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Die vier D Methode

So kannst du die Flut an eingehenden E-Mails effizient bewältigen!

Sie galt zunächst als Revolution, was die Übermittlung von Nachrichten in geschriebener Form anbelangt, die E-Mail! Sie ist deutlich schneller beim Empfänger als ein Brief der mir der herkömmlichen Post versendet wird und brachte uns somit eine enorme Zeitersparnis. Mittlerweile sieht es jedoch so aus, dass uns die tägliche Flut an E-Mails zunehmend auch Zeit kostet, die uns dann immer wieder an anderer Stelle fehlt.

Heute stelle ich euch eine gut bewährte Methode zur Bewältigung der täglich E-Mailflut vor.

Zunächst einmal gilt: Checke deine Mails so selten wie möglich, doch so häufig wie nötig! Hast du dein Mailprogramm einmal geöffnet, arbeite alle Mails in einem Block, also unmittelbar nacheinander ab. Dass heißt natürlich nicht, dass du Alle beantworten bzw. erledigen musst. Es geht lediglich darum Mail für Mail kurz zu überfliegen und direkt – beim ersten Betrachten – eine finale Entscheidung darüber zu treffen, was mit dieser Mail geschehen soll.

Wichtig: Die Mails sollten immer von der aktuellsten zur ältesten durchgeschaut werden, denn so identifiziert man alle, die sich bereits erledigt haben oder denen man aus sonstigen Gründen keine Aufmerksamkeit mehr schenken muss.

Hier kommen wir auch schon zu den vier D aus der Überschrift:

Delete: Spam, Werbung sowie unsinnige Infos oder Mails die mich nicht wirklich betreffen sofort löschen.

Do: Mails die schnell und einfach zu erledigen bzw. beantworten sind, kurz und knackig beantworten, beziehungsweise erledigen.

Delegate: Jemand anderen mit der Aufgabe betrauen und somit diese E-Mail erledigen.

Defer: Die Bearbeitung der Mail ist etwas Aufwendiger, muss jedoch unbedingt durch mich erfolgen, dann setze ich einen Termin wann ich diese in Ruhe bearbeiten werde.

Wer sich etwas unsicher ist, welchem der 4 Ds er die jeweilige Mail zuordnen soll, kann nach dem Eisenhower-Prinzip vorgehen.

Sobald du wieder eine Zero Inbox hast, am besten das Mailprogramm wieder schließen, oder zumindest minimieren, um nicht von eingehenden Mails gestört zu werden.

Wenn euch dieser Beitrag gefallen hat, würde ich mich freuen, wenn ihr ihn weiterempfehlt!

Vielen Dank für eure Zeit!

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ABC-Analyse 📊📈📉

So kannst du deine Zeit effizient einteilen! Die ABC-Analyse ist ein weit verbreitetes Analyseverfahren mit den unterschiedlichsten Anwendungsgebieten im Bereich der Betriebswirtschaft. Ob bei der Materialwirtschaft, beim Marketing, in der Produktanalyse oder – wie in diesem Fall – im Zeitmanagement, die ABC-Analyse ist sehr vielseitig. Sie dient uns als Hilfsmittel, immer wieder den Ist-Zustand in dem jeweiligen Anwendungsbereich zu ermitteln und unsere Prioritäten entsprechend anzupassen.

Klassische Beispiele hierfür sind: Welche Kunden oder auch welche Produkte generieren wie viel Prozent meines Gesamtumsatzes. Mittels einer solchen, auf wenige Faktoren beschränkte Analyse, können auch komplexe Probleme mit einem überschaubaren Aufwand bewertet werden. Wenden wir diese Methode nun auf unser Zeitmanagement an. Dazu ist es zunächst von Nöten, alle meine Tätigkeiten samt des jeweiligen Zeitaufwandes zu notieren. Ja ich weiß, dass ist mühselig und kostet viel Zeit!

Doch wie so oft im Zeitmanagement, muss man zunächst etwas Zeit investieren, kann so aber langfristig gesehen, eine Menge Zeit einsparen. Sobald du eine Liste mit deinen wiederkehrenden Tätigkeiten vorliegen hast, solltest du jeden dieser Punkte einzeln bewerten und in die drei Kategorien A, B und C einteilen.

A-Aufgaben sind sehr wichtig und bringen mich meinen Zielen am besten näher.

B-Aufgaben sind nur durchschnittlich wichtig und tragen eher wenig zur Zielerreichung bei.

C-Aufgaben sind meist dringend, jedoch mehr für andere als für mich selbst von Nutzen.

Je nachdem wie gut du deine Prioritäten bereits setzt, wird sich deine Liste in etwa wie folgt zusammensetzen: 15 Prozent A-Aufgaben, 20 Prozent B-Aufgaben und 65 Prozent C-Aufgaben. Sollten bei dir doch die A-Aufgaben überwiegen, herzlichen Glückwunsch du arbeitest den größten Teil deiner verfügbaren Zeit an deinen Zielen und nutzt deine Kernkompetenzen um diese umzusetzen.

