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To-do- or NOT To-do-Liste ⛔️ 

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Warum du dir eine NOT To-do-Liste erstellen solltest! To-do-Listen erfreuen sich bereits seit langem wachsender Beliebtheit. Sie sind die erste Wahl wenn es um das Thema Aufgabenmanagement geht. Doch auch eine Not-to-do-Liste kann ein sehr nützliches Werkzeug sein. Wie der Name schon sagt, notiert man auf einer Not-to-do-Liste alles was man nicht mehr tun möchte, doch für wen oder warum kann dies von Nutzen sein? Die klassische Anwendung eine Not-to-do-Liste im Zeitmanagement ist die Auflistung deiner größten Zeitfresser, Tätigkeiten die du aufgrund ihres Zeitaufwands minimieren oder gänzlich einstellen möchtest. Dazu kann beispielsweise – das ständige Überwachen und Lesen der Mails, sich immer wieder stören zu lassen und deshalb Dinge nicht zu Ende zu bringen oder andauernd Social Media Postings zu checken – gehören. Besonders hilfreich ist eine Not-to-do-Liste wenn man die Abteilung gewechselt hat oder befördert wurde. Eine Beförderung bringt nicht nur mehr Verantwortung sondern auch neue Aufgaben mit sich, was bedeutet dass man für einige der Tätigkeiten die man seit Jahren gewohnt ist zu tun, nun keine Zeit mehr haben wird. Diese gilt es sich abzugewöhnen und zu delegieren. Manche der Aufgaben werden ohnehin aufgrund der Beförderung auf andere Mitarbeiter übertragen, doch im Tagesgeschäft ist es nicht auszuschließen, dass hier und da noch ein paar Aufgaben auf einen zurückfallen für die man jetzt keine Zeit mehr hat. Beispielsweise wenn der Kollege kurz Hilfe von einem möchte, da man sich ja besser auskennt als der neue Mann. Natürlich könnte man helfen und wahrscheinlich ist man besser und schneller, doch genau diese Zeit fehlt einem dann am Ende des Tages und die primären eigenen Aufgaben könnten auf der Strecke bleiben. Ein klassischer Fall für die Not-to-do-Liste!

Auch im privaten Bereich kann eine solche Liste von Nutzen sein, beispielsweise wenn man sich etwas abgewöhnen oder sich in irgendeiner Sache einschränken möchte. Bsp:

– zu lange im Bett bleiben

– Unsinn im Fernsehen schauen

– unnötig zu viel Geld ausgeben

– Fast Food essen

– Abends noch Kaffee trinken

– Süßigkeiten essen

– Lange am Telefon plaudern

Wie oben genannte Beispiel zeigen, ist die Not-to-do-Liste nicht nur gut um Zeitfresser zu eliminieren sondern auch um schlechte Gewohnheiten abzulegen. Damit dieses Werkzeug jedoch funktioniert, solltest du deine Liste unbedingt an einer Stelle platzieren an der du sie ständig siehst, mindesten mehrmals am Tag. Verliere keine Zeit und erstelle auch du dir eine Not-to-do-Liste!

Wheel of Life 🌞 Teil 2

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Im letzten Beitrag habe ich die Methode des ‚Wheel of Life‘ vorgestellt – ein Hilfsmittel um herauszufinden ob man den Bereichen die einem im Leben am wichtigsten sind – überhaupt genügend Beachtung schenkt. Mit diesem kleinen Test kannst du herausfinden ob und wenn ja, wo genau dein Leben etwas aus dem Gleichgewicht geraten ist. Möchtest auch du dein Leben wieder in Balance bringen? Dann zeichne jetzt dein ‚Wheel of Life‘ oder kopiere dir die blanko Vorlage unter dem Text. Füge zunächst eine Skala von 0 (Kreismittelpunkt) bis 10 (Rand des Kreises) hinzu und beginne anschließend mit dem ‚Wheel of Life‘ zu arbeiten!

Dazu überlege dir für jedes einzelne Tortenstück des Kreises, wie zufrieden du in dem jeweiligen Lebensbereich bist.

