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Womit verbringst du am liebsten deine Zeit? 🕰

Mit was verbringst du am liebsten deine Zeit? Was macht dir am meisten Spaß oder wobei kannst du am besten abschalten? Wenn du morgen frei hättest, weder zur Arbeit müsstest noch sonst irgendwelche Verpflichtungen hättest,  mit was würdest du diesen Tag gerne verbringen? Du hast weder Hausarbeiten zu erledigen, noch die Einkommenssteuer zu machen – du hast frei! Was möchtest du tun? Nimm dir jetzt Zettel und Stift, und schreibe 10 Dinge auf, die du an diesem Tag gerne machen würdest.

Es soll keine Bucket-List bzw. Löffelliste werden, auf der alles aufgeführt wird was man unbedingt einmal im Leben gemacht haben möchte. Es geht viel mehr um die einfachen Dinge die man ohne großen Aufwand machen könnte, für die man sich aber viel zu selten die Zeit nimmt. Falls dir auf Anhieb nichts einfällt, hier ein kleiner Tipp: Denke an das Wörtchen: Eigentlich

Eigentlich….

…gehe ich sehr gerne spazieren / wandern

…gehe ich gerne schwimmen

…lese ich sehr gerne

…würde ich viel häufiger Kuchen backen

…ging ich früher immer gerne zelten

…gehe ich gerne ins Kino

…würde ich gerne Zeichnen lernen

…tanze ich sehr gerne

…würde ich viel mehr reisen

…fahre ich gerne Rad

Meist folgt auf diese Aussage der Satz: Nur leider fehlt mir immer die Zeit dazu! Aber stimmt das wirklich? Hat nicht jeder 24 Stunden pro Tag? Es sind lediglich deine persönlich gesetzten Prioritäten, die darüber entscheiden was du letztendlich tust und was nicht. Du hast die Möglichkeit dies jederzeit zu ändern! Plane dir feste freie Zeiten für dich ein und verbringe diese Zeiten mit etwas was dich glücklich macht.

Nimm dir deine Liste vor und arbeite diese sukzessiv ab, sobald dir etwas Neues einfällt schreibst du es dazu und wenn du deine Liste abgearbeitet hast, beginnst du einfach wieder von vorne. So vermeidest du, dass die Dinge mit denen du deine Zeit am liebsten verbringst, im Stress des Alltags auf der Strecke bleiben.

Plane diese Zeit – in der du etwas für dich selbst tust – genauso ein und nimm diese auch genau so ernst wie einen Geschäftstermin oder eine Verabredung mit jemandem. Beginne damit, wenigstens einmal pro Woche etwas für dich selbst zu tun. Zumindest ein bis zwei Stunden am Stück solltest du einplanen., in denen du etwas tust was dich glücklich macht,

Einmal im Monat, sollte es eine etwas zeitintensivere Unternehmung sein, die am besten den ganzen Tag füllt, oder zumindest einen Teil davon. Mach dir einen schönen Tag mit Freunden, deiner Familie oder an dem du dich einmal nur deinen persönlichen Interessen widmest.

Unsere Zeit läuft, sollten wir sie nicht mit möglichst vielen schönen Momenten füllen? Eins dürfen wir nicht vergessen: Zeit ist unser wertvollstes Gut und wir bestimmen womit wir sie verbringen!

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ABC-Analyse 📊📈📉

So kannst du deine Zeit effizient einteilen! Die ABC-Analyse ist ein weit verbreitetes Analyseverfahren mit den unterschiedlichsten Anwendungsgebieten im Bereich der Betriebswirtschaft. Ob bei der Materialwirtschaft, beim Marketing, in der Produktanalyse oder – wie in diesem Fall – im Zeitmanagement, die ABC-Analyse ist sehr vielseitig. Sie dient uns als Hilfsmittel, immer wieder den Ist-Zustand in dem jeweiligen Anwendungsbereich zu ermitteln und unsere Prioritäten entsprechend anzupassen.

Klassische Beispiele hierfür sind: Welche Kunden oder auch welche Produkte generieren wie viel Prozent meines Gesamtumsatzes. Mittels einer solchen, auf wenige Faktoren beschränkte Analyse, können auch komplexe Probleme mit einem überschaubaren Aufwand bewertet werden. Wenden wir diese Methode nun auf unser Zeitmanagement an. Dazu ist es zunächst von Nöten, alle meine Tätigkeiten samt des jeweiligen Zeitaufwandes zu notieren. Ja ich weiß, dass ist mühselig und kostet viel Zeit!

Doch wie so oft im Zeitmanagement, muss man zunächst etwas Zeit investieren, kann so aber langfristig gesehen, eine Menge Zeit einsparen. Sobald du eine Liste mit deinen wiederkehrenden Tätigkeiten vorliegen hast, solltest du jeden dieser Punkte einzeln bewerten und in die drei Kategorien A, B und C einteilen.

