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ABC-Analyse 📊📈📉

So kannst du deine Zeit effizient einteilen! Die ABC-Analyse ist ein weit verbreitetes Analyseverfahren mit den unterschiedlichsten Anwendungsgebieten im Bereich der Betriebswirtschaft. Ob bei der Materialwirtschaft, beim Marketing, in der Produktanalyse oder – wie in diesem Fall – im Zeitmanagement, die ABC-Analyse ist sehr vielseitig. Sie dient uns als Hilfsmittel, immer wieder den Ist-Zustand in dem jeweiligen Anwendungsbereich zu ermitteln und unsere Prioritäten entsprechend anzupassen.

Klassische Beispiele hierfür sind: Welche Kunden oder auch welche Produkte generieren wie viel Prozent meines Gesamtumsatzes. Mittels einer solchen, auf wenige Faktoren beschränkte Analyse, können auch komplexe Probleme mit einem überschaubaren Aufwand bewertet werden. Wenden wir diese Methode nun auf unser Zeitmanagement an. Dazu ist es zunächst von Nöten, alle meine Tätigkeiten samt des jeweiligen Zeitaufwandes zu notieren. Ja ich weiß, dass ist mühselig und kostet viel Zeit!

Doch wie so oft im Zeitmanagement, muss man zunächst etwas Zeit investieren, kann so aber langfristig gesehen, eine Menge Zeit einsparen. Sobald du eine Liste mit deinen wiederkehrenden Tätigkeiten vorliegen hast, solltest du jeden dieser Punkte einzeln bewerten und in die drei Kategorien A, B und C einteilen.

A-Aufgaben sind sehr wichtig und bringen mich meinen Zielen am besten näher.

B-Aufgaben sind nur durchschnittlich wichtig und tragen eher wenig zur Zielerreichung bei.

C-Aufgaben sind meist dringend, jedoch mehr für andere als für mich selbst von Nutzen.

Je nachdem wie gut du deine Prioritäten bereits setzt, wird sich deine Liste in etwa wie folgt zusammensetzen: 15 Prozent A-Aufgaben, 20 Prozent B-Aufgaben und 65 Prozent C-Aufgaben. Sollten bei dir doch die A-Aufgaben überwiegen, herzlichen Glückwunsch du arbeitest den größten Teil deiner verfügbaren Zeit an deinen Zielen und nutzt deine Kernkompetenzen um diese umzusetzen.

Sollte sich jedoch herausstellen, dass die meisten Punkte auf deiner Liste mit einem C markiert wurden, solltest du einen Teil deiner Prioritäten dringend neu ausrichten. Du verbringst viel zu viel deiner kostbaren Zeit mit Dingen die dich deinen Ziele beziehungsweise denen deiner Firma nicht näher bringen. Am effizientesten änderst du diesen Zustand, indem du dich zunächst deinen C-Aufgaben widmest und diese versuchst möglichst stark zu reduzieren. Welche deiner C-Aufgaben kannst du entweder delegieren oder gar komplett wegrationalisieren? Was genau sind deine größten Zeitfresser in diesem Bereich?

Wie sieht es bei deinen B-Aufgaben aus, kann man davon nicht auch noch das ein oder andere delegieren?

Nutze die ABC-Analyse deine Prioritäten hauptsächlich auf deine A-Aufgaben zu richten, um deine kostbare Zeit möglichst oft deiner Zielerreichung zu widmen. Siehe auch verwandte Artikel wie: Wichtig oder dringend und Eisenhower Prinzip. Ich wünsche dir viel Erfolg beim festlegen deiner Prioritäten und würde mich sehr freuen wenn du diesen Blog mit anderen teilst!

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Wichtig oder dringend – was ist eigentlich der Unterschied?

Wichtig oder dringend? Wer selbstbestimmt arbeitet und seine Aufgaben und Tasks priorisiert, muss hier ganz klar unterscheiden können! Welche meiner Aufgaben ist wichtig und welche ist dringend!

Eine Aufgabe ist wichtig, wenn: sie der Erreichung meiner persönlichen Ziele oder der meiner Unternehmung dient. Sie ist meistens langfristig und wenn ich sie nicht bearbeite, hat dies weitreichende Konsequenzen. Die Erledigung dieser Aufgabe bringt mir in irgendeiner Art und Weise einen Vorteil oder beseitigt einen Nachteil. Im Umkehrschluss gilt, eine Aufgabe die mich keinem meiner Ziele näher bringt, als unwichtig!

Eine Aufgabe ist dringend, wenn: ein Datum oder gar eine Uhrzeit damit verbunden ist, oder sie aus irgendeinem Grund kurzfristig erledigt werden muss. Dringende Aufgaben dulden keinen Aufschub und müssen zeitnah angegangen werden. Dringend ist ganz klar zeitlich zu sehen, hier bringt mir die Erledigung einen einmaligen Nutzen.

Im Allgemeinen gilt, dass dringende Aufgaben selten wichtig und wichtige Aufgaben selten dringend sind.

Um hier einfach unterscheiden zu können, ob eine Aufgabe wichtig ist, stelle ich mir die Frage ob etwas für mich auf dem Spiel steht, sollte ich die Aufgabe einfach nicht erledigen. Hat es schwere Konsequenzen wenn ich in dieser Angelegenheit nichts unternehme? Diese Fragestellung ist stets auf den eigenen Nutzen bezogen, Vorteile die Andere daraus ziehen, werden hierbei nicht berücksichtigt.

Hier ein paar Beispiele:

wichtig 

– manche E-Mails

– einige Telefonate

– zwischenmenschliche Beziehungen

– persönliche Entwicklung

– Work-Life-Balance
dringend 

– Erste Hilfe

– Fristen einzuhalten

– Probleme lösen die mit der Zeit schlimmer/größer werden

– Pausen machen

– jemand benötigt kurzfristig etwas von ihnen
In der kommenden Woche geht es dann um die genauere Priorisierung unserer Aufgaben unter Zuhilfename der Eisenhower-Matrix.