O = ich bin total unzufrieden

10 = ich bin komplett zufrieden

Male die einzelnen Bereiche unter dem von dir festgelegten Wert farbig aus. Hast du in allen Teilstücken den Grad deiner jeweiligen Zufriedenheit ausgemalt, kommen wir zur Bewertung.
Natürlich muss dein Wheel of Life nicht perfekt ausgewuchtet sein, doch falls du eine deutliche Abweichung siehst, bist du mit einem oder mehreren Lebensbereichen nicht ganz zufrieden. Du solltest eventuell etwas verbessern, sei es in deiner Beziehung, bezüglich deiner Gesundheit, deiner Karriere oder deiner Finanzen. In dem stark abweichenden Bereich oder den Bereichen solltest du dir etwas überlegen wie du dein Leben diesbezüglich verbessern kannst. Du musst eine Entscheidung treffen und sofort etwas zu deinen Gunsten ändern! Markiere deutlich den Bereich oder die Bereiche in dem/denen du eine Verbesserung anstrebst. Notiere dir darunter klar definierte Ziele wie du diese Verbesserung anstreben möchtest und handle entsprechend. Ein schwammiges Ziel wie ‚gesünder Leben‘ reicht nicht aus! Damit sich wirklich eine Verbesserung einstellt, erfordert es fest definierte umsetzbare Ziele wie beispielsweise: drei Stunden Sport pro Woche, nur noch zweimal in der Woche Fleisch essen, ein Liter Wasser pro Tag trinken, aufhören zu rauchen und jährlich zur Vorsorgeuntersuchung gehen. Doch bitte setze dir zu Beginn kleine, einzelne Ziele und steigere diese mit der Zeit. Zu viel neues auf einmal setzt dich eventuell zu sehr unter Stress und ein Scheitern ist vorprogrammiert. Wenn du jedoch wirklich konsequent dran bleibst, stellt sich die Verbesserung nach einer Weile von selbst ein und du wirst automatisch zufriedener sein. 

Du kannst das Wheel of Life von Zeit zu Zeit immer wieder mal nutzen um dein Leben wieder in die richtige Balance zu bringen. Denke daran du lebst jetzt und hier, schiebe deine Pläne, Wünsche und Träume niemals vor dir her sondern komm endlich in die Umsetzung!

Ich wünsche dir eine gute Zeit!

wheel-of-life-blanco

 

Wheel of Life 🌞 Teil 1

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Ein neues Jahr hat begonnen – ein guter Zeitpunkt sich mit dem eigenen Leben auseinanderzusetzen! Wie fühlst du dich? Geht es dir wirklich richtig gut? Hast du genügend Zeit, deinen persönlichen Bedürfnissen nachzukommen? Lebst du dein Leben so, wie es für dich gut ist? Unsere Zeit ist begrenzt und – damit möchte ich keine Panik hervorrufen – ich möchte lediglich ein Bewusstsein dafür schaffen, dass dein Leben jetzt genau in diesem Moment stattfindet und du es auch jetzt auskosten solltest. Oft legt man zu viel Wert und Zeit auf einen einzelnen Bereich, was mit der Zeit zu Problemen in den anderen Lebensbereichen führen kann. Kümmerst du dich wirklich genug um deine Familie und Freunde, ernährst du dich richtig und machst du etwas für deine Gesundheit? Wer immer früh bis spät aus dem Haus ist, von einem Termin zum anderen hetzt und sich zwischendurch nur mit Fertigprodukten oder am Schnellrestaurant den Hungern nimmt, der läuft Gefahr irgendwann Probleme zu bekommen. Natürlich möchte man erfolgreich im Job sein und Geld verdienen, doch dies sollte nicht zu Lasten der eigenen Gesundheit oder des Soziallebens gehen. Viele Menschen denken sich: erst einmal Karriere machen und Geld verdienen – später habe ich dann immer noch genug Zeit mein Leben zu genießen. Oft leidet dann die Beziehung mit dem Partner oder das Familienleben darunter. 

Doch wann genau ist später? Kann ich nicht immer mein Leben genießen und trotzdem  auf meine Karriere und meine Finanzen achten?

Ein von mir sehr geliebter und geschätzer Mensch, hat bei unserem letzten Gespräch zu mir gesagt (sinngemäß): geh und reise so viel du kannst, ich habe mein ganzes Leben lang immer nur gearbeitet und gedacht dass ich später im Alter immer noch genug Zeit fürs Reisen haben werde – plötzlich ist meine Frau gestorben, ich wurde krank und dann war es zu spät!

Genau so wie man unliebsame Arbeiten nicht vor sich her schiebt, sollte man meiner Meinung nach auch nicht die schönen Dinge des Lebens aufschieben! 

Vielleicht ist auch hier – wie so oft – der gesunde Mittelweg die richtige Lösung.

