Archiv für den Monat September 2017

Zeit sparen mit Textbausteinen

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Wie du mit Textbausteinen effizienter arbeiten kannst und wie man sich eigene Textbausteine erstellt. Wer viel Korrespondenz abwickelt, kommt nicht umher immer wieder und wieder die selben Floskeln und Grußformeln zu schreiben. Wir Antworten immer wieder auf die selben Fragen und schreiben ständig die selben Texte. Für Preisanfragen, Angebote, Kurzbriefe und so weiter haben wir vorgefertigte Vordrucke oder digitale Formulare, die uns viel Zeit einsparen und uns somit das Leben etwas leichter machen. Auch das Abändern bereits erstellter Dokumente und E-Mails ist keine Seltenheit da es einiges an Zeit spart. Nachteil beim Abändern ist jedoch, dass man häufig etwas übersieht oder vergisst und somit relevante Daten falsch übermittelt werden (Altes Datum, falscher Ansprechpartner, falscher Stückpreis, falsche Zahl,..).

Wer dennoch Zeit beim schreiben sparen möchte, aber sicher gehen will dass er nicht vergisst bestimmte Daten abzuändern, dem empfehle ich die Erstellung eigener vorgefertigter Textbausteine. Fast alle Programme mit denen man Texte verfasst unterstützen diese Funktion, lediglich die Bezeichnung unterscheidet sich.

Hier einige Beispiele:

Bei Microsoft heißen diese Schnellbausteine

du findest sie in MS Word unter Einfügen > Text > Schnellbausteine, dort auf Organizer für Bausteine und anschließend auf Eigenschaften bearbeiten.

Hier kannst du einen Namen vergeben und unter diesem Namen Textpassagen, Kopfzeilen, Fußzeilen und sogar Deckblätter hinterlegen und dann ab sofort mittels diesem Namen und einem Druck auf die F3 Taste einfügen.

In Outlook erstellst du dir einen eigenen Textbaustein, indem du den gewünschten Text in einer neuen Mail markierst, anschließend unter Einfügen > Text > Schnellbausteine auf Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern klicken, einen Namen vergeben und fertig.

Unter iOS nennen sich die Textbausteine Textersetzung – oder bei älteren Versionen – Kurzbefehle. Um einen solchen zu erstellen, gehst du auf deinem iOS Gerät unter Einstellungen > Allgemein > Tastatur  und klickst dann auf Textersetzung bzw. Kurzbefehle. Hier klickst du oben rechts auf das + um einen neuen Textbaustein zu erstellen. Schreibe zunächst den gewünschten Text in das obere Feld und im Anschluss ein Kürzel dafür in die darunter liegende Zeile Kurzbefehl.

Auf dem Mac erstellst du Textbausteine unter Systemeinstellungen > Tastatur > Text. Auch hier klickst du auf das + (unten links) und kannst so einen eigenen Textbaustein hinzufügen.

Wer mit der iCloud synchronisiert, bei dem werden die Textbausteine auf allen Apple-Geräten hinterlegt. 

Möchtest du einen bestimmten Textbaustein lediglich in Pages verwenden, so kannst du diesen dort unter Pages > Einstellungen > Automatische Korrektur > Ersetzung erstellen. Auch hier auf das + (unten links) klicken deinen eigenen Textbaustein samt Kürzel hinterlegen.

Welche Sätze und Texte schreibst du immer wieder, welche Textbausteine würden dir die Arbeit vereinfachen?

Wer sich nur ganz kurz die Zeit nimmt um seine gängigsten Floskeln und Texte zu hinterlegen, kann so wieder einmal etwas mehr Zeit einsparen. 