A-Aufgaben sind sehr wichtig und bringen mich meinen Zielen am besten näher.

B-Aufgaben sind nur durchschnittlich wichtig und tragen eher wenig zur Zielerreichung bei.

C-Aufgaben sind meist dringend, jedoch mehr für andere als für mich selbst von Nutzen.

Je nachdem wie gut du deine Prioritäten bereits setzt, wird sich deine Liste in etwa wie folgt zusammensetzen: 15 Prozent A-Aufgaben, 20 Prozent B-Aufgaben und 65 Prozent C-Aufgaben. Sollten bei dir doch die A-Aufgaben überwiegen, herzlichen Glückwunsch du arbeitest den größten Teil deiner verfügbaren Zeit an deinen Zielen und nutzt deine Kernkompetenzen um diese umzusetzen.

Sollte sich jedoch herausstellen, dass die meisten Punkte auf deiner Liste mit einem C markiert wurden, solltest du einen Teil deiner Prioritäten dringend neu ausrichten. Du verbringst viel zu viel deiner kostbaren Zeit mit Dingen die dich deinen Ziele beziehungsweise denen deiner Firma nicht näher bringen. Am effizientesten änderst du diesen Zustand, indem du dich zunächst deinen C-Aufgaben widmest und diese versuchst möglichst stark zu reduzieren. Welche deiner C-Aufgaben kannst du entweder delegieren oder gar komplett wegrationalisieren? Was genau sind deine größten Zeitfresser in diesem Bereich?

Wie sieht es bei deinen B-Aufgaben aus, kann man davon nicht auch noch das ein oder andere delegieren?

Nutze die ABC-Analyse deine Prioritäten hauptsächlich auf deine A-Aufgaben zu richten, um deine kostbare Zeit möglichst oft deiner Zielerreichung zu widmen. Siehe auch verwandte Artikel wie: Wichtig oder dringend und Eisenhower Prinzip. Ich wünsche dir viel Erfolg beim festlegen deiner Prioritäten und würde mich sehr freuen wenn du diesen Blog mit anderen teilst!

Schneller einen Arzttermin bekommen 👨🏽‍⚕️ 📅 🏥

So bekommst du schneller einen Termin beim Facharzt! Wer als Kassenpatient einen Termin beim Spezialisten benötigt, braucht sehr viel Geduld! Oft wartet man bereits mehrere Monate um überhaupt erst mal seine Beschwerden vortragen zu dürfen. Laut Versorgungsstärkungsgesetz müssen seit Januar 2017 auch Kassenpatienten innerhalb von vier Wochen einen Termin beim Facharzt bekommen. Leider sieht die Realität jedoch häufig anders aus.

Wer es wirklich eilig hat einen Arzttermin zu bekommen, der sollte Stoßzeiten vermeiden. Als Arbeitnehmer wünschen sich die meisten einen Termin nach 17 Uhr oder, sofern möglich in der Mittagspause, wer nicht arbeiten muss versucht seinen Arzttermin meist früh morgens bereits hinter sich zu bringen. Wer die Möglichkeit hat, sollte einen Termin am späten Vormittag oder am Nachmittag erbitten. Antwortet man auf die Frage der Sprechstundenhilfe, wann es denn am besten passt, wahrheitsgemäß mit einer Uhrzeit nach dem eigenen Feierabend, blättert diese im Terminkalender meist deutlich weiter nach hinten.

Wer zeitlich noch flexibler ist, oder sogar mal kurzfristig von der Arbeit weg kann, der sollte sich seinen Termin mit der Option geben lassen, angerufen zu werden, sobald ein früherer Termin frei wird.

Wenn möglich, ist es sicherlich hilfreich, wenn der eigene Hausarzt beziehungsweise dessen Sprechstundenhilfe einen Termin beim Facharzt anfragt oder sich in irgendeiner Form für einen dringenden Termin stark macht.

Wer mobil ist und sich nicht scheut, für einen Termin beim Facharzt etwas weiter zu fahren, der kann den Arzttermin-Service seiner Krankenkasse in Anspruch nehmen. Zwar hat man so weder Einfluss darauf wo noch bei wem man einen Termin bekommt, dafür erhält man diesen jedoch meist deutlich früher als wenn man sich nur auf einen Spezialisten in der Nähe beschränkt.

Eine weitere Möglichkeit schneller an einen Termin zu kommen, ist es in Einzelfällen selbst für die Behandlung aufzukommen statt diese als Kassenpatient anzufragen.

