation an die Wand werfen, aber wenn der Sound nachher schlecht rüberkommt und meinem Publikum meine Spielereien mit den Überblendungen nicht gefallen, habe ich nicht nur meine Zeit vergeudet, sondern evtl. auch eine schlechter bewertete Präsentation abgeliefert. Wer seine Prioritäten richtig setzt spart also nicht nur kostbare Zeit, sondern läuft auch nicht so schnell Gefahr, etwas zu verschlimmbessern.