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Spare Zeit – Plane deinen Tag 🗓🖋

Zeit sparen mit Plan – Plane deinen Tagesablauf bereits am Vorabend! 📝

Routinen und Strukturen in unserem Tagesablauf – ganz gleich, ob privat oder im Job –  helfen uns, uns in unserem meist stressigen Alltag zu orientieren. Unser ganzes Leben lang haben Rituale einen festen Platz in unserem Tagesplan. Egal ob jung oder alt, Rituale sind ein wichtiges und nützliches Werkzeug für uns alle. Schon im Kindesalter lernen wir diese festen Gewohnheiten für unseren geregelten Tagesablauf kennen. Denn alle Aufgaben die regelmäßig wiederkehren und immer gleich ablaufen, werden von Kindern leicht akzeptiert. Wie wichtig bereits Kindern diese Rituale sind, erfährt man wenn man die Gutenachtgeschichte ausfallen lassen möchte. Doch auch in unserem Erwachsenenleben und ganz besonders in unserem Arbeitsalltag sind gewohnte, wiederkehrende Strukturen sehr bedeutsam. Oft wird uns das erst so richtig bewusst, wenn wir in Rente gehen und uns diese über Jahrzehnte immer gleich ablaufenden Schemen plötzlich fehlen. Routinen bzw. Rituale laufen immer gleich ab und geben uns so Orientierung und Sicherheit.

Wer seine festen Abläufe kennt, kann viel besser planen und läuft nicht so schnell Gefahr, dass ihm alles über den Kopf wächst. Ein guter Plan spart dir außerdem die Zeit, nach jeder erledigten Aufgabe aufs neue zu überlegen, was du als nächstes angehen sollst.

Nimm dir am Vorabend oder Feierabend kurz die Zeit und schreibe dir deine Aufgabenplanung für den kommenden Tag chronologisch auf. Deine Aufgaben schriftlich festzuhalten, schafft Verbindlichkeit und hilft dir deine Aufgaben fokussiert abzuarbeiten. Notiere zunächst dass, was du am heutigen Tag nicht geschafft hast und überlege dir anschließend welche Aufgaben morgen sonst noch anstehen.

Wichtig: Notiere nur die Aufgaben als solche, ohne Angabe des genauen Zeitpunktes, wann du diese angehen möchtest. Plane realistisch und nimm dir nicht zu viel vor!

Tipp: Handgeschriebene Notizen bleiben leichter im Kopf!

Folgst du diesem Tagesablaufplan, verschwendest du deine begrenzte Entscheidungskraft (siehe auch: Was ist eigentlich Willenskraft?) nicht andauernd damit zu überlegen, was du als nächstes tun sollst. Außerdem hast du jeder Zeit den Überblick, was noch alles zu erledigen ist. So kannst du – anhand der Anzahl der verbleibenden Aufgaben – grob abschätzen, wie viel Zeit du noch für deine aktuelle Aufgabe zur Verfügung hast. Plane stets so, dass die Zeit zur Erledigung knapp bemessen ist. Siehe auch: Das Parkinsonsche Gesetz

Bittet dich jemand um Hilfe oder kommt mit weiterer Arbeit auf dich zu, so kannst du demjenigen dank deiner Liste viel leichter mitteilen, wann du frühestens dazu kommst, dich um sein Anliegen zu kümmern. Im Idealfall sollten neue Aufgaben frühestens für den kommenden Tag eingeplant werden, es sei denn sie fallen unter das Direkt Prinzip.

Merke: Fokussiere dich stets auf die Inhalte deiner Arbeit nicht auf die Abläufe! Standardabläufe sollten stets klar definiert sein und nur von Zeit zu Zeit auf ihr Optimierungspotential hin geprüft werden!

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Effizienter telefonieren 📱📞☎️

5 Hacks für ein schnelles und zielgerichtetes Telefonat!

1. Was ist das Ziel meines Anrufs?

Das A und O für ein zielgerichtetes und effizientes Telefonat ist es, sein Ziel – also den Zweck warum man anruft – ganz klar im Kopf zu haben. Erst zu Ende denken, dann anrufen. Was genau möchte ich und wie werde ich es erfragen? Will man mit diesem Telefonat mehrere Dinge klären, ist es ratsam sich Stichpunkte zu machen oder zumindest die Anzahl der zu klärenden Punkte im Kopf zu haben. Was genau bezwecke ich mit diesem Anruf und welche Information muss am Ende übermittelt sein. Auf garkeinen Fall sollte man anrufen und dann wenn mein gegenüber das Gespräch bereits angenommen hat, erst anfangen zu überlegen, was man eigentlich wollte. Leider bekomme ich immer wieder solche Anrufe.

2. Ein knackiges Intro

Um schnell zur Sache zu kommen, solltest du dir ein effizientes Intro zulegen. Wer ist am Apparat, von wo / welcher Firma rufe ich an, warum rufe ich an? Hier ein Beispiel: „Guten Tag, mein Name ist Thorsten Kraemer von mytimesafe.com und ich bin auf der Suche nach innovativen, Zeit sparenden Produkten. Sind Sie der richtige Ansprechpartner für mich?“ Wenn man nicht weiß wer der richtige Ansprechpartner für ein bestimmtes Anliegen ist, sollte man sich zunächst immer so kurz wie möglich doch so umfangreich wie nötig halten bis man an den zuständigen Ansprechpartner verbunden wurde. Jede ausschweifende Erklärung kostet sowohl mich als auch denjenigen der das Gespräch angenommen hat nur unnötig Zeit.

