If it‘s not a hell YEAH, it‘s a NO!

Warum du deine kostbare Zeit nicht mit Aktivitäten verplempern solltest, bei denen du dir nicht einmal sicher bist, ob du dass überhaupt möchtest! Sicherlich kommt euch folgende Situation irgendwie bekannt vor: Ihr werdet von Freunden gefragt, ob ihr nicht Lust hättet an dem und dem Tag dies oder jenes zu machen. Meist handelt es sich um Aktivitäten wie: etwas trinken gehen, ins Kino, zu einem Konzert oder irgendein Fest besuchen. Grundsätzlich ja nichts schlechtes, wenn man Freunde hat die etwas mit einem unternehmen wollen.

Wenn du auf die geplante Aktivität jedoch eigentlich keine Lust hast, du aber grundsätzlich etwas mit deinen Leuten unternehmen möchtest, gilt es vorsichtig zu sein, zu überlegen und mit bedacht zu antworten.

Natürlich möchten wir etwas mit unseren Freunden machen und wir freuen uns wenn wir gefragt werden. Doch unterschätzen wir schnell die Umstände die damit einhergehen. Diese bringen häufig großen zeitlichen Aufwand sowie nicht abgesprochene Umstände mit sich.

Achtung! Ganz gefährlich sind Fragen wie: Was machst du am… bzw. dann und dann?

Wenn du zu dieser Zeit nicht ohnehin bereits weißt, dass du etwas anderes vorhast, antworte auf keinen Fall mit: Weiß ich noch nicht, oder bisher noch nichts. Versuche dir in jedem Fall etwas mehr Zeit zu verschaffen und formuliere deine Antwort dahingehend, dass du erst noch prüfen musst, was für diesen Zeitraum anliegt.

Gelingt dir dass nicht, wird es viel schwerer sein diese Verabredung nicht einzugehen, da du ja schließlich Zeit hast und du deine Freunde nicht damit vor den Kopf stoßen möchtest, dass du keine Lust hast etwas mit ihnen zu unternehmen.

Konntest du einen Aufschub deiner Antwort bewirken, überlege dir genau was du eigentlich möchtest, es ist deine Zeit und nur du bestimmst darüber! Möchtest du Samstagabend zum Tanzen und bis zum Morgengrauen in einer stickigen Disco sein? Würdest du gerne an deinem freien Sonntag, mit fünf Mann für fünf Stunden in ein Auto gequetscht zum Auswärtsspiel fahren und erst am späten Abend wieder nach Hause kommen? Hast du Lust mit deinen Mädels ins Kino zu gehen, auch wenn dich der Film überhaupt nicht interessiert? Falls, ja willige ein, hab Spaß und genieße eure gemeinsame Zeit.

Solltest du dich jedoch gegen diese gemeinsame Aktivität entscheiden, und es besteht auch nicht die Möglichkeit euch auf etwas anderes zu einigen, woran ihr alle eure Freude habt, ist es meines Erachtens das Beste das Angebot abzulehnen. Wenn du dir unsicher bist, ob du einwilligen sollst oder nicht, überlege dir einfach folgendes:

If it‘s not a hell YEAH, it‘s a NO!

-Zitat: Derek Sivers-
US-Amerikanischer Unternehmer

Wenn du nicht sofort von der Idee begeistert bist, sag am Besten NEIN! Meistens liegt man mit seinem ersten Eindruck oder seinem Bauchgefühl richtig. Zögert man, kann es schnell passieren, dass man zu etwas überredet wird wozu man eigentlich gar keine Lust hat. Letztendlich nimmt man dann an etwas teil, dass lediglich den anderen Freude bereitet und man selbst hat keinen Spaß dabei und könnte diese Zeit genau so gut für schönere Dinge nutzen.

Bitte versteht mich richtig, ich möchte nicht dass ihr euren Freunden keine Gefallen tut oder ihr ihnen nicht mehr bei etwas helft. Ich spreche hier lediglich von Aktivitäten die dem Spaß dienen sollen. Ein Beispiel: Drei Karnevalsjecken haben ohne mich – jemand der Karneval nicht mag – bestimmt genau so viel, wenn nicht noch mehr Spaß als wenn ich gelangweilt mitgehe und nur darauf warte, dass wir wieder nach Hause fahren. Wenn du keinen Spaß an etwas hast, was eigentlich Spaß machen sollte, dann lass es einfach bleiben!

Tu dir selbst und deinen Freunden einen Gefallen und lehne das Angebot ab. Wie du dass am besten machst, darüber mehr in der kommenden Woche!

Ist dir deine Zeit auch wichtig, dann melde dich noch heute kostenlos zu meinem Newsletter an und verpasse keinen der wöchentlichen Zeitspartipp! Klicke dazu einfach unten rechts auf Folgen und trage deine E-Mailadresse ein oder folge mytimesafe auf facebook. Ich wünsche dir eine gute Zeit, dein Thorsten.

Advertisements

Spare Zeit dank SOPs

Wie du mit SOPs eine Menge Zeit sparen kannst! SOP steht für engl. Standard Operating Procedure was auf Deutsch so viel wie Prozessbeschreibung heißt. Dabei handelt es sich um eine schriftliche Dokumentation deiner immer wiederkehrenden Abläufe und Vorgänge. Ein SOP Dokument erklärt bis ins Detail die Vorgehensweise einer bestimmten Tätigkeit, sie dient als Arbeitsanweisung innerhalb eines Prozesses. Beispielsweise: Angebot oder Kalkulation erstellen, Monatsabschluss machen, Reklamation durchführen und so weiter. In der pharmazeutischen Industrie, in der Luftfahrt, beim Militär und der Qualitätssicherung allgemein, sind SOPs bereits seit langem der Standard.

