Archiv für den Monat April 2018

Womit verlierst du unnötig viel Zeit?

Den Zeitfressern auf der Spur. Jedem von uns stehen pro Tag genau 24 Stunden zur Verfügung, natürlich möchten wir diese Zeit möglichst nützlich und sinnvoll verbringen. Das soll jetzt nicht heißen, dass wir 24 Stunden pro Tag produktiv sein müssen, doch die Aufgaben die wir ohnehin erledigen müssen, würden wir gerne möglichst effizient und ohne Störungen und ungewollte Unterbrechungen abarbeiten. Je schneller wir das Notwendige hinter uns gebracht haben, desto mehr Zeit bleibt uns für die schönen Dinge übrig.

Leider vergeht der Tag oft viel zu schnell und wir fragen uns, wo nur die Zeit geblieben ist. Wir können kaum glauben, dass es schon so spät ist und wie wenig wir von dem erledigt haben, was wir eigentlich machen wollten. Schuld sind dann meistens die vielen kleinen Zeitfresser oder auch Zeitdiebe genannt, die uns daran hindern unsere Kernaufgaben zu erledigen. Zu den wohl bekanntesten Zeitfressern gehören Telefonate mit immer wiederkehrenden Rückfragen, unstrukturierte Meetings, übermäßig viele administrative Aufgaben, Unmengen an E-Mails, das Surfen im Internet sowie Social Media und nicht zuletzt viele private Gespräche.

Wer mehr von seinen 24 Stunden pro Tag haben möchte, sollte versuchen möglichst wenig davon den Zeitfressern zu überlassen. Hier besteht bei den meisten von uns sicherlich noch Verbesserungspotenzial. Doch wie so oft, kann nur dass verbessert werden, was auch gemessen werden kann. Daher solltest du damit anfangen, deinen persönlichen Zeitdieben auf die Spur zu kommen und ein Zeittagebuch zu führen. Auch wenn dich das führen eines Zeittagebuches zunächst einmal Zeit kostet, so kann es dir langfristig eine Menge Zeit einsparen.

Wenn möglich erfasse jede einzelne deiner Tätigkeiten, sowie die Zeit die du damit verbracht hast in einer Tabellenkalkulation, oder falls dass nicht so ohne weiteres möglich ist reicht natürlich auch Zettel und Stift. Jedesmal wenn du eine neue Tätigkeit beginnst, starte zu Beginn eine Stoppuhr. Sobald du fertig bist und mit etwas anderem beginnen möchtest, stoppe die Zeit, notiere sie und starte die Stoppuhr erneut. Notiere alles was länger als ein oder zwei Minuten gedauert hat, auch Unterbrechungen der eigentlichen Tätigkeit durch Kollegen, Anrufer, oder Toilettengänge.

Du möchtest nur schnell den Gang runter zum Kopierer und dir auf dem Rückweg einen Kaffee holen, unterwegs trifft du einen Kollegen der dich Grüßt und nach deinem Wochenende fragt. Ihr unterhaltet euch ein wenig, sodass du insgesamt 10 Minuten weg bist. Teile die 10 Minuten auf und notiere dir in diesem Fall die Zeit für den Weg zum Kopierer sowie die Zeit am Gerät = X Minuten, private Unterhaltung = Y Minuten und Kaffee holen sowie den Weg zurück zum Arbeitsplatz = Z Minuten.

Am Anfang kann es sein, dass du vergisst die Zeit zu stoppen oder dir die Werte einzutragen, doch lass dich dadurch nicht entmutigen, es geht hier nicht um Sekunden. Wenn du einmal etwas vergessen hast, überlege was du getan hast, schätze den Zeitaufwand und trage es nach. Nach einer Weile gewöhnst du dich an diese Erfassung und bekommst recht bald brauchbare Ergebnisse. Je nach dem wie abwechslungsreich dein Alltag ist, solltest du ca. 3-5 Tage dafür benötigen.

