Archiv für den Monat Mai 2017

Was genau ist eigentlich Willenskraft? 🤔

Warum Willenskraft so wichtig ist!

Ob du nun Ambitionen hast vom Couch-Potato zum Marathonläufer zu werden, du dich endlich um deine Steuererklärung kümmern möchtest oder du einfach nur die Garage ausmisten willst, ob du dir etwas angewöhnen, etwas abgewöhnen oder etwas erlernen oder antrainieren möchtest – für all dass braucht es eins – Willenskraft! Es fällt uns meist schwer unsere Komfortzone zu verlassen um unsere kostbare Zeit mit unliebsamen Tätigkeiten zu verbringen. Wer morgens nur schwerlich aus dem Bett kommt, um dann auf die Arbeit zu fahren, weiß genau was ich meine. Für fast alles was wir tun, benötigen wir ein gewisses Maß an Willenskraft. Doch was genau ist Willenskraft überhaupt?

Willenskraft (engl. willpower) ist eine alltagssprachliche Bezeichnung für den  psychologischen Fachbegriff Volition. Also – „die bewusste, willentliche Umsetzung von Zielen und Motiven in Resultate (Ergebnisse) durch zielgerichtetes Handeln“ – wie es das online Lexikon Wikipedia so schön bei diesem Stichwort beschreibt.

Alles fängt an mit der Willensbildung, also der Idee einer Zielsetzung beziehungsweise der Plan etwas zu tun oder erreichen zu wollen. Im Anschluss daran folgt die Willensdurchsetzung eine konkrete Planung, wie mein Ziel zu erreichen ist, gefolgt von einer Kontrolle ob es erreicht wurde.

Dieser Prozess der Selbststeuerung erfordert die Überwindung von Handlungsbarrieren durch Willenskraft. Es hat – aufgrund der etwas trockenen Definition – den Anschein, als sei Willenskraft etwas sehr kompliziertes, doch in Wahrheit durchlaufen wir diesen Prozess täglich tausende Mal. Sie dient also nicht nur der Erreichung unserer großen übergeordneten Ziele und langfristigen Vorhaben, sondern wird auch für einfache alltägliche Dinge benötigt. Jede kleine Entscheidung die wir treffen ist eine Festlegung unseres Willens. Da wir täglich zahllose Entscheidungen zu treffen haben, nutzen wir ständig unsere Willenskraft. 

  • gehe ich jetzt zur Toilette, oder warte ich noch?
  • soll ich Wasser oder Tee trinken?
  • mache ich jetzt noch ein wenig Sport, oder lege ich mich auf die Couch?

Diese alltäglichen Überlegungen, bedürfen genauso unserer Willenskraft wie die großen, längerfristigen Entscheidungen wie:

  • soll ich ein Haus bauen oder zur Miete wohnen?
  • ist es an der Zeit den Job zu wechseln?
  • soll ich meine Zelte hier abbrechen und auswandern?

Willensstärke wird natürlich auch benötigt um unangenehme oder anstrengende Aufgaben anzugehen und zu bewältigen. Diese können sowohl physisch als auch psychischer Natur sein.

  • Ich bin müde und habe Schmerzen doch ich laufe noch bis ins Ziel!
  • Ich möchte keine unangenehme Untersuchung und habe Angst vor der Diagnose.
  • Ich muss jemandem eine unangenehme Nachricht überbringen.

Um meine Vorhaben und Ziele – die mich persönlich oder meine Projekte wirklich weiterbringen – mit Entschiedenheit voranzutreiben, muss ich meine Willensstärke auf diese fokussieren. Man kann sich Willenskraft wie einen Muskel vorstellen, der immer mehr ermüdet, je öfter man ihn am Tag gebraucht. Das heißt, unsere Willenskraft ist begrenzt, verbrauche ich diese den ganzen Tag über mit belanglosen Entscheidungen a la – ziehe ich das hellgrüne oder das dunkelgrüne Shirt an – fehlt einem am Abend beispielsweise einfach die Kraft noch 20 Entscheidung bezüglich des Sommerurlaubs oder der Anschaffung eines neuen Wagens zu treffen. Wer bereits den ganzen Tag Entscheidungen fällen musste, dem fehlt Abends auch schon mal die Kraft, sich auch nur für ein Abendessen zu entscheiden. 