Wie so oft im Zeitmanagement musst du auch hier zunächst etwas Zeit investieren, um die entsprechenden SOPs zu erstellen, langfristig gesehen werden diese dir jedoch deine Arbeit erleichtern und eine Menge Zeit sparen. Sie dienen dir als Leitfaden, der dich schnell und sicher durch Arbeitsprozesse führt, selbst wenn du diese Arbeit nur einmal im Jahr oder seltener machst. Alle Arbeitsschritte werden in optimaler Reihenfolge erklärt. Kein Reindenken und Grübeln, wie dass nochmal genau gewesen ist oder auf was man besonders achten muss. Mit SOPs lassen sich auch seltene oder komplexe Prozesse sicher und effizient abarbeiten.

Ob Urlaubs-, Krankenvertretung oder neue Mitarbeiter, mit Standard Operating Procedure Dokumenten, spart man sich eine Menge Zeit die man sonst für eine detaillierte Einarbeitung oder Übergabe aufgewendet hätte.

Hier ein Beispiel für ein SOP:

Standard Operating Procedure
Titel: Arbeiten mit der Kettensäge
Abteilung: Werkzeug und Maschinen
Stand: 11/03/2018 - SOP: WuM #7
Unterschrift AL:            
  
Dieses Dokument gibt den sicheren Umgang
    mit einer benzingetriebenen Kettensäge vor.
 Achtung:
Mit der Kettensäge arbeitet ausschließlich, 
wer einen gültigen Kettensägenschein besitzt!
Standardvorgehensweise:
Persönliche Schutzausrüstung, bestehend aus:
Schnittschutzhose
Sicherheitsjacke
Waldarbeiterhelm
Schutzhandschuhe
Schnittschutzschuhen
anlegen.
Sichtkontrolle der geprüften und gesäuberten Kettensäge.
Die Kettensäge sicher auf dem Boden stehend anlassen,
dabei einen Fuß auf den Griffboden stellen
und eine Hand an den Haltegriff.
Beim vorholen der Kettensäge zum Holz als auch 
beim kurzen abstellen ist stehts die Kettenbremse einzulegen.
Beim schneiden mit der Kettensäge ist stets darauf zu achten,
dass sich niemand außer dem Schneidenden im Gefahrenbereich aufhält.
Sollten Mängel an der Säge auftreten ist diese unverzüglich 
auszutauschen und dass defekte Gerät der Abteilung
Werkzeug und Maschinen zu übergeben.

Ein SOP sollte grundsätzlich von Zeit zu Zeit nochmals überprüft und gegebenenfalls auf den neuesten Stand gebracht werden. Immer wieder gibt es Änderungen und Optimierungen in Abläufen, diese müssen natürlich auch in bestehenden SOPs berücksichtigt und die Dokumente dem entsprechend angepasst werden.

Auch möchte ich hier noch darauf hinweisen, dass ein SOP-Dokument keineswegs in Stein gemeißelt ist, es handelt sich dabei schließlich um eine Standard Vorgehensweise, in manchen Fällen, kann es durchaus Sinn machen davon abzuweichen. Oder wie bereits erwähnt, eine veraltete SOP in Frage zu stellen und eine Überarbeitung anzufordern.

Grundsätzlich stellen SOPs eine große Hilfe und Zeitersparnis beim Reindenken in bestimmte Arbeitsprozesse dar. Sie dienen als Leitfaden für effizientes und sicheres Arbeiten. Einmal dokumentiert können deine Arbeiten und Prozesse so viel leichter delegiert und auch korrekt umgesetzt werden.

Ist Zeit für dich auch das kostbarste Gut, dann verliere keine Zeit und trage dich jetzt für meinen kostenlosen Newsletter ein und verpasse so nie wieder meine wöchentlichen Tipps rund ums Thema Zeit sparen! Klicke dazu einfach unten rechts auf „Folgen“ und trage deine E-Mailadresse ein. Ich wünsche dir eine gute Zeit, dein Thorsten.

Traum vs. Ziel 🎯

Warum du statt Träume besser Ziele haben solltest!

„Träume sind Schäume“- heißt ein bekanntes Sprichwort. Es zielt darauf ab, dass viele Wunschträume niemals in Erfüllung gehen und sich letztendlich auflösen wie der Schaum in einer Badewanne. Manche Träume zerplatzen wie Seifenblasen und zurück bleibt oft nur Reue und Frust.

Meiner Meinung nach, bleiben viele Träume ein Leben lang Träume, bis eines Tages die ernüchternde Erkenntnis kommt, dass mittlerweile bereits so viel Zeit verstrichen ist, dass diese wohl nicht mehr in Erfüllung gehen werden. Doch woran liegt dass?

Träumen mangelt es häufig an Ernsthaftigkeit, sie sind weder klar definiert noch gibt es ein Datum bis wann ein Traum erfüllt sein muss. Tagträumereien sind mehr so etwas wie Einfälle oder Ideen an die man sich zwar immer wieder erinnert, diese jedoch nie genauer ausarbeitet oder gar etwas dafür tut diese umzusetzen.

Oft sind unsere Träume gar nicht mal sehr teuer oder schwer umzusetzen, meistens mangelt es einfach daran diese konkret anzugeben, zu planen und umzusetzen. Viele Leute möchten irgendwann einmal einen bestimmtem Ort oder eine Person besuchen, eine Reise machen oder träumen davon einmal einen Sportwagen zu fahren oder gar zu besitzen.