3 . Auf Rückfragen einstellen

Wer seine Telefonate ernsthaft optimieren möchte sollte sich im Vorfeld bereits überlegen, welche Rückfragen der Angerufene haben könnte. Zum Beispiel: Kundennummer, Mitgliedsnummer, Artikelnummern, Maße oder sonstige Daten. Geht es beispielsweise um Termine sollte man bereits vor dem Anrufen seinen Kalender bereit halten, bezieht sich das Telefonat auf ein Schreiben oder eine Mail, sollte auch diese sichtbar vorliegen. Was könnte meinem Gesprächspartner unklar sein, welche Fragen könnte er mir stellen? Sei stets gut vorbereitet und beanspruche möglichst wenig Zeit deiner Gesprächsteilnehmer.

4. Genügend Sauerstoff 

Bist du leicht aufgeregt oder gar nervös vor einem Telefonat? Bist du angespannt und hast Angst ins Stocken zu geraten oder nicht die richtigen Worte zu finden? Solltest du einen oder mehrere dieser Punkte mit ja beantworten, dann sorge auf jeden Fall dafür, dass du genügend Sauerstoff bekommst. Zugegeben, das hört sich jetzt etwas schräg an aber es bringt wirklich einen Effekt! Probiere es doch bitte einfach mal aus und schreibe uns deine Erfahrung in die Kommentare. Atme vor einem Anruf – wie er oben beschrieben wurde – drei mal tief in deinen Bauch herein. So versorgst du dich vermehrt mit Sauerstoff und wirst etwas ruhiger. Um während des Gesprächs besser Durchatmen zu können, solltest du dich hinstellen oder ein Paar Schritte hin und her gehen damit dein Körper optimal durchblutet und mit Sauerstoff versorgt wird.

5. Nutze ein Headset

Das Beste kommt zum Schluss, mein Lieblingshack für effizientes Telefonieren ist das freie Sprechen! Egal ob mit Headset oder einer Freisprecheinrichtung, ohne Hörer oder Mobiltelefon am Ohr zu telefonieren bringt viele Vorteile. Wie es das Wort – Freisprecheinrichtung- bereits andeutet, kann man damit einfach freier Sprechen. Bei anspruchsvollen Telefonaten kann man mit beiden Händen gestikulieren wie bei einem Gespräch von Angesicht zu Angesicht und hat beide Hände frei um etwas Mitzuschreiben. Bei lockeren beziehungsweise längeren Telefonaten, kann man nebenher noch ein Paar leichte Arbeiten verrichten und spart somit Zeit. Private Anrufe mit Freunden oder der Familie tätige ich stets während Autofahrten, beim Kochen oder während ich aufräume. Siehe auch: Das Revival des Headsets

Wenn euch dieser Beitrag gefallen hat, würde ich mich freuen, wenn ihr ihn weiterempfehlt!

Danke für eure Zeit!

3 Zeitspar-Quickies ⏱ Teil 6

3 kurze Zeitspar-Tipps die du dir unbedingt aneignen solltest! Einzeln betrachtet scheinen die nun folgenden Hacks vielleicht unsinnig weil sie manchmal nur Sekunden bringen, doch wie heißt es so schön: „Kleinvieh mach auch Mist“ und mit der Zeit sammelt sich da einiges an wertvoller Zeit an.

1. Wissen was man einkaufen muss.

Wer immer genau weiß was er einkaufen muss, ist im Supermarkt viel schneller fertig, als diejenigen die ziel- und planlos durch die Gänge irren. Überlegt man sich erst während dem Einkauf was man benötigt, kann man keine effiziente Route durch das Geschäft nehmen und muss gegebenenfalls nochmals in bereits aufgesuchte Abteilungen zurück. Wenn man genau weiß was man benötigt, wird weitestgehend auch nur das genommen was auf der Liste steht beziehungsweise auf dem Weg zu den einzelnen Produkten, entdeckt wird. Man verfällt weniger schnell in den Modus Bummeln, Stöbern oder mal schauen was es sonst so neues gibt. Meine Freundin und ich führen eine gemeinsame Einkaufsliste auf unseren Smartphones, somit haben wir unsere Einkaufsliste immer bei uns und wissen genau was wir benötigen. Natürlich ist eine herkömmliche Liste mit Stift und Papier, wenn sie auf dem Aktuellen Stand ist auch ein gute Hilfe. Wer keine Liste geführt hat oder zu faul dafür ist, der kann vor dem Einkaufen gehen, wenigstens noch ein Paar Handyfotos vom Inhalt des Kühl- bzw. Vorratsschrankes machen um so im Supermarkt wenigstens einen Anhaltspunkt zu haben, was fehlen könnte.

