Schlagwort-Archive: E-Mails im Block beantworten

Die vier D Methode

So kannst du die Flut an eingehenden E-Mails effizient bewältigen!

Sie galt zunächst als Revolution, was die Übermittlung von Nachrichten in geschriebener Form anbelangt, die E-Mail! Sie ist deutlich schneller beim Empfänger als ein Brief der mir der herkömmlichen Post versendet wird und brachte uns somit eine enorme Zeitersparnis. Mittlerweile sieht es jedoch so aus, dass uns die tägliche Flut an E-Mails zunehmend auch Zeit kostet, die uns dann immer wieder an anderer Stelle fehlt.

Heute stelle ich euch eine gut bewährte Methode zur Bewältigung der täglich E-Mailflut vor.

Zunächst einmal gilt: Checke deine Mails so selten wie möglich, doch so häufig wie nötig! Hast du dein Mailprogramm einmal geöffnet, arbeite alle Mails in einem Block, also unmittelbar nacheinander ab. Dass heißt natürlich nicht, dass du Alle beantworten bzw. erledigen musst. Es geht lediglich darum Mail für Mail kurz zu überfliegen und direkt – beim ersten Betrachten – eine finale Entscheidung darüber zu treffen, was mit dieser Mail geschehen soll.

Wichtig: Die Mails sollten immer von der aktuellsten zur ältesten durchgeschaut werden, denn so identifiziert man alle, die sich bereits erledigt haben oder denen man aus sonstigen Gründen keine Aufmerksamkeit mehr schenken muss.

Hier kommen wir auch schon zu den vier D aus der Überschrift:

Delete: Spam, Werbung sowie unsinnige Infos oder Mails die mich nicht wirklich betreffen sofort löschen.

Do: Mails die schnell und einfach zu erledigen bzw. beantworten sind, kurz und knackig beantworten, beziehungsweise erledigen.

Delegate: Jemand anderen mit der Aufgabe betrauen und somit diese E-Mail erledigen.

Defer: Die Bearbeitung der Mail ist etwas Aufwendiger, muss jedoch unbedingt durch mich erfolgen, dann setze ich einen Termin wann ich diese in Ruhe bearbeiten werde.

Wer sich etwas unsicher ist, welchem der 4 Ds er die jeweilige Mail zuordnen soll, kann nach dem Eisenhower-Prinzip vorgehen.

Sobald du wieder eine Zero Inbox hast, am besten das Mailprogramm wieder schließen, oder zumindest minimieren, um nicht von eingehenden Mails gestört zu werden.

Wenn euch dieser Beitrag gefallen hat, würde ich mich freuen, wenn ihr ihn weiterempfehlt!

Vielen Dank für eure Zeit!

Advertisements

5 zeitsparende Habits für das 🎆 neue Jahr 🎇

– Mit welchen „Habits“ (deut. ‚Gewohnheiten‘) du bereits im kommenden Jahr wertvolle Zeit einsparen kannst.

Immer wieder zum Jahreswechsel kommt die gleiche Frage auf – nach den guten Vorsätzen für das neue Jahr. Oft heißt es dann: Mehr Sport machen, gesünder ernähren, endlich abnehmen oder aufhören zu rauchen. Es gilt, schlechte Angewohnheiten abzulegen und sich Gute anzueignen. Bereits unter den Top 5 steht meist mehr Zeit mit der Familie bzw. mit der Freundin. Aber auch indirekt erfordern viele der genannten Vorsätze einen gewissen Mehraufwand an Zeit, den man zu deren Umsetzung aufbringen muss. Heute erhaltet ihr Beispiele für verschiedene Gewohnheiten (engl. ‚Habits‘), durch die ihr, sobald ihr sie fest in euer Leben implementiert, eine Menge Zeit einsparen könnt. Manches davon ist nicht jedermanns Sache, doch vielleicht kannst du den einen oder anderen Vorschlag auf dich übertragen.
1. Früher aufstehen.