Von Dirty Tricks wie einen Notfall vortäuschen oder einen Rettungswagen für Lappalien zu rufen, nur weil diese Fälle schneller behandelt werden, möchte ich mich an dieser Stelle ganz klar distanzieren! Durch solch missbräuchliche Inanspruchnahme unserer medizinischen Notfallversorgung, entstehen jedes Jahr erhebliche Engpässe im Rettungswesen. Wirklich dringend benötigte Rettungswagen sind dadurch belegt und Feuerwehrfahrzeuge können nicht ordnungsgemäß besetzt werden.

Natürlich möchten wir nicht nur schnell einen Termin beim Facharzt bekommen, sondern auch schnell beim Hausarzt an die Reihe kommen, ohne Ewigkeiten im Wartezimmer zu sitzen. Montags und Freitags ist immer besonders viel los. Dann gehen Alle diejenigen, die am Wochenende krank geworden sind und eine Krankschreibung für die Woche benötigen, beziehungsweise diejenigen die vor dem Wochenende noch etwas ärztlich abzuklären haben. Sollten sich diese beiden Wochentage irgendwie vermeiden lassen, liegen ihre Chancen schneller an die Reihe zu kommen, deutlich höher.

Sollten sie nur ein neues Rezept für ein Medikament benötigen, spart es Zeit dieses vorab telefonisch anzufordern, sodass es in der Praxis bereitliegt und nur abgeholt werden muss.

Wegwerfen auf Probe 📦🔜🗑

Mehr Zeit durch weniger Zeug! Wie viel Zeit verbringst du täglich mit Suchen? Ob im Büro, der Werkstatt oder zu Hause, mit der Zeit sammelt sich so einiges an Zeug an. Schnell verliert man da den Überblick und vergeudet eine Menge Zeit mit Suchen. Wer sich schwer von gewissen Dingen trennen kann und ungerne etwas wegwirft, dem kann ich das Wegwerfen auf Probe empfehlen. Siehe auch: Miste endlich deinen Kleiderschrank aus – JETZT! 👗👖👚👕👘

Sobald dir beim Ablegen deiner Unterlagen oder beim Aufräumen deines Büros Papiere in die Hand fallen, von denen du eigentlich denkst dass sie weg können, du aber zögerst sie wegzuwerfen weil sich ein Unbehagen in dir breit macht, solltest du zu folgender Methode greifen. Wirf alles was weder abgelegt noch zweifelsfrei weggeworfen werden kann, unsortiert in einen Karton und beschrifte diesen anschließend wie folgt:

Alte Unterlagen von:

 sollte dieser Karton bis zum:

noch ungeöffnet sein, sofort entsorgen!

Dasselbe Prinzip, lässt sich auch auf sämtliche andere Dinge, von denen man sich nur schwer trennen kann anwenden. Einfach alle zweifelhaften Unterlagen, Gegenstände oder Kleidungsstücke, lediglich nach Entsorgungsart (Altpapier, Altkleidercontainer,  Schuhcontainer, Elektroschrott, …, Restmüll) trennen. Bei nicht sortenreinen Kartons empfiehlt es sich an der Außenseite, nebst oben beschriebenen Aufkleber eine kurze Auflistung des Inhaltes anzubringen. Diese erleichtert das Suchen, falls doch noch einmal etwas benötigt wird und vermeidet, dass der Karton nochmals durchstöbert wird, während man eigentlich auf der Suche nach einem anderen Gegenstand ist. Hier ein Beispiel für eine Auflistung:

  • alte Vase von Oma
  • Aschenbecher aus Gran Canaria
  • Garderobenhaken
  • Teller aus Tirol

Nun nur noch diese Liste samt dem Entsorgungstermin außen auf den Karton und ab damit in den Keller. Meiner Meinung nach bietet es sich an, immer dann ein paar Sachen auszusortieren, wenn ohnehin eine größere Räumaktion stattfindet. Sowohl im Frühjahr als auch im Herbst findet zumindest in Mitteleuropa bei den meisten Leuten ein jahreszeitbedingtes Räumen statt. Dies betrifft unter anderem Kleidung und Dekoartikel, sowie klassisch im Sommer- bzw. Winter benötigte Produkte. Mindestens einmal im Jahr sollte man einen Entrümplungstag einlegen und so mit der Zeit weniger unnötige Dinge herumstehen haben. Dies verschafft einem mehr Übersicht und man hat es so leichter etwas wiederzufinden. Spätestens beim nächsten Aufräumen, sollten die Kartons vom letzten mal ungeöffnet entsorgt werden.

Verschwende deine Zeit nicht länger mit suchen und nutze sie für die schönen Dinge des Lebens. Über dein Like würde ich mich sehr freuen!