 

2. Nicht immer erreichbar sein

Leider ist es in der heutigen Zeit längst selbstverständlich geworden, dass man immer und überall erreichbar ist. Doch eigentlich müssen wir dass überhaupt nicht, oder? Wer konzentriert an etwas arbeitet kann und darf sich nicht permanent von eingehenden Telefonaten ablenken lassen. Möchte man eine Arbeit fokussiert zu Ende bringen ohne andauernd gestört zu werden, ist es meiner Meinung nach ratsam einfach mal die Mailbox bzw. den Anrufbeantworter zu aktivieren. Entweder man schaltet die Rufweiterleitung direkt auf die Mailbox weiter bzw. aktiviert den Flugmodus, oder man schaltet sein Mobiltelefon einfach einmal aus. Sind wir doch mal ehrlich, wie viele wichtige und dringende Telefonate erhalten wir pro Woche? Keine? Und wie viele pro Monat? Bei den meisten Menschen werden das nur sehr wenige sein, sodass es kein Problem sein sollte, wenn man sein Mobiltelefon auch mal auf nicht erreichbar schaltet. Am besten eignet sich hierfür wirklich der Flugmodus ohne WiFi zu aktivieren, damit wirklich keine Nachrichten oder Anrufe reinkommen. Schaltet man sein Gerät nur auf stumm oder Nachtmodus, ist man selbst immer wieder geneigt einen kurzen Blick auf sein Handy zu werfen und wird sofort abgelenkt. Um sich wirklich nicht ablenken zu lassen, sollten auch eingehende Mails sich weder optisch noch akustisch bemerkbar machen. (Siehe hierzu: Sie haben 19 neue E-Mails 📧)

 

3. Ordnung ist das halbe Leben

Auch wenn ständiges Aufräumen echt lästig ist und uns zunächst Zeit kostet, spart Ordnung uns im Gegenzug auch Zeit ein. Ein übersichtlicher Schreibtisch, lenkt uns weniger von unserer Arbeit ab, lässt uns fokussierter arbeiten und den Überblick behalten. Eine aufgeräumte Küche oder eine aufgeräumte Werkstatt bzw. ein Gartenhaus, sieht nicht nur besser aus als wenn alles chaotisch ist, sondern man findet die Dinge die man sucht auch wesentlich schneller und einfacher. Der beste Tipp – meiner Meinung nach – wie man es am einfachsten schafft Ordnung zu halten, ist es die große Unordnung erst gar nicht aufkommen zu lassen. Ich weiß, dass ist leichter gesagt als getan doch auch kleinste Handgriffe, permanent getan, helfen dem Chaos vorzubeugen. Ich versuche stets das Prinzip „kein Weg umsonst“ anzuwenden und nie mit leeren Händen zu gehen. Nicht extra zum Mülleimer zu laufen, sondern den Müll mitzunehmen wenn ich ohnehin raus gehe. Auf dem Weg ins Bad, benutztes Geschirr schon mal mit in die Küche nehmen oder ähnliches. Wer sich kleine Arbeiten zur Gewohnheit macht, wirkt dem Chaos stetig entgegen.

Sollten umfangreichere Hausarbeiten anstehen ist die Die 10 Minuten Methode eine gute Hilfe!

 

 

 

 

 

Das Direkt-Prinzip

Was man erledigt hat, kann man nicht mehr vergessen! Arbeiten vor sich herzuschieben kostet einen im Endeffekt mehr Zeit, als wenn man diese umgehend erledigt. Aufgaben deren Erledigung höchstens 3 Minuten dauern, solltest du nach Möglichkeit immer direkt erledigen. Täglich prasseln zahlreiche solcher kleinen Tasks auf uns ein, deren Abarbeitung oft je nur 1-2 Minuten dauert. In der Summe gesehen, würde es zwar eine Stunde oder mehr dauern all diese Kleinigkeiten abzuarbeiten doch jede für sich genommen, ist schnell erledigt. Wenn das Notieren einer Aufgabe in der To-do-Liste schon fast so viel Zeit in Anspruch nimmt, wie das Abarbeiten des Punktes an sich, solltest du auf jeden Fall das Direkt-Prinzip anwenden. Aus meiner Kindheit weiß ich noch, dass wenn meine Mutter mich bat etwas zu erledigen, ich stets versucht habe sie auf später zu vertrösten. Meine Priorität lag darauf Kinderstunde zu schauen, statt meine Legoecke aufzuräumen. Meine Mutter sagte dann immer zu mir, ich möchte es doch bitte sofort erledigen, dann wäre es getan und ich müsste nicht weiter daran denken. Was sich damals ziemlich nervig für mich anhörte, erweist sich rückblickend als ein ziemlich guter Tipp. Danke Mama!

Heutzutage arbeite ich sehr oft und erfolgreich nach diesem Prinzip. Sobald mir auffällt, dass eine neu aufgekommene Arbeit sehr schnell erledigt sein wird, gehe ich diese umgehend an und bringe sie hinter mich. Erledigen und gedanklich streichen.

Ausnahmen:

  • ich bin gerade nicht an meinem Arbeitsplatz oder auf andere Personen angewiesen, die mir Momentan nicht zu Verfügung stehen.
  • ich weiß das noch weitere gleiche Tasks kommen werden, und sammle diese um sie später im Block abarbeiten zu können. (klassisches Beispiel: Mails checken)
  • ich arbeite gerade an einer wichtigen Sache und muss mich sehr konzentrieren.

Bei allen Routinetätigkeiten bei denen man sich – nach einer Unterbrechung – nicht erst wieder lange reindenken muss, ist das Direkt-Prinzip jedoch sehr effizient.