 

 

Das Direkt-Prinzip

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Was man erledigt hat, kann man nicht mehr vergessen! Arbeiten vor sich herzuschieben kostet einen im Endeffekt mehr Zeit, als wenn man diese umgehend erledigt. Aufgaben deren Erledigung höchstens 3 Minuten dauern, solltest du nach Möglichkeit immer direkt erledigen. Täglich prasseln zahlreiche solcher kleinen Tasks auf uns ein, deren Abarbeitung oft je nur 1-2 Minuten dauert. In der Summe gesehen, würde es zwar eine Stunde oder mehr dauern all diese Kleinigkeiten abzuarbeiten doch jede für sich genommen, ist schnell erledigt. Wenn das Notieren einer Aufgabe in der To-do-Liste schon fast so viel Zeit in Anspruch nimmt, wie das Abarbeiten des Punktes an sich, solltest du auf jeden Fall das Direkt-Prinzip anwenden. Aus meiner Kindheit weiß ich noch, dass wenn meine Mutter mich bat etwas zu erledigen, ich stets versucht habe sie auf später zu vertrösten. Meine Priorität lag darauf Kinderstunde zu schauen, statt meine Legoecke aufzuräumen. Meine Mutter sagte dann immer zu mir, ich möchte es doch bitte sofort erledigen, dann wäre es getan und ich müsste nicht weiter daran denken. Was sich damals ziemlich nervig für mich anhörte, erweist sich rückblickend als ein ziemlich guter Tipp. Danke Mama!

Heutzutage arbeite ich sehr oft und erfolgreich nach diesem Prinzip. Sobald mir auffällt, dass eine neu aufgekommene Arbeit sehr schnell erledigt sein wird, gehe ich diese umgehend an und bringe sie hinter mich. Erledigen und gedanklich streichen.

Ausnahmen:

  • ich bin gerade nicht an meinem Arbeitsplatz oder auf andere Personen angewiesen, die mir Momentan nicht zu Verfügung stehen.
  • ich weiß das noch weitere gleiche Tasks kommen werden, und sammle diese um sie später im Block abarbeiten zu können. (klassisches Beispiel: Mails checken)
  • ich arbeite gerade an einer wichtigen Sache und muss mich sehr konzentrieren.

Bei allen Routinetätigkeiten bei denen man sich – nach einer Unterbrechung – nicht erst wieder lange reindenken muss, ist das Direkt-Prinzip jedoch sehr effizient.

Vorteile des Direktprinzip:

  • Vermeidung von Prokrastination.
  • deine To-do Liste wird nicht unnötig länger
  • kleine Aufgaben können erst gar nicht zu Großen werden.
  • du kannst die Aufgabe aus dem Hinterkopf lassen und hast nicht das Gefühl noch sehr viel erledigen zu müssen.

Das Direkt-Prinzip entlastet nicht nur deinen Schreibtisch sondern auch deinen Kopf. Wandern aus irgendeinem Grund doch einmal ein paar der schnell zu erledigenden Aufgaben auf deine To-do Liste, solltest du diese später im Block erledigen. Näheres dazu findest du unter: Die 10 Minuten Methode

Siehe auch meinen Artikel: 7 Tipps wie du Prokrastination entgegenwirken kannst!

Ich würde mich sehr freuen, wenn du meinen Blog in den sozialen Netzwerken teilst! Vielen Dank für deine Zeit!

Es ist nicht zu wenig Zeit die wir haben 🕰

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Sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen! – Sagte einst der römische Philosoph und Schriftsteller Seneca. Es steckt viel Wahrheit in dieser Aussage, andernfalls hätte sie wahrscheinlich nicht die Jahrhunderte überstanden.

Jedem von uns stehen 24 Stunden pro Tag zur Verfügung, das entspricht 168 Stunden pro Woche. Unterstellen wir nun, dass wir durchschnittlich 50 h pro Woche auf der Arbeit und auf dem Weg dorthin beziehungsweise auf dem Rückweg sind, bleiben uns noch 118 Stunden pro Woche. Ziehen wir davon noch 8 Stunden Ruhe und Schlaf pro Nacht ab, bleiben uns immer noch 62 Stunden pro Woche übrig. Wer weniger arbeitet, nicht so weit zu Arbeit hat oder mit weniger Schlaf auskommt, dem bleibt natürlich entsprechend mehr Zeit pro Woche.