Vielen mag es schwerfallen, aber wenigstens eine viertel Stunde früher aufstehen als gewohnt ist meiner Meinung nach wirklich machbar! Wenn du dir angewöhnst ab jetzt nur 15 Minuten früher aufzustehen, sind das aufs Jahr hochgerechnet fast 4 Tage. Viel Zeit, in der du einiges machen kannst. Nutze diese Zeit wofür auch immer du möchtest, um Dinge zu tun, für die du morgens bisher keine Zeit hattest. Schaffe dir eine Morgenroutine, meditiere, mach ein wenig Sport oder ein paar Dehnübungen. Erledige kleine Arbeiten im Haushalt, lies ein wenig, beantworte ungestört E-Mails, genieße dein Frühstück oder starte ganz einfach weniger gestresst in den Tag. Mit dieser einfachen Methode gewinnst du 1,75 h pro Woche.
2. E-Mails im Block beantworten.

Wir bekommen täglich zahlreiche E-Mails, viele davon sind Spam manche sind wichtig. Die wenigsten davon sind dringend (siehe: Link). Um nicht für die Beantwortumg einer jeden eingehenden E-Mail aus der aktuellen Tätigkeit gerissen zu werden, empfiehlt es sich, diese im Block abzuarbeiten. Hier muss jeder für sich selbst herausfinden wie oft bzw. in welchen Abständen die E-Mails gelesen bzw. abgearbeitet werden müssen. Bei dem Einen reicht es wahrscheinlich, die Mails einmal die Woche zu checken und zu bearbeiten, andere müssen dies eventuell jede Stunde tun, hier gehen die Möglichkeiten sehr auseinander. Am besten man stellt direkt die Synchronisation der Mails im Mailaccount nach dem eigenen Bearbeitungszyklus ein. Hat man beispielsweise für sich herausgefunden, dass es am sinnvollsten ist, alle 2 Stunden seine Mails zu checken und diese dann 15-30 Minuten lang zu bearbeiten, sollte man diese auch nur alle 2 Stunden vom Server abrufen, um nicht die ganze Zeit von eintreffenden Mails gestört zu werden. Ich empfehle die Mails dann in der Reihenfolge von der Neusten zur Ältesten zu beantworten, dies hat den Vorteil sofort zu bemerken, welche Mails überhaupt keiner Antwort mehr bedürfen. Du wirst feststellen, dass viele Mails sich aus den verschiedensten Gründen bereits von selbst erledigt haben und du keine Energie mehr aufwenden musst um diese zu beantworten. Fängst du hingegen bei der Ältesten an, bearbeitest du evtl. Mails, die durch später eingetroffene Nachrichten für nichtig erklärt wurden.
3. Schaffe dir feste Abläufe.

Es klingt zwar langweilig und spießig, doch feste Abläufe und Pläne sparen dir eine Menge Zeit für Entscheidungsfindungen. Hierfür gibt es die unterschiedlichsten Möglichkeiten, auch wenn manche davon etwas verschroben wirken. Wie viel Zeit verbringst du damit, vor dem Kleiderschrank zu stehen und dir zu überlegen was du heute anziehen sollst? Besonders bei Frauen ist dies ein weit verbreitetes Phänomen. Ein Problem, welches viele sehr effiziente und erfolgreiche Personen nicht haben. Bestes Beispiel hierfür ist Steve Jobs, er trug ständig Bluejeans und einen schwarzen Rollkragenpullover. Mark Zuckerberg trägt fast immer Jeans und ein dunkles T-Shirt. Natürlich wurden diese Herren auch schon mal in Anzug oder Smoking gesichtet, doch ohne Kleiderordnung sah man sie bisher meist in ihrem Standardoutfit. Nicht dein Ding? OK, aber was wenn du deine gängigen Kleidungskombinationen bereits so in den Schrank einsortierst, dass du diese einfach der Reihe nach von oben nach unten anziehst? Eine weiere Möglichkeit ist es, sich einen Essensplan für die Woche zu machen und für jeden Tag zu notieren, was dann gegessen wird. Ich esse Mo (vegetarisch) Suppe und Käsebrot, Di Fisch und Reis, Mi gibt es Steak und Salat, Do Nudeln, Fr – So gehen wir entweder essen oder empfangen selbst Gäste und richten uns dann nach diesen. Ist dir das zu langweilig jede Woche das selbe zu essen?  Erstelle einen neuen Plan für die kommende Woche und bestimme so selbst wie lange dein Rhythmus bis zu Wiederholung ist. Auch mein Sportprogramm folgt einem festen Plan: Mo Laufen, Di Schwimmen, Mi Krafttraining, Do Laufen, Fr Laufen und Sa/So je nach dem wie das Tagesprogramm aussieht einmal Krafttraining und einmal Fahrradfahren. Welche festen Abläufe können für dich von Nutzen sein?
4. Gewöhne dir an, öfter „NEIN!“ zu sagen.

