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MIT (Most Important Task)

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Wer hat ihn nicht, den imaginären Stapel zu erledigender Aufgaben? Aufgaben für die man bisweilen noch keine Zeit hatte oder die einfach unangenehm sind bzw. aus anderen Gründen immer verschoben werden. Ob eigentlich schnell erledigt oder äußerst zeitaufwändig, vom Leergut zurückgeben bis zum Lernen einer Fremdsprache ist alles dabei. Wird man auf eine dieser unerledigten Arbeiten angesprochen, so liegt diese sprichwörtlich immer ganz oben auf dem Stapel. Da sich die im Laufe der Zeit angesammelten Punkte nicht von selbst erledigen, sollten wir jetzt mit dem Abarbeiten beginnen! Wir werden nie so viel Zeit aufbringen, dass wir alle to-dos am Stück erledigen können, also müssen wir uns irgendwie organisieren und produktiver werden. Ich persönlich definiere jeden Abend einen MIT (most important task) für den nächsten Tag. Eine Arbeit die ich auf jeden Fall morgen, möglichst früh erledige. Diese Aufgabe hat Vorrang vor allen Anderen. So schrumpfte meine Liste jeden Tag ein wenig, bis alles erledigt war. Mittlerweile denke ich mir jeden Abend etwas aus, was ich morgen erledigen werde. Es gibt immer etwas aus der Rubrik „am wichtigsten“ zu tun und je früher es erledigt wird desto besser. Ich verbuche lieber früh am Tag einen Erfolg (das Gefühl etwas erledigt zu haben) anstatt den ganzen Tag eine unliebsame Tätigkeit vor mir herzuschieben. Ist der MIT für heute erst einmal erledigt, laufen alle weiteren Aufgaben für diesen Tag fast wie von selbst, denn das wichtigste ist bereits geschafft.

Selbst große zeitaufwändige Projekte wie das Entrümpeln des Dachbodens oder sogar das Erlernen eines Instrumentes kann man mit dieser Methode angehen. Solche Projekte sind vielleicht nicht wichtig für den Tag, aber sie bringen mich in so fern weiter, dass ich jetzt endlich mal anfange und die ersten Schritte einleite. Heute entschließe ich mich tatsächlich Instrumentalunterricht zu nehmen. Morgen recherchiere ich, wo man Unterrichtsstunden für mein Wunschinstrument nehmen kann. Übermorgen versuche ich Kontakt aufzunehmen. Sobald der Kontakt steht, mache ich einen Termin aus usw. Schritt für Schritt mit geringem Zeitaufwand pro Tag, dem Ziel entgegen. Immer wieder kleine Teilziele als MIT für den nächsten Tag einplanen. So kann man auch zeitintensive Aufgaben nach und nach bewältigen. Wer keine geschätzten 7 Stunden am Stück für das Aufräumen des Dachbodens einplanen kann, der kann aber evtl. 15 Minuten pro Tag für diese Aufgabe einplanen. So dauert es zwar recht lange bis der Boden einen zufriedenstellenden Zustand erreicht, aber wenn man erst überhaupt nicht anfängt, dauert es ewig.

Wie der Name schon sagt, sollte der most importanat task, idealerweise die Aufgabe sein die mir für diesen Tag die größtmöglichen/wertvollsten Resultate liefert.

Setzt die Erledigung eures MIT möglichst morgens an, bevor ihr eure Mails checkt oder mit anderen „weniger wichtigen“ Arbeiten bereits Zeit verbraucht. Das Wichtigste bereits vormittags erledigt zu haben, gibt mir immer ein positives Gefühl für den Rest des Tages.

 

