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Getting Things Done Teil 3

GTD eine Methode für modernes Selbstmanagement Teil 3.

In den vergangenen beiden Wochen habe ich euch Getting Things Done (kurz: GTD), eine Methode für Selbstmanagement vorgestellt. Als ersten und wichtigsten Schritt um GTD überhaupt anwenden zu können, haben wir das Aufschreiben – um die noch zu erledigenden Dinge aus dem Kopf zu bekommen – angesprochen. Im darauf folgenden Beitrag, ging es um das Durcharbeiten und Organisieren der Aufgaben. In dieser Woche schließen wir unsere kurze Vorstellung der GTD-Methode mit der Pflege und der Erledigung der Aufgaben ab.

Damit GTD richtig funktioniert und wir uns mental auf die aktuell zu erledigenden Aufgaben konzentrieren können, statt andauernd an die noch anstehenden Aufgaben zu denken, muss sich unser Unterbewusstsein darauf verlassen können, dass wir alles korrekt notiert und organisiert haben. Wir müssen unsere Termine gepflegt und unsere Listen immer auf dem aktuellen halten. Darüber hinaus sollten wir einmal pro Woche einen Wochenrückblick durchführen, doch dazu später mehr.

Um keinen Termin zu verpassen, sollten wir nach ein zwei erledigten Aufgaben immer wieder in unseren Terminkalender schauen, oder unsere Termine einfach auf elektronischem Wege mittels Tablet oder Smartphone pflegen und uns rechtzeitig daran erinnern lassen. Auch wenn eine elektronische Erinnerung nicht unbedingt im Sinne von GTD ist, da man dadurch jederzeit abgelenkt und aus seiner momentanen Tätigkeit gerissen wird, ist diese Art von Terminerinnerung in meinen Augen immer noch die Beste!

Zum erledigen unserer Aufgaben arbeiten wir uns – wie bereits in der vergangenen Woche erwähnt – einfach von oben nach unten durch unsere entsprechende Kontextliste. Natürlich kommt es dabei immer vor, dass sich auf einer Kontextliste dennoch eine sinnvollere Reihenfolge der Abarbeitung als von oben nach unten ergibt. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn die Aufgaben in einer anderen Reihenfolge auf unserer Liste stehen, als eine sinnvolle Fahrtroute vorgeben würde. In diesem Fall hat selbstverständlich die bessere Fahrtroute Vorrang!

Kommen wir nun zum Wochenrückblick. Dieser steht einmal pro Woche – am besten Freitags – an. Schreibe zunächst alles auf, was momentan noch in deinem Kopf herumschwirrt und noch zu erledigen ist. Anschließend nimm dir deine Aufgaben- und Projektlisten nochmals vor, und schaue nach was noch so offen ist. Es kommt immer wieder vor, dass auch bei einem gut funktionierenden GTD, Aufgaben im Eingangskästchen liegen bleiben oder die Ablage hinten angestellt wird. Dies ist ganz normal und nicht weiter tragisch. Dafür gibt es schließlich den Wochenrückblick, bei dem offene Aufgaben nochmals durchgesehen, organisiert und angegangen werden können.

Welchen Eindruck macht die GTD-Methode auf euch? Zunächst hat es für mich so ausgesehen, als ob GTD ziemlich kompliziert sei, nach ein paar Tagen und mehrmaligem nachlesen wie man es genau anwendet, kam ich jedoch langsam rein. Ich weiß nicht ob ich etwas falsch gemacht habe oder GTD einfach nicht mein Ding ist, doch so richtig kann ich mich damit nicht anfreunden. Das ständige Notieren, und organisieren der Aufgaben, lenkt mich persönlich mehr ab, als die aufkommenden Gedanken was ich noch zu tun habe. Für mich scheint GTD nicht so das Richtige zu sein, jedoch wollte ich euch diese Methode nicht vorenthalten. Eventuell werde ich es zu einem späteren Zeitpunkt nochmals ausprobieren.

Wenn euch dieser kurze Ausflug in die GTD-Methode gefallen hat, würde ich mich über einen Daumen hoch oder ein Like freuen! Gerne dürft ihr mir auch eure Meinung unten in die Kommentare schreiben. Ich wünsche euch eine gute Zeit, Thorsten!

Getting Things Done Teil 2

GTD eine Methode für modernes Selbstmanagement Teil 2.