Leider ist irgendwann, „irgendwann“ zu spät!

Wenn du irgendetwas wirklich möchtest, setze dir konkrete Ziele anstatt immer nur von etwas zu träumen!

Ziele haben Träumen gegenüber wesentliche Vorteile! Der markanteste davon ist wohl der Termin! Wenn wir uns Ziele setzen, so sind diese meistens mit einem Termin versehen: Strandfigur für den Sommerurlaub, fit werden für den kommenden Volkslauf, oder lernen für die bevorstehende Prüfung. Auch mittelfristige und langfristige Ziele wie: eine Familie gründen, einen neuen Job finden, oder im Alter in einem kleinen Haus am See wohnen, unterscheiden sich durch ihre – wenn auch nur indirekte – Zeitvorgabe von einem Traum.

Ein konkretes Ziel kann darüber hinaus verfolgt und somit umgesetzt werden, Träume bleiben meist für immer nur eine Vorstellung in unserem Kopf.

Vergeude keine Zeit und lass aus deinen Träumen konkrete Ziele werden! Formuliere deine Träume als Ziele und schreibe diese auf ein Blatt Papier. Hänge diese Zieleliste irgendwo auf, wo sie nicht stört du sie aber jeden Tag sehen und lesen kannst. Am besten du lässt bei der Formulierung deines Zieles auch gleich die Zeitvorgabe mit einfließen.

Beispiele:

bis Ostern 2019 drei Kleidergrößen abnehmen

Finanzielle Freiheit vor meinem 40. Geburtstag

noch in diesem Jahrzehnt den Jakobsweg gehen

Solltest du irgendwie immer noch nicht so richtig in die Umsetzung kommen, da dir deine Ziele irgendwie zu groß oder gar unerreichbar scheinen, dann setze dir Etappenziele. Diese sind nicht nur einfacher und schneller umzusetzen, sondern sie motivieren darüber hinaus immer weiter zu machen, sobald man erste Erfolge zu verzeichnen hat.

Beispiele:

bis Dez 2018 eine Kleidergröße abnehmen

bis Ende 2019 drei Monatsgehälter passives Einkommen

bis Ende 2018 den Jakobsweg bis Catrojeritz gehen

Ich wünsche dir ganz viel Erfolg bei der Umformulierung deiner Träume und der Erreichung all deiner Ziele! Gerne würden wir von deinen persönlichen Erfolgen erfahren und uns freuen, wenn du davon in den Kommentaren berichtest.

Euch allen eine Gute Zeit wünscht, Thorsten!

Plane deine Woche im voraus!

Wie du mit einem Wochenplan produktiver bist und Zeit sparen kannst!

Nachdem wir in der vergangenen Woche bereits unseren Tag – getreu dem Motto von Benjamin Franklin – „Failing to plan is planning to fail“ geplant haben, werden wir uns in diesem Blogpost dem Plan für die komplette Woche widmen.

Nimm dir Ende der Woche kurz Zeit, und schaue welche Positionen auf deiner persönlichen To-do-Liste noch offen sind. Überlege dir, welche dieser Aufgaben du in der kommenden Woche aus terminlichen Gründen unbedingt erledigen musst. Dies können beispielsweise Arzt-, Werkstadt-, TÜV-, oder irgendwelche Abgabetermine, Treffen oder Sitzungen sein.

Auch wenn diese Termine bereits so in meinem Smartphone im Kalender stehen, übertrage ich mir diese immer noch handschriftlich als MIT (Most important Task) in mein Kalenderbuch. Für jeden Tag der Woche, definiere ich mir eine zu erledigende Aufgabe als MIT, diese wird als absolute Priorität gesehen und wird auf jeden Fall an diesem Tag erledigt. Ist eine Aufgabe grundsätzlich zu groß um an einem einzigen Tag erledigt zu werden, stecke ich mir einzelne Teilziele und formuliere meinen MIT dem entsprechend.

Liegen keine weiteren terminlich relevanten Aufgaben an, so definiere ich jeweils eine unliebsame Aufgabe – wie zum Beispiel Rasen mähen, Reifen wechseln oder endlich die Ablage machen als meinen MIT. So wächst dir die Arbeit nicht so schnell über den Kopf und du bekommst jeden Tag zumindest eine deiner Aufgaben erledigt. Keine Ausreden, keine Ausnahmen, der MIT wird abgearbeitet!

Um mich beispielsweise fit zu halten, habe ich mir ein festes wöchentliches Sportprogramm zugelegt. Ausnahmslos jeden Tag mache ich ein 7 Minuten Workout. Hierzu gibt es Apps die dir die zu machenden Übungen ansagen und die Zeit für dich runterzählen. Ich nutze die Seven App. Darüber hinaus gehe ich 3 mal pro Woche laufen, mache 2 mal Krafttraining und fahre einmal pro Woche Rad. Wenn es mir möglich ist, gehe ich auch noch einmal pro Woche zum Schwimmen.

Eine weitere Möglichkeit mit Hilfe eines Wochenplanes Zeit zu sparen, ist ein wöchentlicher Essensplan. Hört sich zunächst langweilig an, bringt jedoch enorme Einsparungen was Entscheidungsfindung und den Zeitaufwand fürs Einkaufen anbelangt. Viele Leute überlegen sich jeden Tag aufs neue, was sie heute Essen sollen. Nach längerem hin und her überlegen, entscheiden sie sich nicht selten für etwas, wozu ihnen mindestens eine Zutat fehlt. Hat man sich jedoch endlich für etwas entschieden, weicht man ungern davon ab und muss folglich noch die fehlende Zutat besorgen. Wegen ein oder zwei Teilen nochmal schnell in den Supermarkt. Jeder weiß wie schnell ein solcher Einkauf in der Regel in Wirklichkeit geht. Parkplatz suchen, evtl. jemanden treffen und einen Plausch halten, erst eine Warteschlange an der Bedientheke, anschließend eine Weitere an der Kasse. Schnell ist eine halbe Stunde rum.