Sollte sich jedoch herausstellen, dass die meisten Punkte auf deiner Liste mit einem C markiert wurden, solltest du einen Teil deiner Prioritäten dringend neu ausrichten. Du verbringst viel zu viel deiner kostbaren Zeit mit Dingen die dich deinen Ziele beziehungsweise denen deiner Firma nicht näher bringen. Am effizientesten änderst du diesen Zustand, indem du dich zunächst deinen C-Aufgaben widmest und diese versuchst möglichst stark zu reduzieren. Welche deiner C-Aufgaben kannst du entweder delegieren oder gar komplett wegrationalisieren? Was genau sind deine größten Zeitfresser in diesem Bereich?

Wie sieht es bei deinen B-Aufgaben aus, kann man davon nicht auch noch das ein oder andere delegieren?

Nutze die ABC-Analyse deine Prioritäten hauptsächlich auf deine A-Aufgaben zu richten, um deine kostbare Zeit möglichst oft deiner Zielerreichung zu widmen. Siehe auch verwandte Artikel wie: Wichtig oder dringend und Eisenhower Prinzip. Ich wünsche dir viel Erfolg beim festlegen deiner Prioritäten und würde mich sehr freuen wenn du diesen Blog mit anderen teilst!

Spare Zeit dank Vorratshaltung 🛒🥫🥫🥫🥫🥫

Wie oft musstest du noch einmal schnell in den Supermarkt weil dir irgendein Alltagsprodukt ausgegangen ist? Natürlich wird es immer wieder vorkommen, dass du wegen einer Kleinigkeit nochmals schnell etwas kaufen gehen musst, doch mit Hilfe einer guten Vorratshaltung lässt sich diese Häufigkeit deutlich reduzieren.

Nicht bei jedem von uns ist ein passendes Geschäft gleich um die Ecke, sodass man nur kurz zu Fuß die Straße runter gehen muss um eine Besorgung zu machen. Viele Leute benötigen ein Auto und müssen kilometerweit fahren um einkaufen zu gehen. Nicht immer findet sich leicht ein Parkplatz und an der Kasse muss ich mit meiner Kleinigkeit oft genauso lange anstehen wie mit einem herkömmlichen Einkauf. Siehe hierzu meine Tipps für die Kassenschlange: Der Warteschlangen-Trick 🛒🛒🛒🛒 

Um nicht jedes mal vor dem Kochen extra einkaufen gehen zu müssen, kann man viele lange haltbare Produkte in größeren Mengen auf Vorrat kaufen

Sättigungsbeilagen wie: Nudeln, Reis, Couscous, Kloßteig, etc.

Gemüse wie: Mais, Erbsen, Bohnen, Pilze, Linsen, etc.

und als Beilage: Gemüsebratlinge, Fisch (tiefgefroren), Reibekuchenteig, etc.

Selbst frische Zutaten wie: Paprika, Tomaten, Gurke, Eier, Zwiebeln, Käse, etc. sollten sich problemlos eine Woche halten, sodass man diese auch nur ca. einmal pro Woche besorgen muss. Geriebener Käse lässt sich prima einfrieren und bei Bedarf auch im gefrorenen Zustand zum kochen verwenden.

Wer den nötigen Platz dafür hat, kann auch größere Mengen an Küchenrolle, Toilettenpapier, Shampoo, Seife, Deo und Damenhygieneartikel kaufen. Wer dabei nicht nur Zeit sondern auch noch Geld sparen möchte, legt diese Vorräte am besten an wenn sie gerade im Angebot sind.

Besonders Artikel die man immer im selben Geschäft kauft – beispielsweise Drogerieartikel aus dem Drogeriemarkt oder spezielle Produkte die es nur in ausgewählten Geschäften wie dem Reformhaus gibt, sollte man in größeren Mengen kaufen. Gehen einem diese Produkte aus, muss man immer extra für – sagen wir ein Päckchen Rasierklingen – in dieses Geschäft. Hinfahren, Parkplatz suchen, Produkt suchen, Schlange stehen und so weiter. Hier machen Vorräte – von Produkten ohne Verfallsdatum oder zumindest mit langer Haltbarkeit, auf jeden Fall Sinn und sparen langfristig eine Menge Zeit.

Welche Artikel fallen dir sonst noch ein, die man immer auf Vorrat haben sollte?

Batterien, Motoröl, Fahrradschlauch, Kerzen, ausreichend Getränke – vor allem Wasser, ein paar kleine Geschenke sowie Glückwunschkarten …

Um solch plötzlichen Engpässen und den damit verbundenen außerplanmäßigen Einkäufen vorzubeugen empfiehlt es sich stets eine Einkaufsliste – am besten auf dem Smartphone zu führen.

