Archiv für den Monat August 2018

Spare Zeit dank SOPs

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Wie du mit SOPs eine Menge Zeit sparen kannst! SOP steht für engl. Standard Operating Procedure was auf Deutsch so viel wie Prozessbeschreibung heißt. Dabei handelt es sich um eine schriftliche Dokumentation deiner immer wiederkehrenden Abläufe und Vorgänge. Ein SOP Dokument erklärt bis ins Detail die Vorgehensweise einer bestimmten Tätigkeit, sie dient als Arbeitsanweisung innerhalb eines Prozesses. Beispielsweise: Angebot oder Kalkulation erstellen, Monatsabschluss machen, Reklamation durchführen und so weiter. In der pharmazeutischen Industrie, in der Luftfahrt, beim Militär und der Qualitätssicherung allgemein, sind SOPs bereits seit langem der Standard.

Wie so oft im Zeitmanagement musst du auch hier zunächst etwas Zeit investieren, um die entsprechenden SOPs zu erstellen, langfristig gesehen werden diese dir jedoch deine Arbeit erleichtern und eine Menge Zeit sparen. Sie dienen dir als Leitfaden, der dich schnell und sicher durch Arbeitsprozesse führt, selbst wenn du diese Arbeit nur einmal im Jahr oder seltener machst. Alle Arbeitsschritte werden in optimaler Reihenfolge erklärt. Kein Reindenken und Grübeln, wie dass nochmal genau gewesen ist oder auf was man besonders achten muss. Mit SOPs lassen sich auch seltene oder komplexe Prozesse sicher und effizient abarbeiten.

Ob Urlaubs-, Krankenvertretung oder neue Mitarbeiter, mit Standard Operating Procedure Dokumenten, spart man sich eine Menge Zeit die man sonst für eine detaillierte Einarbeitung oder Übergabe aufgewendet hätte.

Hier ein Beispiel für ein SOP:

Standard Operating Procedure
Titel: Arbeiten mit der Kettensäge
Abteilung: Werkzeug und Maschinen
Stand: 11/03/2018 - SOP: WuM #7
Unterschrift AL:            
  
Dieses Dokument gibt den sicheren Umgang
    mit einer benzingetriebenen Kettensäge vor.
 Achtung:
Mit der Kettensäge arbeitet ausschließlich, 
wer einen gültigen Kettensägenschein besitzt!
Standardvorgehensweise:
Persönliche Schutzausrüstung, bestehend aus:
Schnittschutzhose
Sicherheitsjacke
Waldarbeiterhelm
Schutzhandschuhe
Schnittschutzschuhen
anlegen.
Sichtkontrolle der geprüften und gesäuberten Kettensäge.
Die Kettensäge sicher auf dem Boden stehend anlassen,
dabei einen Fuß auf den Griffboden stellen
und eine Hand an den Haltegriff.
Beim vorholen der Kettensäge zum Holz als auch 
beim kurzen abstellen ist stehts die Kettenbremse einzulegen.
Beim schneiden mit der Kettensäge ist stets darauf zu achten,
dass sich niemand außer dem Schneidenden im Gefahrenbereich aufhält.
Sollten Mängel an der Säge auftreten ist diese unverzüglich 
auszutauschen und dass defekte Gerät der Abteilung
Werkzeug und Maschinen zu übergeben.

Ein SOP sollte grundsätzlich von Zeit zu Zeit nochmals überprüft und gegebenenfalls auf den neuesten Stand gebracht werden. Immer wieder gibt es Änderungen und Optimierungen in Abläufen, diese müssen natürlich auch in bestehenden SOPs berücksichtigt und die Dokumente dem entsprechend angepasst werden.

Auch möchte ich hier noch darauf hinweisen, dass ein SOP-Dokument keineswegs in Stein gemeißelt ist, es handelt sich dabei schließlich um eine Standard Vorgehensweise, in manchen Fällen, kann es durchaus Sinn machen davon abzuweichen. Oder wie bereits erwähnt, eine veraltete SOP in Frage zu stellen und eine Überarbeitung anzufordern.