In der vergangenen Woche habe ich euch Getting Things Done (kurz: GTD), eine Methode für Selbstmanagement vorgestellt. Als ersten und wichtigsten Schritt um GTD überhaupt anwenden zu können, haben wir Schritt 1: das Aufschreiben – um die noch zu erledigende Dinge aus dem Kopf zu bekommen – angesprochen. In diesem Beitrag, werden wir kurz auf das Durcharbeiten und Organisieren der Aufgaben eingehen.

Wir haben uns sämtliche Gedankengänge mit Handlungsbedarf notiert und diese gesammelt. Da wir bei GTD keine Prioritäten festlegen, nehmen wir uns zuerst den obersten Punkt auf unserer Liste oder den obersten Zettel in unserem Eingangskästchen vor. Wir schauen um was es sich handelt und entscheiden sofort ob etwas zu tun ist oder nicht. Wenn nichts zu tun ist: Ablage, Wiedervorlage oder Papierkorb! Ist hingegen etwas zu tun unterscheiden wir zwischen einem einzelnen Handlungsschritt und einem Projekt.

Ein Projekt sind hierbei alle Aufgaben die mehr als einen Handlungsschritt erfordern.

Handelt es sich jedoch um einen einzelnen Handlungsschritt, ist folgendes zu überlegen:

  1. kann ich es delegieren? Falls ja, immer delegieren!
  2. Dauert es weniger als 2-3 Minuten? Dann erledige ich es sofort! (Das Direkt-Prinzip)
  3. Dauert es länger? So notiere ich diesen Handlungsschritt auf einer Aufgabenliste.

Aufgabenlisten beim GTD unterscheiden sich dahingehend von den gewohnten To-do-Listen, dass sie nicht nach Prioritäten sondern nach Kontexten sortiert werden. Unter Kontexten versteht David Allen (der Entwickler der GTD-Methode) beispielsweise: Am Computer, zu Hause, Unterwegs und so weiter.

Diese Sortierung nach Kontext, zielt darauf hin ab, dass die einzelnen Aufgaben nach und nach abgearbeitet werden, sobald ich mich in den jeweiligen Kontext begebe. Nehmen wir an, auf meiner To-do-Liste – die nach Prioritäten sortiert ist – steht ganz oben: Kleid aus der Reinigung abholen! weil ich dieses für den Empfang heute Abend benötige. Wenn ich morgens zur Arbeit fahre, ist die Reinigung noch geschlossen sodass ich diesen Punkt – obwohl es der Wichtigste ist – überhaupt nicht zuallererst abarbeiten kann und dieser den ganzen Tag übersprungen werden muss.

Nach der GTD-Methode steht der Handlungsschritt: Kleid aus der Reinigung abholen! im Kontext Unterwegs oder Besorgung. In den ich automatisch wechsle, wenn ich mich nach der Arbeit auf den Heimweg mache. Hier ein Beispiel:

Unterwegs:

-Kleid aus der Reinigung abholen!

-tanken

-Einkauf erledigen

-mit Mama telefonieren

Zuhause angekommen, wechsle ich in den Kontext zu Hause.

zu Hause:

-Waschmaschine anstellen

-Spülmaschine ausräumen

-den Garten wässern

Nach diesem Schema werden die verschiedenen Handlungsschritte im GTD organisiert. Solltest du der Meinung sein, dass bei einem Vorgang momentan kein Handlungsbedarf erforderlich ist, bleiben drei Möglichkeiten wie du verfahren kannst.

1. Du legst dir den Vorgang auf Wiedervorlage bzw. Termin, weil du noch eine Entwicklung abwarten möchtest

2. Der Vorgang wandert in die Ablage und ist damit erledigt.

3. Die Unterlagen werde nicht mehr benötigt und werden in den Papierkorb geworfen.

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Getting Things Done Teil 1

GTD eine Methode für modernes Selbstmanagement.

Heute möchte ich euch Getting Things Done (kurz: GTD), eine Selbstmanagement-Methode von David Allen vorstellen. David Allen ist ein US-amerikanischer Buchautor, Berater und Coach für Produktivitätsmethoden. Er entwickelte GTD und stellte diese Methode erstmalig in seinem 2001 erschienenen Buch „Getting Things Done“ vor.

GTD scheint auf den ersten Blick etwas kompliziert zu sein, doch hat man es erst verstanden, ist diese Methode wirklich innovativ. Es lohn sich in jedem Fall etwas Zeit zu investieren und sich damit zu beschäftigen. Ich möchte euch heute GTD lediglich in seinen Grundzügen vorstellen, und werde in späteren Beiträgen, dann etwas genauer und detaillierter darauf eingehen.