Näheres dazu findest du unter: Sei listig – arbeite mit Listen und Optimierung des Einkaufes 🛒 

3 Zeitspar-Quickies ⏱ Teil 7 – X-mas Spezial 🎅🏼 🎄

3 kurze Zeitspar-Tipps die du dir unbedingt aneignen solltest! Diese Woche das X-mas Spezial! 3 kurze Zeitspar-Tipps für eine weniger stressige Vorweihnachtszeit. Wenn es dir auch so vorkommt, dass die letzten Tage vor Weihnachten besonders schnell vergehen, dann solltest du dir die nun folgenden Hacks unbedingt aneignen!

1.Geschenke verpacken

In den vergangenen Wochen habe ich bereits über die Vorzüge von Zeitgeschenken geschrieben. Diese sind was Verpackung und Transport anbelangt meist unkompliziert. Häufig gibt es jedoch Geschenke die von ihrer Form, beziehungsweise Umverpackung nur sehr schwer in Geschenkpapier einzuwickeln sind. Mein Vorschlag um Geschenke – ganz gleich welcher Form – schnell und sauber zu verpacken ist die Geschenktüte oder die Geschenkschachtel. Schnell eingepackt, schnell ausgepackt und sie kann ohne große Vorsicht – umweltfreundlich mehrfach verwendet werden. Geschenktüten gibt es in beachtlichen Größen sodass auch große Spielzeugverpackungen darin Platz finden. Umständliches und zeitaufwändiges Verpacken in Geschenkpapier kann so meist vermieden werden.

2.Stressfreies Weihnachtsessen

Damit Mama, Oma oder wer auch immer in eurer Familie den Kochlöffel in der Hand hält, ein möglichst stressfreies Weihnachen hat, sollte man sich im Vorfeld etwas organisieren.  Hier gibt es mehrere zeitsparende Optionen. Wir teilen uns die Zubereitung unseres Festmahles immer ein wenig auf, damit nicht alles an Mutter hängen bleibt. Einer übernimmt die Vorspeisen und Snacks, einer organisiert die Hauptspeise und wieder ein anderer bereitet ein Dessert vor. Damit sind wir auch schon beim nächsten Punkt angelangt: Vorbereitung! Man kann durchaus gut essen, ohne den ganzen Tag in der Küche zu stehen.  Viele Gerichte oder zumindest Teile davon kann man einfach vorkochen oder zumindest vorbereiten. Ich selbst bin zwar kein großer Fan von Eintöpfen, aber es soll viele Familien geben, die für heilig Abend einen solchen vorbereitet haben und diesen dann am Abend nur noch erwärmen. Ich jedoch ziehe es vor, am Vorabend eine Füllung für eine Pute oder eine Gans zuzubereiten und diese damit zu füllen. Am Festtag wird der Vogel dann lediglich für ein paar Stunden im Ofen gegart und fertig ist das Essen samt Füllung als Beilage. Am einfachsten ist es natürlich, Essen zu gehen, zumindest an einem der drei Tage. Hier sollte man jedoch daran denken frühzeitig – am besten ein paar Wochen im Voraus – einen Tisch zu reservieren.

3.Schnelles Weihnachtsgebäck

Du hattest dir vorgenommen selbstgemachtes Weihnachtsgebäck zu bereiten, weißt jedoch nicht wann du dass noch machen sollst? Mit diesem schnellen Rezept kannst du es noch schaffen – Kein Teig gehen/ruhen lassen, kein Ausstechen, kein Formen! Für die schnellen Müsliberge benötigst du: 500 g Müsli, 3 EL Honig, 1/2 TL Zimtpulver und 300 g Schokolade. Erhitze zunächst kurz den Honig mit dem Zimt in einem Topf. Wenn du magst, kannst du dem Gemisch auch noch etwas Ahornsirup hinzufügen. Füge dem Gemisch das Müsli hinzu und rühre alles kräftig durch. Verteile die Mischung grob auf ein Blech mit Backpapier und schiebe dieses für 10 min bei 120 C in den Backofen. In dieser Zeit kannst du schon mal die Schokolade in einem Wasserbad erhitzen. Gib die Mischung aus dem Backofen nun wieder in den Topf und füge die geschmolzene Schokolade hinzu. Alles kräftig vermengen! Jetzt musst du nur – unter Zuhilfenahme von zwei Löffeln – kleine Berge der Masse auf das Blech mit dem Backpapier portionieren. Während du alles spülst und wegräumst, kühlt die Schokolade aus und dein Weihnachtsgebäck ist bereits fertig.

Ich wünsche dir ein schönes und stressfreies Weihnachtsfest!