Willenskraft gleicht also einem Muskel der bei Benutzung ermüdet, dies klingt erstmal nach einem Nachteil, doch kann man Muskeln bekanntlich trainieren und somit stärken. Erfahre kommende Woche mehr darüber, wie du deine Willenskraft stärken kannst.

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ROTI – Return on Time Invested 🙂😐🙁😠

Zeit ist unser wertvollstes Gut, einmal verschwendet ist diese unwiederbringlich verstrichen! Da liegt die Frage nah, ob ich für meine aufgewendete Zeit auch wirklich einen Mehrwert habe. Für was auch immer ich meine Zeit nutze – ob bei der Arbeit oder in meiner Freizeit – wenn die Aktivität vorüber ist, sollte ich diese mit einem guten Gefühl abschließen. Wer sich im Nachhinein nur darüber ärgert mit was er die letzten Stunden verbracht hat, der sollte sich – sofern er die Wahl hat – in Zukunft vorab genau überlegen ob es für ihn Sinn macht. In der Freizeit kann dies beispielsweise eine der folgenden Überlegungen sein:

– Zwei Freundinnen möchten mit mir ins Kino, ich mag keine Horrorfilme wende ich dafür meinen freien Abend auf?

– Was bringt mir die wöchentliche Chorprobe oder das Treffen des Skatclubs? Macht mir dass überhaupt noch Spaß?

– Von klein auf gehe ich zwei Mal wöchentlich zum Fußballtraining, meistens habe ich keine Lust dazu aber wenn ich nicht gehe gibt es eine Standpauke vom Trainer. Dazu kommen noch die Spiele an den Wochenenden. Ist Mannschaftssport wirklich noch das Richtige für mich?

Dass Alles kostet Zeit, Freizeit, meine Lebenszeit! Darf ich diese einfach fremdbestimmt verplanen und gestalten lassen? Dürfen andere Leute wirklich in solch einem Maß über meine Zeit verfügen?

Auch in der Arbeitswelt ist es äußerst wichtig immer wieder zu prüfen ob die aktuellen Verfahrensweisen so überhaupt einen Sinn bringen oder ob man etwas effizienter oder kostengünstiger gestalten kann. Auf Zeit bezogen gibt es hierfür eine einfache und schnelle Methode die den Führungskräften Rückschlüsse darauf geben, ob die seit Jahren durchgeführten Besprechungen überhaupt noch einen Sinn bringen. Bei Besprechungen kommen nicht selten die bestbezahlten und somit teuersten Mitarbeiter eines Unternehmens zusammen. Sie werden für diesen Termin aus ihrer momentanen Tätigkeit rausgerissen und können für den Zeitraum der Zusammenkunft nicht ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen. Da wäre es aus unternehmerischer Sicht doch gut sicherzustellen, ob sich der Zeitaufwand für dieses Meeting für die einzelnen Mitarbeiter und somit für das Unternehmen überhaupt noch lohnt. Im Laufe der Zeit haben digitale Kommunikationswege wie Chatsysteme, Document Collaboration, web-basierte Projektmanagementsoftware und nicht zuletzt E-Mail, relevante Informationen viel schneller und einfacher an die entsprechenden Stellen fließen lassen. Oft bringen Besprechungen kaum neue relevante Inhalte und sind somit Zeitverschwendung.

Ein Möglichkeit um herauszufinden ob eine Besprechung überhaupt noch Sinn bringt, ist die ROTI Methode.

ROTI ist die Abkürzung für Return on Time Invested was frei übersetzt so viel bedeutet wie: Nutzen für meine investierte Zeit. ROTI wird oft als Feedback-Methode nach Besprechungen angewandt. Dazu geben die Teilnehmer nach einer Besprechung eine kurze Rückmeldung wie zufrieden sie mit dem Meeting waren und ob es ihnen irgendetwas nützliches gebracht hat. Hierzu wird häufig – im Anschluss an das Meeting – ein kleiner Zettel mit Smileys rundgereicht, auf diesem kann jeder mit einem kurzen Strich, schnell und anonym seine Rückmeldung geben. Sammelt derjenige der diese Meetings einberufen hat, zunehmend Zettel mit negativer Bewertung ein, ist dies ein Zeichen dafür, dass sich etwas ändern muss!