Legt man sich im Vorfeld für alle Malzeiten der Woche fest, reicht es meist den Einkauf in einem Rutsch zu erledigen. Warum ein solcher Wochenplan für Essen überhaupt nicht langweilig ist, liegt daran, dass wir zu über 80 Prozent sowieso immer die selben Gerichte essen. Der einzige Unterschied ist, dass wir uns hier einen festen Plan zulegen und in Zukunft nach diesem einkaufen und kochen werden. Kein großes Überlegen, keine unwichtigen Entscheidungen und kein ineffizientes Einkaufen mehr.

Mein Tipp: Du kannst dir sogar die Zeit sparen dir einen solchen Plan auszudenken.   Notiere dir einfach einen Monat lang, was du so isst und nächsten Monat kannst du diese Gerichte als Grundlage für deine Wochenplanung nehmen. Auch wenn du dich nicht immer streng an diesen Plan halten wirst, so spart er dir langfristig doch eine enorme Menge an Zeit, in der du dich dann angenehmeren Dingen zuwenden kannst.

Wenn Euch dieser Beitrag gefallen hat, würde ich mich sehr über einen 👍🏻 oder ein Like freuen. Teilt diesen Blog gerne mit euren Freunden und Schreibt mir eure Gedanken und Anregungen in die Kommentare.

Vielen Dank für eure Zeit, Thorsten.

Plane deinen Tag im Voraus!

Wie du mit einem Tagesplan wertvolle Zeit sparen kannst!

Der Ausspruch „Failing to plan is planning to fail“ oder „Failing to prepare is preparing to fail“ wird dem Urvater des Zeitmanagements Benjamin Franklin persönlich zugeschrieben. Davon inspiriert, wurde diese Kernaussage, in leicht abgewandelter Form auch von anderen Persönlichkeiten wie zum Beispiel Winston Churchill gerne aufgegriffen.

Wer es versäumt seine Ziele die er erreichen, beziehungsweise seine Aufgaben die er erledigen möchte, konkret zu planen, plant – in gewisser Weise bereits – damit zu scheitern. Im Gegensatz dazu, wird derjenige der seine Ziele aufschreibt und zumindest stichwortartig plant, was er alles erreichen möchte, mit viel höherer Wahrscheinlichkeit Erfolgreich sein. Dies liegt daran, dass man sich selbst gegenüber eine Verbindlichkeit schafft, man möchte seine Vorhaben schließlich erledigt sehen – Stichwort: Visualisierung.

Dabei ist es völlig egal, ob du dir deine „to Do’s“ für den nächsten Tag beziehungsweise die Woche aufschreibst, oder ob du deine Ziele für das kommende Jahr notierst. Selbst für langfristige Ziele, die noch in ferner Zukunft zu liegen scheinen, funktioniert diese einfache Technik bemerkenswert gut. Doch dazu werde ich zu einem späteren Zeitpunkt einen eigenen Blogartikel verfassen. Beginnen wir zunächst mit der Planung des kommenden Tages.

Nimm dir am Vorabend oder Feierabend kurz die Zeit und schreibe dir deine Aufgabenplanung für den kommenden Tag auf. Deine Aufgaben schriftlich festzuhalten, schafft Verbindlichkeit und hilft dir diese fokussiert abzuarbeiten. Notiere dir zunächst dass, was du am heutigen Tag nicht geschafft hast und überlege dir anschließend welche Aufgaben morgen sonst noch anstehen.

Wichtig: Notiere nur die Aufgaben als solche, ohne Angabe des genauen Zeitpunktes, wann du diese angehen möchtest. Plane realistisch und nimm dir nicht zu viel vor!

Bittet dich jemand zwischendurch um Hilfe oder kommt mit weiterer Arbeit auf dich zu, so kannst du an Hand deines Planes leicht mitteilen, wann du frühestens dazu kommst, dich um sein Anliegen zu kümmern. Im Idealfall sollten neue Aufgaben frühestens für den kommenden Tag eingeplant werden, es sei denn sie fallen unter das Direkt Prinzip.

Folgst du stets deinem persönlichen Tagesablaufplan, beugst du somit nicht nur vor, dass etwas vergessen wird, sondern du verschwendest auch weniger deiner begrenzten Entscheidungskraft (siehe auch: Was ist eigentlich Willenskraft?) indem du andauernd aufs neue überlegst, was du als nächstes tun musst. Außerdem hast du jeder Zeit den Überblick, was noch alles zu erledigen ist und kannst anhand der Anzahl der verbleibenden Aufgaben – grob abschätzen, wie viel Zeit dir noch für deine aktuelle Aufgabe zur Verfügung steht.

Plane stets so, dass die Zeit zur Erledigung knapp aber nicht zu knapp bemessen ist. Siehe auch: Das Parkinsonsche Gesetz

Im kommenden Beitrag, betrachten wir dann Benjamin Franklins Zitat: „Failing to plan is planning to fail“ in Bezug auf einen wöchentlichen Plan. Wie kann man seine Woche im Voraus grob vorplanen um somit langfristig gesehen eine Menge Zeit einzusparen?