Spare Zeit – Plane deinen Tag 🗓🖋

Zeit sparen mit Plan – Plane deinen Tagesablauf bereits am Vorabend! 📝

Routinen und Strukturen in unserem Tagesablauf – ganz gleich, ob privat oder im Job –  helfen uns, uns in unserem meist stressigen Alltag zu orientieren. Unser ganzes Leben lang haben Rituale einen festen Platz in unserem Tagesplan. Egal ob jung oder alt, Rituale sind ein wichtiges und nützliches Werkzeug für uns alle. Schon im Kindesalter lernen wir diese festen Gewohnheiten für unseren geregelten Tagesablauf kennen. Denn alle Aufgaben die regelmäßig wiederkehren und immer gleich ablaufen, werden von Kindern leicht akzeptiert. Wie wichtig bereits Kindern diese Rituale sind, erfährt man wenn man die Gutenachtgeschichte ausfallen lassen möchte. Doch auch in unserem Erwachsenenleben und ganz besonders in unserem Arbeitsalltag sind gewohnte, wiederkehrende Strukturen sehr bedeutsam. Oft wird uns das erst so richtig bewusst, wenn wir in Rente gehen und uns diese über Jahrzehnte immer gleich ablaufenden Schemen plötzlich fehlen. Routinen bzw. Rituale laufen immer gleich ab und geben uns so Orientierung und Sicherheit.

Wer seine festen Abläufe kennt, kann viel besser planen und läuft nicht so schnell Gefahr, dass ihm alles über den Kopf wächst. Ein guter Plan spart dir außerdem die Zeit, nach jeder erledigten Aufgabe aufs neue zu überlegen, was du als nächstes angehen sollst.

Nimm dir am Vorabend oder Feierabend kurz die Zeit und schreibe dir deine Aufgabenplanung für den kommenden Tag chronologisch auf. Deine Aufgaben schriftlich festzuhalten, schafft Verbindlichkeit und hilft dir deine Aufgaben fokussiert abzuarbeiten. Notiere zunächst dass, was du am heutigen Tag nicht geschafft hast und überlege dir anschließend welche Aufgaben morgen sonst noch anstehen.

Wichtig: Notiere nur die Aufgaben als solche, ohne Angabe des genauen Zeitpunktes, wann du diese angehen möchtest. Plane realistisch und nimm dir nicht zu viel vor!

Tipp: Handgeschriebene Notizen bleiben leichter im Kopf!

Folgst du diesem Tagesablaufplan, verschwendest du deine begrenzte Entscheidungskraft (siehe auch: Was ist eigentlich Willenskraft?) nicht andauernd damit zu überlegen, was du als nächstes tun sollst. Außerdem hast du jeder Zeit den Überblick, was noch alles zu erledigen ist. So kannst du – anhand der Anzahl der verbleibenden Aufgaben – grob abschätzen, wie viel Zeit du noch für deine aktuelle Aufgabe zur Verfügung hast. Plane stets so, dass die Zeit zur Erledigung knapp bemessen ist. Siehe auch: Das Parkinsonsche Gesetz

Bittet dich jemand um Hilfe oder kommt mit weiterer Arbeit auf dich zu, so kannst du demjenigen dank deiner Liste viel leichter mitteilen, wann du frühestens dazu kommst, dich um sein Anliegen zu kümmern. Im Idealfall sollten neue Aufgaben frühestens für den kommenden Tag eingeplant werden, es sei denn sie fallen unter das Direkt Prinzip.

Merke: Fokussiere dich stets auf die Inhalte deiner Arbeit nicht auf die Abläufe! Standardabläufe sollten stets klar definiert sein und nur von Zeit zu Zeit auf ihr Optimierungspotential hin geprüft werden!

Sie haben 19 neue E-Mails 📧

Warum uns E-Mails heute mehr und mehr Zeit kosten anstatt Zeit einzusparen und was wir dagegen tun können. Als die E-Mail so langsam Einzug in unsere Arbeitswelt hielt, sparte sie uns zunächst eine Menge Zeit. Als elektronisch übermittelte Post ist sie deutlich schneller beim Empfänger als ein Brief der mir der herkömmlichen Post versendet wird. Mittlerweile sieht es jedoch so aus, dass uns die tägliche Flut an E-Mails zunehmend Zeit kostet die uns somit an anderer Stelle fehlt. Hier erhältst du Tipps für dein persönliches E-Mail-Management! 

1. Schalte deine E-Mailbenachrichtigungen aus

Wer permanent von neu eingehenden E-Mails abgelenkt wird, sei es durch das aufpoppen einer kleinen Benachrichtigung auf dem Desktop und oder noch schlimmer mit einem Hinweiston, kann nicht konzentriert und fokussiert an einer Sache bleiben. Immer wieder wird man dadurch aus seinem Arbeitsfluss rausgerissen und ist genötigt diese sofort zu öffnen, zu lesen und eventuell auch noch zu bearbeiten. Bei Outlook kannst du diese Benachrichtigung wie folgt deaktivieren: Menü Extras > Optionen > Registerkarte Einstellungen > Schaltfläche E-Mail-Optionen dann das Häkchen bei Desktopbenachrichtigung anzeigen wegmachen und OK. Bei Mac OS X kannst du diese Benachrichtigung wie folgt deaktivieren: Systemeinstellungen > Mitteilungen > Mail und dann das Häkchen bei In Mitteilungszentrale anzeigen wegmachen. 

