Archiv für den Monat März 2017

1 Jahr 🎂 my time safe Blog 🎉

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Hallo liebe Leser, man glaubt es kaum doch der my time safe Blog feiert diese Woche bereits seinen ersten Geburtstag! Anlässlich diesen Jubiläums möchte ich heute eine kurze Bilanz ziehen. Das mit diesem 52. Beitrag des wöchentlich erscheinenden my time safe blog nun bereits ein Jahr vergangen ist, zeigt einmal mehr wie schnell unsere Zeit doch verrinnt und wie wichtig es doch ist, diese eben nicht einfach verstreichen zu lassen, sondern bewusst zu nutzen und zu genießen! Dieser Blog richtet sich genau an die Menschen, denen ihre Zeit überaus wichtig ist und die das Beste daraus machen möchten!

Man kann es nicht oft genug sagen:

Zeit ist unser wertvollstes Gut, einmal verschwendet ist diese unwiederbringlich verstrichen!

Dieser Blog zeigt nicht nur Techniken für effizienteres Arbeiten, durch dass du mehr freie Zeit für die schönen Dinge des Lebens generieren kannst, sondern er gibt dir auch Beispiele wie du aktiv dazu beitragen kannst, eine gute Zeit zu haben und ein glückliches Leben zu führen.

Bisher erschienen neben der Einleitung und 3 Zeitspar-Quickies, 14  Beiträge in der Kategorie klassisches Zeitmanagement, 20 Posts rund um das Thema Zeit einsparen (allgemein), und 15 Artikel die sich um den bewussten Umgang mit deiner kostbaren Lebenszeit drehen. Hier geht es nur um dich und wie du daran arbeiten kannst ein gutes Leben zu leben.

Ich danke allen Lesern und würde mich sehr freuen, wenn ihr diesen Blog weiterempfehlen würdet.

Vielen Dank für eure Zeit!

euer Thorsten

 

PS: hier noch ein Paar Zahlen und Fakten: (Stand 03/2017)

Im ersten Jahr hatte der Blog im Durchschnitt etwas mehr als 7 Aufrufe pro Tag. In den letzten Wochen ist die Anzahl meist zweistellig, an guten Tagen auch schon mal dreistellig. Bestes Ergebnis bisher war am 16.09.2016 mit 120 Aufrufen.

Momentan verzeichnet der my time safe blog 50 Follower – vielen Dank an dieser Stelle dafür, ihr spornt mich an und motiviert mich weiterzumachen.

Den meisten Traffic hat der Blog sonntags, 26% aller Aufrufe fallen auf diesen Tag.

Die beliebteste Uhrzeit ist 19 Uhr, zu dieser Zeit finden 11 % der Aufrufe statt.

Eat the frog first!

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Essen sie gleich morgens früh einen lebendigen Frosch!

Das ‚Eat the frog first‘ Prinzip! Doch keine Angst, niemand wird hier aufgefordert Frösche zu essen oder in irgendeiner anderen Art und Weise gegen die Bundesartenschutzverordnung zu verstoßen – in Deutschland dürfen Frösche weder gefangen noch verletzt oder gar getötet werden. Selbige lebendig zu verspeisen, ist somit streng verboten. Doch worum geht es dann?

Der US-Amerikanische Schriftsteller Mark Twain hat einmal folgendes gesagt:


If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning.

And If it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first.

Mark Twain

Frei übersetzt:

Wenn eine deiner Aufgaben darin besteht einen Frosch zu essen, ist es am besten dies gleich als erstes am Morgen zu erledigen. Ist es deine Aufgabe zwei Frösche zu essen, iss den dickeren zuerst.