Jahresrückblick

Ein neues Jahr hat begonnen! Aus diesem Grund nehmen wir uns heute kurz die Zeit, um das vergangene Jahr nochmals retrospektiv zu betrachten.

Was war gut im letzten Jahr?

Notiere dir zunächst deine 5 besten Momente aus dem vergangenen Jahr. Am besten du schreibst erst einmal alle positiven und schönen Erlebnisse, Ereignisse und Erfahrungen die dir im letzten Jahr widerfahren sind, stichpunktmäßig auf und wählst im Anschluss dann deine TOP 5 aus. Es kann sein, dass es dir zunächst etwas schwer fällt und dir nicht so recht etwas einfallen will. Ist dies bei dir der Fall, dann beginne einfach damit, dass du an deinen Urlaub denkst. Hattest du dort eventuell einen besonders schönen Abend oder Ausflug gemacht? Gab es im letzten Jahr eventuell eine schöne Feier oder ein Treffen mit Freunden, dass dir Freude bereitet hat. Bei welchen Ereignissen, hattest du eine schöne Zeit? Bei mir waren dies: der schöne wenn auch sehr kurze Sommerurlaub, ein Wochenendausflug mit Konzertbesuch und ein paar Wandertouren mit Freunden.

Was hat dir letztes Jahr gefehlt?

Notiere dir hier 5 Dinge die du im vergangenen Jahr gerne gemacht hättest, die aber – aus welchem Grund auch immer – nicht stattgefunden haben. Schreibe auch hier einfach alles stichpunktmäßig auf, was du gerne noch gemacht hättest, was du jedoch leider nicht geschafft hast. Hierzu zählen natürlich auch die Punkte die du bereits seit längerer Zeit machen wolltest, die du aber auch letztes Jahr immer noch nicht umgesetzt hast. Was hattest du in den vergangenen Jahren für tolle Momente, für die im letzten Jahr einfach keine Zeit war? Ich zum Beispiel habe es letztes Jahr aus terminlichen Gründen nicht geschafft mit einem Freund in seinem Camper ans Meer zu fahren. Außerdem hatte ich eine Bergtour auf den Großglockner geplant, die leider wegen Unwetterwarnung abgesagt wurde. Auch eine längere Radtour mit einem Freund, konnte ich terminlich und wetterbedingt dieses Jahr einfach nicht machen.

Nutze deine soeben erstellte Liste als Leitfaden für möglichst viel schöne Zeit in der Zukunft. Gehe die Liste Schritt für Schritt durch und überlege dir bei jedem Punkt, ob dieser Moment bzw. dieses Ereignis so oder in ähnlicher Form wiederholt werden kann.Welche der schönen Momente aus dem vergangenen Jahr, könnten dir auch in diesem Jahr wieder große Freude bereiten? Was solltest du dieses Jahr unbedingt einplanen und so früh wie möglich erledigen, damit dir diese Aktion nicht wieder durch die Lappen geht? Sollte dein Vorhaben gemeinsam mit anderen Personen stattfinden, dann legt am besten frühzeitig einen Termin fest. Viele Arbeitnehmer müssen ihre Urlaubsplanung bereits zum Jahresanfang einreichen, dies führt oft dazu dass spontane Urlaube nur schwer umzusetzen sind. Außerdem schaffen bereits abgemachte Termine Verbindlichkeit, kommt etwas dazwischen so werden diese meist verschoben, hat man hingegen erst gar keinen Termin ausgemacht, gerät das Vorhaben schnell in Vergessenheit.

Ich wünsche dir eine gute Zeit und viel Erfolg bei der Umsetzung deiner Pläne!

 

Schon wieder Silvester? 🗓🧐

Wieder neigt sich ein Jahr dem Ende zu. In wenigen Tagen ist bereits wieder Silvester. Ich finde es immer wieder faszinierend, wie einem die Zeit – bis ein Jahr vergangen ist – mit zunehmendem Alter immer kürzer vorkommt. Doch warum ist dass eigentlich so? Warum scheinen die Wochen, Monate und Jahre, immer schneller zu vergehen, je älter wir werden? Können wir eventuell etwas dagegen tun und wenn ja, was?

Unsere Zeitwahrnehmung arbeitet in direktem Zusammenspiel mit unserem Gedächtnis. Erleben wir in unserem Alltag wenig Neues und Aufregendes, bleiben auch entsprechend wenig Erinnerungen in unserem Gedächtnis. Wer Tag ein Tag aus, immer den gleichen Alltagstrott durchlebt, kann sich in der Retrospektive kaum an interessante und aufregende Momente erinnern. Durchforstet unser Gedächtnis einen vergangenen Zeitraum nach Highlights und besonderen Momenten, kann jedoch nicht viele davon ausmachen, so erscheint uns diese Zeitspanne deutlich kürzer als bei einer umfangreichen Auflistung von aufregenden Ereignissen, die uns im Gedächtnis geblieben sind.