Vorteile des Direktprinzip:

  • Vermeidung von Prokrastination.
  • deine To-do Liste wird nicht unnötig länger
  • kleine Aufgaben können erst gar nicht zu Großen werden.
  • du kannst die Aufgabe aus dem Hinterkopf lassen und hast nicht das Gefühl noch sehr viel erledigen zu müssen.

Das Direkt-Prinzip entlastet nicht nur deinen Schreibtisch sondern auch deinen Kopf. Wandern aus irgendeinem Grund doch einmal ein paar der schnell zu erledigenden Aufgaben auf deine To-do Liste, solltest du diese später im Block erledigen. Näheres dazu findest du unter: Die 10 Minuten Methode

Siehe auch meinen Artikel: 7 Tipps wie du Prokrastination entgegenwirken kannst!

Ich würde mich sehr freuen, wenn du meinen Blog in den sozialen Netzwerken teilst! Vielen Dank für deine Zeit!

Tastaturkürzel sparen eine Menge Zeit ⌨️💻

Falls du viel am Computer arbeitest, solltest du diese Tastaturkürzel unbedingt kennen! Elektronische Datenverarbeitung und Erfassung kann sehr zeitaufwendig sein, gut wenn man da ein Paar Kniffe kennt mit deren Hilfe man schneller vorankommt.

Hier die bekanntesten Tastaturkürzel im Überblick:

Strg + c      bzw.       cmd + c      Kopieren

Strg + v      bzw.       cmd + v     Einfügen

Strg + x      bzw.       cmd + x      Ausschneiden

Strg + o      bzw.       cmd + o      Öffnen

Strg + p      bzw.       cmd + p     Drucken

Strg + s       bzw.       cmd + s      Speichern

Strg + a       bzw.       cmd + a     alles Markieren

Strg + z       bzw.       cmd + z     Rückgängig machen

Strg + Shift + z       bzw.       cmd + Shift + z     Wiederherstellen    

Dies soll nur ein kleiner erster Überblick sein, um denen die damit nicht vertraut sind die Türe in die Welt der Tastaturkürzel zu öffnen. Wer nach Tastenkombinationen oder Tastaturkürzel googelt findet zahlreiche Seiten mit umfangreichen Auflistungen möglicher Kombinationen.

Eine weitere Möglichkeit mit Hilfe von ein Paar Tastendrücken wertvolle Zeit zu sparen, ist die Nutzung der F-Tasten auf deiner Tastatur. Bei den Meisten Leuten, fristen die F-Tasten eine Art Schattendasein und werden kaum benutzt. Wendet man sie jedoch konsequent an, sind diese wirklich nützliche Helfer.

Windows

F1                           Ruft die Hilfe-Funktion  auf

 

F2                           Umbenennen einer Datei

   oder eines Ordners

 

F3                           Ruft die Suchleiste auf

 

F4                           dupliziert Zeichen

Alt + F4                 schließt aktive Programmfenster

 

F5                           Internetseite aktualisieren (im Browser)

   Suchen und Ersetzen (bei Office)

   Dia Show starten (bei PowerPoint)

 

Strg + F6               wechselt in Office zwischen verschiedenen

   Dokumenten hin und her

F7                            ruft die Rechtschreibung und Grammatik

    in Office Anwendungen auf oder setzt einen

    Cursor in den Text eines Browsers

F8                            drückt man bei hochfahren von Windows

    um in den Abgesicherten Modus zu gelangen

F9                            hat keine vor eingestellte Funktion und kann frei belegt werden

F10                          dient zur Navigation in der Menüleiste

F11                          wechselt zwischen normaler Ansicht und Vollbildmodus im Browser

F12                          hat keine vor eingestellte Funktion und kann frei belegt werden

Die Tasten F9 bis F12 lassen sich übrigens frei belegen, erstelle dazu zunächst eine Verknüpfung der Datei oder des Programmes welches du per F-Taste starten möchtest. Wähle nach einem Rechtsklick auf die Verknüpfung Eigenschaften aus, anschließend klick in das Feld Tastenkombination und betätige die entsprechende Taste mit der du in Zukunft die Verknüpfung starten möchtest. Jetzt nur noch – Übernehmen – und fertig.

Es gibt wie gesagt noch zahlreiche weitere Tastaturkürzel, doch diese sind meiner Meinung nach die Gängigsten. Sollte ich noch weitere besonders nützliche Kürzel vergessen haben, würde ich mich freuen wenn ihr diese in die Kommentare schreibt.

Mindfulness

Mindfulness (Achtsamkeit)

Es ist an der Zeit mehr Achtsamkeit in dein Leben zu bringen!

Achtsamkeit auf englisch Mindfulness ist ein Teil der buddhistischen Lehre welcher nun auch in unseren Breiten vermehrt Beachtung findet. Besonders in Meditationen und in der Psychotherapie finden Achtsamkeitsübungen immer mehr Anwendung, kommen zunehmend in Mode. Achtsamkeit soll mehr Zufriedenheit und Freude in unser Leben bringen. Wer achtsam lebt, soll damit seine Lebensqualität deutlich verbessern können. 

Viel zu oft rauscht die Zeit – in unserem stressigen Alltag – einfach so an uns vorbei. Unser Leben ist wie auf Autopilot und wir spulen einfach unser tägliches Programm ab. Aufstehen, ins Bad, Frühstücken, anziehen und auf die Arbeit. Abends geht man seinen Verpflichtungen nach, isst noch etwas und schon ist der Tag wieder zu Ende. Unsere Gedanken sind überall: bei der Arbeit, beim Meeting, beim Einkaufen oder bei diversen noch anstehenden Terminen. Wir überlegen uns, wie wir dies und jenes erledigen und was noch alles zu erledigen ist. Unser Kopf und somit unser Geist wird Tag und Nacht von den unterschiedlichsten Denkprozessen beansprucht.

