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Effizient Excel – Meine Top 3 Excel Kniffe

Zeit sparen beim Umgang mit Excel!

Wer viel mit Excel arbeitet, sollte diese Kniffe unbedingt kennen. Microsoft Excel ist ein unglaublich vielseitiges Programm, leider werden nur die Wenigsten dessen volles Potenzial ausschöpfen können. Immer wieder lerne ich neue kleine Möglichkeiten, die mir den Umgang mit dieser Software erleichtern und die mir dabei helfen meine Arbeit schneller zu erledigen. Heute möchte ich meine Top 3 Excel Kniffe mit euch teilen.

Kniff Nummer 1: Excel für dich optimieren

Excel bietet dir – wie viele andere Programme auch – die Möglichkeit die von dir am häufigsten benötigten Funktionen in eine nach deinen Wünschen zugeschnittene Symbolleiste abzulegen, um so einen direkten Zugriff darauf zu haben ohne sich immer wieder durch mehrere Untermenüs kämpfen zu müssen. Bei MS Excel müsst ihr dazu mit der rechten Maustaste auf den Reiter Datei klicken. Jetzt sollte sich eine Auswahl öffnen mittels der ihr entweder die Symbolleiste für den Schnellzugriff oder das Menüband anpassen könnt. Nehmt euch die Zeit und stellt euch eine auf eure Anforderungen zugeschnittene Symbolleiste mit den von euch am häufigsten verwendeten Funktionen zusammen. Über die Jahre werdet ihr so eine Menge Klicks und Zeit einsparen.

Kniff Nummer 2: Bereinigung der Daten

Immer wieder kommt es vor, dass man Excel-Tabellen von extern erhält und diese bearbeiten muss. Oft sind solche Tabellen aus verschiedenen Quellen zusammenkopiert, sodass die Daten zunächst gesichtet, bereinigt und überarbeitet werden müssen, bevor man diese verwenden kann. Hierzu bietet Excel elegante und zeitsparende Lösungen, dies zu bewerkstelligen. Da dies kein Excel-Kurs ist und eine detaillierte Beschreibung hier den Rahmen sprengen würde, möchte ich an dieser Stelle die entsprechenden Funktionen nur kurz vorstellen und deren genaue Handhabung bitte ich euch im Netz zu suchen. Wir beginnen mit der Funktion GLÄTTEN, diese entfernt alle überflüssigen Leerzeichen in einem Text. Mit Duplikate entfernen sucht das Programm nach doppelten Werten und entfernt diese. Zum Schluss kann man mit der Funktion SÄUBERN alle nicht druckbaren Zeichen aus einem Text entfernen.

Kniff Nummer 3: nützliche Tastenkombinationen

Je seltener man zwischen der Bedienung per Maus und der Tastaturbedienung wechseln muss, desto schneller ist der Arbeitsfluss. Aus diesem Grund empfiehlt es sich möglichst viel mit Tastenkombinationen zu arbeiten. Siehe auch: Tastaturkürzel sparen eine Menge Zeit. Neben den klassischen Tastaturkürzeln, hier noch ein paar nützliche speziell für Excel:

Um eine Autosumme zu bilden markiere die entsprechenden Zellen inklusive der Zelle in der die Summe stehen soll und drücke:

Alt + SHIFT + =

Um die aktuelle Uhrzeit einzublenden:

STRG + :

Um das aktuelle Datum einzublenden:

STRG + .

Ein weiteres Tabellenblatt einfügen:

SHIFT + F11

Zahlenformat ändern auf  Tausendertrennzeichen, 2 Dezimalstellen + Vorzeichen:

STRG + SHIFT + !

Zahlenformat ändern auf  Tausendertrennzeichen, 2 Dezimalstellen + Eurozeichen:

STRG + SHIFT + $

Spalte einblenden:

STRG + (

Spalte ausblenden:

STRG + 0

Zeile einblenden:

STRG +)

Zeile ausblenden:

STRG + )

Es lohnt sich in jedem Fall sich immer wieder neue Kniffe in Excel anzueignen, selbst wenn du bereits fit im Umgang mit diesem Tabellenkalkulationsprogramm bist, so kannst du vielleicht noch schnellere und effizientere Wege finden, um an dein Ziel zu gelangen. Mit der Zeit kannst du so eine Menge Zeit einsparen.