Um unsere Einkäufe zu tätigen und unsere Mahlzeiten zuzubereiten veranschlagen wir mal einen Zeitaufwand von ca. 12 Stunden pro Woche. Dieser Wert variiert natürlich stark, je nach dem was wir zubereiten und wie oft und wie aufwendig wir kochen. Wer frisches Gemüse für kleine Kinder kocht, statt fertige Produkte aus dem Glas zu erwärmen, wird mit 12 Stunden pro Woche wahrscheinlich nicht hinkommen.

Bleiben uns ca. 50 Stunden pro Woche für Haushalt und Familie, Erledigungen und Papierkram, Sport und Freizeit, Erholung und Entspannung. Dem aufmerksamen Leser wird aufgefallen sein, dass dies genau so viele Stunden sind, wie wir für unsere Arbeit kalkuliert haben. Wir beschweren uns immer, wie viel Zeit wir doch mit unserem Job verbringen und dass wir kaum noch Zeit für uns haben, dabei ist die Zeit die wir für unsere privaten Angelegenheiten zur Verfügung haben, genau so viel wenn nicht sogar mehr.

Wir haben also gut 50 Stunden pro Woche in denen wir selbst bestimmt leben können, wir können machen was wir möchten und uns unsere Zeit frei einteilen! Fast Alles was wir in dieser Zeit tun, haben wir uns – mit wenigen Ausnahmen – so ausgesucht. Wenn jemand meint, dass er in 5 Vereinen sein muss und deshalb jeden Feierabend unterwegs ist und darum keine Zeit hat für andere Dinge hat, so ist das seine frei Wahl! Niemand muss solch ein zeitaufwendiges Vereinsleben führen! Die Zeiten ändern sich permanent, sodass du auch permanent deine Prioritäten aufs neue festlegen solltest. War deine Tätigkeit im Musikverein vor ein paar Jahren noch deine Lieblingsbeschäftigung oder die Mitgliedschaft im Fußballclub deine Erfüllung, so ist dir heute vielleicht die gemeinsame Zeit mit deiner kleinen Tochter am wichtigsten. Priorität Nummer 1 ist jetzt der Nachwuchs und der Musikverein, sowie der Fußballverein müssen hinten anstehen. Kümmere dich nicht darum was die anderen denken oder sagen! Nur du alleine bestimmst was du in deiner Freizeit machst, nicht dein Trainer und auch keiner deiner Vereinskollegen!

Es ist deine Zeit und sie kommt nie wieder, einmal verschwendet ist diese unwiederbringlich verstrichen!

Dashbutton

Der neue Trend! Produkte die Zeit sparen 

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Zeit sparen als Marketingstrategie! Seit einiger Zeit werden immer mehr Produkte vorgestellt, die uns in irgendeiner Art und Weise Zeit einsparen sollen. Ältere Kandidaten wie das 2 in 1 Shampoo – Shampoo mit integrierter Spülung – sowie die 2 in 1 Gesichtsreinigung – Waschgel und Maske in einem, haben längst Einzug in unseren Alltag gehalten. Ständig wird die Produktpalette für den gehetzten Kunden von heute erweitert. Schnelligkeit und Einfachheit als veritabler Kundenvorteil.

Frühstückskekse

Wer morgens nur schwer aus dem Bett kommt und dann keine Zeit mehr hat sich ein gesundes, nahrhaftes Frühstück zu bereiten, der greift gerne schon mal auf einen schnellen Snack für die Fahrt oder für während der Arbeit zurück. Dieser Nachfrage kommen nun diverse Hersteller von Frühstückskeksen nach. Diese können im Gegensatz zu den Frühstücksklassikern, wie Brot, Cornflakes und Müsli ohne Zubereitung und ohne Geschirr gegessen werden. Ein Packet Frühstückskekse beinhaltet meist 5 einzelne Päckchen mit der jeweils empfohlenen Tagesration von 4 Keksen. Die Kekse sind meistens mit Vollkorn und Hafer und sättigen somit recht gut. Was den Zuckeranteil angeht, so ist dieser bei manschen Sorten zwar recht hoch, jedoch auch nicht höher als bei vielen Cornflakes, Müslis oder Broten mit Marmelade oder Nutella.