Pomodoro-Technik 🍅

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Nachdem ich euch vergangene Woche das Pareto-Prinzip vorgestellt habe, möchte ich diese Woche eine weitere Methode des Zeitmanagements vorstellen. Wer fokussiert und produktiv arbeiten möchte, sollte einmal die von Francesco Cirillo entwickelte Pomodoro-Technik ausprobieren. Insbesondere diejenigen, die unter Zeitdruck kreativ arbeiten müssen, könnten von dieser Methode profitieren. Kreativität lässt sich kaum erzwingen, weshalb gerade hier regelmäßige Pausen enorm wichtig sind! Pausen? Der Abgabetermin rückt immer näher und man hat noch so viel Arbeit und dann soll man auch noch Pausen machen? Doch genau dies ist es, was Francesco Cirillo empfiehlt. Pomodoro (ital. für Tomate) funktioniert ganz einfach:
Zunächst einmal entfernt man alle Utensilien, die zu Störungen und Ablenkungen führen könnten aus seinem Sichtfeld, ganz besonders das Handy (am besten auf Flugmodus schalten)! Cirillo empfiehlt lediglich Papier und Stift bereit zu legen. Als Werkzeug zur Zeitmessung diente ihm ein mechanischer Küchenwecker zum Aufziehen. Dieser hatte das Aussehen einer Tomate, was der Methode übrigens ihren Namen verlieh.

Hier die Vorgehensweise:
1. die Aufgabe schriftlich formulieren

2. Kurzzeitwecker auf 25 min (= 1 „pomodoro“) einstellen

3. die Aufgabe fokussiert bearbeiten bis der Wecker klingelt

4. eine kurze Pause von etwa 5 Minuten einlegen (anschließend Punkt 2)

5. nach 4 Pomodori wird eine längere Pause von 15-20 Minuten gemacht.

Wer keinen Kurzzeitwecker zur Hand hat, kann ebenso den Timer seines Smartphones nutzen oder ruft die Seite: tomato-timer.com auf.

Die Methode zielt darauf ab, Aufgaben fokussierter und ohne Unterbrechungen oder Abschweifungen zu erledigen. Darf/kann man sein Telefon berufsbedingt nicht abschalten oder sollte man sonst irgendwie gestört und somit aus der Arbeit gerissen werden, so sollte man etwaige neue Aufgaben wenn möglich nicht sofort erledigen, sondern ebenfalls zu den Pomodoro-Aufgaben dazuschreiben und zur ursprünglichen Bearbeitung zurückkehren.

Nicht jeder wird mit dieser Methode zurechtkommen, dem einen fällt es schon schwer sich 25 min am Stück zu konzentrieren, der andere kommt nach 30 min erst so richtig in einen flow und dann eine Pause erzwingen wäre nur kontraproduktiv. Wir sind nicht nur unterschiedlich, wir arbeiten auch unterschiedlich. Die Pomodoro-Technik ist nur eine von vielen Arbeitsmethoden und soll hier als erste Anregung dienen, bei Bedarf einmal eine andere Arbeitsweise auszuprobieren. Weitere Methoden folgen!

Wenn euch dieser Beitrag gefallen hat, würde ich mich freuen wenn ihr meinem Blog folgt und mytimesafe.com auf den sozialen Medien teilt. Vielen Dank für eure Zeit!

Die 80/20 – Regel

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Nachdem ich in den letzten Wochen bereits drei Methoden vorgestellt habe, mit denen man aus seinem Tag etwas mehr Zeit rausholen kann, möchte ich in dieser Woche eine sehr interessante Zeitmanagement-Methode vorstellen. Bitte versteht mich richtig, wenn ich sage „Zeit sparen“ bzw. „Zeit generieren“ usw., mir ist schon klar, dass ein Tag ziemlich genau 24 Stunden hat und dass ich egal, was ich anstelle niemals 26 Stunden daraus machen werde! Worum es mir geht ist lediglich, seine Zeit einfach besser einzuteilen.

Was ich euch heute vorstellen möchte ist das Pareto-Prinzip, auch bekannt als 80/20-Regel. Dieses auf den Italiener Vilfredo Frederico Pareto zurückzuführende Prinzip, beruht auf der Pareto-Verteilung. Der Ökonom und Soziologe stellte fest, dass 20 % der italienischen Bevölkerung, 80 % des gesamten Vermögens hielten. Wie uns Paretos Entdeckung in Zukunft Zeit einsparen soll, erkläre ich in Kürze. Denn die Vermögensverteilung in Italien ist nämlich nicht das einzige Beispiel für dieses 80/20 Prinzip. Man trifft es immer wieder in den unterschiedlichsten Bereichen an:

80 % der Zeit tragen wir 20 % unserer Kleidung.

80 % des Umsatzes machen wir mit 20 % unserer Kunden.

80 % des Verkehrs fährt auf 20 % unserer Straßen.

80 % seiner Zeit spielt ein Kind mit 20 % seines Spielzeuges.

