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Der leere Schreibtisch

Warum du immer so wenig wie nur möglich auf deinem Schreibtisch haben solltest!

Für ein möglichst produktives und effizientes Arbeiten im Büro, solltest du stets auf Ordnung und Übersichtlichkeit achten! Auch wenn so manches Genie angeblich das Chaos überblickt, so hat ein aufgeräumter und somit übersichtlicher Schreibtisch dennoch viele Vorteile. Wer immer nur das Nötigste auf seinem Schreibtisch platziert, behält nicht nur leichter den Überblick, sondern wird auch weniger von seiner Arbeit abgelenkt.

Wir sind permanent unzähligen Reizen in unserer Umgebung ausgesetzt und besonders unsere Augen sind davon betroffen. Sie sind pausenlos damit beschäftigt von einem Blickpunkt zum nächsten zu springen und diesen zu fokussieren. Unbemerkt richten wir unseren Blick auf alles Mögliche in unserem Umfeld, dadurch verlieren wir ständig den Fokus auf unsere Arbeit. Je weniger wir auf unserem Schreibtisch herumstehen haben, desto weniger wird unser Blick auf andere Dinge abschweifen.

Neben der reduzierten Ablenkung, hat ein minimalistisch bestückter Schreibtisch auch noch den Vorteil, dass alles viel übersichtlicher und somit schneller zu finden ist. Wir behalten leichter den Überblick und vergeuden weniger Zeit mit Suchen. An Unterlagen hat man am besten nur dass auf dem Schreibtisch, woran man gerade im Moment arbeitet. Ansonsten sollte man sich auf seine notwendigen EDV-Komponenten, ein Telefon, sowie ein Ablagefach in welches sämtliche eingehenden Unterlagen unsortiert hineinkommen beschränken.

Natürlich werden viele von uns auch noch Dinge wie einen Hefter, Locher, Tischabroller für Klebeband oder einen Taschenrechner auf dem Schreibtisch benötigen. Doch sämtliche Büromaterialien die man nur hin und wieder benötigt oder die der Vorratshaltung dienen wie: Heftklammern, Klebeband und Korrekturabroller sowie eine Unmenge an Stiften, Markern und bunten Klebezetteln sind hervorragend in einer nahegelegenen Schublade aufgehoben. Die meisten Schreibtischcontainer haben für diese Utensilien extra eine schmale Schublade mit Fächern zum übersichtlichen Einsortieren.

Nachdem wir unsere Büromaterialien nun übersichtlich verstaut haben und sich nur noch die nötigsten Gegenstände auf dem Schreibtisch befinden, kommen wir letztendlich zum Hauptgrund der Unordnung, dem Papierkram. Oft sind Schreibtische geradezu bedeckt von den unterschiedlichsten Schriftstücken. Trotz E-Mail landen täglich zahlreiche Schriftstücke in Papierform auf unserem Tisch. Hier sollte sich jeder ein gutes, für ihn und seine Arbeit geeignetes System überlegen.

Ich persönlich bevorzuge einen einzelnen Eingangskorb in dem erst einmal alle Dokumente – nach kurzer Sichtung – landen, die nicht nach der Methode des sofortigen Erledigens abgearbeitet werden, oder direkt im Papierkorb landen. Siehe auch: Das Direkt-Prinzip Was in diesem Eingangskorb landet wird zu gegebener Zeit – meistens einmal am Tag – durchgeschaut, nach Rubriken sortiert und anschließend wird mindestens eine Rubrik davon abgearbeitet.

Dies ist meine Vorgehensweise, mit der ich am Besten fahre! Andere Leute arbeiten lieber mit mehreren Ablagefächern als Dokumenteneingang und sortieren ihre Papiere direkt vor. Wieder Andere Arbeiten am liebsten mit Wiedervorlagemappen. Wie auch immer sie sich organisieren, wichtig ist, dass sie sich organisieren!

Ich beginne meine Arbeit am liebsten an einem aufgeräumten, übersichtlichen Arbeitsplatz anstatt meinen Tag direkt mitten im Chaos zu beginnen.

Wer stets Alles an seinem Platz hat, spart Zeit und behält leichter den Überblick!

Sollten sie noch weitere hilfreiche Vorschläge für einen Aufgeräumten Schreibtisch oder einen gut organisierten Dokumenteneingang haben, schreiben sie ihre Methode doch einfach in die Kommentare! Vielen Dank für ihre Zeit!