Um zu verhindern, dass bei dir bestimmte Lebensbereiche zu kurz kommen, möchte ich dir hier eine Methode vorstellen, mit der du dein Leben immer wieder in Balance bringen kannst. 

Mit dem sogenannten ‚Wheel of Life‘ (dt. Lebensrad) ziehst du eine persönliche Bilanz für deinen aktuellen Lebensabschnitt. Es hilft dir selbst zu ermitteln in welchen Lebensbereichen du wo stehst und wo du vielleicht mehr Zeit und Energie investieren solltest. 

Dazu überlegst du dir zunächst welche sechs oder acht Lebensbereiche dir im aktuellen Lebensabschnitt am wichtigsten sind und schreibst diese auf. 

Hier ein paar Beispiele: Gesundheit, Liebesleben, Karriere, persönliches Wachstum, Sport, Finanzen, Spiritualität, Freunde, Familie, Abenteuer, Sozialleben, Reisen, Körper und Seele, Kreativität. 

Anschließend zeichnet man einen Kreis und teilt diesen in die Anzahl der Lebensbereiche ein (siehe Titelbild). Auch hier sind die Überschriften der einzelnen Tortenstücke nur Beispiele, dein persönliches Wheel of Life kann ganz andere Überschriften haben. Im nächsten Blogpost erfährst du dann, wie du mit deinem persönlichen Wheel of Life arbeitest.

NEIN 👎🏻 – heißt das Zauberwort!

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Sag öfter einfach mal NEIN! Auch wenn es schwer fällt, ein NEIN kann einem viel Zeit einsparen. Versteht mich bitte richtig, es geht hier weder darum zu Allem NEIN zu sagen, noch richtet sich dieser Post gegen den Typus „Ja-Sager“, es geht viel mehr darum in ganz bestimmten Situationen NEIN zu sagen. Wie oft kommt es vor, dass man etwas tut wozu man eigentlich keine Lust hat, nur weil man in Ermangelung besserer Ideen einfach JA gesagt hat.

Wenn du also Zweifel hast, du nicht wirklich richtig Bock hast – lass es besser bleiben!

Mir ist es auch immer sehr schwer gefallen NEIN zu sagen und was habe ich in der Vergangenheit deshalb schon an öden Veranstaltungen teilgenommen nur weil ich, als es darauf ankam nicht NEIN gesagt habe. Einmal kurz breit quatschen lassen, und schon ist man Mitglied in einem Kegelclub, Gesangsverein, oder wie in meinem Fall in einer Freizeitmannschaft die sich wöchentlich an der Theke anstatt auf dem Fußballplatz traf. Es hat mehr als zwei Jahre gedauert bis ich da wieder raus war, nur weil ich meinen Freunden keine Absage erteilen wollte. Hätte ich gleich zu beginn NEIN gesagt, wären mir rund 100 Stunden an langweiligen Abenden in einem stickigen Keller erspart geblieben. Natürlich hatte ich auch schöne Momente bei diesem Verein, doch rückblickend betrachtet rechtfertigten diese nicht die viele verschwendete Zeit.

Im richtigen Moment ausgesprochen, kann dieses kleine Wort wahrlich eine Menge Zeit sparen. Selbst bei angenehmen Dingen, an denen man gerne teilnimmt, sollte man sich im Vorfeld mit dem zeitlichen Aufwand auseinandersetzen. Wie viel Zeit wird diese Tätigkeit in Anspruch nehmen? Wie lange wird die Anfahrt dauern? Bedarf es einer aufwändigen Vorbereitung oder zieht es zeitaufwändige Nacharbeiten mit sich?

Auf keinen Fall solltest du dich überrumpeln oder zu einer schnellen Antwort forcieren lassen! Lass dir immer Bedenkzeit geben und überlege ob du dass jetzt wirklich möchtest.

Wenn es um einen Gefallen geht, überlege dir wie nah dir die Fragende Person steht und ob diese im Gegenzug auch bereit ist ihre Freizeit für dich zu opfern. Freunde sollten immer für Freunde da sein!

Hüte dich vor der Mitleidstour und vor Schmeicheleien!

Auf jeden Fall solltest du direkt mit einem klaren und deutlichen NEIN antworten, sollte jemand versuchen Schuldgefühle bei dir auszulösen, dich jemand unter Druck setzten oder gar erpressen wollen!

