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5 Büro-Hacks die du dir unbedingt aneignen solltest!

Meine Top 5 Tipps für effizienteres Arbeiten im Büro.

Tipp 1: Priorisiere deine Aufgaben richtig

Um meine anstehenden Aufgaben richtig priorisieren zu können, muss ich zunächst den Unterschied zwischen wichtig und dringend kennen. Eine Aufgabe ist wichtig, wenn: sie der Erreichung meiner persönlichen Ziele oder der meiner Unternehmung dient. Eine Aufgabe ist dringend, wenn: ein Datum oder gar eine Uhrzeit damit verbunden ist, oder sie aus irgendeinem Grund kurzfristig erledigt werden muss. Anschließend solltest du deine Aufgaben den folgenden vier Kategorien zuordnen:

Wichtig und dringend (sofort selbst erledigen)

Wichtig aber nicht dringend (zu einem späteren Zeitpunkt selbst erledigen)

Dringend aber nicht wichtig (sollten zeitnah, delegiert werden)

Weder wichtig noch dringend (müssen im Zweifelsfall gar nicht bearbeitet werden)

Sind die Aufgaben erst einmal den vier Kategorien zugeordnet, können diese nach der Eisenhower-Priorisierung abgearbeitet werden.

Tipp 2: Arbeite fokussiert

Im Zeitmanagement spricht man von Fokus, wenn man seine volle Konzentration bündelt und auf nur eine einzige Aufgabe richtet. Es wird weder etwas nebenbei erledigt, noch lasse ich mich unterbrechen oder von irgendjemandem oder irgendetwas stören. Um fokussiert arbeiten zu können, sollte man im Vorfeld einen konkreten Zeitraum festlegen, in dem man eine ganz bestimmte Aufgabe angeht. Blockiere diese Zeit als Termin in deinem Kalender und lehne jegliche Anfragen für diesen Zeitraum ab. Am besten du arbeitest an einem Ort wo du ungestört von anderen bist und nicht leicht abgelenkt wirst. Wichtig: Arbeite nur an einer Sache zu einer Zeit und vermeide ständiges hin und her wechseln zwischen verschiedenen Tätigkeiten! Siehe auch: Fokus ist das neue Multitasking! und 5 Tipps die deinen Fokus deutlich verbessern

Tipp 3: E-Mail-Management

Schalte zuallererst deine E-Mailbenachrichtigungen aus und lass dich nicht von jeder eingehenden Mail ablenken! E-Mails stets im Block bearbeiten und dabei von der aktuellsten zur ältesten vorgehen. Diese Reihenfolge der Bearbeitung bewahrt dich davor deine wertvolle Zeit in die Beantwortung einer Mail zu stecken und fünf Mails später festzustellen dass die Mühe vergebens war. Um dein Postfach schnell und einfach übersichtlich zu bekommen, solltest du dir folgende Ordner anlegen: Antworten: Mails auf die ich reagieren muss, Lesen: Mails die ich lesen möchte, Später lesen: Mails die später benötigt werden der Termin aber noch nicht klar ist bzw. ich auf jemand anderen angewiesen bin. Ablage: hier kommen Mails rein die ich behalten möchte. Melde dich von nicht mehr benötigten Newslettern ab!

Tipp 4: Erledige kleinere Aufgaben immer sofort

Aufgaben deren Erledigung höchstens 3 Minuten dauern, solltest du nach Möglichkeit immer direkt erledigen. Täglich prasseln zahlreiche solcher kleinen Tasks auf uns ein, deren Abarbeitung oft je nur 1-2 Minuten dauert. Wenn das Notieren einer Aufgabe in der To-do-Liste schon fast so viel Zeit in Anspruch nimmt, wie das Abarbeiten selbiger, solltest du diese auf jeden Fall sofort erledigen. Was man direkt erledigt, muss man weder für später notieren, noch kann man es vergessen! Man kann diese Aufgaben von vornherein aus dem Hinterkopf lassen und hat so nicht das Gefühl noch sehr viel erledigen zu müssen. Gewöhne dir an, möglichst oft nach dieser Methode zu handeln.