In unserer Kindheit und Jugend erleben wir ständig etwas Neues und Aufregendes. Wir erinnern uns vielleicht an unseren ersten Strand- oder Zoobesuch, den ersten Schultag, die erste Party und die erste Liebe, oder das erste eigene Geld verdienen. Wir lernen Rad fahren, schwimmen, ein Instrument zu spielen und viele neue Dinge in der Schule. Mit zunehmendem Alter wächst unsere Lebenserfahrung und wir haben immer weniger erste Male. Wir lernen nicht mehr so viel Neues und haben meist weniger herausstechende Erlebnisse in unserem Alltag.

Dies führt dazu, dass wenn wir uns unterbewusst an das vergangene Jahr zurückerinnern, nur wenige besondere Ereignisse im Gedächtnis sind und uns unsere Zeitwahrnehmung dadurch suggeriert, dass es sich um einen kurzen Zeitraum gehandelt haben muss.

Wollen wir also vermeiden, dass die Zeit gefühlt an uns vorbeirast, sollten wir mit ein paar kleinen Tricks dafür sorgen, dass unsere Zeitwahrnehmung genügend Anhaltspunkte in unserem Gedächtnis findet. Je aufregender das Ereignis, desto einfacher fällt uns später die Erinnerung daran. Versuche ständig neue Dinge zu lernen, sei experimentierfreudig und sammle immer wieder neue Eindrücke. Je mehr desto besser!

Mit einem abwechslungsreichen Alltag und neuen Erfahrungen, kannst du aktiv dazu beitragen, dass dir deine kostbare Zeit nicht mehr so schnell zu verstreichen scheint. Reise an dir bisher unbekannte Orte oder probiere häufiger neue Speisen und Lebensmittel aus. Versuche dein Leben weiterhin so spannend und ereignisreich wie möglich zu halten. Sei neugierig und tollkühn und packe so viele schöne Momente in dein Leben wie du nur kannst.

Ich wünsche dir alles Gute für das neue Jahr und hoffe, dass dir dieses nicht allzu kurz vorkommt. Über dein Like oder eine Weiterempfehlung dieses Blogs würde ich mich sehr freuen!

Guten Rutsch und eine tolle Zeit,

Thorsten

Spare Zeit – Plane deinen Tag 🗓🖋

Zeit sparen mit Plan – Plane deinen Tagesablauf bereits am Vorabend! 📝

Routinen und Strukturen in unserem Tagesablauf – ganz gleich, ob privat oder im Job –  helfen uns, uns in unserem meist stressigen Alltag zu orientieren. Unser ganzes Leben lang haben Rituale einen festen Platz in unserem Tagesplan. Egal ob jung oder alt, Rituale sind ein wichtiges und nützliches Werkzeug für uns alle. Schon im Kindesalter lernen wir diese festen Gewohnheiten für unseren geregelten Tagesablauf kennen. Denn alle Aufgaben die regelmäßig wiederkehren und immer gleich ablaufen, werden von Kindern leicht akzeptiert. Wie wichtig bereits Kindern diese Rituale sind, erfährt man wenn man die Gutenachtgeschichte ausfallen lassen möchte. Doch auch in unserem Erwachsenenleben und ganz besonders in unserem Arbeitsalltag sind gewohnte, wiederkehrende Strukturen sehr bedeutsam. Oft wird uns das erst so richtig bewusst, wenn wir in Rente gehen und uns diese über Jahrzehnte immer gleich ablaufenden Schemen plötzlich fehlen. Routinen bzw. Rituale laufen immer gleich ab und geben uns so Orientierung und Sicherheit.

Wer seine festen Abläufe kennt, kann viel besser planen und läuft nicht so schnell Gefahr, dass ihm alles über den Kopf wächst. Ein guter Plan spart dir außerdem die Zeit, nach jeder erledigten Aufgabe aufs neue zu überlegen, was du als nächstes angehen sollst.

Nimm dir am Vorabend oder Feierabend kurz die Zeit und schreibe dir deine Aufgabenplanung für den kommenden Tag chronologisch auf. Deine Aufgaben schriftlich festzuhalten, schafft Verbindlichkeit und hilft dir deine Aufgaben fokussiert abzuarbeiten. Notiere zunächst dass, was du am heutigen Tag nicht geschafft hast und überlege dir anschließend welche Aufgaben morgen sonst noch anstehen.

Wichtig: Notiere nur die Aufgaben als solche, ohne Angabe des genauen Zeitpunktes, wann du diese angehen möchtest. Plane realistisch und nimm dir nicht zu viel vor!

Tipp: Handgeschriebene Notizen bleiben leichter im Kopf!