Wir sind überall mit unseren Gedanken, nur nicht bei uns selbst, im hier und jetzt!

Oft werden die guten Zeiten einfach nur durchlebt, wenn alles läuft nimmt es kaum jemand wahr. Erst wenn es Probleme gibt, realisiert man wie gut man es zuvor doch gehabt hat.
Das Negative sehen wir sofort, wohingegen wir das Positive oft überhaupt nicht wahrnehmen. Wir regen uns auf sobald wir zwei rote Ampeln in Folge erwischen, registrieren es jedoch kaum wenn wir einmal auf der grünen Welle reiten.

Unsere Zeit ist begrenzt, weshalb wir unser Leben – meiner Meinung nach – nicht einfach an uns vorbeiziehen lassen und auf Autopilot durchs Leben hetzen sollten. Ist euch dass auch schon einmal passiert? Ihr seid mit dem Auto unterwegs, doch mit den Gedanken seid ihr ganz woanders, plötzlich seid ihr am Ziel angekommen und wundert euch dass ihr schon da seid. Es ist geradezu erschreckend, wie man sogar Autofahren kann ohne mit den Gedanken dabei zu sein. Achtsamkeit hilft uns, unser Leben bewusster wahrzunehmen und zu erleben. Achtsamkeit lässt uns Glücksmomente besser wahrnehmen und bringt mehr Freude in unser Leben. 

Wenn du auch Wert auf deine kostbare Zeit legst, solltest du zunächst ein wenig deiner Zeit investieren und dich etwas in Achtsamkeit zu üben. Achte bewusst auf Kleinigkeiten in deinem Alltag und ganz besonders auf jene die dir Freude bereiten.

In der Hektik des Alltags, fällt es uns oft schwer achtsam zu sein, doch wie fast alles, lässt sich auch das trainieren. Erfahre nächste Woche, wie du ganz einfach etwas mehr Achtsamkeit in dein Leben bringen kannst.

5 zeitsparende Habits für das 🎆 neue Jahr 🎇

– Mit welchen „Habits“ (deut. ‚Gewohnheiten‘) du bereits im kommenden Jahr wertvolle Zeit einsparen kannst.

Immer wieder zum Jahreswechsel kommt die gleiche Frage auf – nach den guten Vorsätzen für das neue Jahr. Oft heißt es dann: Mehr Sport machen, gesünder ernähren, endlich abnehmen oder aufhören zu rauchen. Es gilt, schlechte Angewohnheiten abzulegen und sich Gute anzueignen. Bereits unter den Top 5 steht meist mehr Zeit mit der Familie bzw. mit der Freundin. Aber auch indirekt erfordern viele der genannten Vorsätze einen gewissen Mehraufwand an Zeit, den man zu deren Umsetzung aufbringen muss. Heute erhaltet ihr Beispiele für verschiedene Gewohnheiten (engl. ‚Habits‘), durch die ihr, sobald ihr sie fest in euer Leben implementiert, eine Menge Zeit einsparen könnt. Manches davon ist nicht jedermanns Sache, doch vielleicht kannst du den einen oder anderen Vorschlag auf dich übertragen.
1. Früher aufstehen.

Vielen mag es schwerfallen, aber wenigstens eine viertel Stunde früher aufstehen als gewohnt ist meiner Meinung nach wirklich machbar! Wenn du dir angewöhnst ab jetzt nur 15 Minuten früher aufzustehen, sind das aufs Jahr hochgerechnet fast 4 Tage. Viel Zeit, in der du einiges machen kannst. Nutze diese Zeit wofür auch immer du möchtest, um Dinge zu tun, für die du morgens bisher keine Zeit hattest. Schaffe dir eine Morgenroutine, meditiere, mach ein wenig Sport oder ein paar Dehnübungen. Erledige kleine Arbeiten im Haushalt, lies ein wenig, beantworte ungestört E-Mails, genieße dein Frühstück oder starte ganz einfach weniger gestresst in den Tag. Mit dieser einfachen Methode gewinnst du 1,75 h pro Woche.
2. E-Mails im Block beantworten.

Wir bekommen täglich zahlreiche E-Mails, viele davon sind Spam manche sind wichtig. Die wenigsten davon sind dringend (siehe: Link). Um nicht für die Beantwortumg einer jeden eingehenden E-Mail aus der aktuellen Tätigkeit gerissen zu werden, empfiehlt es sich, diese im Block abzuarbeiten. Hier muss jeder für sich selbst herausfinden wie oft bzw. in welchen Abständen die E-Mails gelesen bzw. abgearbeitet werden müssen. Bei dem Einen reicht es wahrscheinlich, die Mails einmal die Woche zu checken und zu bearbeiten, andere müssen dies eventuell jede Stunde tun, hier gehen die Möglichkeiten sehr auseinander. Am besten man stellt direkt die Synchronisation der Mails im Mailaccount nach dem eigenen Bearbeitungszyklus ein. Hat man beispielsweise für sich herausgefunden, dass es am sinnvollsten ist, alle 2 Stunden seine Mails zu checken und diese dann 15-30 Minuten lang zu bearbeiten, sollte man diese auch nur alle 2 Stunden vom Server abrufen, um nicht die ganze Zeit von eintreffenden Mails gestört zu werden. Ich empfehle die Mails dann in der Reihenfolge von der Neusten zur Ältesten zu beantworten, dies hat den Vorteil sofort zu bemerken, welche Mails überhaupt keiner Antwort mehr bedürfen. Du wirst feststellen, dass viele Mails sich aus den verschiedensten Gründen bereits von selbst erledigt haben und du keine Energie mehr aufwenden musst um diese zu beantworten. Fängst du hingegen bei der Ältesten an, bearbeitest du evtl. Mails, die durch später eingetroffene Nachrichten für nichtig erklärt wurden.
3. Schaffe dir feste Abläufe.