Ist Zeit für dich auch das kostbarste Gut, dann verliere keine Zeit und trage dich jetzt für meinen kostenlosen Newsletter ein und verpasse so nie wieder meine wöchentlichen Tipps rund ums Thema Zeit sparen! Klicke dazu einfach unten rechts auf „Folgen“ und trage deine E-Mailadresse ein. Ich wünsche dir eine gute Zeit, dein Thorsten.

ausgetretener Weg

Kein Weg umsonst!

Wie du ohne großen Aufwand dem Chaos vorbeugst.

Auch wenn ständiges Aufräumen echt lästig ist und uns zunächst einmal Zeit kostet, spart Ordnung uns im Gegenzug auch eine Menge Zeit ein. Ein übersichtlicher Schreibtisch lenkt uns weniger von unserer Arbeit ab, lässt uns fokussierter arbeiten und leichter den Überblick behalten. Eine aufgeräumte Küche oder Werkstatt bzw. ein Gartenhaus, sieht nicht nur besser aus wenn es nicht chaotisch ist, sondern man findet die Dinge die man sucht auch wesentlich schneller und einfacher.

Der beste Tipp – meiner Meinung nach – wie man es am einfachsten schafft Ordnung zu halten, ist es die große Unordnung erst garnicht aufkommen zu lassen.

Ich weiß, dass ist leichter gesagt als getan doch auch kleinste Handgriffe, permanent getan, helfen dem Chaos vorzubeugen. Ich versuche stets das Prinzip „kein Weg umsonst“ anzuwenden und nie mit leeren Händen den Raum oder die Wohnung zu verlassen. Nicht extra zum Mülleimer zu laufen, sondern den Müll mitzunehmen wenn ich ohnehin raus gehe. Auf dem Weg ins Bad, benutztes Geschirr schon mal mit in die Küche nehmen. Für leere Flaschen oder benutztes Werkzeug nicht immer extra in den Keller zu laufen, sondern diese Dinge mit hinunter nehmen, wenn ich gleich den Trockner leeren gehe.

Früher habe ich mein Altglas stets gesammelt bis ich eine große Kiste voll hatte und es sich gelohnt hat diese extra zum Container zu fahren. Mittlerweile habe ich mir angewöhnt mein Altglas immer wieder dann einfach mitzunehmen, wenn mein Weg ohnehin in die Nähe eines Glascontainers führt. Zum Beispiel wenn ich in ein bestimmtes Geschäft einkaufen fahre, oder ich sonst wie an einem Altglasbehälter vorbeikomme.

Wer sich solch kleine Handgriffe zur Gewohnheit macht, und stets versucht mehrere Dinge mit einem Gang abzuwickeln, der wirkt dem Chaos stetig entgegen und spart sich mit der Zeit eine Menge Extrawege und große Aufräumaktionen.

Solltest du ebenfalls nach dem „kein Weg umsonst Prinzip“ vorgehen, würde ich mich freuen, wenn du uns einen oder zwei deiner Tipps in die Kommentare schreibst. Vielen Dank für deine Zeit, Thorsten.

5 Büro-Hacks die du dir unbedingt aneignen solltest!

Meine Top 5 Tipps für effizienteres Arbeiten im Büro.

Tipp 1: Priorisiere deine Aufgaben richtig

Um meine anstehenden Aufgaben richtig priorisieren zu können, muss ich zunächst den Unterschied zwischen wichtig und dringend kennen. Eine Aufgabe ist wichtig, wenn: sie der Erreichung meiner persönlichen Ziele oder der meiner Unternehmung dient. Eine Aufgabe ist dringend, wenn: ein Datum oder gar eine Uhrzeit damit verbunden ist, oder sie aus irgendeinem Grund kurzfristig erledigt werden muss. Anschließend solltest du deine Aufgaben den folgenden vier Kategorien zuordnen:

Wichtig und dringend (sofort selbst erledigen)

Wichtig aber nicht dringend (zu einem späteren Zeitpunkt selbst erledigen)

Dringend aber nicht wichtig (sollten zeitnah, delegiert werden)

Weder wichtig noch dringend (müssen im Zweifelsfall gar nicht bearbeitet werden)

Sind die Aufgaben erst einmal den vier Kategorien zugeordnet, können diese nach der Eisenhower-Priorisierung abgearbeitet werden.

Tipp 2: Arbeite fokussiert

Im Zeitmanagement spricht man von Fokus, wenn man seine volle Konzentration bündelt und auf nur eine einzige Aufgabe richtet. Es wird weder etwas nebenbei erledigt, noch lasse ich mich unterbrechen oder von irgendjemandem oder irgendetwas stören. Um fokussiert arbeiten zu können, sollte man im Vorfeld einen konkreten Zeitraum festlegen, in dem man eine ganz bestimmte Aufgabe angeht. Blockiere diese Zeit als Termin in deinem Kalender und lehne jegliche Anfragen für diesen Zeitraum ab. Am besten du arbeitest an einem Ort wo du ungestört von anderen bist und nicht leicht abgelenkt wirst. Wichtig: Arbeite nur an einer Sache zu einer Zeit und vermeide ständiges hin und her wechseln zwischen verschiedenen Tätigkeiten! Siehe auch: Fokus ist das neue Multitasking! und 5 Tipps die deinen Fokus deutlich verbessern

Tipp 3: E-Mail-Management

Schalte zuallererst deine E-Mailbenachrichtigungen aus und lass dich nicht von jeder eingehenden Mail ablenken! E-Mails stets im Block bearbeiten und dabei von der aktuellsten zur ältesten vorgehen. Diese Reihenfolge der Bearbeitung bewahrt dich davor deine wertvolle Zeit in die Beantwortung einer Mail zu stecken und fünf Mails später festzustellen dass die Mühe vergebens war. Um dein Postfach schnell und einfach übersichtlich zu bekommen, solltest du dir folgende Ordner anlegen: Antworten: Mails auf die ich reagieren muss, Lesen: Mails die ich lesen möchte, Später lesen: Mails die später benötigt werden der Termin aber noch nicht klar ist bzw. ich auf jemand anderen angewiesen bin. Ablage: hier kommen Mails rein die ich behalten möchte. Melde dich von nicht mehr benötigten Newslettern ab!