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Auf die Reihenfolge kommt es an

Wie du mit der richtigen Reihenfolge eine Menge Zeit einsparen kannst. Ob bei der Hausarbeit, beim Einkaufen, beim Kochen oder bei der Haussanierung, auf die Reihenfolge kommt es an! In vielen Bereichen im Leben ist die Einhaltung der Reihenfolge nicht nur ausschlaggebend über Erfolg und Misserfolg, sondern auch darüber wie schnell und stressfrei man bestimmte Dinge erledigt bekommt. Meine in Folge aufgeführten Tipps sollten den meisten Leuten klar sein und dienen lediglich als Beispiele und Anregung, selbst einmal zu überlegen bei welchen anderen Arbeiten man sich sonst noch durch eine überarbeitete Reihenfolge besser organisieren und dadurch Zeit sparen kann.

Beispiel: Einkauf

Wer sich im Vorfeld darüber im Klaren ist, was alles eingekauft werden muss, – siehe auch: Sei listig arbeite mit Listen – kann sich eine optimierte Laufroute im Supermarkt überlegen.  Würde man hingegen seinen Einkaufszettel einfach von oben nach unten abarbeiten, würde man höchst wahrscheinlich kreuz und quer durch den Supermarkt laufen und mehrfach denselben Bereich ansteuern und somit deutlich länger für den Einkauf benötigen.

Beispiel: Hausarbeiten

Gewöhnlich fängt man bei der Hausarbeit damit an, eine Maschine mit Wäsche sowie die Spülmaschine anzustellen. Diese Maschinen sind dann erst einmal eine Weile beschäftigt und man kann diese Zeit dann prima für andere Arbeiten nutzen. Als nächstes wird die erfahrene Hausfrau oder der Hausmann, wohl ein wenig aufräumen und somit Platz für die Reinigung der Oberflächen und Böden schaffen. Die Reinigung erfolgt stets von Oben nach unten und von hinten nach vorne. Logisch, niemand möchte sich den Staub von den Möbeln auf den frisch geputzten Boden wischen oder direkt wieder über den noch feuchten Boden laufen müssen! Natürlich wird auch vor dem feuchten Wischen der Boden gekehrt oder Staub gesaugt und nicht danach. Sie auch: Effizient Staubsaugen

Beispiel: Kochen

Am einfachsten lässt sich der Vorteil der richtigen Reihenfolge wohl am Beispiel Kochen nachvollziehen. Jeder erfahrene Koch beginnt mit der Komponente mit der längsten Garzeit bzw. mit etwas, dass noch für mehrere Stunden in die Kühlung muss. Erst wenn der Braten im Ofen, der Teig am aufgehen oder das Sorbet im Eisschrank ist, kümmert sich der Koch oder die Köchin um die Beilagen mit kürzerer Garzeit. Bringt man in der Küche die Reihenfolge durcheinander, kann dies fatale Folgen haben.

Beispiel: Haussanierung

Auch hier ist es von enormer Wichtigkeit, bis auf wenige Ausnahmen die korrekte Reihenfolge einzuhalten. Zunächst muss die Finanzierung stehen und eventuelle Förderungen genehmigt sein. Erst wenn das Budget klar ist, kann mit einer detaillierteren Planung begonnen werden. Sind eventuell erforderliche Genehmigungen durch, kann mit den Bauarbeiten begonnen werden. Eine Sanierung läuft stets von außen nach innen. Zunächst wird das Dach saniert und der Keller abgedichtet. Anschließend erfolgt die Dämmung sowie die Sanierung der Außenwände, sprich Fenster, Türen und Wärmedämmung. Erst wenn das Haus von Außen gegen alle Wettereinflüsse geschützt ist, wird die Anlagentechnik eingebaut und mit dem Innenausbau begonnen. Natürlich können sich bestimmte Arbeiten überschneiden, doch im Großen und ganzen ist dies die gängige Reihenfolge. Hält man diese nicht ein, kann es zu enormen Verzögerungen, Baustopp und Zusatzkosten kommen.

Welche Beispiele, wo bei der richtigen Reihenfolge Zeit gespart werden kann, oder andersrum, bei Nichteinhaltung der Reihenfolge viel Zeit verplempert wird, fallen dir spontan ein? Bitte schreibe uns deine Beispiele in die Kommentare. Vielen Dank für deine Zeit!