Eine Menge Menschen in deinem Umfeld trachten nach deiner Zeit. Ob bei der Arbeit, im privaten Umfeld oder auch in der Familie. Wir haben alle nur dieselben 24 Stunden am Tag zur Verfügung, daher sollten wir mit Bedacht entscheiden, wie wir diese verbringen. Dies soll jetzt keine Aufforderung sein weder Zeit mit Freunden noch mit der Familie zu verbringen und auch deine Arbeit sollte keineswegs unter dieser Angewohnheit leiden. Doch je nachdem wie groß deine Familie und dein Freundeskreis sind, solltest du öfter mal eine Anfrage für eine Verabredung ablehnen, damit diese nicht Überhand nehmen. Du kannst schließlich nicht jeden Tag der Woche – deine ganze Freizeit – mit Freunden verbringen und dich deren Bedürfnissen anpassen, echte Freunde sollten dass verstehen. Doch wem und wann sage ich zu, wann und zu wem sage ich NEIN? Um diese Entscheidung zu fällen, solltest du dir immer überlegen, mit wem du den größten „Return on time invested“ bekommst. Ich bevorzuge immer Verabredungen, bei denen ich etwas mache, was ich sowieso machen würde: Freunde zum Sport treffen, mit Freunden oder der Familie gemeinsam essen, etwas Neues lernen oder erleben. So kann ich zeitgleich meine persönlichen Vorhaben erledigen und pflege darüber hinaus noch soziale Kontakte. Verabredungen, bei denen von vornherein unklar ist, was gemacht wird oder bei denen abzusehen ist, dass erst einmal 1-2 Stunden diskutiert wird was unternommen wird, werden sofort abgelehnt. Bist du von einem dir angebotenen Angebot also nicht wirklich überzeugt – sag einfach NEIN! Einmal verschwendete Zeit ist für immer verstrichen!
5. Arbeite fokussiert und nur an einer Sache.

Jede Unterbrechung deiner Arbeit und jedes hin und her wechseln zwischen verschiedenen Tätigkeit kostet Zeit. Bleibst du an einer Sache dran bis diese erledigt ist, bevor du mit einer Neuen beginnst, sparst du eine Menge Zeit. Lass dich weder von eingehenden Nachrichten auf deinem Smartphone noch von Werbung oder Social Media ablenken. Vergiss Multitasking, dies ist ein Begriff aus der EDV, welcher irgendwann auf die menschliche Arbeitswelt übertragen wurde. Auch wenn es bei den viel beschäftigten Müttern mit kleinen Kindern oft den Anschein hat, mittlerweile weiß man, dass es außerhalb von Computerschaltkreisen kein echtes Multitasking gibt. Es ist viel mehr ein schneller Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben, der sehr zu Lasten der Qualität geistiger Arbeit geht. Multitasking beim Menschen ist entgegen der allgemeinen Meinung sogar weniger effizient als einen Sache nach der Anderen zu erledigen. Mit Multitasking verschlimmern wir also genau das, was wir eigentlich verbessern wollen. Legst du hingegen deinen Fokus immer nur auf einen einzelnen Arbeitsgang zu einer Zeit, arbeitest du definitiv effizienter und bekommst in der gleichen Zeit mehr erledigt.

Versuche doch mal einen oder mehrere dieser Habits in dein Leben zu implementieren und damit ohne großen Aufwand eine passable Menge an Zeit zu sparen.

Ich wünsche allen Lesern einen guten Rutsch ins neue Jahre sowie eine gute Zeit!