Der Eine oder Andere der das ‚eat the frog first‘-Prinzip, beziehungsweise diesen Spruch bisher noch nicht kennt, hat jetzt vielleicht eine Idee um was es dabei geht. Wir alle haben unliebsame Aufgaben zu erledigen, oft sind es genau diese die wir vor uns herschieben (siehe Prokrastination). Wir müssen die ganze Zeit daran denken, dass wir diese eine Arbeit, die wir so ungern machen, immer noch erledigen müssen. Wir versuchen sogar andere Arbeiten zu finden um diese der Verhassten vorzuziehen. Doch es hilft Alles nichts, wir müssen es tun! Wir müssen die Aufgabe jetzt angehen! Für Mark Twain mag es wohl zu den schlimmsten und ekligsten Sachen gehört haben – die er sich vorstellen konnte tun zu müssen – einen lebendigen Frosch zu essen. Warum sonst sollte er dieses Sinnbild für seinen Ausspruch gewählt haben? Einen lebendigen Frosch zu essen, steht hier also sinnbildlich für eine unliebsame Aufgabe, die einen eine gehörige Portion Überwindung kostet. Vielleicht hast du schon einmal davon gehört, dass unsere Willenskraft begrenzt ist. Dies ist auch mit der Grund dafür, dass wir gegen Abend, neben Müdigkeit auch oft eine gewisse Antriebslosigkeit verspüren. Wir können uns nicht so leicht aufraffen etwas zu tun und es fällt uns schwerer eine Entscheidung zu fällen. Man kann sich unsere Willenskraft in etwa wie einen Muskel vorstellen. Wurde dieser den Tag über viel beansprucht, ist er abends müde und es fällt umso schwerer ihm noch mehr abzuverlangen. Daher ist es ratsam, die Dinge die einen ohnehin schon eine Menge Überwindung kosten, möglichst morgens zu erledigen. Morgens ist unsere Willenskraft noch frisch und kaum beansprucht, jetzt fällt es uns am leichtesten unerfreuliche Tätigkeiten zu erledigen. Je länger wir diese Sache vor uns herschieben, desto schwieriger wird es uns Fallen sie anzugehen. Es gilt also: eat the frog first! Danach hast du anstatt der Last dieser schlimmen noch zu erledigenden Aufgabe, jetzt stattdessen folgende positive Gedanken in deinem Kopf: Wenn du heute bereits etwas derart widerliches überstanden hast, kann dich kaum mehr etwas abschrecken. Schlimmer kann es danach wohl nicht mehr werden, ab jetzt wird alles besser oder zumindest einfacher.

Im Gegensatz zum MIT, wo man gleich zu Beginn des Tages die für heute wichtigste Aufgabe zuerst erledigt, geht es bei ‚eat the frog‘ darum, direkt morgens die wahrscheinlich übelste, unangenehmste Aufgabe des jeweiligen Tages zu eliminieren. Hintergrund ist folgender Gedanke: ist diese uns belastende Aufgabe erst erledigt, können alle Anderen Tasks nur noch besser werden. Hat man also gleich am Morgen „den Frosch“ der Redewendung gegessen, werden einem alle weiteren anstehenden Arbeiten des Tages, leicht fallen. Hat man an diesem Tag übrigens zwei schwierige Aufgaben anstehen, sollte man die schwierigste zuerst erledigen. Im Anschluss scheint einem die restliche Arbeit immer leichter zu fallen. Hier nochmal abschließend kurz und knackig 3 gute Gründe warum du die unangenehmste Aufgabe des Tages nach Möglichkeit direkt morgens erledigen solltest:

  1. morgens ist deine Willenskraft noch am größten
  2. der psychologische Effekt dass dir die verbleibenden Aufgaben leichter fallen
  3. du belastest dich nicht ständig damit, immer noch diese unangenehme Sache erledigen zu müssen. (Stichwort: Prokrastination)

5 Tipps die deinen Fokus deutlich verbessern

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Nachdem ich mich vergangene Woche darüber ausgelassen habe, dass Multitasking beim Menschen – entgegen der weit verbreiteten Meinung –  viel weniger effizient ist als man eigentlich dachte, richten wir unsere Konzentration in dieser Woche ganz auf den Focus.

Doch bevor ich euch meine 5 Lieblingstipps für einen besseren Fokus verrate, werde ich hier noch kurz auf den Begriff an sich eingehen. Fokus (von lateinisch focus ,Feuerstelle‘) bezeichnet in der Optik den Brennpunkt einer Linse. An diesem Punkt schneiden sich die Strahlen des Lichtes und bündeln somit ihre jeweilige Energie. Die gesamte Kraft der auf die Linse auftreffenden Lichtstrahlen konzentriert sich genau in diesem Punkt.