Folgst du diesem Tagesablaufplan, verschwendest du deine begrenzte Entscheidungskraft (siehe auch: Was ist eigentlich Willenskraft?) nicht andauernd damit zu überlegen, was du als nächstes tun sollst. Außerdem hast du jeder Zeit den Überblick, was noch alles zu erledigen ist. So kannst du – anhand der Anzahl der verbleibenden Aufgaben – grob abschätzen, wie viel Zeit du noch für deine aktuelle Aufgabe zur Verfügung hast. Plane stets so, dass die Zeit zur Erledigung knapp bemessen ist. Siehe auch: Das Parkinsonsche Gesetz

Bittet dich jemand um Hilfe oder kommt mit weiterer Arbeit auf dich zu, so kannst du demjenigen dank deiner Liste viel leichter mitteilen, wann du frühestens dazu kommst, dich um sein Anliegen zu kümmern. Im Idealfall sollten neue Aufgaben frühestens für den kommenden Tag eingeplant werden, es sei denn sie fallen unter das Direkt Prinzip.

Merke: Fokussiere dich stets auf die Inhalte deiner Arbeit nicht auf die Abläufe! Standardabläufe sollten stets klar definiert sein und nur von Zeit zu Zeit auf ihr Optimierungspotential hin geprüft werden!

Effizienter telefonieren 📱📞☎️

5 Hacks für ein schnelles und zielgerichtetes Telefonat!

1. Was ist das Ziel meines Anrufs?

Das A und O für ein zielgerichtetes und effizientes Telefonat ist es, sein Ziel – also den Zweck warum man anruft – ganz klar im Kopf zu haben. Erst zu Ende denken, dann anrufen. Was genau möchte ich und wie werde ich es erfragen? Will man mit diesem Telefonat mehrere Dinge klären, ist es ratsam sich Stichpunkte zu machen oder zumindest die Anzahl der zu klärenden Punkte im Kopf zu haben. Was genau bezwecke ich mit diesem Anruf und welche Information muss am Ende übermittelt sein. Auf garkeinen Fall sollte man anrufen und dann wenn mein gegenüber das Gespräch bereits angenommen hat, erst anfangen zu überlegen, was man eigentlich wollte. Leider bekomme ich immer wieder solche Anrufe.

2. Ein knackiges Intro

Um schnell zur Sache zu kommen, solltest du dir ein effizientes Intro zulegen. Wer ist am Apparat, von wo / welcher Firma rufe ich an, warum rufe ich an? Hier ein Beispiel: „Guten Tag, mein Name ist Thorsten Kraemer von mytimesafe.com und ich bin auf der Suche nach innovativen, Zeit sparenden Produkten. Sind Sie der richtige Ansprechpartner für mich?“ Wenn man nicht weiß wer der richtige Ansprechpartner für ein bestimmtes Anliegen ist, sollte man sich zunächst immer so kurz wie möglich doch so umfangreich wie nötig halten bis man an den zuständigen Ansprechpartner verbunden wurde. Jede ausschweifende Erklärung kostet sowohl mich als auch denjenigen der das Gespräch angenommen hat nur unnötig Zeit.

3 . Auf Rückfragen einstellen

Wer seine Telefonate ernsthaft optimieren möchte sollte sich im Vorfeld bereits überlegen, welche Rückfragen der Angerufene haben könnte. Zum Beispiel: Kundennummer, Mitgliedsnummer, Artikelnummern, Maße oder sonstige Daten. Geht es beispielsweise um Termine sollte man bereits vor dem Anrufen seinen Kalender bereit halten, bezieht sich das Telefonat auf ein Schreiben oder eine Mail, sollte auch diese sichtbar vorliegen. Was könnte meinem Gesprächspartner unklar sein, welche Fragen könnte er mir stellen? Sei stets gut vorbereitet und beanspruche möglichst wenig Zeit deiner Gesprächsteilnehmer.

4. Genügend Sauerstoff 

Bist du leicht aufgeregt oder gar nervös vor einem Telefonat? Bist du angespannt und hast Angst ins Stocken zu geraten oder nicht die richtigen Worte zu finden? Solltest du einen oder mehrere dieser Punkte mit ja beantworten, dann sorge auf jeden Fall dafür, dass du genügend Sauerstoff bekommst. Zugegeben, das hört sich jetzt etwas schräg an aber es bringt wirklich einen Effekt! Probiere es doch bitte einfach mal aus und schreibe uns deine Erfahrung in die Kommentare. Atme vor einem Anruf – wie er oben beschrieben wurde – drei mal tief in deinen Bauch herein. So versorgst du dich vermehrt mit Sauerstoff und wirst etwas ruhiger. Um während des Gesprächs besser Durchatmen zu können, solltest du dich hinstellen oder ein Paar Schritte hin und her gehen damit dein Körper optimal durchblutet und mit Sauerstoff versorgt wird.