Wie der Name bereits vermuten lässt, geht es bei GTD im wesentlichen darum, Dinge wirklich zu erledigen anstatt sie zu planen, zu strukturieren und zu verwalten. Im Normalfall wissen wir, was am heutigen Tag noch alles zu erledigen ist. Wir haben alles im Kopf und müssen lediglich im richtigen Moment daran denken. Auch wenn dass einfach klingt, sieht die Realität oft anders aus. Wir vergessen das Eine oder das Andere oder kommen ganz einfach nicht dazu es zu erledigen. Immer wieder gehen uns die selben Gedanken – was wir unbedingt noch erledigen müssen – durch den Kopf obwohl wir eigentlich mit etwas anderem beschäftigt sind. Genau hier setzt GTD an.

Der erste Schritt der GTD Methode ist es, alles aufzuschreiben und den Kopf für die Dinge frei zu haben, die gerade im Moment erledigt werden. Die Ständig aufpoppenden Gedanken, unterbrechen uns ständig in unserer momentanen Tätigkeit und lenken uns ab. Am ehesten bemerkt man dies, wenn man versucht einzuschlafen (momentane Tätigkeit) und einem aber noch zahlreiche Gedanken im Kopf herumschwirren. Lege dir einen kleinen Schreibblock und einem Stift auf deinem Nachttisch bereit, und schreibe nächstes mal – wenn du nicht einschlafen kannst – einfach deine Gedanken auf. Du wirst sehen, kurze Zeit später kannst du einschlafen. Du hast deine Gedanken aufgeschrieben und so aus deinem Kopf verbannt.

Natürlich kostet das permanente Aufschreiben der anstehenden Aufgaben zunächst einmal Zeit, doch nach einer Weile, hat sich unser Gehirn so daran gewöhnt, dass wir für alles To-Do-Listen haben, dass es die noch zu erledigenden Aufgaben nicht mehr ständig in unser Gedächtnis ruft. Der Vorteil, nicht immer alles permanent im Kopf haben zu müssen und dadurch effizienter arbeiten zu können, überwiegt hierbei den zeitlichen Aufwand des Aufschreibens. Auch wenn es bei GTD heißt, dass zunächst ALLES aufgeschrieben wird, so gibt es hier dennoch eine kleine Ausnahme: Kleinstaufgaben die innerhalb von 3 Minuten oder weniger zu erledigen sind, sollten immer sofort erledigt werden, ohne diese noch groß zu notieren und zu verwalten. Siehe auch: Das Direkt-Prinzip

Im Vergleich zu anderen bekannten Selbstmanagement-Methoden, werden bei der GTD Methode, keine Prioritäten gesetzt. Wir müssen somit auch nicht überlegen beziehungsweise entscheiden was wichtig oder dringend ist. Siehe hierzu: Wichtig oder dringend – was ist eigentlich der Unterschied? und Eisenhower-Prinzip  GTD funktioniert etwas anders, doch dazu mehr in der kommenden Woche.

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Deadline first? 🔜 🔚 🕙 ✔️

Warum du dich unbedingt auch um die Dinge kümmern musst, die keine Frist haben!

Welche deiner Aufgaben erledigst du zuerst? Die Dringenden oder die Wichtigen? Falls dir der Unterschied im Moment nicht klar sein sollte, ließ zunächst meinen Artikel: Wichtig oder dringend – was ist eigentlich der Unterschied?

Eine Aufgabe ist dringend, wenn: ein Datum oder eine Uhrzeit damit verbunden ist, oder sie aus irgendeinem anderen Grund kurzfristig erledigt werden muss. Dringende Aufgaben dulden keinen Aufschub und müssen zeitnah angegangen werden. 

Doch was ist mit den wichtigen Aufgaben? Diejenigen die dich am meisten weiterbringen, solltest du die nicht besser zuerst erledigen? Im Allgemeinen gilt, dass dringende Aufgaben selten wichtig und wichtige Aufgaben selten dringend sind. Was also tun?

Um deine Aufgabe zu priorisieren solltest du dir einmal die Matrix-Methode anschauen, falls du diese noch nicht kennst, siehe: Eisenhower-Prinzip

Wenn du viele zeitkritische Aufgaben hast bei denen Abgabetermine einzuhalten sind, darfst du eines dennoch nicht aus den Augen verlieren: Es gibt zahlreiche wichtige Aufgaben die dennoch in keinster Weise dringend sind. Diese kann man zwar auf unbestimmte Zeit aufschieben, ohne dass man zunächst Probleme bekommt, doch irgendwann können dadurch massive, kaum wieder gutzumachende Probleme auftreten.