 

In-Dusch Cremes

Auch die Hersteller von Pflegeprodukten nutzen den Trend dass immer mehr Menschen wenig Zeit haben als Marketingstrategie. In-Dusch Pflegeprodukte sind die moderne Art, sich schnell und einfach, direkt unter der Dusche einzucremen. Laut Hersteller soll die Creme einfach nach dem Duschen auf die nasse Haut aufgetragen werden. Anschließend nur noch abduschen und abtrocknen. Der Zeit sparende Effekt beruht hier wohl darauf, dass bei In-Dusch Body Milk oder In-Dusch Body Lotion der Körper nicht erst abgetrocknet und anschließend separat eingecremt werden muss. In-Dusch Produkte ziehen schnell ein, sodass man sich nach dem abduschen direkt abtrocknen kann und somit bereits fertig zum anziehen ist.

 

 

Dash Buttons

Eine Weitere clevere Marketingidee um Kunden an sich zu binden, ist der neue Amazon Dash Button (siehe Bild oben). Der Amazon Dash Button ist ein mit dem WLAN verbundenes Gerät, mit dessen Hilfe Sie Ihre Lieblingsprodukte per Knopfdruck nachbestellen können. Die Idee dahinter ist, es dem Verbraucher so einfach wie möglich zu machen seine Produkte nachzubestellen. Bisher haben wir, Produkte die uns ausgegangen sind, auf unsere Einkaufsliste geschrieben und beim nächsten Einkauf nachgekauft. Eigentlich ganz einfach, hat bereits zu Großmutters Zeiten funktioniert. Nutzt man hingegen einen Dash Button, wird das entsprechende Produkt sofort per Knopfdruck bei Amazon Prime nachbestellt und dass funktioniert lt. Amazon wie folgt:

  • Jeder Dash Button ist an ein Produkt Ihrer Wahl gekoppelt, das während der Einrichtung über die Amazon App auf Ihrem Android- oder iOS-Smartphone ausgewählt wird.
  • Einfach zu benutzen. Drücken Sie den Dash Button und Ihre Lieblingsprodukte gehen Ihnen niemals aus.
  • Vertrauensvoll einkaufen. Sie erhalten dieselben niedrigen Preise wie beim Online-Einkauf über Amazon.de.
  • Bestellschutz. Stellt sicher, dass der Dash Button nur auf Ihren ersten Knopfdruck reagiert, bis Ihre Bestellung geliefert wurde.
  • Sorgenfreies Bestellen. Sie erhalten bei jeder aufgegebenen Bestellung eine Bestellbestätigung, sodass Sie die Bestellung vor dem Versand stornieren können.
  • Für Prime-Mitglieder ist der Versand kostenlos.

Stand August 2017 gibt es den Amazon Dash Button für rund 50 Produkte und es werden ständig mehr. Aufgrund der Schnelligkeit und Einfachheit, lediglich per Knopfdruck ein Produkt nachzubestellen, wird der Kunde sehr leicht an bestimmte Produkte gebunden. Musste ich mir bisher noch merken wenn ein Produkt leer wurde, um es anschließend auf die Einkaufsliste zu schreiben oder Online danach zu suchen und anschließend zu bestellen, lässt sich dies nun mit einem schnellem Druck auf den Dash Button erledigen. Schneller und einfacher geht es kaum. Der Kunde kommt erst gar nicht auf die Idee, bei einem anderen Händler oder gar ein ähnliches günstigeres Produkt des Wettbewerbs zu kaufen. Doch genau so schnell wie das Nachbestellen, gerät so auch das Preise vergleichen oder etwas im Angebot zu kaufen in Vergessenheit. Schnelligkeit und Einfachheit als Marketingstrategie.