Grundsätzlich stellen SOPs eine große Hilfe und Zeitersparnis beim Reindenken in bestimmte Arbeitsprozesse dar. Sie dienen als Leitfaden für effizientes und sicheres Arbeiten. Einmal dokumentiert können deine Arbeiten und Prozesse so viel leichter delegiert und auch korrekt umgesetzt werden.

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Traum vs. Ziel 🎯

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Warum du statt Träume besser Ziele haben solltest!

„Träume sind Schäume“- heißt ein bekanntes Sprichwort. Es zielt darauf ab, dass viele Wunschträume niemals in Erfüllung gehen und sich letztendlich auflösen wie der Schaum in einer Badewanne. Manche Träume zerplatzen wie Seifenblasen und zurück bleibt oft nur Reue und Frust.

Meiner Meinung nach, bleiben viele Träume ein Leben lang Träume, bis eines Tages die ernüchternde Erkenntnis kommt, dass mittlerweile bereits so viel Zeit verstrichen ist, dass diese wohl nicht mehr in Erfüllung gehen werden. Doch woran liegt dass?

Träumen mangelt es häufig an Ernsthaftigkeit, sie sind weder klar definiert noch gibt es ein Datum bis wann ein Traum erfüllt sein muss. Tagträumereien sind mehr so etwas wie Einfälle oder Ideen an die man sich zwar immer wieder erinnert, diese jedoch nie genauer ausarbeitet oder gar etwas dafür tut diese umzusetzen.

Oft sind unsere Träume gar nicht mal sehr teuer oder schwer umzusetzen, meistens mangelt es einfach daran diese konkret anzugeben, zu planen und umzusetzen. Viele Leute möchten irgendwann einmal einen bestimmtem Ort oder eine Person besuchen, eine Reise machen oder träumen davon einmal einen Sportwagen zu fahren oder gar zu besitzen.

Leider ist irgendwann, „irgendwann“ zu spät!

Wenn du irgendetwas wirklich möchtest, setze dir konkrete Ziele anstatt immer nur von etwas zu träumen!

Ziele haben Träumen gegenüber wesentliche Vorteile! Der markanteste davon ist wohl der Termin! Wenn wir uns Ziele setzen, so sind diese meistens mit einem Termin versehen: Strandfigur für den Sommerurlaub, fit werden für den kommenden Volkslauf, oder lernen für die bevorstehende Prüfung. Auch mittelfristige und langfristige Ziele wie: eine Familie gründen, einen neuen Job finden, oder im Alter in einem kleinen Haus am See wohnen, unterscheiden sich durch ihre – wenn auch nur indirekte – Zeitvorgabe von einem Traum.

Ein konkretes Ziel kann darüber hinaus verfolgt und somit umgesetzt werden, Träume bleiben meist für immer nur eine Vorstellung in unserem Kopf.

Vergeude keine Zeit und lass aus deinen Träumen konkrete Ziele werden! Formuliere deine Träume als Ziele und schreibe diese auf ein Blatt Papier. Hänge diese Zieleliste irgendwo auf, wo sie nicht stört du sie aber jeden Tag sehen und lesen kannst. Am besten du lässt bei der Formulierung deines Zieles auch gleich die Zeitvorgabe mit einfließen.

Beispiele:

bis Ostern 2019 drei Kleidergrößen abnehmen

Finanzielle Freiheit vor meinem 40. Geburtstag

noch in diesem Jahrzehnt den Jakobsweg gehen

Solltest du irgendwie immer noch nicht so richtig in die Umsetzung kommen, da dir deine Ziele irgendwie zu groß oder gar unerreichbar scheinen, dann setze dir Etappenziele. Diese sind nicht nur einfacher und schneller umzusetzen, sondern sie motivieren darüber hinaus immer weiter zu machen, sobald man erste Erfolge zu verzeichnen hat.