Tipp 4: Erledige kleinere Aufgaben immer sofort

Aufgaben deren Erledigung höchstens 3 Minuten dauern, solltest du nach Möglichkeit immer direkt erledigen. Täglich prasseln zahlreiche solcher kleinen Tasks auf uns ein, deren Abarbeitung oft je nur 1-2 Minuten dauert. Wenn das Notieren einer Aufgabe in der To-do-Liste schon fast so viel Zeit in Anspruch nimmt, wie das Abarbeiten selbiger, solltest du diese auf jeden Fall sofort erledigen. Was man direkt erledigt, muss man weder für später notieren, noch kann man es vergessen! Man kann diese Aufgaben von vornherein aus dem Hinterkopf lassen und hat so nicht das Gefühl noch sehr viel erledigen zu müssen. Gewöhne dir an, möglichst oft nach dieser Methode zu handeln.

Tipp 5: Effizienter Telefonieren

Das A und O für ein zielgerichtetes und effizientes Telefonat ist es, den genauen Zweck des Anrufes – ganz klar im Kopf zu haben. Was genau bezwecke ich mit diesem Anruf und welche Information muss am Ende übermittelt sein. Um schnell zur Sache zu kommen, solltest du dir ein knackiges Intro zulegen. Wer ist am Apparat, von wo / welcher Firma rufe ich an, warum rufe ich an? Wenn man nicht weiß wer der richtige Ansprechpartner für ein bestimmtes Anliegen ist, sollte man sich zunächst immer so kurz wie möglich doch so umfangreich wie nötig halten bis man an den zuständigen Ansprechpartner verbunden wurde. Sobald ich das Ziel meines Anrufes erreicht habe, bedanke ich mich und beende das Telefonat! Mein Lieblingshack für effizientes Telefonieren ist das Freisprechen! Eine Freisprecheinrichtung, gibt mir die Möglichkeit meine Telefonate abzuwickeln und zeitglich einfache Aufgaben – so genannte „no-brainer“ – zu erledigen. Ich kann mir Notizen machen und Unterlagen heraussuchen, ohne mich zu verrenken oder den Hörer mit meinem Gesprächspartner dran aus der Hand legen zu müssen.  Siehe hier den kompletten Beitrag: Effizienter telefonieren 📱📞☎️

Ich hoffe meine 5 Tipps für effizienteres Arbeiten im Büro, haben dir gefallen und möchte dich noch kurz darum bitten mir ein Like auf Facebook zu geben oder diesen Beitrag mit anderen zu teilen. Vielen Dank für deine Zeit, Thorsten!

Ständig unterwegs zu Geschäftsterminen?

Wie du auf Geschäftsreisen wertvolle Zeit sparen kannst! Du verbringst viel Zeit mit Kundenbesuchen und bist daher viel unterwegs? Dann solltest du unbedingt folgende Tipps beherzigen!

Es klingt zwar etwas langweilig und eintönig, doch der Schlüssel zum Zeit sparen heißt auch in diesem Fall: Routinen. Routinen helfen uns in den unterschiedlichsten Lebenslagen Dinge, effizient und sicher zu erledigen. Besonders auf Geschäftsreisen können wir uns diese zu Nutzen machen. Auch wenn wir nicht immer in den selben Urlaubsort fahren, so besuchen wir doch immer wieder die selben Kunden.

Damit unsere Geschäftsreise möglichst schnell und stressfrei von statten geht, sollten wir diese so einfach wie möglich gestalten.

Buchung:

So viel wie möglich im Vorfeld online buchen – Unterkunft, Parkplatz, Flug- und Bahn-Tickets, Mietwagen und ggf. auch einen Tisch im Restaurant! Wer immer über die selben Buchungs-App oder das selbe Reiseportale bucht, kann hier seine Adresse, die Zahlungsdaten und weitere Details hinterlegen und muss diese nicht ständig neu eingeben.

Anreise:

Wer mit dem Firmenwagen zum Kundenbesuch fährt, sollte nach Möglichkeit immer die selbe Route nehmen, sodass einem die Strecke bereits geläufig und das Navi nur noch sporadisch läuft. So fährt man stressfreier und kann seine Zwischenstopps besser planen, da man ungefähr weiß wo welche Rasthöfe kommen, was man dort essen kann und wie die Toiletten sind. Außerdem empfiehlt es sich im Vorfeld zu klären ob die Unterkunft einen Parkplatz hat, beziehungsweise wo man sein Fahrzeug abstellen kann.

Wer nicht mit dem Firmenfahrzeug reisen muss, sollte sich überlegen ob die Anreise mit dem Zug nicht besser wäre. Im Zug reist man entspannter und kann die Zeit der Anreise effektiver nutzen als beim Auto fahren, um sich zum Beispiel auf den Geschäftstermin vorzubereiten, etwas zu lesen, zu schreiben oder um sich einfach nur auszuruhen. Bei einer Anreise mit der Bahn sollte im Vorfeld natürlich klar sein, wie der schnelle Transfer vom Bahnhof zum Kunden und später zum Hotel vonstatten geht. Eventuell lohnt es sich, bei manchen kleineren Zielbahnhöfen, vorab ein Taxi dorthin zu bestellen, um somit längere Wartezeiten zu vermeiden.