2. Arbeite deine Mails stets in Blöcken ab

Checke deine Mails so selten wie möglich, doch so häufig wie nötig! Hast du dein Mailprogramm erst geöffnet, bearbeite auf jeden Fall alle Mails unmittelbar nacheinander ab. Dass soll jetzt nicht heißen, dass du Alle beantworten bzw. erledigen musst doch zumindest öffnen, kurz überfliegen und anschließend priorisieren solltest du sie. Spam und Werbung sofort löschen, unsinnige Infos oder Mails die mich nicht wirklich betreffen Marke CC: kurz anschauen und dann löschen. Mails die schnell und einfach zu erledigen bzw. beantworten sind, kurz und knackig beantworten. Und was dann noch übrig bleibt, würde ich nach dem Eisenhower-Prinzip abarbeiten. Sobald ich wieder eine Zero Inbox habe, Mailprogramm wieder schließen bzw. minimieren.

3. Mails immer von der aktuellsten zur ältesten bearbeiten

Wer seine Mails wie in Punkt 2. beschrieben in Blöcken abarbeitet hat im Normalfall zahlreiche ungelesene Mails aus den letzten paar Stunden. Hier empfiehlt es sich die Nachrichten von der neusten zur ältesten hin zu bearbeiten, nicht selten bedarf eine E-Mail überhaupt keiner Antwort mehr, da sie bereits von jemand anderem bearbeitet wurde – klassische CC: Mail – oder sich aus einem anderen Grund bereits erledigt hat. Diese Reihenfolge der Bearbeitung bewart dich davor deine wertvolle Zeit in die Beantwortung einer Mail zu stecken und fünf Mails später festzustellen dass die Mühe vergebens war.

4. Melde dich von unnötigen Newslettern ab

Newsletter können sehr interessant und nützlich sein, von dieser Art von Newslettern schreibe ich im Folgenden nicht. Oft wird man im Netz aufgefordert seine E-Mailadresse anzugeben, tut man dies kommt diese auf eine E-Mailliste und man bekommt – meist nachdem man seinen Eintrag zunächst in einer E-Mail bestätigt hat – ab jetzt E-Mails von dem jeweiligen Seitenbetreiber, gibt man seine Adresse nicht preis, kommt man häufig nicht an die Informationen heran die man eigentlich haben wollte. Wenn man die daraufhin folgenden E-Mails dann auch ließt und interessant findet, ist ja alles Gut und es ist nichts dagegen einzuwenden. Hat man sich jedoch nur eingetragen um weiter zu kommen oder um zu testen ob der angebote Inhalt etwas für einen ist, sind die darauf folgenden Mails für einen oft nutzlos und nervig. Hier solltest du dir die Zeit nehmen und dich davon abmelden. Oft erkennt dein Mailprogramm von selbst wenn es sich bei einer Mail um eine Massenmail handelt und bietet dir gleich oben am Kopf der Mail an, dich von diesem Newsletter abzumelden. Hast du diese Funktion nicht, dann suche ganz unten am Fuß der Mail nach abmelden oder unsubscribe so wirst du in Zukunft eine menge Mails weniger erhalten und sparst somit Zeit beim sortieren, abarbeiten und löschen.

5. Arbeite mit Ordnern um deine Mail zu organisieren

Um dein Postfach schnell und einfach übersichtlich zu bekommen, solltest du dir eine Ordnerstruktur in deinem E-Mailprogramm anlegen. Folgende Ordner haben sich bewährt: Antworten: Mails auf die ich reagieren muss, Lesen: Mails die ich später lesen möchte, Später lesen: Mails die später benötigt werden der Termin aber noch nicht klar ist oder ich auf jemand anderen angewiesen bin. Ablage: hier kommen Mails rein die ich behalten möchte oder muss. Jeder arbeitet ein wenig anders und es kann von Nöten sein, dass du noch ein paar weitere Ordner benötigst, doch bedenke: auch hier ist weniger mehr!

6. Nutze Regeln und Filter um deine Mails vorzusortieren 

Spam wird immer raffinierter doch auch die Spamfilter werden immer weiter verbessert. Es lohnt sich von Zeit zu Zeit ein wenig daran rumzutüfteln und eventuelle neue Einstellmöglichkeiten auszuprobieren. Auch die Einrichtung gewisser Regeln kann sehr nützlich sein um seine Mails zu organisieren. Sende beispielsweise automatische Antworten oder verschiebe Mails bei denen du im CC: stehst direkt in deinen Später lesen Ordner. Sieh dir einfach die Auswahl an verschiedenen Regeln an und probiere welche für dich am nützlichsten sind.

Hast du auch noch einen guten Tipp zum Thema E-Mail Organisation, dann hinterlasse uns doch bitte eine Nachricht in den Kommentaren!