Kommen wir zur Auswertung deiner Daten. Fasse die gleichen Kategorien zusammen und addiere anschließend die Zeiten. Jetzt solltest du auf einen Blick sehen, wie viele Minuten du mit E-Mails, Telefonaten, Suchen, privaten Gesprächen, Toilettengängen, ggf. zum Drucker laufen, in der Kantine anstehen, Rauchen und so weiter verbringst. So in der Summe betrachtet, wirst du dich ganz bestimmt über den einen oder anderen aufsummierten Wert wundern.

Jetzt liegt es an dir, unter Zuhilfenahme dieser Erkenntnisse deinen persönlichen Zeitfressern auf die Spur zu kommen und dagegen anzugehen. Womit verlierst du unnötig viel Zeit und was kannst du tun um das zu reduzieren um so mehr „freie“ Zeit deiner 24 Stunden zurückzubekommen.

Wenn dir dieser Beitrag gefallen hat, würde ich mich freuen wenn du meinen Blog weiterempfiehlst und ihn auf den Sozialen Medien teilst. Vielen Dank für deine Zeit!

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Habits sparen dir viel Zeit ⏱

Warum dir Habits wertvolle Zeit einsparen können. Wie ihr vielleicht wisst, gehöre ich zu den Befürwortern einer ordentlichen Morgenroutine. Bei vielen Leuten sieht die Morgenroutine wie folgt aus: Der Wecker klingelt ca. eine halbe Stunde oder gar mehr, bevor sie eigentlich aufstehen müssen und sie werden aus ihren Träumen gerissen. Entweder sie drücken noch ein paarmal die Schlummertaste um den nervigen Weckton abzustellen oder sie lassen das Radio laufen. Nach mehrmaligem nochmal umdrehen, realisieren sie plötzlich wie spät es bereits ist, und eilen gehetzt ins Bad. Im Anschluss wird hastig etwas zum Anziehen zusammen gesucht und eventuell noch eine Kleinigkeit gegessen und getrunken, wenn es die Zeit überhaupt noch zulässt.

Wem das bekannt vorkommt, dem könnte es durchaus helfen, sich ein paar Routinen zuzulegen. Zunächst kostet es den einen oder anderen vielleicht etwas Überwindung, doch ist die Routine erst einmal aufgebaut, startest du viel stressfreier in den Tag. Siehe auch: In nur 60 Tagen zur neuen Routine 🧠🏃🏼‍♀️🧘🏻‍♂️🤹🏽‍♂️🎻

Ein weiterer großer Vorteil einer Morgenroutine ist, je mehr du hineinpackst, desto mehr bekommst du definitiv erledigt, völlig egal was der Tag noch so bringt. Der Trick ist – ich weiß, dass hört sich jetzt für viele hart an – einfach etwas früher aufzustehen! Morgens wenn der Rest der Familie noch schläft, kannst du den Tag ganz in Ruhe und ohne Stress angehen. Es herrscht noch völlige Stille in der Wohnung und das Badezimmer ist noch frei. Niemand möchte etwas von dir oder geht dir irgendwie auf den Nerv. Jetzt hast du Zeit für viele Dinge, für die du  – je nach dem, wie der Tag verläuft und wann du nach Hause kommst – sonst keine Zeit mehr hast. Ob Meditieren, etwas lesen, deinen MIT erledigen oder dich sportlich betätigen. Für alles was du morgens früh erledigst, kann dir später schlicht und ergreifend nicht mehr die Zeit fehlen! Es ist gemacht und bleibt nicht aus zeitlichen Gründen auf der Strecke. Wenn du erst eine Morgenroutine hast, und diese aus irgendeinem Grund doch einmal nicht gänzlich erledigen konntest, wirst du die morgens verloren gegangene Zeit, den ganzen Tag nicht mehr aufholen.