Unterkunft:

Bei der Buchung des Hotels oder des Airbnb sollte nicht nur auf den Preis sondern vor allem auf die günstig gelegene Lage der Unterkunft geachtet werden. Niemand möchte nach einem langen anstrengenden Arbeitstag noch stundenlang pendeln oder in der Rushhour festhängen. Auch wenn die Firma ein günstiges Hotel in einem Außenbezirk vorsieht, kann man hier sicherlich mit den zusätzlichen Taxi- oder ähnlichen anfallenden Fahrtkosten argumentieren. Oft wird nicht an dieses Detail gedacht, sodass man im Endeffekt nur Zeit verschwendet statt Geld zu sparen.

Bei der Buchung eines Airbnb sollte man stets darauf achten, wie man Zugang zu seiner Unterkunft bekommt. Zugangscodes und Schlüsseldepots, sind herkömmlichen Schlüsselübergaben mit Termin und Treffpunkt immer vorzuziehen. Man ist zeitlich so nicht gebunden und muss auch auf niemanden warten. Wer plant sich in seinem angemieteten Airbnb selbst zu versorgen, sollte hier vielleicht auch auf die Nähe zu Supermärkten oder dem ÖPNV achten.

Auch wenn dass jetzt sich ziemlich langweilig anhört, wer auf Geschäftsreise öfter in den selben Städten unterwegs ist, sollte immer möglichst viel gleich gestalten. Den selben Flughafen und die selbe Airline nutzen, die selbe Strecke fahren und das selbe Hotel buchen, immer das gleiche Mietfahrzeug auswählen und so weiter. Dadurch wird mit der Zeit vieles zur Routine und geht wesentlich einfacher und stressfreier von der Hand. Man kann sich schneller orientieren, muss nicht so viel suchen da man sich bereits auskennt und ist direkt mit dem Mietwagen und dessen Navi vertraut. Dank dieser Routinen hat man seinen Kopf etwas freier und man spart eine Menge Zeit an Eingewöhnung und Umgewöhnung.

Falls ihr auch noch ein Paar gute Zeitspar-Tipps für die Geschäftsreise habt, würde ich mich freuen, wenn ihr mir diese in die Kommentare schreibt. Ich danke euch und wünsche eine gute Zeit!

Preisschild

Der unsichtbare zweite Preis 🏷 Teil 2

Zahlungsmittel Zeit. In der vergangenen Woche schrieb ich bereits über den zweiten, unsichtbaren Preis, der bei jedem Geld ausgeben meist unbedacht bleibt – unsere Zeit!

Wer bei seinem Job Zeit gegen Geld tauscht, sollte bei unnötigen Ausgaben immer kurz innehalten und sich folgendes überlegen: Wie lange muss ich arbeiten um mir dass hier leisten zu können? Wie lange werde ich Freude daran haben? Ist es mir dass jetzt wirklich wert?

Ich möchte hier niemandem etwas ausreden, oder mich gänzlich gegen Konsum aussprechen, – nichts liegt mir ferner – ich möchte lediglich zum Nachdenken anregen und ein Bewusstsein für das „Zahlungsmittel Zeit“ schaffen.

Sicherlich habt ihr schon einmal vom Big Mac Index gehört. Da man nahezu auf der ganzen Welt standardisierte Big Macs kaufen kann, stellt dieser Index einen guten Indikator für die Kaufkraft verschiedener Währungen da. Hierzu habe ich neulich eine interessante Übersicht im Netz gefunden. Diese verglich nicht nur den jeweiligen Preis für einen Hamburger umgerechnet in US Dollar, sondern wies zusätzlich auch die Zeit in Minuten aus, die ein Arbeiter mit Mindestlohn dafür arbeiten muss. (Sucht hierzu einfach nach: big mac index minumum wadge)

Man sieht schnell, wie unfassbar groß die Differenz hier in den verschiedenen Ländern ist. Während ein Mindestlohnarbeiter in Australien nur ca. 18 Minuten arbeiten muss, um sich von seinem Lohn einen Big Mac leisten zu können, muss ein Mindestlohnarbeiter für den gleichen Hamburger – obwohl dieser dort günstiger ist – in Afghanistan bereits 372 Minuten schuften. Ich wette die wenigsten, die so lange für einen Hamburger arbeiten müssen, werden ihr Geld tatsächlich für dieses ausgeben.

Doch genauso gut, wie wir darüber nachdenken, wie lange wir für etwas arbeiten müssen, sollten wir uns auch immer überlegen ob es uns die Zeit wert ist, wenn wir bei etwas Geld sparen können. Wie weit fährst du nur um beim Tanken zu sparen? Wie lange stehst du irgendwo an, nur um etwas von geringem Wert gratis zu bekommen? Und der Klassiker: Wie viel Zeit verplemperst du, wenn du für eine Kleinigkeit zur 20 Prozent-Aktion in den Baumarkt fährst? Versteht mich bitte richtig, ich liebe es Geld zu sparen und bei einer 20 Prozent-Aktion kann man wirklich ordentlich sparen, nur sollte es sich dann auch echt lohnen. Wer 2 Stunden unterwegs ist, nur um 5 € sparen zu können, macht definitiv etwas falsch. Für eine kleine Packung Schrauben lohnt der Wahnsinn bei einer solchen Aktion in den Baumarkt zu fahren mit Sicherheit nicht!