Anders gesagt:

Mit 20 % unserer Produkte erzielen wir 80 % der Gewinne

Mit 20 % unserer Handlungen erzielen wir 80 % des Erfolges

Bereits nach 20 % der Trainingszeit erzielen wir 80 % des Trainingseffektes

Mit 20 % aller Bemühungen erledigen wir 80 % der Arbeit

Wer also nicht unbedingt nach Perfektion strebt kann mit 20 % Einsatz 80 % des angestrebten Ergebnisses erzielen. Anders gesagt, man kann mit überschaubarem Zeitaufwand ausreichend gute Ergebnisse erzielen! Um ein perfektes Ergebnis zu erhalten ist der Aufwand für die letzten 20 % überproportional groß. Natürlich gibt es auch zahlreiche Beispiele, bei denen man nur bei einhundertprozentigem Einsatz zum Ziel kommt, Beispiel: Marathon-Lauf. Man ist keinen Marathon gelaufen (bzw. 80 % eines Marathons), wenn man nur  20 % der Strecke absolviert hat. Aber in vielen Aufgaben reichen halt eben auch achtzigprozentige Erfolge. Mein Lieblingsbeispiel hierfür sind PowerPoint-Präsentationen. Legt man seinen Fokus hier auf die Qualität des Inhaltes und des Layouts, erfüllt die Präsentation meist schon ihren Zweck. Mit Sicherheit kann man mit einem deutlich höheren Zeitaufwand auch die letzten Finessen an Überblendungen und Soundeffekten ausreizen und somit eventuell eine zu 100% perfekte Präsentation an die Wand werfen, aber wenn der Sound nachher schlecht rüberkommt und meinem Publikum meine Spielereien mit den Überblendungen nicht gefallen, habe ich nicht nur meine Zeit vergeudet, sondern evtl. auch eine schlechter bewertete Präsentation abgeliefert. Wer seine Prioritäten richtig setzt spart also nicht nur kostbare Zeit, sondern läuft auch nicht so schnell Gefahr, etwas zu verschlimmbessern.

T-Shirts 👕 schneller falten

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Die Falthilfe ist mein Quick-Tip, um Shirts, Pullover und andere Oberteile schnell zusammenzulegen. Der Vorteil gegenüber anderen schnellen Falttechniken aus dem Internet ist, dass man immer das gleiche Endformat hat, wodurch sich die Kleidungsstücke anschließend sauberer und übersichtlicher im Schrank verstauen und somit auch schneller finden und rausnehmen lassen. Ich habe meine Falthilfe für ca. 7 € bei amazon bestellt, sie lässt sich aber auch ganz einfach aus Pappkarton nachbauen. War mir nur zu zeitaufwändig!

Lange schlafen vs. früher aufstehen

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Ich werde hier nicht so weit gehen und „Schlafen“ als Zeitkiller bezeichnen, denn ein erholsamer Schlaf ist sehr wichtig! Dennoch bin ich überzeugt davon, dass sich mit kleinem Aufwand auch hier noch etwas zusätzliche Zeit rauskitzeln lässt. Doch zunächst, möchte ich noch einmal auf die Bedeutsamkeit des Schlafes hinweisen, denn Schlafmangel macht nachweislich krank. Schlafentzug zählt sogar zu den gängigen Foltermethoden. Wer nachts nicht schlafen kann, ist wirklich nicht zu beneiden, denn er hat durch die Tatsache, weniger zu schlafen keineswegs mehr Zeit für andere Dinge. Ganz im Gegenteil, wer nachts an Schlafstörungen leidet, kann seine Zeit auch Tags nicht voll auskosten, da diese neben Müdigkeit auch noch Antriebslosigkeit und mangelnde Konzentrationsfähigkeit mit sich bringen. Wie viel Schlaf man tatsächlich benötigt, lässt sich nur schwer sagen, da dies von Mensch zu Mensch unterschiedlich ist. Schlafmediziner empfehlen nicht mehr, aber auch nicht weniger als 7-8 Stunden pro Nacht. Wer mehr schläft – und sei es auch nur am Wochenende – schläft zu viel! Denn nachholen kann man Schlaf nur sehr bedingt, es genügt wenig Zusatzschlaf, um eine durchgemachte Nacht wieder zu kompensieren und auf Vorrat schlafen funktioniert erst recht nicht.