Steter Tropfen höhlt den Stein 💧💧💧

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Hätte man bloß mehr Zeit! Was könnte man dann alles machen? Sport treiben um endlich mal in Form zu kommen. Sich fortbilden um sich zu Qualifizieren. Eine Fremdsprache oder ein Instrument lernen. Sich eine neue Fähigkeit aneignen und vieles mehr, hätte man nur die Zeit dafür. Aber ist das wirklich so? Haben wir wirklich keinerlei zeitlichen Spielraum mehr um irgendetwas, das wir wirklich wollen, mit in unseren Tagesablauf  aufzunehmen? Oder setzen wir nur unsere Prioritäten anders? Jeder Anfang ist bekanntlich schwer, doch wenn wir wirklich wollen können wir fast alles schaffen.

Ich konnte nie gut Liegestützen machen, irgendwie konnte ich dabei nicht richtig Atmen und war nach 3-4 Stück platt. Immer wieder habe ich es versucht, doch nie hatte ich Erfolg. Irgendwann beschloss ich folgendes: Morgen früh direkt nach dem Aufstehen atme ich tief durch und mache eine Liegestütze! Eine Einzige aber die dafür manierlich. Dass mache ich eine Woche lang und nächste Woche mache ich dann Zwei. In der dritten Woche machte ich zwei Liegestützen, nahm kurz Luft und machte dann noch Eine. Ab der 6 oder 7 Woche war das Atmen kein Problem mehr, jetzt mache ich täglich über 30 Stück ohne Probleme und es werden wöchentlich mehr.

Wenn man es wirklich möchte, lassen sich auch mit geringem Zeitaufwand passable Ergebnisse erzielen.

Zunächst einmal sollte man überlegen, was man wirklich möchte! Nicht auswählen was für  einen selbst am bequemsten oder am einfachsten ist, sondern überlegen wovon man den größten Nutzen oder woran man am meisten Spaß hat.

Sobald feststeht was man möchte, gilt es die Möglichkeiten aufzulisten und miteinander zu vergleichen.

Beispiel Sport treiben: (wer sich nicht von vornherein auf eine Sportart festgelegt hat, sollte sich folgende zeitrelevante Überlegungen machen.)

– Aerobic, Turnen etc.

Sind (sieht man von Onlinekursen ab) an einen bestimmten Ort und an Kursstunden gebunden.

– Mannschaftssport: Fußball, Basketball etc.

Sind an Trainingsstunden, Mitspieler und einen Ort gebunden.

– Laufen, Radfahren

Kann sowohl Ortsunabhängig als auch unabhängig von festgeschrieben Zeiten ausgeübt werden. Wobei Radfahren schon recht Zeitintensiv ist.

– Fitnessstudio, Bodyweighttraining etc.

Fitnessstudio ist zwar ortsabhängig kann aber oft 24/7 besucht werden. Bodyweighttraining und ähnliche Workouts sind komplett Orts- und auch Zeitunabhängig.

Beispiel seine Sprachkenntnisse aufbessern:

– VHS Kurse

Sind an einen bestimmten Ort und an Kursstunden gebunden.

– Einzelstunden/Privatunterricht

Sind an Unterrichtsstunden und meist an Orte gebunden.

– Onlinekurse und Programme/Apps

Sind komplett Orts- und auch Zeitunabhängig.

Nachdem ich alle in den Beispielen aufgeführte Methoden ausprobiert habe, trainiere ich aus Gründen der zeitlichen Organisation und Flexibilität mittlerweile wie folgt:

Sport: jeden Tag „7 min Workout“

3 mal die Woche Laufen

2 mal pro Woche Krafttraining (Kurzhanteln, TRX-Band, Bodyweighttraining)

1 mal pro Woche Schwimmen

1 mal pro Woche Radfahren

Anm: Auf die Woche gerechnet, ist dass schon viel Zeit die bei mir für Sport drauf geht, aber es macht mir Spaß, ich bin zeitlich flexibel und ich mache etwas für meine Gesundheit! Es bleibt ja jedem selbst überlassen wie viel und wie intensiv man sich fit hält. Meine Auflistung soll lediglich zeigen, was man mit guter Organisation alles machen kann.

Sprachkenntnisse: jeden Tag Vokabeltraining mit Babbel.com

am Wochenende eine neue Lektion

Anm: Kann man während dem Gang zur Toilette machen, sodass es keine zusätzliche Zeit kostet.