Um schnell und einfach bewerten zu können, ob sich der zeitliche Aufwand für ein reduziertes oder kostenloses Produkt lohnt, schätze ich zunächst die Wartezeit samt sonstiger Verzögerungen ein. Anschließend vergleiche ich diese mit dem Betrag den ich einsparen kann und überlege mir, ob ich für einen solchen Stundenlohn arbeiten würde?

Überlegung: Ich muss 1 h anstehen und kann dadurch 5 € einsparen – würde ich einen Stundenlohn von 5 € akzeptieren? Wohl ehr nicht! – Dafür ist mir meine Zeit zu schade!

Sobald unsere Zeit und unser Geld direkt miteinander in Verbindung stehen, sollte man sich stets überlegen, ob der Aufwand an Zeit überhaupt gerechtfertigt ist.

Wenn euch dieser Beitrag gefallen hat, würde ich mich freuen wenn ihr meinem Blog folgt und mytimesafe.com auf den sozialen Medien teilt. Vielen Dank für eure Zeit!

Preisschild

Der unsichtbare zweite Preis 🏷 Teil 1

Zahlungsmittel Zeit, womit wir außer mit unserem Geld sonst noch zahlen.

Fast alles im Leben hat seinen Preis! Meistens begleichen wir diesen in Euro, Dollar oder sonst irgendeiner Währung. Wir zahlen den Betrag der uns ausgewiesen, beziehungsweise der von uns verlangt wird. Was wir auf dem Preisschild jedoch nicht sehen und worüber sich viele von uns überhaupt keine Gedanken machen, ist der nicht ausgewiesene zweite Preis: unsere Zeit!

Die Meisten von uns, die einen herkömmlichen 9 – 5 Job haben, tauschen bei ihrer Arbeit Zeit gegen Geld. Das klassische System von Stundenlohn oder Stunden-Woche in einem Angestelltenverhältnis. Wir arbeiten eine vertraglich festgelegte Mindestanzahl an Stunden – opfern unserem Arbeitgeber also einen erheblichen Teil unserer Lebens-Zeit – und bekommen dafür Lohn oder Gehalt. Zeit gegen Geld!

Beim Kauf unserer Konsumgüter, neigen wir meist dazu uns lediglich über den ausgeschilderten Preis auf den Waren Gedanken zu machen. Meistens stellen wir den Betrag der von uns verlangt wird, lediglich in Relation zu den eigenen uns zur Verfügung stehenden Geldmitteln. Wir überlegen, ob wir uns dass leisten können beziehungsweise leisten möchten. Meiner Meinung nach, stellen wir uns jedoch viel zu selten die Frage:

Wie lange muss ich arbeiten um mir dass leisten zu können?

Wir sehen ein neues E-Bike für 3000,- € – ist schon eine Stange Geld – aber für ein gutes E-Bike muss man dass schon mal hinblättern. Dem einen mag das Geld dafür locker sitzen, dem anderen nicht, sodass dieser für eine solche Anschaffung erst einmal eine Weile sparen muss. Treffen wir uns in der Mitte und sagen, dir sitzt dass Geld zwar nicht locker, aber ab und an kannst du dir durchaus eine solche Ausgabe leisten.

Hier kommt jetzt der Gedanke des zweiten Preises ins Spiel. Wie lange musst du arbeiten, um oben genannten Betrag zu verdienen? Der Einfachheit halber, lassen wir hier außer acht, dass du ja nicht nur für das Rad arbeitest sondern auch noch für deinen Lebensunterhalt und eventuell den deiner Familie aufkommen musst. Nehmen wir an, du kannst dein ganzes Einkommen ins Fahrrad stecken. Auf wie viele Stunden/Tage/Wochen/Monate kommst du?

Wie viele Stunden wirst du dieses Fahrrad nutzen, Freude damit und somit eine schöne Zeit haben? Wird das Verhältnis von Kosten (in Arbeitszeit) zu Nutzen gut sein? Bei einem Fahrrad lässt sich das eventuell nur schwer abschätzen, doch wie sieht es bei anderen (alltäglichen Ausgaben) aus? Viele von uns geben bei einem Restaurant- oder Kinobesuch bereits mehr Geld aus, als sie in der selben Zeit verdienen. Andersrum können sich diejenigen mit den Topgehältern, zwar das schönste Haus, das schnellste Auto und den größten Fernseher leisten, verbringen jedoch so viel Zeit in ihrem 9 to 5 Job, dass ihnen nur sehr wenig Zeit bleibt ihren Luxus zu genießen.

Hinter jedem Preis in einer bestimmten Währung, steckt für all diejenigen die ihr Einkommen aus einer Tätigkeit beziehen, bei der sie Zeit gegen Geld tauschen, auch immer ein nicht ausgewiesener Preis! Wie viel meiner Lebens-Zeit musste ich aufbringen, um das entsprechende Geld mit dem ich zahle, erst einmal zu verdienen?

In der kommenden Woche stelle ich euch den erweiterten Big Mac Index vor und wir betrachten den Gedanken des zweiten Preises aus der anderen Perspektive. Wie viel Zeit verschwenden wir, nur um ein paar Euros sparen zu können?

Wenn Euch dieser Beitrag gefallen hat, würde ich mich sehr über einen 👍🏻 oder ein Like freuen. Teilt diesen Blog gerne mit euren Freunden und schreibt mir eure Gedanken und Anregungen in die Kommentare. Vielen Dank für eure Zeit, Thorsten.