Es ist kein Zufall, dass wir den Begriff Fokus neben der Optik auch in einigen anderen Bereichen antreffen. Im Zeitmanagement spricht man von Fokus, wenn man seine volle Konzentration quasi bündelt und auf nur eine einzige Aufgabe richtet. Meine komplette Aufmerksamkeit richtet sich nur auf dieses eine zu lösende Problem und auf nichts sonst. Es wird nichts nebenbei erledigt und es wird auch keine Energie an Gedanken wie: „Was muss ich sonst noch alles erledigen?“, „Habe ich nicht irgendetwas vergessen?“,  oder gar „Was esse ich eigentlich heute Abend ?“ verschwendet. Jetzt geht es einzig und allein um die Erledigung dieser Aufgabe!

Hier also wie versprochen, meine 5 Lieblingstipps für einen deutlich besseren Fokus:

1. Tipp: Blockiere dir Zeit

Steht eine komplizierte Aufgabe an oder musst du etwas erledigen was du noch nie gemacht hast, so erfordert dies ein hohes Maß an Aufmerksamkeit. Um wirklich fokussiert an einer solchen Aufgabe arbeiten zu können, ist es ratsam sich bereits im Vorfeld ein gewisses Zeitfenster für die Bearbeitung zu blockieren. Trage dieses als festen Termin in deinen Kalender ein und behandle diesen genau wie deine anderen Termine. Kommt eine Anfrage für diesen Zeitraum, so lehne diese mit der Begründung dass du bereits eine andere Verpflichtung in dieser Zeit hast ab, und frage nach einem Ausweichtermin. Die von dir geblockte Zeit ist lediglich zur Bearbeitung dieser ganz speziellen Aufgabe gedacht. Halte diesen mit dir selbst vereinbarten Termin auf jeden Fall genau ein! Ich persönlich lege mit solche Aufgaben gerne auf früh morgens noch vor der Geschäftszeit. Morgens habe ich den meisten Fokus und kann weitestgehend störungsfrei arbeiten, da sonst noch niemand im Büro ist.

2. Tipp: Zieh dich zurück 

Um wirklich ungestört arbeiten zu können, solltest du dich an einen Ort zurück ziehen, wo dich niemand ablenken oder gar von deiner Arbeit abbringen kann. Überlege doch einmal welche Möglichkeiten du dazu hast! Kannst du dich für diese Arbeit eventuell in ein leerstehendes Büro zurückziehen, oder in einen in diesem Zeitraum nicht genutzten Besprechungsraum? Kannst du eventuell in einem Pausenraum oder in der Kantine arbeiten während diese/r ungenutzt ist? Hast du vielleicht die Möglichkeit Home office zu machen oder von sonst einem Ort zu arbeiten an dem dich niemand stört? Solltest du räumlich doch irgendwie gebunden sein, schotte dich ab indem du Kopfhörer trägst um weniger von deiner Umgebung beeinträchtigt zu werden.

3. Tipp: Bereite dich entsprechend vor

Neben der blockierten Bearbeitungszeit und einem Ort an dem du nicht gestört wirst, solltest du auch dich selbst entsprechend vorbereiten. Es sind nicht immer die Anderen die für Unterbrechungen sorgen, denn selbst kann man das auch ganz gut. Toilettengänge, das Suchen und Bereitlegen benötigter Materialien sowie trinken und nicht zuletzt essen (Stichwort: Blutzuckerspiegel) kann man bereits im Vorfeld erledigt haben. Überlege noch ein letztes mal bevor du mit der Bearbeitung beginnst, was du eventuell vergessen haben könntest, bzw. was das fokussierte Arbeiten stören könnte.

4. Tipp: Lass dich durch nichts ablenken

All die vielen kleinen Benachrichtigungen die täglich auf uns einprasseln reissen uns ständig aus unserer Konzentration. Ob Messenger, E-Mail oder Kurznachrichten, Newsfeed, News-Ticker oder Social Media, all diese Benachrichtigungen haben mit fokussiertem Arbeiten nichts zu tun. Schalte diese Benachrichtigungen ab und dein Handy auf Nacht- bzw. Sleepmodus. So erhältst du weiterhin alle Nachrichten ohne davon gestört oder abgelenkt zu werden. Ist eine Nachricht wirklich wichtig oder handelt es sich um einen Notfall, so wird man dennoch einen Weg finden dich zu erreichen.