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Ein Goal Buddy spart dir viel Zeit! 🤜🏼🤛🏽

Wie du mit Hilfe eines Goal Buddys deine Ziele schnell und sicher erreichen kannst. Vielleicht kennst du auch dieses Problem, du nimmst dir etwas vor und nach einer Weile fällt dir auf, dass dein Vorhaben wieder eingeschlafen ist, beziehungsweise du es doch noch immer nicht umgesetzt hast. Der Klassiker hierfür sind die guten Vorsätze für das neue Jahr, abnehmen, fit werden oder gesünder ernähren. Meist sind diese guten Vorsätze nicht von langer Dauer, denn vielen von uns fehlt einfach die Disziplin, die eigenen Vorhaben auch wirklich konsequent umzusetzen.

Verschwende keine weitere Zeit mehr und komm endlich in die Umsetzung! Suche dir einen Goal Buddy! 💪🏻 Ein Goal Buddy ist jemand der dir dabei hilft, dein Vorhaben auch tatsächlich anzugehen und deine Goals endlich umzusetzen. Ein Goal Buddy kann zum einen jemand sein der dieselben Ziele hat wie du, oder jemand der dass was du erreichen möchtest, bereits erreicht hat und der dir dabei hilft deine Ziele ebenfalls zu erreichen.

Nehmen wir an du möchtest abnehmen und etwas fitter werden. In diesem Fall ist es viel einfacher sich zum Sport aufzuraffen, wenn man jemanden mit demselben Ziel kennt und die Sache gemeinsam angeht. Mit einer festen Verabredung zum Sport, schafft man Verbindlichkeit und es fällt einem nicht mehr so leicht, die Sache zu verschieben und sich stattdessen aufs Sofa zu legen. Ist das Wetter einmal nicht gut oder nach einem anstrengenden Arbeitstag, lässt man das eigene Sportprogramm schon mal gerne sausen, ist man jedoch mit einem Freund zum gemeinsamen Sport verabredet, ist die Wahrscheinlichkeit dass man dennoch laufen geht gleich viel höher. Fehlt dem Einen einmal der nötige Antrieb, muss der Andere ihn motivieren – bei uns hieß dass immer: sich gegenseitig in den Arsch treten.

Wer für sein Vorhaben niemanden hat, der aktiv an der Sache teilnimmt, für den gibt es die Möglichkeit sich auf Seiten wie: https://gofuckingdoit.com/ oder was mir persönlich besser gefällt: https://ansporner.de zu registrieren. Hier ist so zu sagen die Verlustaversion dein Goal Buddy. Da wir Verluste viel stärker gewichten als Gewinne, ist der Trigger etwas zu erreichen um einen Betrag X wieder zu bekommen, ein besserer Anreiz als die Möglichkeit in Aussicht zu haben den selben Betrag gewinnen zu können. Es funktioniert folgendermaßen: du meldest dich auf dieser Website an und machst dein Ziel öffentlich. Anschließend hinterlegst du einen von dir bestimmten Geldbetrag den du dorthin überweisen musst. Der Geldbetrag sollte so gewählt sein, dass dir der Verlust bei nicht erreichen deines Zieles schon etwas weh tut. Bei Ansporner.de, kannst du einen guten Zweck auswählen, an den dein Einsatz in diesem Fall geht. Anschließend musst du einen Referee bestimmen und dessen E-Mailadresse hinterlegen. Dieser Referee sollte eine vertrauenswürdige Person aus deinem Umfeld sein, sie entscheidet letztendlich ob du dein Ziel – beispielsweise mit dem Rauchen aufhören – erreicht hast oder nicht. Bestätigt diese Person, dass sie dich seit 6 Monaten nicht mehr rauchen gesehen hat, bekommst du dein Geld zurück.

Eine besonders perfide Version dieser Art und Weise seine Ziele mit Hilfe eines Goal Buddys umzusetzen, ist die folgende: Du definierst dein Ziel und erzählst einem Freund – deinem Goal Buddy – davon. Anschließend legt ihr gemeinsam einen zeitlichen Rahmen fest und du übergibst deinem Goal Buddy deinen Einsatz (Geld) zur Aufbewahrung. Soweit so gut, doch jetzt kommt der perfide Teil. Bei nicht erreichen deines Zieles geht das Geld weder an deinen Freund selbst, noch an einen wohltätigen Zweck, sondern an jemanden den du absolut nicht ausstehen kannst. Ich bin mir sicher dein Freund hat da eine gute Idee, schließlich kennt er dich sehr gut und weiß womit er dich auf die Palme bringen kann. Ein Beispiel: Es würde einem eingefleischten BVB Fan bestimmt nicht gefallen, wenn sein Goal Buddy seine 200 € – im Falle der nicht Erreichung des Zieles – dem Fanclub des 1. FCB spenden würde. Hier geht der Schmerz weit über den Verlust des Geldes hinaus, wer solch einen Deal eingeht will nur eines – Gewinnen!