Das Revival der Headsets

Warum du unbedingt wieder dein Headset an den Start bringen solltest! Viele von uns haben noch ihr altes Headset irgendwo zuhause rumliegen. Zu Beginn des Millenniums wurden diese meist angeschafft da das Telefonieren mit dem Mobiltelefon in der Hand des Autofahrers ab 01. Februar 2001 verboten wurde. Schon damals diente das Headset dazu, beide Hände für eine bestimmte Tätigkeit – in diesem Fall lenken und schalten – frei zu haben. Auch wenn heutzutage kaum noch ein Auto ohne Freisprecheinrichtung ausgeliefert wird, gibt es meiner Meinung nach immer noch zahlreiche Gründe ein Headset zu nutzen.

Überlegen wir doch einmal bei welchen Tätigkeiten – außer Autofahren – es sinnvoll sein kann, beide Hände frei zu haben und dabei telefonieren zu können. Der Klassiker hierfür ist natürlich die Telefonzentrale. Dank Headset haben die Mitarbeiter eines Callcenters während dem telefonieren beide Hände frei um ihren PC zu bedienen ohne sich einen Telefonhörer zwischen Ohr und Schulter klemmen zu müssen. Diese klassischen Anwendungen sind hinlänglich bekannt, sodass wir uns nun dem Zeitsparaspekt dieses Telefonzubehörs widmen können.

War man früher zum Telefonieren noch an einen festen Ort gebunden, kann man dank mobiler Kommunikation seit etwa 20 Jahren fast überall telefonieren. Nicht nur dass man sich mittels Funktelefon nahezu frei im Haus bewegen konnte statt auf dem guten alten Telefonbänkchen zu sitzen, seit dem weitest gehenden flächendeckenden Mobilfunkausbau, sind dem telefonieren kaum Grenzen gesetzt. Warum also telefonieren immer noch so viele Leute nur an bestimmten Orten? Wir nehmen zwar überall eingehende Telefonate an, doch abgehende Anrufe tätigen wir immer noch am liebsten vom heimischen Sofa oder Sessel aus. Seit fest eingebaute Freisprecheinrichtungen zum Standard geworden sind, hat das Telefonieren zumindest im Auto Einzug gehalten. Doch hier muss noch lange nicht Schluss sein.

Mit Headset kannst du doch auch beim:

  • spülen, putzen oder kochen
  • joggen, inlinen oder Rad fahren
  • aufräumen, bügeln, Wäsche falten oder bei der Gartenarbeit 

deine Telefonate erledigen.

Sämtliche Anrufe bei denen du nicht sonderlich konzentriert sein oder dir etwas notieren musst, lassen sich so mit einer kognitiv wenig anspruchsvollen Aufgabe kombinieren. Auch wenn du keine Telefonate zu machen hast, könntest du eine solche Tätigkeit nutzen und jemanden aus deiner Familie oder einen deiner Freunde anzurufen einfach um in Kontakt zu bleiben. Oft fehlt uns die Zeit mit Freunden und Familie zu telefonieren, so dass wir uns oft erst melden wenn wir ein Anliegen haben. Um uns einfach nach dem Wohlergehen von jemand anderem zu Erkundigen und zuzuhören was der Andere zu erzählen hat, nehmen wir uns kaum noch die Zeit. Klar muss dann auch der Gesprächspartner zu diesem Zeitpunkt bereit für diese Unterhaltung sein, doch es gibt fast immer jemanden mit den man telefonieren könnte. Oma, Opa, Mutter, Vater, Tante Onkel, einen Freund oder eine Freundin die man nur selten sieht, auch in deinem Umfeld gibt es bestimmt jemanden der sich über deinen Anruf freut. So kannst du auch mit den Leuten in Kontakt bleiben, für die du dir sonst oft nicht die Zeit nimmst. Solltest du dennoch niemanden haben der mit dir telefonieren möchte, eignen sich Headsets auch prima zum Podcast hören.

Deine Headsets haben also lange noch nicht ausgedient!

Eat the frog first!

Essen sie gleich morgens früh einen lebendigen Frosch!

Das ‚Eat the frog first‘ Prinzip! Doch keine Angst, niemand wird hier aufgefordert Frösche zu essen oder in irgendeiner anderen Art und Weise gegen die Bundesartenschutzverordnung zu verstoßen – in Deutschland dürfen Frösche weder gefangen noch verletzt oder gar getötet werden. Selbige lebendig zu verspeisen, ist somit streng verboten. Doch worum geht es dann?

Der US-Amerikanische Schriftsteller Mark Twain hat einmal folgendes gesagt:


If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning.

And If it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first.

Mark Twain

Frei übersetzt:

Wenn eine deiner Aufgaben darin besteht einen Frosch zu essen, ist es am besten dies gleich als erstes am Morgen zu erledigen. Ist es deine Aufgabe zwei Frösche zu essen, iss den dickeren zuerst.