5. Tipp: Setze dir Teilziele

Ist eine Aufgabe aufgrund ihrer Komplexität auf gar keinen Fall am Stück zu bewältigen, oder kannst du dich aus anderen Gründen nicht lange genug auf diese eine Sache fokussieren, setze dir kleinere Teilziele um diese nacheinander abzuarbeiten. Zwischenzeitlich kannst du dich immer wieder anderen Aufgaben – die ein geringes Maß an Konzentration erfordern – widmen. Du kannst beispielsweise deine Mail checken, Anrufe tätigen und zuvor geblockte Nachrichten lesen und ggf. beantworten.

Einen kleinen Zeitspar- Tipp noch obendrauf! 

Beim festlegen der Bearbeitungszeit einer Aufgabe, solltest du realistisch Planen und kleine Puffer für trotz allem eintretende Störungen einkalkulieren. Versuche die Bearbeitungszeit dennoch so zu setzen, dass es eine Herausforderung für dich darstellt, die Arbeit in dieser Zeit zu bewältigen. Rufe dir hierzu das Parkinsonsche Gesetz in Erinnerung.

Fokus ist das neue Multitasking!

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Warum Multitasking gestern war und du dich stattdessen wieder auf eine einzelne Sache fokussieren solltest! Noch bis vor wenigen Jahren galt es als angesehen multitaskingfähig zu sein. Wer vermeintlich mehrere Aufgaben zur selben Zeit erledigen konnte, galt als besonders produktiv und konnte mit dem Begriff ‚Multitasking Fähigkeit‘ nicht selten sogar in seiner Bewerbung Punkten.

Heute weiß man jedoch, dass Multitasking reine Augenwischerei ist. Egal ob beim Menschen oder in der Welt der EDV, Multitasking ist nicht dass für was es angepriesen wird. Die vielen verschiedenen Tasks (deut. ‚Aufgaben‘) werden nämlich nur scheinbar gleichzeitig bearbeitet. In Wahrheit wird nur ein einziger Task zu einer Zeit angegangen während die anderen pausiert werden. Nach einer kurzen Zeit der Bearbeitung wird auch der aktuelle Task pausiert und ein anderer wird weiterbearbeitet. Nach diesem Prinzip geht es immer weiter bis die jeweilige Aufgabe abgearbeitet ist. Bei Personal Computern funktioniert dies  natürlich rasend schnell, sodass es für den Anwender den Anschein hat, alles passiere gleichzeitig – sieht man von Multikern-Prozessoren ab, ist dies jedoch nicht so.

Auch wenn unsere Technik mit dieser Art des Arbeitens ganz gut zurecht kommt, sieht es beim Menschen hier etwas schlechter aus. Versuchen wir mehrere Dinge gleichzeitig zu machen, kommen wir schnell an unsere Grenzen. Zwar lassen sich Aufgaben wie Frühstücken und dabei Zeitung lesen oder bügeln und nebenbei TV schauen ganz gut kombinieren, doch viele andere Kombinationen zeigen uns schnell unsere Grenzen auf. Auch Autofahren und sich dabei unterhalten klapp ganz hervorragend – solange man sich des Weges sicher ist – muss man sich jedoch plötzlich neu orientieren, kommt die Unterhaltung schnell ins stocken. Im allgemeinen funktionieren nur Kombinationen von jeweils einem ’no-brainer‘, also einem einfach durchzuführenden Task, der einem ohne darüber nachzudenken von der Hand geht und einer kognitiven Aufgabe, die den Geist beschäftigt. Fordern jedoch zwei oder gar noch mehr Tätigkeiten jeweils unsere gesamte Konzentration, gelingt uns keine der Arbeiten wirklich gut. Machen wir hierzu ein kleines Experiment! Versucht doch einfach mal den nächsten Abschnitt zu lesen und dabei die Anzahl der Punkte, Kommas und Großbuchstaben jeweils mitzuzählen und dabei gleichzeitig den Inhalt des Textes  zu verstehen.