Es klingt zwar langweilig und spießig, doch feste Abläufe und Pläne sparen dir eine Menge Zeit für Entscheidungsfindungen. Hierfür gibt es die unterschiedlichsten Möglichkeiten, auch wenn manche davon etwas verschroben wirken. Wie viel Zeit verbringst du damit, vor dem Kleiderschrank zu stehen und dir zu überlegen was du heute anziehen sollst? Besonders bei Frauen ist dies ein weit verbreitetes Phänomen. Ein Problem, welches viele sehr effiziente und erfolgreiche Personen nicht haben. Bestes Beispiel hierfür ist Steve Jobs, er trug ständig Bluejeans und einen schwarzen Rollkragenpullover. Mark Zuckerberg trägt fast immer Jeans und ein dunkles T-Shirt. Natürlich wurden diese Herren auch schon mal in Anzug oder Smoking gesichtet, doch ohne Kleiderordnung sah man sie bisher meist in ihrem Standardoutfit. Nicht dein Ding? OK, aber was wenn du deine gängigen Kleidungskombinationen bereits so in den Schrank einsortierst, dass du diese einfach der Reihe nach von oben nach unten anziehst? Eine weiere Möglichkeit ist es, sich einen Essensplan für die Woche zu machen und für jeden Tag zu notieren, was dann gegessen wird. Ich esse Mo (vegetarisch) Suppe und Käsebrot, Di Fisch und Reis, Mi gibt es Steak und Salat, Do Nudeln, Fr – So gehen wir entweder essen oder empfangen selbst Gäste und richten uns dann nach diesen. Ist dir das zu langweilig jede Woche das selbe zu essen?  Erstelle einen neuen Plan für die kommende Woche und bestimme so selbst wie lange dein Rhythmus bis zu Wiederholung ist. Auch mein Sportprogramm folgt einem festen Plan: Mo Laufen, Di Schwimmen, Mi Krafttraining, Do Laufen, Fr Laufen und Sa/So je nach dem wie das Tagesprogramm aussieht einmal Krafttraining und einmal Fahrradfahren. Welche festen Abläufe können für dich von Nutzen sein?
4. Gewöhne dir an, öfter „NEIN!“ zu sagen.

Eine Menge Menschen in deinem Umfeld trachten nach deiner Zeit. Ob bei der Arbeit, im privaten Umfeld oder auch in der Familie. Wir haben alle nur dieselben 24 Stunden am Tag zur Verfügung, daher sollten wir mit Bedacht entscheiden, wie wir diese verbringen. Dies soll jetzt keine Aufforderung sein weder Zeit mit Freunden noch mit der Familie zu verbringen und auch deine Arbeit sollte keineswegs unter dieser Angewohnheit leiden. Doch je nachdem wie groß deine Familie und dein Freundeskreis sind, solltest du öfter mal eine Anfrage für eine Verabredung ablehnen, damit diese nicht Überhand nehmen. Du kannst schließlich nicht jeden Tag der Woche – deine ganze Freizeit – mit Freunden verbringen und dich deren Bedürfnissen anpassen, echte Freunde sollten dass verstehen. Doch wem und wann sage ich zu, wann und zu wem sage ich NEIN? Um diese Entscheidung zu fällen, solltest du dir immer überlegen, mit wem du den größten „Return on time invested“ bekommst. Ich bevorzuge immer Verabredungen, bei denen ich etwas mache, was ich sowieso machen würde: Freunde zum Sport treffen, mit Freunden oder der Familie gemeinsam essen, etwas Neues lernen oder erleben. So kann ich zeitgleich meine persönlichen Vorhaben erledigen und pflege darüber hinaus noch soziale Kontakte. Verabredungen, bei denen von vornherein unklar ist, was gemacht wird oder bei denen abzusehen ist, dass erst einmal 1-2 Stunden diskutiert wird was unternommen wird, werden sofort abgelehnt. Bist du von einem dir angebotenen Angebot also nicht wirklich überzeugt – sag einfach NEIN! Einmal verschwendete Zeit ist für immer verstrichen!
5. Arbeite fokussiert und nur an einer Sache.

