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5 Tipps wie du mit Pareto Zeit sparen kannst 

Du hast sehr viel zu tun und weißt nicht wie du alles schaffen sollst? Du hast kaum genug Zeit deine Arbeiten zu erledigen, geschweige denn um Alles perfekt zu machen?

Dann ist Pareto genau das Richtige für dich!

Das Pareto-Prinzip ermöglicht es dir mit einem Bruchteil der Einsätze einen Großteil der Erfolge zu erzielen. In einem meiner früheren Blog-Posts habe ich die 80/20 – Regel bereits einmal vorgestellt.

Hier erhältst du 5 Beispiele wie du Pareto praktisch anwenden kannst.

 

1. Auf die wichtigsten Kunden konzentrieren

Im Durchschnitt generieren 20 % deiner Kunden 80 % deines Umsatzes! Es sollte ein Einfaches sein, herauszufinden welche Kunden zu diesen 20 % gehören und dich ihren Wünschen ganz besonders zu widmen. Diese Kunden sind bei Produktionsengpässen oder Terminproblemen immer zu bevorzugen. Doch Vorsicht, der Markt unterliegt einem stetigen Wandel warum du dich nicht ausschließlich auf deine Hauptkunden verlassen solltest. Der Neukunde von heute ist eventuell der Großkunde von morgen. Manche Firmen vergeben kleine Aufträge zum Test, bedient man diese nicht ordnungsgemäß kann man größere Folgeaufträge gleich vergessen.

   
2. Auf die wichtigsten Produkte konzentrieren

Bei vielen Firmen findet man die Pareto-Verteilung auch bei der Produktpalette. Durchschnittlich 20 % der Produkte erzeugen 80 % des Umsatzes. Konzentriere dich hier also auf die Renner und nicht auf die Penner. Natürlich könnte man argumentieren, dass die Renner ja schon gut laufen und dass man sich vielleicht besser um die anderen Produkte kümmern sollte, damit auch diese zu einem Renner werden. Das ist auch sinnvoll, jedoch geht es hier um Zeitmanagement und wir gehen davon aus, dass wir uns nicht um Alles gleich gut kümmern können. Daher ist unsere Strategie uns auf die umsatzstärksten Produkte bzw. Kunden zu konzentrieren um diese möglichst gut zu betreuen und unsere Zeit und Energie nicht an Lückenfüller zu verschwenden.

 
3. Wohnung aufräumen

Wenn es in der Wohnung mal wieder ziemlich chaotisch und unordentlich aussieht, gleich Besuch ins Haus steht und du es unmöglich schaffen kannst bis dann alles auf Vordermann zu bringen, wende das Paretoprinzip an. Deine Wohnung zu 100 % aufzuräumen würde wohl möglich mehrere Stunden dauern, doch ist das wirklich nötig? Reichen hier nicht vielleicht auch bereits 20 % um absolut ausreichende Ergebnisse zu erzielen? Der erste Eindruck zählt! Daher sollte der Eingangsbereich der Wohnung schon mal einigermaßen in Ordnung sein. Selbst wenn dieser nur kurz durchquert wird, bildet sich dein Besuch hier schon die erste Meinung. Wo werdet ihr euch überhaupt aufhalten? Wenn ihr eh nur ins Wohnzimmer geht, reicht es fast schon nur dort klar Schiff zu machen. Lediglich das Bad bzw. Gäste WC sollte ebenfalls einer kleinen Kontrolle standhalten. Beginne mit den auffälligsten Sachen und räume diese zuerst weg. Bleibt dann noch Zeit, kannst du zu den weniger auffälligen Teilen übergehen. Ist dein Besuch dann immer noch nicht eingetroffen, kannst du dich um deine Küche kümmern und nebenbei schon mal etwas zum Trinken vorbereiten.

 
4. Kleiderschrank ausmisten

Selbst im Kleiderschrank findet man die Pareto-Verteilung. Frauen werden bestätigen, dass sie die meiste Zeit nur ihre Lieblingsoutfits tragen. 80 % der Zeit trägst du immer die gleichen 20 % deiner Kleidung. Die Meisten Kleidungsstücke im Kleiderschrank bleiben meist unangetastet, weil sie entweder nicht mehr passen, nicht mehr modern sind oder einfach nicht mehr gefallen. Hier gilt, weniger ist mehr! Miste deinen Kleiderschrank doch endlich mal aus! Zuerst entnimmst du alles was dir sowieso nicht mehr passt. Dann gibt es wahrscheinlich Kleidungsstücke die du nie anziehst weil sie dir nicht richtig gefallen oder unbequem sind, sondere auch diese aus! Zum Schluss packe noch einen Karton mit Kleidung bei der du dir unsicher bist, von der du dich noch nicht trennen kannst. Beschrifte diesen Karton mit dem Wort Kleidung und einem Datum ca. 1 Jahr in der Zukunft und stelle diesen in den Keller. Wenn du den Karton nach Ablauf des Datums nochmal in die Finger bekommst, gib ihn ungeöffnet der Kleidersammlung. Wenn du bisher nichts daraus vermisst hast, solltest du dich jetzt ohne Probleme davon trennen können. Am besten du packst gleich im Anschluss an die Entsorgung einen neuen Karton für das kommende Jahr.