 

Übung macht den Meister

Warum selbst die Profis der Feuerwehr ständig üben müssen!

Bei der Feuerwehr muss es meistens schnell gehen, bei so manchen Notfällen entscheiden wenige Minuten. Egal ob Tag oder Nacht, ob früh oder spät, wenn’s drauf ankommt, muss jeder Handgriff sitzen. Doch damit auch wirklich jeder Handgriff sitzt und die Feuerwehren effizient Hilfe leisten können, müssen diese zahlreiche Ausbildungs- und Übungsstunden absolvieren.

Über 90 Prozent aller Feuerwehrleute in Deutschland arbeiten ehrenamtlich! Ehrenamtlich bedeutet jedoch nicht nur, dass die Männer und Frauen für ihren Dienst bei der Feuerwehr kein Geld bekommen, sondern auch dass sie damit einen erheblichen Teil ihrer Freizeit für den Schutz der Bevölkerung opfern. 

Nur durch das ständige Auffrischen des Kenntnisstandes und das Wiederholen der vielen unterschiedlichen Handgriffe, kann die Feuerwehr schnell und effizient retten. Natürlich kostet das ständige Üben zunächst einmal eine Menge Zeit, doch dieses Investment an Zeit zahlt sich im Ernstfall wirklich aus.

Was fällt dir äußerst schwer oder was kannst du nicht gut und womit verplemperst du dadurch immer wieder wertvolle Zeit?

Kannst du nur schwer seitlich einparken oder traust dich nicht in ein Parkhaus zu fahren und musst deshalb immer deutlich länger nach einem Parkplatz suchen in den du einparken kannst?

Tipp: Nimm dir hier und da 15 Minuten Zeit und übe das Einparken mit jemanden der es gut kann und der dir die nötigen Tricks vermittelt. Schon nach kurzer Zeit kannst du überall einparken wo Platz ist und sparst dir langes Suchen, Warten und Gehen.

Du hast dich bisher nie daran getraut bestimmte Aufgaben am PC oder Mac selbst zu erledigen und bist deshalb immer auf fremde Hilfe angewiesen, auf die man manchmal tagelang warten muss? Beispielsweise Smartphone synchronisieren oder Backups machen.

Tipp: Erledige diese Aufgabe das nächste Mal unter Anleitung der Person die es sonst immer für dich erledigt hat und schreibe dir wenn nötig die notwendigen Schritte auf. Mit ein wenig Übung erledigst du diesen Task ruck zuck alleine und musst auf niemanden mehr warten.

Du stehst immer wieder ewig in der Warteschlange an, weil du dich nie mit den Möglichkeiten von e-Tickets, online check-in oder Selbstbezahlkassen auseinandergesetzt hast?

Tipp: Nimm dir ein, zwei, falls nötig auch drei Mal die Zeit und setze dich mit diesen neuen Möglichkeiten auseinander. Hab keine Angst vor Neuem und probiere es einfach mal aus. Falls du Probleme bei der Bedienung hast bitte einfach jemanden der weiß wie es geht um Hilfe und lass es dir zeigen. Auch so kannst du mit ewas Übung eine Menge Wartezeit einsparen.

Es fällt dir schwer neue Geräte zu bedienen weil du den Umgang damit zuvor nie geübt hast? Der Klassiker hier ist der Kauf einer Kamera unmittelbar vor dem Urlaub oder einer Veranstaltung. Oft wirft ein neues Gerät Fragen auf oder die Bedienung ist am Anfang noch etwas gewöhnungsbedürftig, dass kann im entscheidenden Moment schon mal zu Schwierigkeiten führen wodurch die gewünsche Aufnahme dann ausbleibt.

Tipp: Kaufe dir deine neuen Geräte die von der Bedienung und den Einstellmöglichkeiten etwas anspruchsvoller sind, immer lange genug im voraus um den Umgang damit ein Wenig zu üben und dich mit den Möglichkeiten vertraut zu machen. Dies kostet zwar zunächst ein paar Stunden Zeit, lohnt sich aber später sicherlich bei der Handhabung und bringt bessere Ergebnisse.