Doch nicht nur die klassische Morgenroutine, sondern auch andere Habits lassen dich mit der Zeit erstaunlich gute Ergebnisse erzielen, denn steter Tropfen höhlt den Stein. Ich hatte beispielsweise ein Problem mit dem Zahnfleisch, um dieses zu beheben beschloss ich, mir einmal tagsüber zusätzlich die Zähne mit einer elektrischen Zahnbürste und einer Zahncreme gegen Parodontitis zu putzen. Da ich tagsüber jedoch weder die Zeit dafür habe, noch ständig meine Zahnputzutensilien mit mir herumtragen wollte, gewöhnte ich mir einfach an, sobald ich Abends Nachhause komme, mir im Anschluss ans Hände waschen auch noch die Zähne zu putzen. Siehe da, bereits bei meinem nächsten Zahnarztbesuch war das Problem behoben – diesen Habit behalte ich bei.

Eine weitere Angewohnheit die sich für mich gut bewährt hat ist es, gewisse Sachen immer fertig gepackt bereitliegen zu haben. Hierzu zählen beispielsweise meine Sporttasche, Schwimmtasche und meine Arbeitstasche, diese sind immer fertig gepackt. Möchte man schnell los, muss man so nicht erst alles hektisch zusammensuchen.

Auch meine Kleidung lege ich bereits in Ruhe am Vorabend bereit, sodass ich diese morgens nur noch anzuziehen brauche.

Was könntest du dir angewöhnen, um deinen Alltag stressfreier zu gestalten und um trotz deines strammen Zeitplans vieles zusätzlich erledigt zu bekommen? Was hältst du beispielsweise davon, deinen Fernseh-, Youtube-, oder Facebook-Konsum einzuschränken, um so mehr freie Zeiträume zu erhalten? Ich habe es mir beispielsweise zur Gewohnheit gemacht, maximal am Wochenende Facebook zu nutzen und auch meinen TV Konsum drastisch eingeschränkt.

Welche Zeit sparenden Gewohnheiten kannst du uns empfehlen, bitte hinterlasse mir einen Kommentar und teile diesen Beitrag!

Vielen Dank!

Siehe auch: Die erste Stunde des Tages gehört mir! Teil 1 und Die erste Stunde des Tages gehört mir! Teil 2

Womit verbringst du am liebsten deine Zeit? 🕰

Mit was verbringst du am liebsten deine Zeit? Was macht dir am meisten Spaß oder wobei kannst du am besten abschalten? Wenn du morgen frei hättest, weder zur Arbeit müsstest noch sonst irgendwelche Verpflichtungen hättest,  mit was würdest du diesen Tag gerne verbringen? Du hast weder Hausarbeiten zu erledigen, noch die Einkommenssteuer zu machen – du hast frei! Was möchtest du tun? Nimm dir jetzt Zettel und Stift, und schreibe 10 Dinge auf, die du an diesem Tag gerne machen würdest.

Es soll keine Bucket-List bzw. Löffelliste werden, auf der alles aufgeführt wird was man unbedingt einmal im Leben gemacht haben möchte. Es geht viel mehr um die einfachen Dinge die man ohne großen Aufwand machen könnte, für die man sich aber viel zu selten die Zeit nimmt. Falls dir auf Anhieb nichts einfällt, hier ein kleiner Tipp: Denke an das Wörtchen: Eigentlich

Eigentlich….

…gehe ich sehr gerne spazieren / wandern

…gehe ich gerne schwimmen

…lese ich sehr gerne

…würde ich viel häufiger Kuchen backen

…ging ich früher immer gerne zelten

…gehe ich gerne ins Kino

…würde ich gerne Zeichnen lernen

…tanze ich sehr gerne

…würde ich viel mehr reisen

…fahre ich gerne Rad

Meist folgt auf diese Aussage der Satz: Nur leider fehlt mir immer die Zeit dazu! Aber stimmt das wirklich? Hat nicht jeder 24 Stunden pro Tag? Es sind lediglich deine persönlich gesetzten Prioritäten, die darüber entscheiden was du letztendlich tust und was nicht. Du hast die Möglichkeit dies jederzeit zu ändern! Plane dir feste freie Zeiten für dich ein und verbringe diese Zeiten mit etwas was dich glücklich macht.