Der Eine oder Andere der das ‚eat the frog first‘-Prinzip, beziehungsweise diesen Spruch bisher noch nicht kennt, hat jetzt vielleicht eine Idee um was es dabei geht. Wir alle haben unliebsame Aufgaben zu erledigen, oft sind es genau diese die wir vor uns herschieben (siehe Prokrastination). Wir müssen die ganze Zeit daran denken, dass wir diese eine Arbeit, die wir so ungern machen, immer noch erledigen müssen. Wir versuchen sogar andere Arbeiten zu finden um diese der Verhassten vorzuziehen. Doch es hilft Alles nichts, wir müssen es tun! Wir müssen die Aufgabe jetzt angehen! Für Mark Twain mag es wohl zu den schlimmsten und ekligsten Sachen gehört haben – die er sich vorstellen konnte tun zu müssen – einen lebendigen Frosch zu essen. Warum sonst sollte er dieses Sinnbild für seinen Ausspruch gewählt haben? Einen lebendigen Frosch zu essen, steht hier also sinnbildlich für eine unliebsame Aufgabe, die einen eine gehörige Portion Überwindung kostet. Vielleicht hast du schon einmal davon gehört, dass unsere Willenskraft begrenzt ist. Dies ist auch mit der Grund dafür, dass wir gegen Abend, neben Müdigkeit auch oft eine gewisse Antriebslosigkeit verspüren. Wir können uns nicht so leicht aufraffen etwas zu tun und es fällt uns schwerer eine Entscheidung zu fällen. Man kann sich unsere Willenskraft in etwa wie einen Muskel vorstellen. Wurde dieser den Tag über viel beansprucht, ist er abends müde und es fällt umso schwerer ihm noch mehr abzuverlangen. Daher ist es ratsam, die Dinge die einen ohnehin schon eine Menge Überwindung kosten, möglichst morgens zu erledigen. Morgens ist unsere Willenskraft noch frisch und kaum beansprucht, jetzt fällt es uns am leichtesten unerfreuliche Tätigkeiten zu erledigen. Je länger wir diese Sache vor uns herschieben, desto schwieriger wird es uns Fallen sie anzugehen. Es gilt also: eat the frog first! Danach hast du anstatt der Last dieser schlimmen noch zu erledigenden Aufgabe, jetzt stattdessen folgende positive Gedanken in deinem Kopf: Wenn du heute bereits etwas derart widerliches überstanden hast, kann dich kaum mehr etwas abschrecken. Schlimmer kann es danach wohl nicht mehr werden, ab jetzt wird alles besser oder zumindest einfacher.

Im Gegensatz zum MIT, wo man gleich zu Beginn des Tages die für heute wichtigste Aufgabe zuerst erledigt, geht es bei ‚eat the frog‘ darum, direkt morgens die wahrscheinlich übelste, unangenehmste Aufgabe des jeweiligen Tages zu eliminieren. Hintergrund ist folgender Gedanke: ist diese uns belastende Aufgabe erst erledigt, können alle Anderen Tasks nur noch besser werden. Hat man also gleich am Morgen „den Frosch“ der Redewendung gegessen, werden einem alle weiteren anstehenden Arbeiten des Tages, leicht fallen. Hat man an diesem Tag übrigens zwei schwierige Aufgaben anstehen, sollte man die schwierigste zuerst erledigen. Im Anschluss scheint einem die restliche Arbeit immer leichter zu fallen. Hier nochmal abschließend kurz und knackig 3 gute Gründe warum du die unangenehmste Aufgabe des Tages nach Möglichkeit direkt morgens erledigen solltest:

  1. morgens ist deine Willenskraft noch am größten
  2. der psychologische Effekt dass dir die verbleibenden Aufgaben leichter fallen
  3. du belastest dich nicht ständig damit, immer noch diese unangenehme Sache erledigen zu müssen. (Stichwort: Prokrastination)

Die 10 Minuten Methode

Du kennst dass bestimmt auch, die Wohnung muss aufgeräumt, die Blumen gegossen und die Spülmaschine ausgeräumt werden. Außerdem ist die Wäsche anzustellen, der Müll rauszubringen und Staub saugen könnte man auch noch mal. Wann ist die beste Zeit für solche Hauruck-Aktionen? Natürlich am Wochenende! Doch wer verbringt sein Wochenende schon gerne mit Hausputz? Es ist schwer in die Gänge zu kommen und beispielsweise ein gutes Buch aus der Hand zu legen, oder auch nur von der Couch aufzustehen, um dann mit der Hausarbeit zu beginnen. Da macht sich schnell die  Aufschieberitis breit. Man denkt sich: „noch eine halbe Stunde dann lege ich los!“, eine gute Stunde später: „Nur noch ein Kapitel.“ Und schließlich: „Was, schon so spät? jetzt brauch ich auch nicht mehr anzufangen.“