5. Nutze ein Headset

Das Beste kommt zum Schluss, mein Lieblingshack für effizientes Telefonieren ist das freie Sprechen! Egal ob mit Headset oder einer Freisprecheinrichtung, ohne Hörer oder Mobiltelefon am Ohr zu telefonieren bringt viele Vorteile. Wie es das Wort – Freisprecheinrichtung- bereits andeutet, kann man damit einfach freier Sprechen. Bei anspruchsvollen Telefonaten kann man mit beiden Händen gestikulieren wie bei einem Gespräch von Angesicht zu Angesicht und hat beide Hände frei um etwas Mitzuschreiben. Bei lockeren beziehungsweise längeren Telefonaten, kann man nebenher noch ein Paar leichte Arbeiten verrichten und spart somit Zeit. Private Anrufe mit Freunden oder der Familie tätige ich stets während Autofahrten, beim Kochen oder während ich aufräume. Siehe auch: Das Revival des Headsets

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Danke für eure Zeit!

3 Zeitspar-Quickies ⏱ Teil 6

3 kurze Zeitspar-Tipps die du dir unbedingt aneignen solltest! Einzeln betrachtet scheinen die nun folgenden Hacks vielleicht unsinnig weil sie manchmal nur Sekunden bringen, doch wie heißt es so schön: „Kleinvieh mach auch Mist“ und mit der Zeit sammelt sich da einiges an wertvoller Zeit an.

1. Wissen was man einkaufen muss.

Wer immer genau weiß was er einkaufen muss, ist im Supermarkt viel schneller fertig, als diejenigen die ziel- und planlos durch die Gänge irren. Überlegt man sich erst während dem Einkauf was man benötigt, kann man keine effiziente Route durch das Geschäft nehmen und muss gegebenenfalls nochmals in bereits aufgesuchte Abteilungen zurück. Wenn man genau weiß was man benötigt, wird weitestgehend auch nur das genommen was auf der Liste steht beziehungsweise auf dem Weg zu den einzelnen Produkten, entdeckt wird. Man verfällt weniger schnell in den Modus Bummeln, Stöbern oder mal schauen was es sonst so neues gibt. Meine Freundin und ich führen eine gemeinsame Einkaufsliste auf unseren Smartphones, somit haben wir unsere Einkaufsliste immer bei uns und wissen genau was wir benötigen. Natürlich ist eine herkömmliche Liste mit Stift und Papier, wenn sie auf dem Aktuellen Stand ist auch ein gute Hilfe. Wer keine Liste geführt hat oder zu faul dafür ist, der kann vor dem Einkaufen gehen, wenigstens noch ein Paar Handyfotos vom Inhalt des Kühl- bzw. Vorratsschrankes machen um so im Supermarkt wenigstens einen Anhaltspunkt zu haben, was fehlen könnte.

 

2. Nicht immer erreichbar sein

Leider ist es in der heutigen Zeit längst selbstverständlich geworden, dass man immer und überall erreichbar ist. Doch eigentlich müssen wir dass überhaupt nicht, oder? Wer konzentriert an etwas arbeitet kann und darf sich nicht permanent von eingehenden Telefonaten ablenken lassen. Möchte man eine Arbeit fokussiert zu Ende bringen ohne andauernd gestört zu werden, ist es meiner Meinung nach ratsam einfach mal die Mailbox bzw. den Anrufbeantworter zu aktivieren. Entweder man schaltet die Rufweiterleitung direkt auf die Mailbox weiter bzw. aktiviert den Flugmodus, oder man schaltet sein Mobiltelefon einfach einmal aus. Sind wir doch mal ehrlich, wie viele wichtige und dringende Telefonate erhalten wir pro Woche? Keine? Und wie viele pro Monat? Bei den meisten Menschen werden das nur sehr wenige sein, sodass es kein Problem sein sollte, wenn man sein Mobiltelefon auch mal auf nicht erreichbar schaltet. Am besten eignet sich hierfür wirklich der Flugmodus ohne WiFi zu aktivieren, damit wirklich keine Nachrichten oder Anrufe reinkommen. Schaltet man sein Gerät nur auf stumm oder Nachtmodus, ist man selbst immer wieder geneigt einen kurzen Blick auf sein Handy zu werfen und wird sofort abgelenkt. Um sich wirklich nicht ablenken zu lassen, sollten auch eingehende Mails sich weder optisch noch akustisch bemerkbar machen. (Siehe hierzu: Sie haben 19 neue E-Mails 📧)

 