Was wenn du dich beispielsweise von Junkfood ernährst? Ein Tag oder eine Woche lang spart dir dass mit Sicherheit viel Arbeit und Zeit ein. Doch was wenn du dich über Monate oder gar Jahre immerzu ungesund ernährst?

Was passiert wenn du dir in der Eile morgens die Zähne nicht putzt? Einige Male wirst du außer Mundgeruch keine Nachteile haben, deinen Zähnen wird dass nichts ausmachen. Doch was geschieht, wenn du dir die Zeit fürs Zähneputzen mehrmals am Tag und über Wochen und Monate sparst?

Ich denke du hast versanden worauf ich hinaus möchte und spare mir hier die Zeit für weitere Erläuterungen!

Die Hauptsache ist, du behältst stets auch diejenigen Aufgaben welche nicht zeitkritisch sind im Auge. Egal ob es sich dabei um Kundenaquise, Werbeaktionen, dich fit halten, zu Vorsorgeuntersuchungen gehen, etwas Abnehmen, die Steuererklärung machen oder das Pflegen deiner Freundschaften handelt, alle diese Dinge sind nicht dringend doch irgendwann in nicht allzu langer Zukunft solltest du auch diese angehen.

Bei manchen Dingen weiß man einfach nicht, wie lange es gut geht wenn man diese immer wieder und wieder aufschiebt oder vernachlässigt. Irgendwann kann dies dazu führen, dass du entweder in große Schwierigkeiten kommst oder es gar zu spät ist dich der Sache anzunehmen.

Wenn dir auffällt, dass du die eine oder andere Sache seit längerem immer wieder aufschiebst, stelle dir einfach die Frage was dies für Konsequenzen für dich oder dein Unternehmen haben wird, wenn du dich nicht langsam einmal darum kümmerst. So erhältst du eventuell eine andere Sichtweise auf die Dinge und kannst die eine oder andre Priorität doch noch einmal überdenken.

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Einen Termin mit mir selbst? 📓 🖌 📆 🤔

Warum du Termine mit dir selbst vereinbaren solltest! Du bist gutmütig, hilfsbereit und hast einen prall gefüllten Terminkalender? Du kannst nur schwer NEIN sagen und wirst dadurch ständig fremdbestimmt? Dann habe ich hier einen Tipp für dich, der dir nicht nur gute Gründe – NEIN zu sagen – sondern auch noch freie Zeit bringt.

Wer nicht selbst plant, wird verplant! So ist es heute nun einmal in unserer Gesellschaft. Wer auf eine Frage wie: „Hast du am Mittwochabend kurz Zeit?“, oder „Was machst du so Mittwochabend?“, nicht sofort eine passende Antwort parat hat, der ist vom Fragenden bereits so gut wie verplant. Antworten wie: „Ja, mal schauen“ oder „Weiß ich noch nicht“, werden – so kommt es mir zumindest vor – von unserem Gegenüber oft so interpretiert, dass wir dann Zeit haben.

Auch bei Anfragen zu Meetings und Sitzungen wird – sofern man noch keinen Termin in seinem Kalender stehen hat, automatisch davon ausgegangen, dass man Zeit hat und teilnimmt. Anscheinend muss man heutzutage mit einem Termin aufwarten um als beschäftigt ernstgenommen zu werden.

Gleiches gilt auch im Privatleben, wird man gefragt was man nach Feierabend macht, und man antwortet darauf mit: ich gehe joggen, Rad fahren, oder ins Gym, kann es leicht passieren, dass man zu etwas anderem überredet wird. Hat man jedoch Fußballtraining, Yoga, oder Chorprobe wird dies meist als ausreichende Begründung – keine Zeit zu haben – akzeptiert. Termine schaffen Verbindlichkeit!

Nimmt man sich vor nach Feierabend laufen zu gehen, hat dann aber keine Lust dazu, lässt man es eben sein. Ist man jedoch zum Laufen verabredet, ist die Wahrscheinlichkeit diesen Termin sausen zu lassen, schon viel geringer.

Setze dir feste Termine, um ungestört komplizierte Projekte anzugehen, endlich einmal das zu erledigen, was du vor dir herschiebst, oder um dir einfach mal eine Auszeit zu gönnen. Für einen Termin muss es keine weiteren Teilnehmer geben, es reicht wenn du dir für dich und deine Interessen Zeit in deinem Kalender einplanst.