Beispiele:

bis Dez 2018 eine Kleidergröße abnehmen

bis Ende 2019 drei Monatsgehälter passives Einkommen

bis Ende 2018 den Jakobsweg bis Catrojeritz gehen

Ich wünsche dir ganz viel Erfolg bei der Umformulierung deiner Träume und der Erreichung all deiner Ziele! Gerne würden wir von deinen persönlichen Erfolgen erfahren und uns freuen, wenn du davon in den Kommentaren berichtest.

Euch allen eine Gute Zeit wünscht, Thorsten!

Plane deine Woche im voraus!

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Wie du mit einem Wochenplan produktiver bist und Zeit sparen kannst!

Nachdem wir in der vergangenen Woche bereits unseren Tag – getreu dem Motto von Benjamin Franklin – „Failing to plan is planning to fail“ geplant haben, werden wir uns in diesem Blogpost dem Plan für die komplette Woche widmen.

Nimm dir Ende der Woche kurz Zeit, und schaue welche Positionen auf deiner persönlichen To-do-Liste noch offen sind. Überlege dir, welche dieser Aufgaben du in der kommenden Woche aus terminlichen Gründen unbedingt erledigen musst. Dies können beispielsweise Arzt-, Werkstadt-, TÜV-, oder irgendwelche Abgabetermine, Treffen oder Sitzungen sein.

Auch wenn diese Termine bereits so in meinem Smartphone im Kalender stehen, übertrage ich mir diese immer noch handschriftlich als MIT (Most important Task) in mein Kalenderbuch. Für jeden Tag der Woche, definiere ich mir eine zu erledigende Aufgabe als MIT, diese wird als absolute Priorität gesehen und wird auf jeden Fall an diesem Tag erledigt. Ist eine Aufgabe grundsätzlich zu groß um an einem einzigen Tag erledigt zu werden, stecke ich mir einzelne Teilziele und formuliere meinen MIT dem entsprechend.

Liegen keine weiteren terminlich relevanten Aufgaben an, so definiere ich jeweils eine unliebsame Aufgabe – wie zum Beispiel Rasen mähen, Reifen wechseln oder endlich die Ablage machen als meinen MIT. So wächst dir die Arbeit nicht so schnell über den Kopf und du bekommst jeden Tag zumindest eine deiner Aufgaben erledigt. Keine Ausreden, keine Ausnahmen, der MIT wird abgearbeitet!

Um mich beispielsweise fit zu halten, habe ich mir ein festes wöchentliches Sportprogramm zugelegt. Ausnahmslos jeden Tag mache ich ein 7 Minuten Workout. Hierzu gibt es Apps die dir die zu machenden Übungen ansagen und die Zeit für dich runterzählen. Ich nutze die Seven App. Darüber hinaus gehe ich 3 mal pro Woche laufen, mache 2 mal Krafttraining und fahre einmal pro Woche Rad. Wenn es mir möglich ist, gehe ich auch noch einmal pro Woche zum Schwimmen.

Eine weitere Möglichkeit mit Hilfe eines Wochenplanes Zeit zu sparen, ist ein wöchentlicher Essensplan. Hört sich zunächst langweilig an, bringt jedoch enorme Einsparungen was Entscheidungsfindung und den Zeitaufwand fürs Einkaufen anbelangt. Viele Leute überlegen sich jeden Tag aufs neue, was sie heute Essen sollen. Nach längerem hin und her überlegen, entscheiden sie sich nicht selten für etwas, wozu ihnen mindestens eine Zutat fehlt. Hat man sich jedoch endlich für etwas entschieden, weicht man ungern davon ab und muss folglich noch die fehlende Zutat besorgen. Wegen ein oder zwei Teilen nochmal schnell in den Supermarkt. Jeder weiß wie schnell ein solcher Einkauf in der Regel in Wirklichkeit geht. Parkplatz suchen, evtl. jemanden treffen und einen Plausch halten, erst eine Warteschlange an der Bedientheke, anschließend eine Weitere an der Kasse. Schnell ist eine halbe Stunde rum.