3. Ordnung ist das halbe Leben

Auch wenn ständiges Aufräumen echt lästig ist und uns zunächst Zeit kostet, spart Ordnung uns im Gegenzug auch Zeit ein. Ein übersichtlicher Schreibtisch, lenkt uns weniger von unserer Arbeit ab, lässt uns fokussierter arbeiten und den Überblick behalten. Eine aufgeräumte Küche oder eine aufgeräumte Werkstatt bzw. ein Gartenhaus, sieht nicht nur besser aus als wenn alles chaotisch ist, sondern man findet die Dinge die man sucht auch wesentlich schneller und einfacher. Der beste Tipp – meiner Meinung nach – wie man es am einfachsten schafft Ordnung zu halten, ist es die große Unordnung erst gar nicht aufkommen zu lassen. Ich weiß, dass ist leichter gesagt als getan doch auch kleinste Handgriffe, permanent getan, helfen dem Chaos vorzubeugen. Ich versuche stets das Prinzip „kein Weg umsonst“ anzuwenden und nie mit leeren Händen zu gehen. Nicht extra zum Mülleimer zu laufen, sondern den Müll mitzunehmen wenn ich ohnehin raus gehe. Auf dem Weg ins Bad, benutztes Geschirr schon mal mit in die Küche nehmen oder ähnliches. Wer sich kleine Arbeiten zur Gewohnheit macht, wirkt dem Chaos stetig entgegen.

Sollten umfangreichere Hausarbeiten anstehen ist die Die 10 Minuten Methode eine gute Hilfe!

 

 

 

 

 

Das Direkt-Prinzip

Was man erledigt hat, kann man nicht mehr vergessen! Arbeiten vor sich herzuschieben kostet einen im Endeffekt mehr Zeit, als wenn man diese umgehend erledigt. Aufgaben deren Erledigung höchstens 3 Minuten dauern, solltest du nach Möglichkeit immer direkt erledigen. Täglich prasseln zahlreiche solcher kleinen Tasks auf uns ein, deren Abarbeitung oft je nur 1-2 Minuten dauert. In der Summe gesehen, würde es zwar eine Stunde oder mehr dauern all diese Kleinigkeiten abzuarbeiten doch jede für sich genommen, ist schnell erledigt. Wenn das Notieren einer Aufgabe in der To-do-Liste schon fast so viel Zeit in Anspruch nimmt, wie das Abarbeiten des Punktes an sich, solltest du auf jeden Fall das Direkt-Prinzip anwenden. Aus meiner Kindheit weiß ich noch, dass wenn meine Mutter mich bat etwas zu erledigen, ich stets versucht habe sie auf später zu vertrösten. Meine Priorität lag darauf Kinderstunde zu schauen, statt meine Legoecke aufzuräumen. Meine Mutter sagte dann immer zu mir, ich möchte es doch bitte sofort erledigen, dann wäre es getan und ich müsste nicht weiter daran denken. Was sich damals ziemlich nervig für mich anhörte, erweist sich rückblickend als ein ziemlich guter Tipp. Danke Mama!

Heutzutage arbeite ich sehr oft und erfolgreich nach diesem Prinzip. Sobald mir auffällt, dass eine neu aufgekommene Arbeit sehr schnell erledigt sein wird, gehe ich diese umgehend an und bringe sie hinter mich. Erledigen und gedanklich streichen.

Ausnahmen:

  • ich bin gerade nicht an meinem Arbeitsplatz oder auf andere Personen angewiesen, die mir Momentan nicht zu Verfügung stehen.
  • ich weiß das noch weitere gleiche Tasks kommen werden, und sammle diese um sie später im Block abarbeiten zu können. (klassisches Beispiel: Mails checken)
  • ich arbeite gerade an einer wichtigen Sache und muss mich sehr konzentrieren.

Bei allen Routinetätigkeiten bei denen man sich – nach einer Unterbrechung – nicht erst wieder lange reindenken muss, ist das Direkt-Prinzip jedoch sehr effizient.

Vorteile des Direktprinzip:

  • Vermeidung von Prokrastination.
  • deine To-do Liste wird nicht unnötig länger
  • kleine Aufgaben können erst gar nicht zu Großen werden.
  • du kannst die Aufgabe aus dem Hinterkopf lassen und hast nicht das Gefühl noch sehr viel erledigen zu müssen.

Das Direkt-Prinzip entlastet nicht nur deinen Schreibtisch sondern auch deinen Kopf. Wandern aus irgendeinem Grund doch einmal ein paar der schnell zu erledigenden Aufgaben auf deine To-do Liste, solltest du diese später im Block erledigen. Näheres dazu findest du unter: Die 10 Minuten Methode

Siehe auch meinen Artikel: 7 Tipps wie du Prokrastination entgegenwirken kannst!

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