Jede Unterbrechung deiner Arbeit und jedes hin und her wechseln zwischen verschiedenen Tätigkeit kostet Zeit. Bleibst du an einer Sache dran bis diese erledigt ist, bevor du mit einer Neuen beginnst, sparst du eine Menge Zeit. Lass dich weder von eingehenden Nachrichten auf deinem Smartphone noch von Werbung oder Social Media ablenken. Vergiss Multitasking, dies ist ein Begriff aus der EDV, welcher irgendwann auf die menschliche Arbeitswelt übertragen wurde. Auch wenn es bei den viel beschäftigten Müttern mit kleinen Kindern oft den Anschein hat, mittlerweile weiß man, dass es außerhalb von Computerschaltkreisen kein echtes Multitasking gibt. Es ist viel mehr ein schneller Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben, der sehr zu Lasten der Qualität geistiger Arbeit geht. Multitasking beim Menschen ist entgegen der allgemeinen Meinung sogar weniger effizient als einen Sache nach der Anderen zu erledigen. Mit Multitasking verschlimmern wir also genau das, was wir eigentlich verbessern wollen. Legst du hingegen deinen Fokus immer nur auf einen einzelnen Arbeitsgang zu einer Zeit, arbeitest du definitiv effizienter und bekommst in der gleichen Zeit mehr erledigt.

Versuche doch mal einen oder mehrere dieser Habits in dein Leben zu implementieren und damit ohne großen Aufwand eine passable Menge an Zeit zu sparen.

Ich wünsche allen Lesern einen guten Rutsch ins neue Jahre sowie eine gute Zeit!

Gute Zeiten ☀️ einmachen 

Spare in der Zeit, dann hast du in der Not! Diese alte Redensart, welche sich auf das Sparen von Geld in finanziell guten Zeiten bezieht, lässt sich durchaus auch in andere Bereiche übertragen. Guten Zeiten werden oft einfach nur durchlebt, es fehlt an Achtsamkeit und man macht sich keine Gedanken, dass es ja auch einmal weniger gut laufen könnte. Sobald jedoch dunkle Wolken aufziehen, beginnt man sich zu beschweren und denkt nur noch an seine Probleme. Schnell ist man traurig und bemerkt nur noch das Schlechte um einen herum, man gerät in ein emotionales Tief. Die positiven Zeiten sind dann erst einmal vergessen.

Um aus einem solchen Tief schneller wieder raus zu kommen, und sich besser an die guten Zeiten zu erinnern, statt durch negative Gedanken immer mehr Probleme zu sehen, habe ich folgenden Trick:

Immer wenn ich einen besonders schönen Tag oder ein tolles Erlebnis hatte, nehme ich mir etwas Kleines mit nach Hause, was mich an dieses Ereignis erinnert. Dies kann zum Beispiel sein:

  • eine Muschel oder ein besonders schöner Stein (Achtung: nicht überall erlaubt!)
  • eine Eintrittskarte von einem Konzert, Theaterbesuch, Musical, etc
  • ein Souvenir oder etwas dass mich an einen bestimmten Ort erinnert
  • eine Starternummer oder ein Finischerband
  • ein kleines ausgedrucktes Photo welches einen tollen Augenblick festhält

All diese kleinen Erinnerungen an schöne Momente, stecke ich in mein „Einmachglas der guten Zeiten“. Jedes Teil in diesem Glas, ist an ein positives Erlebnis geknüpft. Wenn ich einen schlechten Tag hatte, irgendwie deprimiert oder traurig bin, nehme ich erst einmal mein Einmachglas mit den schönen Erinnerungen vom Regal. Oft reicht es schon das Glas von außen zu betrachten, um auf andere Gedanken zu kommen. Sollte das noch nicht reichen, breite ich den Inhalt vor mir aus, und schwelge spätestens dann, in alten und vor allem positiven Erinnerungen! ☺️

– Die Fahrt mit dem Ringtaxi mit Freunden.

– Meinen ersten gefinishten Marathon, den ich mit meinem Bruder gelaufen bin.

– Der Besuch des Musicals „Tarzan“ in Hamburg mit meiner Freundin.

– Als ich mit meinen Eltern in Wien war, im Hotel Café Sacher.

– Die tollen Momente beim Tough Mudder, mit einem Freund, Cousin und Cousine.

Alles Erinnerungen an eine gute Zeit mit starken positiven Momenten, die mich wieder auf positive Gedanken bringen. Ich hoffe dass dir diese Methode gefällt und eine Hilfe ist, deine wertvolle Zeit nicht damit zu verschwenden Trübsal zu blasen!

NEIN 👎🏻 – heißt das Zauberwort!

Sag öfter einfach mal NEIN! Auch wenn es schwer fällt, ein NEIN kann einem viel Zeit einsparen. Versteht mich bitte richtig, es geht hier weder darum zu Allem NEIN zu sagen, noch richtet sich dieser Post gegen den Typus „Ja-Sager“, es geht viel mehr darum in ganz bestimmten Situationen NEIN zu sagen. Wie oft kommt es vor, dass man etwas tut wozu man eigentlich keine Lust hat, nur weil man in Ermangelung besserer Ideen einfach JA gesagt hat.

Wenn du also Zweifel hast, du nicht wirklich richtig Bock hast – lass es besser bleiben!