Die meisten Menschen werden dabei schnell ins Stocken geraten, sie werden entweder extrem langsam lesen oder den Lesefluss immer wieder unterbrechen um die geforderten Zeichen und Buchstaben zu addieren. Dieses kleine Experiment sollte einem schnell bewusst werden lassen, wie eingeschränkt multitastikfähig wir in Wirklichkeit sind. Im Büroalltag sind wir natürlich ständig an mehreren Dingen gleichzeitig dran. Wir versuchen unser Arbeitspensum zu bewältigen und sehen uns immer wieder gezwungen diverse Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Da wir im Büro überwiegend mentale Arbeiten verrichten, kommen wir folglich sehr oft an unsere Grenzen was Multitaskingfähigkeit anbelangt. Wir machen vermehrt Fehler, geraten in Stress und erreichen mit dieser Arbeitsweise meistens genau das Gegenteil von dem was wir eigentlich wollen: wir verringern unsere Produktivität anstatt diese zu steigern!

(Die Ergebnisse der Zählaufgabe findet ihr am Ende des Blogposts)

Doch Multitasking geht nicht nur zu Lasten unserer Produktivität, das ständige Hin und Her raubt uns auch  die Konzentration und verlangsamt dadurch die Prozesse. Jedes Mal wenn wir von einer Sache zu einer Anderen wechseln, müssen wir uns wieder reindenken, selbst wenn es nur einen kurzen Moment dauert, wir müssen erfassen wo wir gerade dran waren und entscheiden wie wir jetzt weitermachen. Diese Art des Arbeitens verlangt uns eine Menge Energie ab und wird zu einer echten psychischen und auch physischen Belastung. Auf Dauer kann uns Multitasking sogar krank machen.

Um produktiv und vor allem gesund zu bleiben solltest du lieber fokussiert einen Task nach dem anderen abarbeiten. Konzentriere dich wirklich nur auf die eine Sache an der du gerade dran bist und erledige diese komplett bevor du dich einer neues Aufgabe widmest. Sollte es nicht möglich sein eine Aufgabe am Stück zu erledigen, da diese viel zu komplex ist und einfach zu lange dauert, so setze dir sinnvolle Teilziele die du schrittweise abarbeiten kannst. Unterm Strich bist du so nicht nur schneller, sondern du machst auch weniger Fehler und arbeitest dazu auch deutlich stressfreier. Versuche so weit du kannst fokussiert an einer Sache zu arbeiten und lass dich nicht davon ablenken. Kommen neue weitere Aufgaben auf, arbeite diese nie zwischendrin ab sondern schreibe sie lediglich auf deine To-do-Liste damit sie nicht vergessen werden. Erst wenn du deine aktuelle Aufgabe beendet hast, solltest du dich dem nächst dringenderen Punkt von deiner Liste widmen. Wahrscheinlich denkst du jetzt: „der hat gut reden aber in meinem Job geht das nicht.“ – mag sein, ich kenne deine Situation ja nicht doch man muss sich auch nicht von jeder eingehenden Mail und von jeder Textnachricht ablenken lassen. Sogar die Besatzung eines Rettungswagens arbeitet zuerst einmal den aktuellen Einsatz ab, bevor sie sich einem neuen Rettungseinsatz widmet, selbst wenn es dabei um Leben und Tod geht. Verglichen damit, ist ein dringender Rückruf oder ein wartender Kunde geradezu lächerlich. Probiere es doch einfach einmal aus und entscheide selbst.

In der kommenden Woche habe ich fünf Tipps für dich, wie du deinen Fokus deutlich verbessern kannst.

(Lösung: 26 Großbuchstaben, 4 Kommas, 5 Punkte)

Die Liste deines Lebens 🥄📝

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Hast du eigentlich eine Löffelliste?  Wenn nicht, verschwende keine Zeit und schreibe dir noch heute eine! Eine Löffelliste – im englischen „bucket list“ genannt – ist die Liste auf der du alles notierst, was du in deinem Leben noch machen, beziehungsweise erleben willst, bevor du den sprichwörtlichen Löffel abgibst – im englischen „to kick the bucket“ (den Eimer treten).