Legt man sich im Vorfeld für alle Malzeiten der Woche fest, reicht es meist den Einkauf in einem Rutsch zu erledigen. Warum ein solcher Wochenplan für Essen überhaupt nicht langweilig ist, liegt daran, dass wir zu über 80 Prozent sowieso immer die selben Gerichte essen. Der einzige Unterschied ist, dass wir uns hier einen festen Plan zulegen und in Zukunft nach diesem einkaufen und kochen werden. Kein großes Überlegen, keine unwichtigen Entscheidungen und kein ineffizientes Einkaufen mehr.

Mein Tipp: Du kannst dir sogar die Zeit sparen dir einen solchen Plan auszudenken.   Notiere dir einfach einen Monat lang, was du so isst und nächsten Monat kannst du diese Gerichte als Grundlage für deine Wochenplanung nehmen. Auch wenn du dich nicht immer streng an diesen Plan halten wirst, so spart er dir langfristig doch eine enorme Menge an Zeit, in der du dich dann angenehmeren Dingen zuwenden kannst.

Wenn Euch dieser Beitrag gefallen hat, würde ich mich sehr über einen 👍🏻 oder ein Like freuen. Teilt diesen Blog gerne mit euren Freunden und Schreibt mir eure Gedanken und Anregungen in die Kommentare.

Vielen Dank für eure Zeit, Thorsten.

Plane deinen Tag im Voraus!

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Wie du mit einem Tagesplan wertvolle Zeit sparen kannst!

Der Ausspruch „Failing to plan is planning to fail“ oder „Failing to prepare is preparing to fail“ wird dem Urvater des Zeitmanagements Benjamin Franklin persönlich zugeschrieben. Davon inspiriert, wurde diese Kernaussage, in leicht abgewandelter Form auch von anderen Persönlichkeiten wie zum Beispiel Winston Churchill gerne aufgegriffen.

Wer es versäumt seine Ziele die er erreichen, beziehungsweise seine Aufgaben die er erledigen möchte, konkret zu planen, plant – in gewisser Weise bereits – damit zu scheitern. Im Gegensatz dazu, wird derjenige der seine Ziele aufschreibt und zumindest stichwortartig plant, was er alles erreichen möchte, mit viel höherer Wahrscheinlichkeit Erfolgreich sein. Dies liegt daran, dass man sich selbst gegenüber eine Verbindlichkeit schafft, man möchte seine Vorhaben schließlich erledigt sehen – Stichwort: Visualisierung.

Dabei ist es völlig egal, ob du dir deine „to Do’s“ für den nächsten Tag beziehungsweise die Woche aufschreibst, oder ob du deine Ziele für das kommende Jahr notierst. Selbst für langfristige Ziele, die noch in ferner Zukunft zu liegen scheinen, funktioniert diese einfache Technik bemerkenswert gut. Doch dazu werde ich zu einem späteren Zeitpunkt einen eigenen Blogartikel verfassen. Beginnen wir zunächst mit der Planung des kommenden Tages.

Nimm dir am Vorabend oder Feierabend kurz die Zeit und schreibe dir deine Aufgabenplanung für den kommenden Tag auf. Deine Aufgaben schriftlich festzuhalten, schafft Verbindlichkeit und hilft dir diese fokussiert abzuarbeiten. Notiere dir zunächst dass, was du am heutigen Tag nicht geschafft hast und überlege dir anschließend welche Aufgaben morgen sonst noch anstehen.

Wichtig: Notiere nur die Aufgaben als solche, ohne Angabe des genauen Zeitpunktes, wann du diese angehen möchtest. Plane realistisch und nimm dir nicht zu viel vor!

Bittet dich jemand zwischendurch um Hilfe oder kommt mit weiterer Arbeit auf dich zu, so kannst du an Hand deines Planes leicht mitteilen, wann du frühestens dazu kommst, dich um sein Anliegen zu kümmern. Im Idealfall sollten neue Aufgaben frühestens für den kommenden Tag eingeplant werden, es sei denn sie fallen unter das Direkt Prinzip.