Schon als Kind fiel mir als Frühaufsteher immer wieder auf, wie viel mehr vom Leben ich durch mein frühes Aufstehen doch habe. Oft war ich bereits vor fünf Stunden oder mehr aufgestanden, wenn man mir am Telefon sagte, dass der Freund, der sich heute mit mir treffen wollte, noch am schlafen sei. „Was habe ich an manchen Tagen schon alles gemacht und erlebt, während meine Freunde noch schliefen?“ Es gibt halt solche und solche, was des Einen liebste Beschäftigung, ist des anderen Zeitverschwendung.
Fakt ist: wer pro Tag nur eine halbe Stunde früher aufsteht, hat am Ende vom Jahr eine ganze Woche Zeit gewonnen!

Hier der Beweis: 365 (Tage) x 0,5 h = 182,5 h —> 182,5 h / 24h (Tag) = 7,6 (Tage)

Ein Langschläfer müsste an dieser Stelle einräumen, dass er es vorzieht lieber eine halbe Stunde pro Tag später ins Bett zu gehen und so das gleiche Ergebnis erzielt. Rein rechnerisch mag dies auch hinkommen, doch was Elan, Fitness, Konzentrationsfähigkeit und Kreativität anbelangt, kann er mit seiner Methode wohl nicht mithalten. Wer morgens eine halbe Stunde früher aufsteht, hat nicht nur mehr vom Leben sondern auch einen viel stressfreieren Start in den Tag.

Die Social Media Falle

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Diese Woche geht es um Platz 2 in meinem persönlichen Zeitkiller-Ranking, um Social Media. Ja ich weiß, Blogs fallen auch unter diese Bezeichnung und ja, es kostet Zeit, sie zu lesen! Dennoch möchte ich hier differenzieren, denn der Zeitaufwand einem oder auch mehreren Blogs zu folgen steht in keiner Relation dazu, wie viel Zeit man mit Facebook und YouTube  verplempern kann. Einmal geöffnet, um nur mal schnell zu checken, was es so Neues gibt oder nachzusehen, ob die Bekannte schon ihre Urlaubsphotos hochgeladen hat ist man drin, in diesem Strudel, der einen immer tiefer und weiter mitreißt. Noch bevor man gefunden hat, was man sehen wollte, stößt man auf 10 andere interessante Sachen, die man sich dann anschaut und schon ist die erste Stunde vergangenen! Doch nicht nur Facebook, sondern auch YouTube beherrscht diesen perfiden Algorithmus, der uns ständig neue, auf uns abgestimmte Inhalte anzeigt und uns geradezu zwingt, diese anzuschauen. Geködert von anziehenden Bildern und verlockenden Überschriften, sind wir wie gefesselt und klicken uns von Video zu Video, bis der Akku leer oder der Abend vorüber ist. Natürlich geht es nicht jedem so, aber ich denke, dass es neben mir noch vielen Leuten ähnlich ergeht. Nichts liegt mir ferner, als Facebook, YouTube oder andere Social Media schlecht zu machen. Ganz im Gegenteil: Ich bin ein großer Fan, doch manchmal ist weniger vielleicht doch mehr. Im Nachhinein betrachtet hätte ich die Zeit, in der ich in Facebook oder YouTube abgetaucht war vielleicht doch besser nutzen können. Viel Zeit, für immer verstrichen! War es das wert?

Laut „Stern“ verbringt der durchschnittliche Facebook-Nutzer rund 5 h pro Woche auf Facebook. Bei YouTube liegt die durchschnittliche Wiedergabezeit pro Sitzung inzwischen bei über 40 min. Täglich werden auf youtube Videos mit einer Gesamtspielzeit von mehreren hundert Millionen Stunden wiedergegeben. (Quelle: YouTube/Stand heute)

Jeder muss selbst wissen, wie er seine Zeit verbringt. Ich für meinen Teil habe beschlossen, mich einzuschränken und meinen Facebook- und YouTube-Konsum etwas zu limitieren. Facebook öffne ich nur noch am Wochenende und zwar genau dann, wenn ich weiß, dass ich spätestens in einer halben Stunde wieder aufhören muss, weil es beispielsweise Abendessen gibt oder ich einen Termin habe. Wer etwas Hilfe zur Selbstdisziplin benötigt, dem empfehle ich eine App, wie zum Beispiel „self-control„, mit der man sich selbst den Zugang zu bestimmten Seiten im Netz sperren kann, stundenweise oder bis zu einer bestimmten Uhrzeit, je nach Bedarf. Wer die Facebook-App erst gar nicht auf dem Handy installiert kommt am wenigsten in Versuchung, zu oft etwas zu schauen.