Wovon träumst du? Was würdest du gerne einmal machen? Wo wolltest du schon immer mal hin? Ihr kennt dass doch bestimmt auch, ihr habt eine Idee oder den Wunsch etwas Besonderes zu machen aber ihr schiebt diesen Gedanken immer wieder beiseite. Zunächst wird der Einfall auf unbestimmte Zeit verschoben, dann vergessen und schlussendlich niemals umgesetzt. Fällt einem später doch wieder ein, was man machen wollte, ist man meist nicht mehr dazu im Stande. Der Job, die Familie oder das fortgeschrittene Alter wird dann meist als Ausrede angeführt. Gut – wer nicht will, der hat gewollt – könnte man sagen, wäre da nicht diese eine Sache. Diese hartnäckige Behauptung. Immer wieder hört und liest man, dass sich die Menschen deren Lebenszeit sich dem Ende zuneigt – wenn sie sich besinnen und ihr Leben noch einmal reflektieren – sich weniger darüber beklagen was sie im Leben „falsch“ gemacht haben, als viel mehr darüber, was sie nicht getan haben. ‚Ich wünschte, ich hätte…‘ oder ‚hätte ich doch nur‘, heißt es dann nur zu oft mit Reue.

Damit du später nicht bedauerst, was du alles nicht getan hast, sollest du dem vorbeugen und dir gleich alles notieren, was du gerne einmal machen würdest. Egal wie verrückt deine Ideen sind, schreibe sie auf deine persönliche Löffelliste! Egal ob du eine Fremdsprache lernen oder ein fernes Land besuchen möchtest, ob du eine Kreuzfahrt machen oder einen Berg besteigen möchtest, du solltest alles notieren. Wenn du wüsstest, dass du morgen sterben musst: Was würdest du bereuen nie getan zu haben? Sollte dir spontan wirklich überhaupt nichts einfallen,  bist du entweder wunschlos glücklich oder dir fehlt es momentan an Ideen. Suche im Web nach „bucket list“ oder „Löffelliste“ und lass dich von den Ideen Anderer inspirieren. Am besten du führst deine Liste immer mit dir, oder bewahrst sie zumindest an einem Platz auf, an dem du sie jeden Tag siehst. Ob innen an der Tür von deinem Spiegelschrank oder in deinem Geldbeutel. Du solltest dir die Liste immer wieder vor Augen führen. Sobald du die ersten Punkte auf der Liste hast, ist der erste Schritt getan, du hast deine Ziele schriftlich festgehalten und gehst jetzt so zu sagen, eine Verbindlichkeit mit dir selbst ein. Diese Ziele gilt es jetzt umzusetzen und abzuhaken – denn wie Johann Wolfgang von Goethe schon sagte: „Es genügt nicht zu wollen, man muss es auch tun“!

Ich suche mir jedes Jahr mindestens ein Ziel von meiner Löffelliste und ziehe dieses dann konsequent durch. Sobald ich eine neue Idee habe was ich einmal gerne machen würde schreibe ich diese auf meine Liste, finde ich hingegen einen bereits notierten Punkt nicht mehr erstrebenswert, lösche ich diesen einfach wieder. Eine gute Löffelliste ist ständig im Wandel, sie wächst an neuen Zielen und motiviert im Idealfall selbige umzusetzen. Es ist immer wieder ein gutes Gefühl einen weiteren Punkt auf der Liste meines Lebens als bereits erlebt bzw. erreicht zu markieren. Die bucket list soll dir helfen deine Herzenswünsche auch tatsächlich in die Tat umzusetzen, und dich vor der ewigen Aufschieberitis schützen. Sie soll dich motivieren und dir deine Ziel immer wieder klar vor Augen führen. Doch Vorsicht! Lass dich nicht von deiner eigenen Liste unter Druck setzen! Eine Überzahl von unerfüllten Wünschen könnte dich ebenso demotivieren und unglücklich machen.

Mein Tipp: schreibe dir gleich beim Erstellen deiner Liste ein paar bereits erzielte Erfolge oder umgesetzte Punkte mit auf und hake diese direkt ab. So siehst du immer was du bereits erreicht hast und kannst dich an diese tollen Momente erinnern statt nur die noch offenen Punkte zu betrachten.

Erstelle jetzt deine Löffelliste und arbeite aktiv an einem erfüllten Leben!