Folgst du stets deinem persönlichen Tagesablaufplan, beugst du somit nicht nur vor, dass etwas vergessen wird, sondern du verschwendest auch weniger deiner begrenzten Entscheidungskraft (siehe auch: Was ist eigentlich Willenskraft?) indem du andauernd aufs neue überlegst, was du als nächstes tun musst. Außerdem hast du jeder Zeit den Überblick, was noch alles zu erledigen ist und kannst anhand der Anzahl der verbleibenden Aufgaben – grob abschätzen, wie viel Zeit dir noch für deine aktuelle Aufgabe zur Verfügung steht.

Plane stets so, dass die Zeit zur Erledigung knapp aber nicht zu knapp bemessen ist. Siehe auch: Das Parkinsonsche Gesetz

Im kommenden Beitrag, betrachten wir dann Benjamin Franklins Zitat: „Failing to plan is planning to fail“ in Bezug auf einen wöchentlichen Plan. Wie kann man seine Woche im Voraus grob vorplanen um somit langfristig gesehen eine Menge Zeit einzusparen?

Ist Zeit für dich auch das kostbarste Gut, dann verliere keine Zeit und trage dich jetzt für meinen kostenlosen Newsletter ein und verpasse so nie wieder meine wöchentlichen Tipps rund ums Thema Zeit sparen! Klicke dazu einfach unten rechts auf „Folgen“ und trage deine E-Mailadresse ein. Ich wünsche dir eine gute Zeit, dein Thorsten.

ausgetretener Weg

Kein Weg umsonst!

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Wie du ohne großen Aufwand dem Chaos vorbeugst.

Auch wenn ständiges Aufräumen echt lästig ist und uns zunächst einmal Zeit kostet, spart Ordnung uns im Gegenzug auch eine Menge Zeit ein. Ein übersichtlicher Schreibtisch lenkt uns weniger von unserer Arbeit ab, lässt uns fokussierter arbeiten und leichter den Überblick behalten. Eine aufgeräumte Küche oder Werkstatt bzw. ein Gartenhaus, sieht nicht nur besser aus wenn es nicht chaotisch ist, sondern man findet die Dinge die man sucht auch wesentlich schneller und einfacher.

Der beste Tipp – meiner Meinung nach – wie man es am einfachsten schafft Ordnung zu halten, ist es die große Unordnung erst garnicht aufkommen zu lassen.

Ich weiß, dass ist leichter gesagt als getan doch auch kleinste Handgriffe, permanent getan, helfen dem Chaos vorzubeugen. Ich versuche stets das Prinzip „kein Weg umsonst“ anzuwenden und nie mit leeren Händen den Raum oder die Wohnung zu verlassen. Nicht extra zum Mülleimer zu laufen, sondern den Müll mitzunehmen wenn ich ohnehin raus gehe. Auf dem Weg ins Bad, benutztes Geschirr schon mal mit in die Küche nehmen. Für leere Flaschen oder benutztes Werkzeug nicht immer extra in den Keller zu laufen, sondern diese Dinge mit hinunter nehmen, wenn ich gleich den Trockner leeren gehe.

Früher habe ich mein Altglas stets gesammelt bis ich eine große Kiste voll hatte und es sich gelohnt hat diese extra zum Container zu fahren. Mittlerweile habe ich mir angewöhnt mein Altglas immer wieder dann einfach mitzunehmen, wenn mein Weg ohnehin in die Nähe eines Glascontainers führt. Zum Beispiel wenn ich in ein bestimmtes Geschäft einkaufen fahre, oder ich sonst wie an einem Altglasbehälter vorbeikomme.

Wer sich solch kleine Handgriffe zur Gewohnheit macht, und stets versucht mehrere Dinge mit einem Gang abzuwickeln, der wirkt dem Chaos stetig entgegen und spart sich mit der Zeit eine Menge Extrawege und große Aufräumaktionen.

Solltest du ebenfalls nach dem „kein Weg umsonst Prinzip“ vorgehen, würde ich mich freuen, wenn du uns einen oder zwei deiner Tipps in die Kommentare schreibst. Vielen Dank für deine Zeit, Thorsten.