Nimm dir deine Liste vor und arbeite diese sukzessiv ab, sobald dir etwas Neues einfällt schreibst du es dazu und wenn du deine Liste abgearbeitet hast, beginnst du einfach wieder von vorne. So vermeidest du, dass die Dinge mit denen du deine Zeit am liebsten verbringst, im Stress des Alltags auf der Strecke bleiben.

Plane diese Zeit – in der du etwas für dich selbst tust – genauso ein und nimm diese auch genau so ernst wie einen Geschäftstermin oder eine Verabredung mit jemandem. Beginne damit, wenigstens einmal pro Woche etwas für dich selbst zu tun. Zumindest ein bis zwei Stunden am Stück solltest du einplanen., in denen du etwas tust was dich glücklich macht,

Einmal im Monat, sollte es eine etwas zeitintensivere Unternehmung sein, die am besten den ganzen Tag füllt, oder zumindest einen Teil davon. Mach dir einen schönen Tag mit Freunden, deiner Familie oder an dem du dich einmal nur deinen persönlichen Interessen widmest.

Unsere Zeit läuft, sollten wir sie nicht mit möglichst vielen schönen Momenten füllen? Eins dürfen wir nicht vergessen: Zeit ist unser wertvollstes Gut und wir bestimmen womit wir sie verbringen!

Die vier D Methode

So kannst du die Flut an eingehenden E-Mails effizient bewältigen!

Sie galt zunächst als Revolution, was die Übermittlung von Nachrichten in geschriebener Form anbelangt, die E-Mail! Sie ist deutlich schneller beim Empfänger als ein Brief der mir der herkömmlichen Post versendet wird und brachte uns somit eine enorme Zeitersparnis. Mittlerweile sieht es jedoch so aus, dass uns die tägliche Flut an E-Mails zunehmend auch Zeit kostet, die uns dann immer wieder an anderer Stelle fehlt.

Heute stelle ich euch eine gut bewährte Methode zur Bewältigung der täglich E-Mailflut vor.

Zunächst einmal gilt: Checke deine Mails so selten wie möglich, doch so häufig wie nötig! Hast du dein Mailprogramm einmal geöffnet, arbeite alle Mails in einem Block, also unmittelbar nacheinander ab. Dass heißt natürlich nicht, dass du Alle beantworten bzw. erledigen musst. Es geht lediglich darum Mail für Mail kurz zu überfliegen und direkt – beim ersten Betrachten – eine finale Entscheidung darüber zu treffen, was mit dieser Mail geschehen soll.

Wichtig: Die Mails sollten immer von der aktuellsten zur ältesten durchgeschaut werden, denn so identifiziert man alle, die sich bereits erledigt haben oder denen man aus sonstigen Gründen keine Aufmerksamkeit mehr schenken muss.

Hier kommen wir auch schon zu den vier D aus der Überschrift:

Delete: Spam, Werbung sowie unsinnige Infos oder Mails die mich nicht wirklich betreffen sofort löschen.

Do: Mails die schnell und einfach zu erledigen bzw. beantworten sind, kurz und knackig beantworten, beziehungsweise erledigen.

Delegate: Jemand anderen mit der Aufgabe betrauen und somit diese E-Mail erledigen.

Defer: Die Bearbeitung der Mail ist etwas Aufwendiger, muss jedoch unbedingt durch mich erfolgen, dann setze ich einen Termin wann ich diese in Ruhe bearbeiten werde.

Wer sich etwas unsicher ist, welchem der 4 Ds er die jeweilige Mail zuordnen soll, kann nach dem Eisenhower-Prinzip vorgehen.

Sobald du wieder eine Zero Inbox hast, am besten das Mailprogramm wieder schließen, oder zumindest minimieren, um nicht von eingehenden Mails gestört zu werden.

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Vielen Dank für eure Zeit!