 
5. Fremdsprachen lernen

Wie viele Wörter kennst du in deiner Muttersprache? Schwer zu sagen? Der Rechtschreibduden enthält 135.000 Stichwörter, der aktive Wortschatz eines deutschen Durchschnittssprechers wird vom Dudenverlag auf 12.000 bis 16.000 Wörtern geschätzt (ca 3500 Fremdwörter inbegriffen) Davon im täglichen Gebrauch sind in etwas 1500 verschiedene Wörter. In vielen anderen Sprachen sieht es ähnlich aus – was bedeutet,  dass im Durchschnitt 80 % aller Konversationen mit nur 20 % des kompletten Vokabulars zu bewältigen sind! Oder anders ausgedrückt: Mit einem Grundwortschatz von etwa 1500 Wörtern kann man bereits gut 80 % aller Texte verstehen. Sich unbedingt noch mehr Vokabular anzueignen um zu einem noch besseren Sprecher zu werden macht nur wenig Sinn. Mit dem doppelten  Vokabular – also rund 3000 Wörtern – erreicht man gerde mal 90 % Textverständnis. Da macht es meiner Meinung nach mehr Sinn, den bereits bestehenden Wortschatz öfter anzuwenden und aktiv durch sprechen zu trainieren. Fehlendes Vokabular kann meist durch fragen oder umschreiben kompensiert werden. Da man mit dem Lernen einer Fremdsprache sowieso nie so richtig fertig wird, kann man seine Zeit auch dazu nutzen sich eine weitere Fremdsprache anzueignen anstatt zu versuchen sein Vokabular über den Grundwortschatz hinaus aufzubessern.

Grundsätzlich gilt, meiner Meinung nach: Zeit ist ein begrenztes Gut, daher macht es Sinn sie hauptsächlich mit den für mich nützlichen Dingen zu verbringen, anstatt sich unnötig lange mit Nebensächlichkeiten oder Unnützem rumzuschlagen!

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Die 80/20 – Regel

Nachdem ich in den letzten Wochen bereits drei Methoden vorgestellt habe, mit denen man aus seinem Tag etwas mehr Zeit rausholen kann, möchte ich in dieser Woche eine sehr interessante Zeitmanagement-Methode vorstellen. Bitte versteht mich richtig, wenn ich sage „Zeit sparen“ bzw. „Zeit generieren“ usw., mir ist schon klar, dass ein Tag ziemlich genau 24 Stunden hat und dass ich egal, was ich anstelle niemals 26 Stunden daraus machen werde! Worum es mir geht ist lediglich, seine Zeit einfach besser einzuteilen.

Was ich euch heute vorstellen möchte ist das Pareto-Prinzip, auch bekannt als 80/20-Regel. Dieses auf den Italiener Vilfredo Frederico Pareto zurückzuführende Prinzip, beruht auf der Pareto-Verteilung. Der Ökonom und Soziologe stellte fest, dass 20 % der italienischen Bevölkerung, 80 % des gesamten Vermögens hielten. Wie uns Paretos Entdeckung in Zukunft Zeit einsparen soll, erkläre ich in Kürze. Denn die Vermögensverteilung in Italien ist nämlich nicht das einzige Beispiel für dieses 80/20 Prinzip. Man trifft es immer wieder in den unterschiedlichsten Bereichen an:

80 % der Zeit tragen wir 20 % unserer Kleidung.

80 % des Umsatzes machen wir mit 20 % unserer Kunden.

80 % des Verkehrs fährt auf 20 % unserer Straßen.

80 % seiner Zeit spielt ein Kind mit 20 % seines Spielzeuges.

Anders gesagt:

Mit 20 % unserer Produkte erzielen wir 80 % der Gewinne

Mit 20 % unserer Handlungen erzielen wir 80 % des Erfolges

Bereits nach 20 % der Trainingszeit erzielen wir 80 % des Trainingseffektes

Mit 20 % aller Bemühungen erledigen wir 80 % der Arbeit

Wer also nicht unbedingt nach Perfektion strebt kann mit 20 % Einsatz 80 % des angestrebten Ergebnisses erzielen. Anders gesagt, man kann mit überschaubarem Zeitaufwand ausreichend gute Ergebnisse erzielen! Um ein perfektes Ergebnis zu erhalten ist der Aufwand für die letzten 20 % überproportional groß. Natürlich gibt es auch zahlreiche Beispiele, bei denen man nur bei einhundertprozentigem Einsatz zum Ziel kommt, Beispiel: Marathon-Lauf. Man ist keinen Marathon gelaufen (bzw. 80 % eines Marathons), wenn man nur  20 % der Strecke absolviert hat. Aber in vielen Aufgaben reichen halt eben auch achtzigprozentige Erfolge. Mein Lieblingsbeispiel hierfür sind PowerPoint-Präsentationen. Legt man seinen Fokus hier auf die Qualität des Inhaltes und des Layouts, erfüllt die Präsentation meist schon ihren Zweck. Mit Sicherheit kann man mit einem deutlich höheren Zeitaufwand auch die letzten Finessen an Überblendungen und Soundeffekten ausreizen und somit eventuell eine zu 100% perfekte Präsentation an die Wand werfen, aber wenn der Sound nachher schlecht rüberkommt und meinem Publikum meine Spielereien mit den Überblendungen nicht gefallen, habe ich nicht nur meine Zeit vergeudet, sondern evtl. auch eine schlechter bewertete Präsentation abgeliefert. Wer seine Prioritäten richtig setzt spart also nicht nur kostbare Zeit, sondern läuft auch nicht so schnell Gefahr, etwas zu verschlimmbessern.