Es muss nicht immer sehr Zeitaufwendig sein, wenn man etwas erreichen möchte, oft kann man auch mit wenig Aufwand in der Summe große Fortschritte erzielen. Wer täglich nur 10 min Sprache lernt, kommt auf 60 Stunden im Jahr, was ungefähr den Doppelstunden an der VHS entspricht. Hierzu kamen bei mir immer noch 20 min Hin- 20 min Rückfahrt und die Wartezeiten vor, nach und im Unterricht. Kein Vergleich zur zeitlichen Flexibilität eines Onlinekurses. Selbstverständlich hat ein Onlinekurs auch Nachteile gegenüber dem Unterricht mit einer Lehrkraft, doch hier geht es ja in erster Linie um den zeitlichen Aspekt.

Die 80/20 – Regel

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Nachdem ich in den letzten Wochen bereits drei Methoden vorgestellt habe, mit denen man aus seinem Tag etwas mehr Zeit rausholen kann, möchte ich in dieser Woche eine sehr interessante Zeitmanagement-Methode vorstellen. Bitte versteht mich richtig, wenn ich sage „Zeit sparen“ bzw. „Zeit generieren“ usw., mir ist schon klar, dass ein Tag ziemlich genau 24 Stunden hat und dass ich egal, was ich anstelle niemals 26 Stunden daraus machen werde! Worum es mir geht ist lediglich, seine Zeit einfach besser einzuteilen.

Was ich euch heute vorstellen möchte ist das Pareto-Prinzip, auch bekannt als 80/20-Regel. Dieses auf den Italiener Vilfredo Frederico Pareto zurückzuführende Prinzip, beruht auf der Pareto-Verteilung. Der Ökonom und Soziologe stellte fest, dass 20 % der italienischen Bevölkerung, 80 % des gesamten Vermögens hielten. Wie uns Paretos Entdeckung in Zukunft Zeit einsparen soll, erkläre ich in Kürze. Denn die Vermögensverteilung in Italien ist nämlich nicht das einzige Beispiel für dieses 80/20 Prinzip. Man trifft es immer wieder in den unterschiedlichsten Bereichen an:

80 % der Zeit tragen wir 20 % unserer Kleidung.

80 % des Umsatzes machen wir mit 20 % unserer Kunden.

80 % des Verkehrs fährt auf 20 % unserer Straßen.

80 % seiner Zeit spielt ein Kind mit 20 % seines Spielzeuges.

Anders gesagt:

Mit 20 % unserer Produkte erzielen wir 80 % der Gewinne

Mit 20 % unserer Handlungen erzielen wir 80 % des Erfolges

Bereits nach 20 % der Trainingszeit erzielen wir 80 % des Trainingseffektes

Mit 20 % aller Bemühungen erledigen wir 80 % der Arbeit

Wer also nicht unbedingt nach Perfektion strebt kann mit 20 % Einsatz 80 % des angestrebten Ergebnisses erzielen. Anders gesagt, man kann mit überschaubarem Zeitaufwand ausreichend gute Ergebnisse erzielen! Um ein perfektes Ergebnis zu erhalten ist der Aufwand für die letzten 20 % überproportional groß. Natürlich gibt es auch zahlreiche Beispiele, bei denen man nur bei einhundertprozentigem Einsatz zum Ziel kommt, Beispiel: Marathon-Lauf. Man ist keinen Marathon gelaufen (bzw. 80 % eines Marathons), wenn man nur  20 % der Strecke absolviert hat. Aber in vielen Aufgaben reichen halt eben auch achtzigprozentige Erfolge. Mein Lieblingsbeispiel hierfür sind PowerPoint-Präsentationen. Legt man seinen Fokus hier auf die Qualität des Inhaltes und des Layouts, erfüllt die Präsentation meist schon ihren Zweck. Mit Sicherheit kann man mit einem deutlich höheren Zeitaufwand auch die letzten Finessen an Überblendungen und Soundeffekten ausreizen und somit eventuell eine zu 100% perfekte Präsentation an die Wand werfen, aber wenn der Sound nachher schlecht rüberkommt und meinem Publikum meine Spielereien mit den Überblendungen nicht gefallen, habe ich nicht nur meine Zeit vergeudet, sondern evtl. auch eine schlechter bewertete Präsentation abgeliefert. Wer seine Prioritäten richtig setzt spart also nicht nur kostbare Zeit, sondern läuft auch nicht so schnell Gefahr, etwas zu verschlimmbessern.