Zum einen hat dass den Vorteil, dass du – ob für deine Arbeit oder im Privaten – Struktur und Verbindlichkeit in deine Wochenplanung bekommst. Zum anderen hast du so feste Zeiten für die wichtigen Dinge blockiert und kannst unwichtige Anfragen anderer, getrost absagen. Fragt man dich ob du zu einem bestimmten Termin Zeit hast, schau in deinen Kalender und prüfe ob du verfügbar bist. Steht zu dem Zeitpunkt bereits ein Termin drin, auch wenn es nur Bodyweight Training, oder Meditieren ist, sagt dass das du keine Zeit hast!

So vermeidest du, dass deine persönlichen Interessen immer wieder, aus zeitlichen Gründen hinten anstehen oder gar ausfallen. Es ist deine Zeit und es gilt diese zu schützen, nur du entscheidest darüber!

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ausgetretener Weg

Kein Weg umsonst!

Wie du ohne großen Aufwand dem Chaos vorbeugst.

Auch wenn ständiges Aufräumen echt lästig ist und uns zunächst einmal Zeit kostet, spart Ordnung uns im Gegenzug auch eine Menge Zeit ein. Ein übersichtlicher Schreibtisch lenkt uns weniger von unserer Arbeit ab, lässt uns fokussierter arbeiten und leichter den Überblick behalten. Eine aufgeräumte Küche oder Werkstatt bzw. ein Gartenhaus, sieht nicht nur besser aus wenn es nicht chaotisch ist, sondern man findet die Dinge die man sucht auch wesentlich schneller und einfacher.

Der beste Tipp – meiner Meinung nach – wie man es am einfachsten schafft Ordnung zu halten, ist es die große Unordnung erst garnicht aufkommen zu lassen.

Ich weiß, dass ist leichter gesagt als getan doch auch kleinste Handgriffe, permanent getan, helfen dem Chaos vorzubeugen. Ich versuche stets das Prinzip „kein Weg umsonst“ anzuwenden und nie mit leeren Händen den Raum oder die Wohnung zu verlassen. Nicht extra zum Mülleimer zu laufen, sondern den Müll mitzunehmen wenn ich ohnehin raus gehe. Auf dem Weg ins Bad, benutztes Geschirr schon mal mit in die Küche nehmen. Für leere Flaschen oder benutztes Werkzeug nicht immer extra in den Keller zu laufen, sondern diese Dinge mit hinunter nehmen, wenn ich gleich den Trockner leeren gehe.

Früher habe ich mein Altglas stets gesammelt bis ich eine große Kiste voll hatte und es sich gelohnt hat diese extra zum Container zu fahren. Mittlerweile habe ich mir angewöhnt mein Altglas immer wieder dann einfach mitzunehmen, wenn mein Weg ohnehin in die Nähe eines Glascontainers führt. Zum Beispiel wenn ich in ein bestimmtes Geschäft einkaufen fahre, oder ich sonst wie an einem Altglasbehälter vorbeikomme.

Wer sich solch kleine Handgriffe zur Gewohnheit macht, und stets versucht mehrere Dinge mit einem Gang abzuwickeln, der wirkt dem Chaos stetig entgegen und spart sich mit der Zeit eine Menge Extrawege und große Aufräumaktionen.

Solltest du ebenfalls nach dem „kein Weg umsonst Prinzip“ vorgehen, würde ich mich freuen, wenn du uns einen oder zwei deiner Tipps in die Kommentare schreibst. Vielen Dank für deine Zeit, Thorsten.

Die vier D Methode

So kannst du die Flut an eingehenden E-Mails effizient bewältigen!

Sie galt zunächst als Revolution, was die Übermittlung von Nachrichten in geschriebener Form anbelangt, die E-Mail! Sie ist deutlich schneller beim Empfänger als ein Brief der mir der herkömmlichen Post versendet wird und brachte uns somit eine enorme Zeitersparnis. Mittlerweile sieht es jedoch so aus, dass uns die tägliche Flut an E-Mails zunehmend auch Zeit kostet, die uns dann immer wieder an anderer Stelle fehlt.

Heute stelle ich euch eine gut bewährte Methode zur Bewältigung der täglich E-Mailflut vor.