Mir ist es auch immer sehr schwer gefallen NEIN zu sagen und was habe ich in der Vergangenheit deshalb schon an öden Veranstaltungen teilgenommen nur weil ich, als es darauf ankam nicht NEIN gesagt habe. Einmal kurz breit quatschen lassen, und schon ist man Mitglied in einem Kegelclub, Gesangsverein, oder wie in meinem Fall in einer Freizeitmannschaft die sich wöchentlich an der Theke anstatt auf dem Fußballplatz traf. Es hat mehr als zwei Jahre gedauert bis ich da wieder raus war, nur weil ich meinen Freunden keine Absage erteilen wollte. Hätte ich gleich zu beginn NEIN gesagt, wären mir rund 100 Stunden an langweiligen Abenden in einem stickigen Keller erspart geblieben. Natürlich hatte ich auch schöne Momente bei diesem Verein, doch rückblickend betrachtet rechtfertigten diese nicht die viele verschwendete Zeit.

Im richtigen Moment ausgesprochen, kann dieses kleine Wort wahrlich eine Menge Zeit sparen. Selbst bei angenehmen Dingen, an denen man gerne teilnimmt, sollte man sich im Vorfeld mit dem zeitlichen Aufwand auseinandersetzen. Wie viel Zeit wird diese Tätigkeit in Anspruch nehmen? Wie lange wird die Anfahrt dauern? Bedarf es einer aufwändigen Vorbereitung oder zieht es zeitaufwändige Nacharbeiten mit sich?

Auf keinen Fall solltest du dich überrumpeln oder zu einer schnellen Antwort forcieren lassen! Lass dir immer Bedenkzeit geben und überlege ob du dass jetzt wirklich möchtest.

Wenn es um einen Gefallen geht, überlege dir wie nah dir die Fragende Person steht und ob diese im Gegenzug auch bereit ist ihre Freizeit für dich zu opfern. Freunde sollten immer für Freunde da sein!

Hüte dich vor der Mitleidstour und vor Schmeicheleien!

Auf jeden Fall solltest du direkt mit einem klaren und deutlichen NEIN antworten, sollte jemand versuchen Schuldgefühle bei dir auszulösen, dich jemand unter Druck setzten oder gar erpressen wollen!

Setze dir selbst Ziele 🎯

„Es genügt nicht zu wollen, man muss es auch tun“ – lautet ein bekanntes Zitat des deutschen Dichters Johann Wolfgang von Goethe. Bereits zu seinen Lebzeiten kannten Viele das Problem, nie aus der Phase des Wünschens, Wollens und Träumens heraus zu kommen. Bis heute hört man immer wieder Sätze wie:  „ich würde gerne…“, man müsste einfach einmal…“, „da möchte ich auch einmal hinfahren“, „dass wollte ich auch schon immer einmal machen!“ und so weiter.

Die Zeit läuft! Wenn du deine Wünsche, Träume oder Pläne wirklich umsetzen möchtest, solltest du endlich damit anfangen! Verschwende keine Zeit und fang JETZT nach folgendem Schema an:

Zielsetzung: schreibe konkret auf, was du genau erreichen oder umsetzen möchtest

Planung: wie? wo? und vor allem wann?/bis wann? willst du dieses Ziel erreicht haben

Durchführung: sobald der Punkt Planung abgearbeitet ist, sind wir unserem Ziel bereits sehr nah und müssen es jetzt einfach durchziehen!

Kontrolle: habe ich mein Ziel wirklich erreicht, so wie ich es mir vorgestellt habe oder muss ich noch etwas ändern/optimieren?

Je nach Sachlage kann es sein, dass der Prozess mehrfach durchlaufen werden muss, um mittels Erreichung von Teilzielen das Hauptziel umzusetzen.

Diese Vorgehensweise hat sich in den unterschiedlichsten Bereichen bewährt, ob als Führungsprozess beim Militär, als Management-Prozess in der Betriebswirtschaftslehre, oder als Führungsvorgang bei der Feuerwehr, die Bezeichnungen sind genau so vielseitig wie die Bereiche in denen dieser Prozess Anwendung findet. Wird dieser strukturierte Ablauf sauber durchgezogen bringt er uns sicher zum Ziel!

Warum du genau so vorgehen solltest:

Durch das schriftliche Formulieren deines Zieles, wird aus bloßen Gedanken die bisher nur in deinem Kopf existiert haben, eine feste Willenserklärung. Quasi ein kleiner Vertrag mit dir selbst.

In der Planungsphase beschäftigst du dich bereits eingehender mit deinem Ziel und legst einen konkreten Zeitpunkt/Zeitplan fest, sodass du die Umsetzung nicht mehr ewig vor dir her schieben kannst.

Um die Durchführung für dich noch ein wenig sicherer zu machen, hilft es Verbindlichkeit zu schaffen indem du den Menschen in deinem Umfeld von deinen Absichten erzählst. Sie werden dich nach dem aktuellen Stand der Dinge fragen und Niemand berichtet dann gerne von einem Rückzieher.

Spätestens bei der Kontrolle stellst du fest, ob du dein Ziel wirklich zu deiner vollsten Zufriedenheit erreicht hast oder du einen weiteren Versuch starten musst.

Unsere Zeit ist begrenzt, nutze sie! Und wenn dir etwas am Herzen liegt, dass du gerne machen würdest, denk an das Zitat von Goethe! – „Es genügt nicht zu wollen man muss es auch tun“

Ich arbeite bereits seit Jahren an meiner Bucketlist (Löffel-Liste) auf der ich alles notiere, was ich gerne einmal machen würde. Mindestens einmal im Jahr nehme ich mir diese Liste vor und wähle einen Punkt aus, den ich dann konsequent durchziehe. Doch dazu mehr in einem späteren Blog-Post.