Tipp 5: Effizienter Telefonieren

Das A und O für ein zielgerichtetes und effizientes Telefonat ist es, den genauen Zweck des Anrufes – ganz klar im Kopf zu haben. Was genau bezwecke ich mit diesem Anruf und welche Information muss am Ende übermittelt sein. Um schnell zur Sache zu kommen, solltest du dir ein knackiges Intro zulegen. Wer ist am Apparat, von wo / welcher Firma rufe ich an, warum rufe ich an? Wenn man nicht weiß wer der richtige Ansprechpartner für ein bestimmtes Anliegen ist, sollte man sich zunächst immer so kurz wie möglich doch so umfangreich wie nötig halten bis man an den zuständigen Ansprechpartner verbunden wurde. Sobald ich das Ziel meines Anrufes erreicht habe, bedanke ich mich und beende das Telefonat! Mein Lieblingshack für effizientes Telefonieren ist das Freisprechen! Eine Freisprecheinrichtung, gibt mir die Möglichkeit meine Telefonate abzuwickeln und zeitglich einfache Aufgaben – so genannte „no-brainer“ – zu erledigen. Ich kann mir Notizen machen und Unterlagen heraussuchen, ohne mich zu verrenken oder den Hörer mit meinem Gesprächspartner dran aus der Hand legen zu müssen.  Siehe hier den kompletten Beitrag: Effizienter telefonieren 📱📞☎️

Ich hoffe meine 5 Tipps für effizienteres Arbeiten im Büro, haben dir gefallen und möchte dich noch kurz darum bitten mir ein Like auf Facebook zu geben oder diesen Beitrag mit anderen zu teilen. Vielen Dank für deine Zeit, Thorsten!

Eisenhower-Prinzip 

Nachdem wir in der vergangenen Woche den Unterschied zwischen „wichtig und dringend“ geklärt haben, möchten wir uns dieses Wissen nun bei der Priorisierung von Aufgaben zu Nutze machen. Hierzu verwenden wir eine gängige Zeitmanagement-Methode mit dem Namen Eisenhower-Prinzip oder auch Eisenhower-Matrix. Benannt wurde diese Methode nach dem 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten von Amerika Dwight D. Eisenhower. Dieser war einst Alliierten-General der US Streitkräfte und hatte in dieser Funktion viele Entscheidungen zu treffen. Ob er die besagte Matrix jedoch selbst nutzte ist nicht wirklich sicher. Fakt ist, dass General Eisenhower wichtige und auch dringende Entscheidungen fällen musste. Weniger wichtige Entscheidungen, die dennoch dringender Erledigung bedurften, delegierte er bestimmt an seinen Mitarbeiterstab. Wohingegen er sich wichtigen Aufgaben die nicht dringend waren, zu einem späteren Zeitpunkt widmen konnte. Was übrig bleibt, sind Aufgaben die weder dringend noch wichtig waren, womit sich ein oberkommandierender General mit Sicherheit nicht rumschlagen würde.

Das Eisenhower-Prinzip zielt darauf hin, seine anstehenden Aufgaben zunächst zu kategorisieren und mit Hilfe der Matrix auch zu priorisieren, um zu entscheiden womit man sich als nächstes beschäftigt. Sind die Aufgaben erst einmal den vier Kategorien der Matrix zugeordnet, können diese nach der Eisenhower-Priorisierung abgearbeitet werden.

Wichtig und dringen 

Beispielsweise: Jemandem Erste Hilfe leisten

sofort selbst erledigen

Wichtig aber nicht dringend

Beispielsweise: Sport machen/etwas für seine Gesundheit tun

zu einem späteren Zeitpunkt selbst erledigen


Dringend aber nicht wichtig

Beispielsweise: viele Telefonate/Beantworten der meisten Mails

sollten zwar zeitnah, aber von jemand anderem erledigt werden (delegieren)


Weder wichtig noch dringend

Beispielsweise: Teilnahme an Umfragen/Gewinnspielen

müssen im Zweifelsfall überhaupt nicht bearbeitet werden

Da dringende Aufgaben selten wichtig und wichtige Aufgaben selten dringend sind, sollte man folgendes unbedingt beachten:

Um zu vermeiden, dass sich dringende Aufgaben ständig in den Vordergrund drängen sollte man beim kategorisieren sein Augenmerk primär auf den Aspekt der Wichtigkeit legen.

Geht man seine Arbeiten nach dem Eisenhower-Prinzip an, hat man eine gute Chance sich auf die Aufgaben zu fokussieren die einen weiterbringen und seine Zeit nicht mit unwichtigen Dingen zu verschwenden.