Zunächst einmal gilt: Checke deine Mails so selten wie möglich, doch so häufig wie nötig! Hast du dein Mailprogramm einmal geöffnet, arbeite alle Mails in einem Block, also unmittelbar nacheinander ab. Dass heißt natürlich nicht, dass du Alle beantworten bzw. erledigen musst. Es geht lediglich darum Mail für Mail kurz zu überfliegen und direkt – beim ersten Betrachten – eine finale Entscheidung darüber zu treffen, was mit dieser Mail geschehen soll.

Wichtig: Die Mails sollten immer von der aktuellsten zur ältesten durchgeschaut werden, denn so identifiziert man alle, die sich bereits erledigt haben oder denen man aus sonstigen Gründen keine Aufmerksamkeit mehr schenken muss.

Hier kommen wir auch schon zu den vier D aus der Überschrift:

Delete: Spam, Werbung sowie unsinnige Infos oder Mails die mich nicht wirklich betreffen sofort löschen.

Do: Mails die schnell und einfach zu erledigen bzw. beantworten sind, kurz und knackig beantworten, beziehungsweise erledigen.

Delegate: Jemand anderen mit der Aufgabe betrauen und somit diese E-Mail erledigen.

Defer: Die Bearbeitung der Mail ist etwas Aufwendiger, muss jedoch unbedingt durch mich erfolgen, dann setze ich einen Termin wann ich diese in Ruhe bearbeiten werde.

Wer sich etwas unsicher ist, welchem der 4 Ds er die jeweilige Mail zuordnen soll, kann nach dem Eisenhower-Prinzip vorgehen.

Sobald du wieder eine Zero Inbox hast, am besten das Mailprogramm wieder schließen, oder zumindest minimieren, um nicht von eingehenden Mails gestört zu werden.

Wenn euch dieser Beitrag gefallen hat, würde ich mich freuen, wenn ihr ihn weiterempfehlt!

Vielen Dank für eure Zeit!

ABC-Analyse 📊📈📉

So kannst du deine Zeit effizient einteilen! Die ABC-Analyse ist ein weit verbreitetes Analyseverfahren mit den unterschiedlichsten Anwendungsgebieten im Bereich der Betriebswirtschaft. Ob bei der Materialwirtschaft, beim Marketing, in der Produktanalyse oder – wie in diesem Fall – im Zeitmanagement, die ABC-Analyse ist sehr vielseitig. Sie dient uns als Hilfsmittel, immer wieder den Ist-Zustand in dem jeweiligen Anwendungsbereich zu ermitteln und unsere Prioritäten entsprechend anzupassen.

Klassische Beispiele hierfür sind: Welche Kunden oder auch welche Produkte generieren wie viel Prozent meines Gesamtumsatzes. Mittels einer solchen, auf wenige Faktoren beschränkte Analyse, können auch komplexe Probleme mit einem überschaubaren Aufwand bewertet werden. Wenden wir diese Methode nun auf unser Zeitmanagement an. Dazu ist es zunächst von Nöten, alle meine Tätigkeiten samt des jeweiligen Zeitaufwandes zu notieren. Ja ich weiß, dass ist mühselig und kostet viel Zeit!

Doch wie so oft im Zeitmanagement, muss man zunächst etwas Zeit investieren, kann so aber langfristig gesehen, eine Menge Zeit einsparen. Sobald du eine Liste mit deinen wiederkehrenden Tätigkeiten vorliegen hast, solltest du jeden dieser Punkte einzeln bewerten und in die drei Kategorien A, B und C einteilen.

A-Aufgaben sind sehr wichtig und bringen mich meinen Zielen am besten näher.

B-Aufgaben sind nur durchschnittlich wichtig und tragen eher wenig zur Zielerreichung bei.

C-Aufgaben sind meist dringend, jedoch mehr für andere als für mich selbst von Nutzen.

Je nachdem wie gut du deine Prioritäten bereits setzt, wird sich deine Liste in etwa wie folgt zusammensetzen: 15 Prozent A-Aufgaben, 20 Prozent B-Aufgaben und 65 Prozent C-Aufgaben. Sollten bei dir doch die A-Aufgaben überwiegen, herzlichen Glückwunsch du arbeitest den größten Teil deiner verfügbaren Zeit an deinen Zielen und nutzt deine Kernkompetenzen um diese umzusetzen.

Sollte sich jedoch herausstellen, dass die meisten Punkte auf deiner Liste mit einem C markiert wurden, solltest du einen Teil deiner Prioritäten dringend neu ausrichten. Du verbringst viel zu viel deiner kostbaren Zeit mit Dingen die dich deinen Ziele beziehungsweise denen deiner Firma nicht näher bringen. Am effizientesten änderst du diesen Zustand, indem du dich zunächst deinen C-Aufgaben widmest und diese versuchst möglichst stark zu reduzieren. Welche deiner C-Aufgaben kannst du entweder delegieren oder gar komplett wegrationalisieren? Was genau sind deine größten Zeitfresser in diesem Bereich?

