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Wie viel Zeit verbringst du in Meetings?

So wirst du in Zukunft viel weniger Zeit in Besprechungen verlieren.

Wir alle müssen hin und wieder an Besprechungen oder Versammlungen teilnehmen, der eine nur ab und zu mal, der andere mehrmals am Tag. Für diejenigen die nur selten an einer solchen Sitzung teilnehmen, mag diese eine willkommene Abwechslung sein. Wer täglich in mehreren Besprechungen ist, oder diese abhält, opfert eine Menge Zeit!

Dass Meetings auch zu unserem Vorteil sind und es durchaus Sinn macht diese abzuhalten, steht außer Frage. Sie helfen abteilungsübergreifende Prozesse schnell und einfach zu steuern und dient als effizientes Kommunikationsmittel, dass alle Betroffenen zeitgleich an einen Tisch bringt. So können die Themen direkt und ohne langes hin und her per Mail, abgewickelt werden. Gute Meetings bringen das Unternehmen weiter und sparen Zeit!

Wir sollten jedoch immer im Hinterkopf behalten, dass Sitzungen und Meetings nicht wirklich Arbeit sind. Zwar ist ihrer Vor- beziehungsweise Nachbereitung Arbeit, doch nicht die Meetings an sich. Sie sind lediglich ein Tool welches uns bei der Erreichung unseres Unternehmenszieles helfen soll, jedoch nicht unsere eigentliche Arbeit.

Meine Arbeit zumindest bleibt liegen während ich mich in einer Besprechung befinde und wird im Anschluss an diese von mir nach geholt, ich schätze bei den meisten von euch ist das nicht anders. Meiner Meinung nach verbringen wir viel zu viel Zeit in Meetings, was dazu führt, dass unsere eigentliche Arbeit im Anschluss nachgeholt werden muss, dies geht dann meist zulasten unserer Freizeit.

Die Lösung: Möglichst wenig Zeit durch Meetings verlieren!

Klingt sehr einfach, ist es auch häufig! Sofern du selbst einen Einfluss auf diese Sitzungen nehmen kannst, stelle dir folgende Fragen:

Hast du selbst dieses Meeting anberaumt?

Falls ja:

Ist das Meeting wirklich notwendig?

Diese Frage ist besonders bei immer wiederkehrenden Zusammenkünften, die bereits seit Jahren stattfinden interessant. Schließlich sollte die Besprechungen einem Ziel und Zweck dienen und nicht nur abgehalten werden, weil dieses immer abgehalten wurde.

Falls ja:

Kannst du dass Meeting zeitlich kürzen?

Oft werden Meetings länger als nötig angesetzt. Wir setzten Zeiten an die irgendwie rund klingen oder die uns von unserem E-Mailclient vorgeschlagen werden. So wird stets großzügig aufgerundet. Zwar kann man das Treffen auch vorzeitig beenden wenn alles besprochen wurde, doch ohne zeitlichen Druck zieht sich alles etwas länger hin.

Gibt es einen adäquaten ROTI? Siehe auch: Return on time invested

ROTI steht für Return on time invested, also den Nutzen für investierte Zeit. Dabei ist natürlich zu beachten, dass es hier um die Summe der aufgewendeten Zeit aller Teilnehmer geht. Diese sollte in einem angemessenen Verhältnis zum Nutzen der Besprechungen für das Unternehmen stehen.

Falls du die Besprechungen nicht selbst anberaumt hast:

Musst du wirklich daran teilnehmen?

Was ist das Ziel des Meetings und was kannst du dazu beitragen? Würdest du eventuell nur aus Höflichkeit oder aus Gewohnheit dazu eingeladen. Betrifft dich dieses Thema wirklich, falls nicht, ist es keine Schande mit der Begründung abzusagen, dass du in dieser Angelegenheit nur wenig oder gar nichts beitragen kannst.

Falls du per E-Mailclient zu Besprechungen eingeladen wirst, hier gibt es neben „Zusagen“ auch den Button „Absagen“, diesen kann man durchaus auch drücken, wenn man diesen Termin eigentlich zeitlich gesehen wahrnehmen könnte. Kommt dann keine weitere Anfrage oder Rückmeldung zu deiner Absage, kannst du diese Zeit bestimmt auch sehr gut mit deiner eigentlichen Arbeit füllen.

Zum Abschluss möchte ich dich noch um einen kleinen Gefallen bitten, teile diesen Beitrag auf den Sozialen Medien oder gib mir ein Like, damit noch mehr Leute diesen Blog finden und wertvolle Zeit sparen können.

Vielen Dank für deine Zeit, Thorsten!

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