Auch wenn ich es grundsätzlich begrüßen würde, wenn der Einsatz bei Aufgabe oder nicht Erreichung, an einen wohltätigen Zweck geht, glaube ich dass die zuletzt beschriebene Version bei manchen Leuten noch etwas besser funktioniert. Verliere keine Zeit und suche dir noch heute einen Goal Buddy der deinen Zielen Nachdruck verleiht und dir hilft diese schnell und sicher zu erreichen! Zeit ist unser wertvollstes Gut, nutze sie gut!

Wenn dir meine Vorschläge zum Thema Goal Buddy gefallen haben, sei doch so gut und lass mir ein „Like“ hier. Ich würde mich auch sehr freuen, wenn du diesen Beitrag auf den sozialen Medien teilst. Vielen Dank für deine Zeit, Thorsten!

Effizient Excel – Meine Top 3 Excel Kniffe

Zeit sparen beim Umgang mit Excel!

Wer viel mit Excel arbeitet, sollte diese Kniffe unbedingt kennen. Microsoft Excel ist ein unglaublich vielseitiges Programm, leider werden nur die Wenigsten dessen volles Potenzial ausschöpfen können. Immer wieder lerne ich neue kleine Möglichkeiten, die mir den Umgang mit dieser Software erleichtern und die mir dabei helfen meine Arbeit schneller zu erledigen. Heute möchte ich meine Top 3 Excel Kniffe mit euch teilen.

Kniff Nummer 1: Excel für dich optimieren

Excel bietet dir – wie viele andere Programme auch – die Möglichkeit die von dir am häufigsten benötigten Funktionen in eine nach deinen Wünschen zugeschnittene Symbolleiste abzulegen, um so einen direkten Zugriff darauf zu haben ohne sich immer wieder durch mehrere Untermenüs kämpfen zu müssen. Bei MS Excel müsst ihr dazu mit der rechten Maustaste auf den Reiter Datei klicken. Jetzt sollte sich eine Auswahl öffnen mittels der ihr entweder die Symbolleiste für den Schnellzugriff oder das Menüband anpassen könnt. Nehmt euch die Zeit und stellt euch eine auf eure Anforderungen zugeschnittene Symbolleiste mit den von euch am häufigsten verwendeten Funktionen zusammen. Über die Jahre werdet ihr so eine Menge Klicks und Zeit einsparen.

Kniff Nummer 2: Bereinigung der Daten

Immer wieder kommt es vor, dass man Excel-Tabellen von extern erhält und diese bearbeiten muss. Oft sind solche Tabellen aus verschiedenen Quellen zusammenkopiert, sodass die Daten zunächst gesichtet, bereinigt und überarbeitet werden müssen, bevor man diese verwenden kann. Hierzu bietet Excel elegante und zeitsparende Lösungen, dies zu bewerkstelligen. Da dies kein Excel-Kurs ist und eine detaillierte Beschreibung hier den Rahmen sprengen würde, möchte ich an dieser Stelle die entsprechenden Funktionen nur kurz vorstellen und deren genaue Handhabung bitte ich euch im Netz zu suchen. Wir beginnen mit der Funktion GLÄTTEN, diese entfernt alle überflüssigen Leerzeichen in einem Text. Mit Duplikate entfernen sucht das Programm nach doppelten Werten und entfernt diese. Zum Schluss kann man mit der Funktion SÄUBERN alle nicht druckbaren Zeichen aus einem Text entfernen.

Kniff Nummer 3: nützliche Tastenkombinationen

Je seltener man zwischen der Bedienung per Maus und der Tastaturbedienung wechseln muss, desto schneller ist der Arbeitsfluss. Aus diesem Grund empfiehlt es sich möglichst viel mit Tastenkombinationen zu arbeiten. Siehe auch: Tastaturkürzel sparen eine Menge Zeit. Neben den klassischen Tastaturkürzeln, hier noch ein paar nützliche speziell für Excel:

Um eine Autosumme zu bilden markiere die entsprechenden Zellen inklusive der Zelle in der die Summe stehen soll und drücke:

Alt + SHIFT + =

Um die aktuelle Uhrzeit einzublenden:

STRG + :

Um das aktuelle Datum einzublenden:

STRG + .

Ein weiteres Tabellenblatt einfügen:

SHIFT + F11

Zahlenformat ändern auf  Tausendertrennzeichen, 2 Dezimalstellen + Vorzeichen:

STRG + SHIFT + !