Wie sieht es bei deinen B-Aufgaben aus, kann man davon nicht auch noch das ein oder andere delegieren?

Nutze die ABC-Analyse deine Prioritäten hauptsächlich auf deine A-Aufgaben zu richten, um deine kostbare Zeit möglichst oft deiner Zielerreichung zu widmen. Siehe auch verwandte Artikel wie: Wichtig oder dringend und Eisenhower Prinzip. Ich wünsche dir viel Erfolg beim festlegen deiner Prioritäten und würde mich sehr freuen wenn du diesen Blog mit anderen teilst!

Spare Zeit dank Vorratshaltung 🛒🥫🥫🥫🥫🥫

Wie oft musstest du noch einmal schnell in den Supermarkt weil dir irgendein Alltagsprodukt ausgegangen ist? Natürlich wird es immer wieder vorkommen, dass du wegen einer Kleinigkeit nochmals schnell etwas kaufen gehen musst, doch mit Hilfe einer guten Vorratshaltung lässt sich diese Häufigkeit deutlich reduzieren.

Nicht bei jedem von uns ist ein passendes Geschäft gleich um die Ecke, sodass man nur kurz zu Fuß die Straße runter gehen muss um eine Besorgung zu machen. Viele Leute benötigen ein Auto und müssen kilometerweit fahren um einkaufen zu gehen. Nicht immer findet sich leicht ein Parkplatz und an der Kasse muss ich mit meiner Kleinigkeit oft genauso lange anstehen wie mit einem herkömmlichen Einkauf. Siehe hierzu meine Tipps für die Kassenschlange: Der Warteschlangen-Trick 🛒🛒🛒🛒 

Um nicht jedes mal vor dem Kochen extra einkaufen gehen zu müssen, kann man viele lange haltbare Produkte in größeren Mengen auf Vorrat kaufen

Sättigungsbeilagen wie: Nudeln, Reis, Couscous, Kloßteig, etc.

Gemüse wie: Mais, Erbsen, Bohnen, Pilze, Linsen, etc.

und als Beilage: Gemüsebratlinge, Fisch (tiefgefroren), Reibekuchenteig, etc.

Selbst frische Zutaten wie: Paprika, Tomaten, Gurke, Eier, Zwiebeln, Käse, etc. sollten sich problemlos eine Woche halten, sodass man diese auch nur ca. einmal pro Woche besorgen muss. Geriebener Käse lässt sich prima einfrieren und bei Bedarf auch im gefrorenen Zustand zum kochen verwenden.

Wer den nötigen Platz dafür hat, kann auch größere Mengen an Küchenrolle, Toilettenpapier, Shampoo, Seife, Deo und Damenhygieneartikel kaufen. Wer dabei nicht nur Zeit sondern auch noch Geld sparen möchte, legt diese Vorräte am besten an wenn sie gerade im Angebot sind.

Besonders Artikel die man immer im selben Geschäft kauft – beispielsweise Drogerieartikel aus dem Drogeriemarkt oder spezielle Produkte die es nur in ausgewählten Geschäften wie dem Reformhaus gibt, sollte man in größeren Mengen kaufen. Gehen einem diese Produkte aus, muss man immer extra für – sagen wir ein Päckchen Rasierklingen – in dieses Geschäft. Hinfahren, Parkplatz suchen, Produkt suchen, Schlange stehen und so weiter. Hier machen Vorräte – von Produkten ohne Verfallsdatum oder zumindest mit langer Haltbarkeit, auf jeden Fall Sinn und sparen langfristig eine Menge Zeit.

Welche Artikel fallen dir sonst noch ein, die man immer auf Vorrat haben sollte?

Batterien, Motoröl, Fahrradschlauch, Kerzen, ausreichend Getränke – vor allem Wasser, ein paar kleine Geschenke sowie Glückwunschkarten …

Um solch plötzlichen Engpässen und den damit verbundenen außerplanmäßigen Einkäufen vorzubeugen empfiehlt es sich stets eine Einkaufsliste – am besten auf dem Smartphone zu führen.