Bearbeitungsprogramme bieten meist deutlich mehr Möglichkeiten an als man jemals wirklich nutzt. Doch auch in den Bereichen in denen man mit dem Umgang vertraut zu sein scheint, gibt es häufig auch noch schnellere oder einfachere Wege die man noch nicht kennt.

Tipp: Hier kann es sich durchaus lohnen, ein paar Tutorials bei youtube anzuschauen um eventuell neue Methoden oder Shortcuts (deut. Abkürzungen) für eine effizienteres Arbeiten kennenzulernen. Oft lassen sich häufig verwendete Funktionen für den direkten Zugriff in die Menüleiste legen, statt diese immer durch drei bis vier Untermenüs klickend suchen zu gehen. Auch Tastaturkürzel für sie persönlich am häufigsten benötigten Funktionen sind dem Benutzer oft noch nicht bekannt.

Je nach dem wie häufig dir so etwas oder ähnliches passiert, loht es sich auf jeden Fall ein bis zwei Mal Zeit zu investieren um so längerfristig Zeit einzusparen. Diese Denke geht ein wenig in Richtung ROTI (Return On Time Invested), worauf ich in einem späteren Post noch genauer eingehen werde.

Nicht zu vergessen ist neben dem zeitlichen Aspekt auch der des persönlichen Wachstums. Etwas neues gelernt zu haben, etwas endlich geschafft zu haben, was mir ab jetzt immer wieder von Nutzen sein wird. Einfach ein gutes Gefühl!

Überlege doch selbst einmal, was du mit etwas Übung schneller, einfacher oder selbst erledigen könntest, was kannst du nicht selbst oder geht dir nur schwer von der Hand? Wobei geht dir immer wieder wertvolle Zeit verloren, die du in Zukunft mit etwas Übung einsparen oder zumindest reduzieren könntest?

Lass uns bitte an deinen Ideen teilhaben und schreibe uns diese unten in die Kommentare! Vielen Dank!

Sie haben 19 neue E-Mails 📧

Warum uns E-Mails heute mehr und mehr Zeit kosten anstatt Zeit einzusparen und was wir dagegen tun können. Als die E-Mail so langsam Einzug in unsere Arbeitswelt hielt, sparte sie uns zunächst eine Menge Zeit. Als elektronisch übermittelte Post ist sie deutlich schneller beim Empfänger als ein Brief der mir der herkömmlichen Post versendet wird. Mittlerweile sieht es jedoch so aus, dass uns die tägliche Flut an E-Mails zunehmend Zeit kostet die uns somit an anderer Stelle fehlt. Hier erhältst du Tipps für dein persönliches E-Mail-Management! 

1. Schalte deine E-Mailbenachrichtigungen aus

Wer permanent von neu eingehenden E-Mails abgelenkt wird, sei es durch das aufpoppen einer kleinen Benachrichtigung auf dem Desktop und oder noch schlimmer mit einem Hinweiston, kann nicht konzentriert und fokussiert an einer Sache bleiben. Immer wieder wird man dadurch aus seinem Arbeitsfluss rausgerissen und ist genötigt diese sofort zu öffnen, zu lesen und eventuell auch noch zu bearbeiten. Bei Outlook kannst du diese Benachrichtigung wie folgt deaktivieren: Menü Extras > Optionen > Registerkarte Einstellungen > Schaltfläche E-Mail-Optionen dann das Häkchen bei Desktopbenachrichtigung anzeigen wegmachen und OK. Bei Mac OS X kannst du diese Benachrichtigung wie folgt deaktivieren: Systemeinstellungen > Mitteilungen > Mail und dann das Häkchen bei In Mitteilungszentrale anzeigen wegmachen. 

2. Arbeite deine Mails stets in Blöcken ab

Checke deine Mails so selten wie möglich, doch so häufig wie nötig! Hast du dein Mailprogramm erst geöffnet, bearbeite auf jeden Fall alle Mails unmittelbar nacheinander ab. Dass soll jetzt nicht heißen, dass du Alle beantworten bzw. erledigen musst doch zumindest öffnen, kurz überfliegen und anschließend priorisieren solltest du sie. Spam und Werbung sofort löschen, unsinnige Infos oder Mails die mich nicht wirklich betreffen Marke CC: kurz anschauen und dann löschen. Mails die schnell und einfach zu erledigen bzw. beantworten sind, kurz und knackig beantworten. Und was dann noch übrig bleibt, würde ich nach dem Eisenhower-Prinzip abarbeiten. Sobald ich wieder eine Zero Inbox habe, Mailprogramm wieder schließen bzw. minimieren.