Mir hat meine selbstauferlegte Einschränkung etwa 5 Stunden pro Woche gebracht!

Fernsehen schauen 📺

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Wer wirklich mehr freie Zeit pro Tag generieren möchte, sollte zunächst einmal seine persönlichen Zeitkiller identifizieren. Auch wenn es uns nicht bewusst ist, seit Jahrzehnten bereits ist es bei vielen von uns wahrscheinlich das Fernsehgerät, das einen großen Stellenwert in unserer Freizeitgestaltung einnimmt. Sind wir doch mal ehrlich: Wie oft schauen wir Fernsehen? Gelegentlich, zwei bis drei mal pro Woche oder gar jeden Tag? Wie lange schauen wir? Nur kurz die Nachrichten, um zu erfahren, was auf der Welt so passiert ist, unsere Lieblingsserie oder doch den längst obligatorischen Film zur Primetime?
Interessiert uns das, was wir schauen überhaupt oder machen wir das TV nur an, weil es heute noch nicht gelaufen ist? „Weil es jetzt Zeit ist, zum fernsehen schauen“? „Was kommt heute Abend im Fernsehen?“, hört man oft die Frage, und die Antwort darauf lautet viel zu oft „nichts, zumindest nichts vernünftiges!“ Eingeschaltet und geschaut wird trotzdem! Es kommt nur Mist und davon wählt man das geringere Übel.
Laut Wikipedia lag der durchschnittliche tägliche TV-Konsum der BRD (2012) bei über 4 Stunden.
Meiner Meinung nach ist das TV momentan noch Zeitkiller Nr. 1, zumindest bei der Generation X. Doch es kann nicht mehr lange dauern, bis das TV seinen Zeitkillerstatus aberkannt bekommt, denn die nachfolgende Generation Y ist ihm mit ihrem neuen Zeitvertreib (Social Media und Youtube) bereits dicht auf den Fersen. Doch dazu mehr in der nächsten Woche.
Man muss ja nicht gleich soweit gehen und sein Fernsehgerät verkaufen oder gar wegwerfen, doch schon mit ein wenig eingeschränktem Fernsehkonsum lassen sich aufs Jahr gesehen etliche Stunden, neue Freizeit für andere Aktivitäten wie z. B. Sport, Hobby oder Weiterbildung erzeugen.

Was soll das Alles?

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Jeder kennt das Problem! Der Tag hat viel zu wenige Stunden, ruck zuck ist die Woche wieder rum und über das Verstreichen des freien Wochenendes wollen wir erst gar nicht sprechen. Wie kommt es nur, dass die Zeit – zumindest gefühlt – immer schneller verstreicht? Kann man da denn überhaupt nichts machen? Doch, man kann! Zwar kann man die Zeit nicht langsamer machen, (Anm: sorry Einstein, aber deine relativistischen Ansätze bringen uns hier nicht wirklich weiter!) dennoch kann man sie so effektiv und optimiert nutzen wie möglich! Natürlich geht es in diesem Blog nicht darum, aus jedem Wochentag einen 24 Stunden Tag voller Produktivität und Effizienz zu machen. Es geht auch nicht darum, Freizeit, Spaß und Ruhe aus dem Alltag zu eliminieren. Viel mehr geht es darum, die Dinge, um die man sowieso nicht drumrum kommt, beziehungsweise die man halt erledigt, weil man es sich vorgenommen hat, möglichst zeitsparend zu erledigen.

Um so weniger Zeit durch Suchen, chaotisches Arbeiten oder sinnlose Entscheidungsfindung verloren geht, desto mehr Zeit bleibt für Freizeitgestaltung, kreative Pausen und erholsamen Schlaf.

Dieser Blog zeigt nicht nur Techniken für effizienteres Arbeiten, durch dass du mehr freie Zeit für die schönen Dinge des Lebens generieren kannst, sondern er gibt dir auch Beispiele wie du aktiv dazu beitragen kannst, eine gute Zeit zu haben und somit ein glückliches Leben zu führen.