Näheres dazu findest du unter: Sei listig – arbeite mit Listen und Optimierung des Einkaufes 🛒 

3 Zeitspar-Quickies ⏱ Teil 7 – X-mas Spezial 🎅🏼 🎄

3 kurze Zeitspar-Tipps die du dir unbedingt aneignen solltest! Diese Woche das X-mas Spezial! 3 kurze Zeitspar-Tipps für eine weniger stressige Vorweihnachtszeit. Wenn es dir auch so vorkommt, dass die letzten Tage vor Weihnachten besonders schnell vergehen, dann solltest du dir die nun folgenden Hacks unbedingt aneignen!

1.Geschenke verpacken

In den vergangenen Wochen habe ich bereits über die Vorzüge von Zeitgeschenken geschrieben. Diese sind was Verpackung und Transport anbelangt meist unkompliziert. Häufig gibt es jedoch Geschenke die von ihrer Form, beziehungsweise Umverpackung nur sehr schwer in Geschenkpapier einzuwickeln sind. Mein Vorschlag um Geschenke – ganz gleich welcher Form – schnell und sauber zu verpacken ist die Geschenktüte oder die Geschenkschachtel. Schnell eingepackt, schnell ausgepackt und sie kann ohne große Vorsicht – umweltfreundlich mehrfach verwendet werden. Geschenktüten gibt es in beachtlichen Größen sodass auch große Spielzeugverpackungen darin Platz finden. Umständliches und zeitaufwändiges Verpacken in Geschenkpapier kann so meist vermieden werden.

2.Stressfreies Weihnachtsessen

Damit Mama, Oma oder wer auch immer in eurer Familie den Kochlöffel in der Hand hält, ein möglichst stressfreies Weihnachen hat, sollte man sich im Vorfeld etwas organisieren.  Hier gibt es mehrere zeitsparende Optionen. Wir teilen uns die Zubereitung unseres Festmahles immer ein wenig auf, damit nicht alles an Mutter hängen bleibt. Einer übernimmt die Vorspeisen und Snacks, einer organisiert die Hauptspeise und wieder ein anderer bereitet ein Dessert vor. Damit sind wir auch schon beim nächsten Punkt angelangt: Vorbereitung! Man kann durchaus gut essen, ohne den ganzen Tag in der Küche zu stehen.  Viele Gerichte oder zumindest Teile davon kann man einfach vorkochen oder zumindest vorbereiten. Ich selbst bin zwar kein großer Fan von Eintöpfen, aber es soll viele Familien geben, die für heilig Abend einen solchen vorbereitet haben und diesen dann am Abend nur noch erwärmen. Ich jedoch ziehe es vor, am Vorabend eine Füllung für eine Pute oder eine Gans zuzubereiten und diese damit zu füllen. Am Festtag wird der Vogel dann lediglich für ein paar Stunden im Ofen gegart und fertig ist das Essen samt Füllung als Beilage. Am einfachsten ist es natürlich, Essen zu gehen, zumindest an einem der drei Tage. Hier sollte man jedoch daran denken frühzeitig – am besten ein paar Wochen im Voraus – einen Tisch zu reservieren.

3.Schnelles Weihnachtsgebäck

Du hattest dir vorgenommen selbstgemachtes Weihnachtsgebäck zu bereiten, weißt jedoch nicht wann du dass noch machen sollst? Mit diesem schnellen Rezept kannst du es noch schaffen – Kein Teig gehen/ruhen lassen, kein Ausstechen, kein Formen! Für die schnellen Müsliberge benötigst du: 500 g Müsli, 3 EL Honig, 1/2 TL Zimtpulver und 300 g Schokolade. Erhitze zunächst kurz den Honig mit dem Zimt in einem Topf. Wenn du magst, kannst du dem Gemisch auch noch etwas Ahornsirup hinzufügen. Füge dem Gemisch das Müsli hinzu und rühre alles kräftig durch. Verteile die Mischung grob auf ein Blech mit Backpapier und schiebe dieses für 10 min bei 120 C in den Backofen. In dieser Zeit kannst du schon mal die Schokolade in einem Wasserbad erhitzen. Gib die Mischung aus dem Backofen nun wieder in den Topf und füge die geschmolzene Schokolade hinzu. Alles kräftig vermengen! Jetzt musst du nur – unter Zuhilfenahme von zwei Löffeln – kleine Berge der Masse auf das Blech mit dem Backpapier portionieren. Während du alles spülst und wegräumst, kühlt die Schokolade aus und dein Weihnachtsgebäck ist bereits fertig.

Ich wünsche dir ein schönes und stressfreies Weihnachtsfest!