Ich bin mir sicher, dass so etwas ähnliches bestimmt jedem schon mal passiert ist. Warum machen wir uns diesen Effekt nicht einfach zunutze? Wo er doch so gut funktioniert! Haben wir also das nächste Mal für eine unliebsame Aufgabe keine Lust, beschließen wir wenigstens für 10 Minuten daran zu arbeiten. Motiviere dich jetzt sofort, dich für gerade mal 10 Minuten intensiv mit der anstehenden Aufgabe zu beschäftigen. So kostet es zum einen viel weniger Überwindung endlich loszulegen, da 10 Minuten ja ein recht überschaubarer Zeitraum ist und man sich für diesen wirklich mal zusammenreißen kann. Zum anderen tritt oben beschriebener Effekt ein – dieses Mal jedoch zu unseren Gunsten. Ist man erst einmal am Arbeiten, achtet man überhaupt nicht mehr auf die Zeit und arbeitet meist deutlich länger als die geplanten 10 Minuten. Sei es weil es gerade wirklich gut läuft oder weil man diese Arbeit ja nicht mittendrin beenden möchte. Es ist vom Prinzip her also genau wie in dem Beispiel mit dem Buch auf der Couch, nur dass wir jetzt produktiv sind und unsere nächste Ruhephase aufschieben.

Anwendbar ist diese Methode auf all die vielen kleinen Arbeiten die weder einer Vorbereitung bedürfen noch langer Zeit des rein Denkens. Es versteht sich von selbst, dass man nicht für 10 Minuten das Wohnzimmer tapeziert, die Hausfassade streicht oder seine Steuererklärung macht. Doch Mails beantworten, Rechnungen freigeben, Ablage machen oder auf den Haushalt bezogen: Müll rausbringen, Spülmaschine ausräumen oder die Blumen gießen, macht dabei durchaus Sinn. Natürlich lassen sich mit dieser Methode auch länger andauernde Arbeiten und größere Projekte angehen, wichtig ist nur, dass sie sich in kleine Stücke aufteilen lassen, an denen man immer wieder für einen kurzen Zeitraum arbeiten kann.

Ein kleiner Tipp zum Schluss:

Am besten funktioniert die 10 Minuten Methode, wenn man wirklich fokussiert arbeitet und dabei nicht immer wieder auf die Uhr schaut.

To-do- or NOT To-do-Liste ⛔️ 

Warum du dir eine NOT To-do-Liste erstellen solltest! To-do-Listen erfreuen sich bereits seit langem wachsender Beliebtheit. Sie sind die erste Wahl wenn es um das Thema Aufgabenmanagement geht. Doch auch eine Not-to-do-Liste kann ein sehr nützliches Werkzeug sein. Wie der Name schon sagt, notiert man auf einer Not-to-do-Liste alles was man nicht mehr tun möchte, doch für wen oder warum kann dies von Nutzen sein? Die klassische Anwendung eine Not-to-do-Liste im Zeitmanagement ist die Auflistung deiner größten Zeitfresser, Tätigkeiten die du aufgrund ihres Zeitaufwands minimieren oder gänzlich einstellen möchtest. Dazu kann beispielsweise – das ständige Überwachen und Lesen der Mails, sich immer wieder stören zu lassen und deshalb Dinge nicht zu Ende zu bringen oder andauernd Social Media Postings zu checken – gehören. Besonders hilfreich ist eine Not-to-do-Liste wenn man die Abteilung gewechselt hat oder befördert wurde. Eine Beförderung bringt nicht nur mehr Verantwortung sondern auch neue Aufgaben mit sich, was bedeutet dass man für einige der Tätigkeiten die man seit Jahren gewohnt ist zu tun, nun keine Zeit mehr haben wird. Diese gilt es sich abzugewöhnen und zu delegieren. Manche der Aufgaben werden ohnehin aufgrund der Beförderung auf andere Mitarbeiter übertragen, doch im Tagesgeschäft ist es nicht auszuschließen, dass hier und da noch ein paar Aufgaben auf einen zurückfallen für die man jetzt keine Zeit mehr hat. Beispielsweise wenn der Kollege kurz Hilfe von einem möchte, da man sich ja besser auskennt als der neue Mann. Natürlich könnte man helfen und wahrscheinlich ist man besser und schneller, doch genau diese Zeit fehlt einem dann am Ende des Tages und die primären eigenen Aufgaben könnten auf der Strecke bleiben. Ein klassischer Fall für die Not-to-do-Liste!

Auch im privaten Bereich kann eine solche Liste von Nutzen sein, beispielsweise wenn man sich etwas abgewöhnen oder sich in irgendeiner Sache einschränken möchte. Bsp:

– zu lange im Bett bleiben

– Unsinn im Fernsehen schauen

– unnötig zu viel Geld ausgeben

– Fast Food essen

– Abends noch Kaffee trinken

– Süßigkeiten essen

– Lange am Telefon plaudern

Wie oben genannte Beispiel zeigen, ist die Not-to-do-Liste nicht nur gut um Zeitfresser zu eliminieren sondern auch um schlechte Gewohnheiten abzulegen. Damit dieses Werkzeug jedoch funktioniert, solltest du deine Liste unbedingt an einer Stelle platzieren an der du sie ständig siehst, mindesten mehrmals am Tag. Verliere keine Zeit und erstelle auch du dir eine Not-to-do-Liste!