3. Mails immer von der aktuellsten zur ältesten bearbeiten

Wer seine Mails wie in Punkt 2. beschrieben in Blöcken abarbeitet hat im Normalfall zahlreiche ungelesene Mails aus den letzten paar Stunden. Hier empfiehlt es sich die Nachrichten von der neusten zur ältesten hin zu bearbeiten, nicht selten bedarf eine E-Mail überhaupt keiner Antwort mehr, da sie bereits von jemand anderem bearbeitet wurde – klassische CC: Mail – oder sich aus einem anderen Grund bereits erledigt hat. Diese Reihenfolge der Bearbeitung bewart dich davor deine wertvolle Zeit in die Beantwortung einer Mail zu stecken und fünf Mails später festzustellen dass die Mühe vergebens war.

4. Melde dich von unnötigen Newslettern ab

Newsletter können sehr interessant und nützlich sein, von dieser Art von Newslettern schreibe ich im Folgenden nicht. Oft wird man im Netz aufgefordert seine E-Mailadresse anzugeben, tut man dies kommt diese auf eine E-Mailliste und man bekommt – meist nachdem man seinen Eintrag zunächst in einer E-Mail bestätigt hat – ab jetzt E-Mails von dem jeweiligen Seitenbetreiber, gibt man seine Adresse nicht preis, kommt man häufig nicht an die Informationen heran die man eigentlich haben wollte. Wenn man die daraufhin folgenden E-Mails dann auch ließt und interessant findet, ist ja alles Gut und es ist nichts dagegen einzuwenden. Hat man sich jedoch nur eingetragen um weiter zu kommen oder um zu testen ob der angebote Inhalt etwas für einen ist, sind die darauf folgenden Mails für einen oft nutzlos und nervig. Hier solltest du dir die Zeit nehmen und dich davon abmelden. Oft erkennt dein Mailprogramm von selbst wenn es sich bei einer Mail um eine Massenmail handelt und bietet dir gleich oben am Kopf der Mail an, dich von diesem Newsletter abzumelden. Hast du diese Funktion nicht, dann suche ganz unten am Fuß der Mail nach abmelden oder unsubscribe so wirst du in Zukunft eine menge Mails weniger erhalten und sparst somit Zeit beim sortieren, abarbeiten und löschen.

5. Arbeite mit Ordnern um deine Mail zu organisieren

Um dein Postfach schnell und einfach übersichtlich zu bekommen, solltest du dir eine Ordnerstruktur in deinem E-Mailprogramm anlegen. Folgende Ordner haben sich bewährt: Antworten: Mails auf die ich reagieren muss, Lesen: Mails die ich später lesen möchte, Später lesen: Mails die später benötigt werden der Termin aber noch nicht klar ist oder ich auf jemand anderen angewiesen bin. Ablage: hier kommen Mails rein die ich behalten möchte oder muss. Jeder arbeitet ein wenig anders und es kann von Nöten sein, dass du noch ein paar weitere Ordner benötigst, doch bedenke: auch hier ist weniger mehr!

6. Nutze Regeln und Filter um deine Mails vorzusortieren 

Spam wird immer raffinierter doch auch die Spamfilter werden immer weiter verbessert. Es lohnt sich von Zeit zu Zeit ein wenig daran rumzutüfteln und eventuelle neue Einstellmöglichkeiten auszuprobieren. Auch die Einrichtung gewisser Regeln kann sehr nützlich sein um seine Mails zu organisieren. Sende beispielsweise automatische Antworten oder verschiebe Mails bei denen du im CC: stehst direkt in deinen Später lesen Ordner. Sieh dir einfach die Auswahl an verschiedenen Regeln an und probiere welche für dich am nützlichsten sind.

Hast du auch noch einen guten Tipp zum Thema E-Mail Organisation, dann hinterlasse uns doch bitte eine Nachricht in den Kommentaren!