Zahlenformat ändern auf  Tausendertrennzeichen, 2 Dezimalstellen + Eurozeichen:

STRG + SHIFT + $

Spalte einblenden:

STRG + (

Spalte ausblenden:

STRG + 0

Zeile einblenden:

STRG +)

Zeile ausblenden:

STRG + )

Es lohnt sich in jedem Fall sich immer wieder neue Kniffe in Excel anzueignen, selbst wenn du bereits fit im Umgang mit diesem Tabellenkalkulationsprogramm bist, so kannst du vielleicht noch schnellere und effizientere Wege finden, um an dein Ziel zu gelangen. Mit der Zeit kannst du so eine Menge Zeit einsparen.

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Auf die Reihenfolge kommt es an

Wie du mit der richtigen Reihenfolge eine Menge Zeit einsparen kannst. Ob bei der Hausarbeit, beim Einkaufen, beim Kochen oder bei der Haussanierung, auf die Reihenfolge kommt es an! In vielen Bereichen im Leben ist die Einhaltung der Reihenfolge nicht nur ausschlaggebend über Erfolg und Misserfolg, sondern auch darüber wie schnell und stressfrei man bestimmte Dinge erledigt bekommt. Meine in Folge aufgeführten Tipps sollten den meisten Leuten klar sein und dienen lediglich als Beispiele und Anregung, selbst einmal zu überlegen bei welchen anderen Arbeiten man sich sonst noch durch eine überarbeitete Reihenfolge besser organisieren und dadurch Zeit sparen kann.

Beispiel: Einkauf

Wer sich im Vorfeld darüber im Klaren ist, was alles eingekauft werden muss, – siehe auch: Sei listig arbeite mit Listen – kann sich eine optimierte Laufroute im Supermarkt überlegen.  Würde man hingegen seinen Einkaufszettel einfach von oben nach unten abarbeiten, würde man höchst wahrscheinlich kreuz und quer durch den Supermarkt laufen und mehrfach denselben Bereich ansteuern und somit deutlich länger für den Einkauf benötigen.

Beispiel: Hausarbeiten

Gewöhnlich fängt man bei der Hausarbeit damit an, eine Maschine mit Wäsche sowie die Spülmaschine anzustellen. Diese Maschinen sind dann erst einmal eine Weile beschäftigt und man kann diese Zeit dann prima für andere Arbeiten nutzen. Als nächstes wird die erfahrene Hausfrau oder der Hausmann, wohl ein wenig aufräumen und somit Platz für die Reinigung der Oberflächen und Böden schaffen. Die Reinigung erfolgt stets von Oben nach unten und von hinten nach vorne. Logisch, niemand möchte sich den Staub von den Möbeln auf den frisch geputzten Boden wischen oder direkt wieder über den noch feuchten Boden laufen müssen! Natürlich wird auch vor dem feuchten Wischen der Boden gekehrt oder Staub gesaugt und nicht danach. Sie auch: Effizient Staubsaugen

Beispiel: Kochen

Am einfachsten lässt sich der Vorteil der richtigen Reihenfolge wohl am Beispiel Kochen nachvollziehen. Jeder erfahrene Koch beginnt mit der Komponente mit der längsten Garzeit bzw. mit etwas, dass noch für mehrere Stunden in die Kühlung muss. Erst wenn der Braten im Ofen, der Teig am aufgehen oder das Sorbet im Eisschrank ist, kümmert sich der Koch oder die Köchin um die Beilagen mit kürzerer Garzeit. Bringt man in der Küche die Reihenfolge durcheinander, kann dies fatale Folgen haben.

Beispiel: Haussanierung

Auch hier ist es von enormer Wichtigkeit, bis auf wenige Ausnahmen die korrekte Reihenfolge einzuhalten. Zunächst muss die Finanzierung stehen und eventuelle Förderungen genehmigt sein. Erst wenn das Budget klar ist, kann mit einer detaillierteren Planung begonnen werden. Sind eventuell erforderliche Genehmigungen durch, kann mit den Bauarbeiten begonnen werden. Eine Sanierung läuft stets von außen nach innen. Zunächst wird das Dach saniert und der Keller abgedichtet. Anschließend erfolgt die Dämmung sowie die Sanierung der Außenwände, sprich Fenster, Türen und Wärmedämmung. Erst wenn das Haus von Außen gegen alle Wettereinflüsse geschützt ist, wird die Anlagentechnik eingebaut und mit dem Innenausbau begonnen. Natürlich können sich bestimmte Arbeiten überschneiden, doch im Großen und ganzen ist dies die gängige Reihenfolge. Hält man diese nicht ein, kann es zu enormen Verzögerungen, Baustopp und Zusatzkosten kommen.

Welche Beispiele, wo bei der richtigen Reihenfolge Zeit gespart werden kann, oder andersrum, bei Nichteinhaltung der Reihenfolge viel Zeit verplempert wird, fallen dir spontan ein? Bitte schreibe uns deine Beispiele in die Kommentare. Vielen Dank für deine Zeit!