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Die vier D Methode

So kannst du die Flut an eingehenden E-Mails effizient bewältigen!

Sie galt zunächst als Revolution, was die Übermittlung von Nachrichten in geschriebener Form anbelangt, die E-Mail! Sie ist deutlich schneller beim Empfänger als ein Brief der mir der herkömmlichen Post versendet wird und brachte uns somit eine enorme Zeitersparnis. Mittlerweile sieht es jedoch so aus, dass uns die tägliche Flut an E-Mails zunehmend auch Zeit kostet, die uns dann immer wieder an anderer Stelle fehlt.

Heute stelle ich euch eine gut bewährte Methode zur Bewältigung der täglich E-Mailflut vor.

Zunächst einmal gilt: Checke deine Mails so selten wie möglich, doch so häufig wie nötig! Hast du dein Mailprogramm einmal geöffnet, arbeite alle Mails in einem Block, also unmittelbar nacheinander ab. Dass heißt natürlich nicht, dass du Alle beantworten bzw. erledigen musst. Es geht lediglich darum Mail für Mail kurz zu überfliegen und direkt – beim ersten Betrachten – eine finale Entscheidung darüber zu treffen, was mit dieser Mail geschehen soll.

Wichtig: Die Mails sollten immer von der aktuellsten zur ältesten durchgeschaut werden, denn so identifiziert man alle, die sich bereits erledigt haben oder denen man aus sonstigen Gründen keine Aufmerksamkeit mehr schenken muss.

Hier kommen wir auch schon zu den vier D aus der Überschrift:

Delete: Spam, Werbung sowie unsinnige Infos oder Mails die mich nicht wirklich betreffen sofort löschen.

Do: Mails die schnell und einfach zu erledigen bzw. beantworten sind, kurz und knackig beantworten, beziehungsweise erledigen.

Delegate: Jemand anderen mit der Aufgabe betrauen und somit diese E-Mail erledigen.

Defer: Die Bearbeitung der Mail ist etwas Aufwendiger, muss jedoch unbedingt durch mich erfolgen, dann setze ich einen Termin wann ich diese in Ruhe bearbeiten werde.

Wer sich etwas unsicher ist, welchem der 4 Ds er die jeweilige Mail zuordnen soll, kann nach dem Eisenhower-Prinzip vorgehen.

Sobald du wieder eine Zero Inbox hast, am besten das Mailprogramm wieder schließen, oder zumindest minimieren, um nicht von eingehenden Mails gestört zu werden.

Wenn euch dieser Beitrag gefallen hat, würde ich mich freuen, wenn ihr ihn weiterempfehlt!

Vielen Dank für eure Zeit!

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Optimierung des Einkaufes 🛒 

Die Optimierung des Einkaufes, ist auf den wöchentlichen oder bei vielen auch mehrmals die Woche notwendigen Lebensmitteleinkauf bezogen. Den macht kaum jemand wirklich gerne, warum also viel Zeit damit verplempern? Das A und O um seinen Einkauf schnell zu erledigen, ist eine gute Vorbereitung. Den größten Nutzen hierfür bringt mir die Einkaufsliste auf meinem Smartphone, welches ich beim Einkaufen immer bei mir habe. Egal wo und wann mir oder meiner Freundin etwas ein oder auffällt was wir einkaufen müssen, notieren wir es in unsere cloud Einkaufsliste. Sie wird auf dem Computer, den Tablets sowie den Mobiltelefonen synchronisiert. Egal wo man sich gerade aufhält und welches Gerät man gerade zur Hand hat, man kann sofort alles notieren und beim nächsten Einkauf darauf zugreifen. Des weiteren gehört es dazu, vor dem Einkaufen gehen nochmals einen Blick auf die Vorräte bzw. in den Kühlschrank zu werfen um zu schauen was fehlt. Später im Supermarkt hin und her zu überlegen, ob man dies oder jenes noch hat oder benötigt ist nicht besonders Effizient.

Zum Transport und schnellen Verstauen nehme ich stets einen Rucksack oder eine Stoff-Einkaufstasche mit. Kaufe ich viel ein oder bin ich zusammen mit Arbeitskollegen einkaufen, nehmen wir immer einen gemeinsamen Einkaufswagen. Den Chip sowie Boxen und Taschen zum Umladen haben wir immer am Start. Das gemeinsame Einkaufen spart mir dahingehend Zeit, dass ich meine halbe Stunde Mittagspause dafür nutze, statt meine Einkäufe nach der Arbeit zu tätigen. Bleibe ich in der Firma, werde ich permanent während meiner Pause gestört oder arbeite durch, sodass ich von den 30 min nicht wirklich einen Nutzen habe. Bin ich jedoch mit meinen Kollegen einkaufen, kann ich die 30 min sinnvoll nutzen und spare mir noch die Zeit für meinen Einkauf den ich sonst auf dem Heimweg tätigen müsste.  Wir fahren in der Mittagspause mit 3 – 4 Arbeitskollegen gemeinsam in einem Auto zum Supermarkt. Während der Fahrer noch mit Ein- bzw. Ausparken beschäftigt ist, kümmert sich einer der Anderen schon einmal um den Einkaufswagen, welcher abwechselnd geschoben wird. Wer als erster mit seinem Einkauf fertig ist, stellt sich schon einmal an der Kassenschlange an und beginnt die Waren nach Personen getrennt auf das Band zu legen, während der Ein oder Andere von uns noch die Zeit nutzt  und seine letzten Artikel der Einkaufsliste zusammensucht.

Leider sind die Supermärkte in den Mittagspausen oft recht frequentiert und auch nicht jeder hat die Möglichkeit, zusammen mit Kollegen kaufen zu fahren. Darum sollte man sich überlegen wann der beste Zeitpunkt für den Einkauf ist.

Am entspanntesten lässt es sich meiner Meinung nach Abends kurz vor Ladenschluss einkaufen, was jedoch den Nachteil hat, dass viele frische Waren für diesen Tag ausverkauft sind. Wer die Möglichkeit hat, geht am besten morgens früh zu Geschäftsbeginn einkaufen. Zu dieser Zeit sind noch nicht ganz so viele Leute unterwegs und die Obst- und Gemüseabteilung ist noch gut bestückt.

Wie viele andere auch, kaufe ich meist in den selben Läden ein. Ich weiß, was ich in welchem Laden bekomme und, was am wichtigsten ist, wo die Sachen liegen. Wenn ich mich beeile, nutze ich die kürzesten und direktesten Wege im Supermarkt. Es wird nur das genommen was auf meiner Liste steht oder was mir auf dem Weg zu den einzelnen Produkten, zufällig auffällt und sinnvoll erscheint. Kein Bummeln, Stöbern oder mal schauen was es sonst so neues gibt.

Bei mir um die Ecke gibt es einen Discounter, mit dessen Produktpalette ich mich einfach nicht so richtig anfreunden kann, dennoch gehe ich häufig dort hin, weil ich weiß dass die Wege dort kurz sind und ich schnell wieder raus bin.

Wenn ich es richtig eilig habe, und noch jemand mit mir kaufen ist, stellt sich auch schon einmal einer von uns in die Kassenschlange, während der Andere noch die Produkte nimmt. Ist derjenige mit den Sachen nicht rechtzeitig zurück, kann der Anstehende einzelne Personen hinter sich in der Schlange vorlassen bis dieser da ist. Diese Methode bringt zumindest in Stoßzeiten, eine enorme Zeitersparnis.